Sejamos honestos: o staffing é muitas vezes o calcanhar de Aquiles dos diretores de agência. Entre colaboradores mobilizados em cinco missões ao mesmo tempo, freelancers cujo custo explode discretamente o orçamento, e tempos de trabalho registados “quando nos lembramos”, a serenidade parece fora de alcance.
Resultado? Passa mais tempo a gerir conflitos de planeamento do que a gerir estrategicamente a sua atividade. Esta gestão ao sabor do vento sai cara: projetos atrasados, rentabilidade sob pressão e equipas exaustas.
No entanto, existe uma forma simples e concreta de resolver isso: passar de uma gestão reativa do staffing para um processo antecipado, fluido e conectado aos seus KPIs. Acabaram-se as surpresas desagradáveis, é hora de uma agência ágil, rentável e tranquila.
Como conseguir isso? Aqui estão as chaves práticas, comprovadas no terreno, para transformar radicalmente a forma como gere as suas equipas e projetos.
Staffing e registo de tempos: o duo indispensável
Se quer controlar a rentabilidade dos seus projetos, tudo começa com uma regra simples: cada minuto conta. O problema é que, muitas vezes, o registo de tempos é negligenciado. Resultado, navega às cegas na rentabilidade das suas missões, e isso acaba por sair caro.
Para retomar o controlo, a solução está em duas palavras: rigor e regularidade.
Estabelecer uma higiene de registo: regularidade e uniformidade
Primeira regra do jogo: imponha às suas equipas que registem os seus tempos ao mesmo ritmo, no mesmo momento. Porquê? Porque sem essa “higiene” diária ou semanal, é impossível ter uma visão precisa dos esforços realmente realizados.
Concretamente, defina um horário preciso (no final do dia ou todas as sextas-feiras à tarde, por exemplo) em que todos preenchem a sua folha de tempos. É um pequeno gesto que muda tudo:
- Identifica imediatamente os projetos que consomem mais recursos.
- Obtém dados fiáveis para antecipar melhor os seus futuros orçamentos.
- As suas equipas desenvolvem uma disciplina que facilita a sua gestão global.
Controlar para gerir melhor
Sejamos realistas: mesmo com regras claras, esquecimentos ou erros acontecem sempre. A chave é o controlo regular. Um gestor de projeto ou responsável operacional deve verificar sistematicamente todas as semanas se o registo de tempos está bem feito.
O objetivo não é perseguir os seus colaboradores, mas identificar rapidamente as anomalias para as corrigir imediatamente. Um controlo regular também permite lembrar às suas equipas a importância estratégica do acompanhamento dos tempos.
Não deixe nenhum tempo na sombra
Outro erro clássico nas agências: ignorar certas atividades consideradas “secundárias”, como pré-venda ou reuniões internas. No entanto, esses tempos “ocultos” impactam diretamente a sua rentabilidade real.
A boa prática? Registe tudo, absolutamente tudo:
- Os tempos comerciais e de pré-venda (AVV).
- As reuniões internas e administrativas.
- O acompanhamento ao cliente, mesmo informal.
Vai rapidamente descobrir que alguns clientes, embora promissores, consomem na realidade muito mais recursos do que o previsto. Graças a este acompanhamento exaustivo, poderá ajustar as suas estratégias comerciais e melhorar as suas margens.
Integre diretamente os custos ao seu staffing
Se não ligar claramente o staffing aos custos reais (nomeadamente os seus freelancers), está a gerir às cegas. Quantas vezes descobriu tarde demais que um freelancer, embora indispensável, acabou por explodir discretamente o seu orçamento?
Um conselho prático: desde o staffing inicial, leve sistematicamente em conta o custo real dos recursos mobilizados. Isso permite-lhe:
- Avaliar imediatamente a rentabilidade esperada do projeto.
- Reagir rapidamente se os custos saírem do controlo durante a missão.
- Negociar de forma justa desde o início com os seus freelancers.
Simples, pragmático, eficaz.
Ligue o seu staffing aos KPIs em tempo real
Outra boa prática imprescindível: o seu staffing deve estar diretamente ligado aos seus KPIs, e isso, em tempo real.
A ideia? Ser imediatamente alertado se um recurso for alocado a um projeto deficitário ou se ultrapassar os orçamentos de tempo alocados. Quanto mais rápido detetar um problema, mais rápido o corrige.
Exemplo concreto: assim que alocar um colaborador a um projeto, deve saber instantaneamente se essa escolha melhora ou deteriora a sua rentabilidade. Não precisa esperar pelo balanço de fim de mês, age imediatamente para limitar os danos.
Staffar cedo para ganhar muito
Finalmente, se quer realmente otimizar o seu staffing, faça-o o mais cedo possível. A antecipação é a sua melhor aliada:
- Evita conflitos de planeamento e tensões internas.
- Controla melhor os seus custos, pois os ajustes tardios são sempre mais caros.
- Ganha serenidade graças a uma visibilidade a longo prazo.
Em suma, quanto mais cedo staffar, melhor a sua agência se sairá.
Passe à ação com Furious
Otimizar o seu staffing não é uma questão de ferramentas complexas, mas de métodos claros e rigor operacional. Ao aplicar estas boas práticas, rapidamente notará melhorias concretas na sua rentabilidade, na fluidez dos seus planeamentos e no bem-estar das suas equipas.
Mas para simplificar ainda mais o seu dia a dia, Furious é a solução ideal. Esta ferramenta é concebida especificamente para agências que querem um staffing fluido, antecipado, diretamente ligado aos seus KPIs em tempo real:
- Planeie assim que um orçamento for validado, para evitar conflitos de recursos.
- Antecipe facilmente os desvios orçamentais e ajuste rapidamente.
- Beneficie de uma interface ultra-simples, para que cada colaborador possa registar os seus tempos sem esforço.
Pronto para transformar a gestão do seu staffing e aumentar a sua rentabilidade?
