Agência lionesa especializada em marketing territorial e comunicação, J’articule acompanha tanto coletividades como atores privados. O seu ADN? O conteúdo, a precisão e um sentido de coletivo bem oleado.
Mas quando a equipa quis acelerar em termos de organização interna, era necessária uma ferramenta capaz de alinhar todos os cursores: produção, pré-contabilidade, visão cliente, gestão de equipas… e sobretudo, voltar a pôr óleo nas engrenagens.
Uma organização que carecia de um fio condutor comum
Durante muito tempo, a equipa funcionava com uma combinação de ferramentas descorrelacionadas, cada uma respondendo a uma necessidade específica mas sem verdadeira coerência de conjunto. Resultado: reuniões de produção que se estendiam toda a manhã numa atmosfera… digamos, elétrica.
3 sinais de alerta tinham-se instalado:
- Tempo perdido em dupla inserção entre gestão de projeto e agenda Outlook.
- Nenhuma centralização da informação: cada saída de férias exigia a redação de um “testamento” de 5 páginas para passar o testemunho.
- Falta de visibilidade transversal entre os projetos, a faturação, o CRM e os prestadores.
Um clique: a vontade de fazer melhor, coletivamente
Foi a Estelle, Office Manager, que iniciou a mudança. Ao mesmo tempo rigorosa e pragmática, identifica rapidamente o Furious como a solução capaz de unificar os fluxos sem complicar o quotidiano. Desde a primeira demonstração, as equipas aderem.
“Desde a demonstração, uma chefe de projeto disse: ‘É isto que eu quero.'”
E para garantir a adoção? A Estelle não poupou nos meios:
- Envolveu uma encarregada de projeto desde as primeiras trocas,
- Organizou uma implementação rápida mas estruturada,
- Implementou um ritual de equipa: o “Ponto Boa Prática Furiosa”, encontro mensal para reportar bloqueios e partilhar dicas.
Resultado: em menos de 3 meses, toda a equipa está operacional. Sim, mesmo os mais céticos. (Bem, quase todos. Ainda resta uma folha de cálculo rebelde, mas estamos a trabalhar nisso.)
Antes / Depois do Furious
Sem Furious | Com Furious |
Reuniões de produção de 3h | 45 min cronometrados, sem tensões |
“Testamentos” de 5 páginas para as férias | Acesso imediato às informações dos projetos |
Dupla inserção Outlook / gestão de projeto | Sincronização fluida |
Faturação dispersa entre ferramentas | Acompanhamento integrado, claro, controlado |
Ferramentas em silos, ergonomia desatualizada | Plataforma intuitiva e centralizada |
Resultados mensuráveis... e sentidos
O impacto é imediato:
- Redução de 75% da duração das reuniões de produção.
- 2 horas ganhas por semana e por colaborador na pesquisa e partilha de informações.
- Supressão das passagens longas e manuais a cada saída de férias.
- Aumento da serenidade e responsabilização da equipa, que se apropria dos processos com fluidez.
Lição de condução da mudança
Mudar de ferramenta nunca é apenas uma questão de cliques. É um assunto humano, de cultura de agência, de hábitos a transformar. Na J’articule, o sucesso jogou-se em três alavancas:
- Um patrocinador interno identificado (Estelle),
- Uma implementação ritmada e assumida (sem fase “meio-termo”),
- Uma cultura de feedback e apropriação coletiva, incarnada nos rituais implementados.
A notar: a vigilância sobre a importação dos dados históricos foi fundamental. Um ponto a antecipar para evitar erros contabilísticos (tipo notas de crédito desnecessárias a retificar posteriormente).
Furious mas também ético
A J’articule tem uma forte sensibilidade ambiental (envolvida na CEC, criação de uma revista sobre boas práticas empresariais). Este posicionamento encontrou eco no Furious:
- Uma empresa autofinanciada, longe da corrida às angariações de fundos,
- Um crescimento controlado,
Uma equipa de produto à escuta dos retornos do terreno.
E se estão no caso deles...
Ainda gerem os vossos projetos em várias ferramentas? As vossas equipas multiplicam as folhas de cálculo e as reuniões eternizam-se? Eis o que vos recomendamos:
- Mapeiem os vossos usos reais (faturação, gestão de tarefas, coordenação cliente…),
- Testem uma demonstração com os vossos colaboradores-chave,
- Apoiem-se num patrocinador interno para conduzir a transição,
- E sobretudo, não subestimem os micro-ganhos: são eles que fazem as verdadeiras economias.
A palavra final?
Simples, direto, eficaz. O Furious é agora um reflexo quotidiano para toda a equipa. E mesmo aqueles que relutavam no início acabaram por encontrar a sua conta. O software tornou-se um companheiro de viagem indispensável para a J’articule.
E vocês, quanto tempo perdem todas as semanas a procurar uma informação impossível de encontrar, a inserir dados em duplicado ou a gerir reuniões intermináveis?
O Furious ajuda as agências a retomar o controlo sobre as suas operações. Uma única plataforma. Uma única fonte de verdade. E equipas que respiram (Palavra de Office Manager).
