A gestão do tempo é o ponto crucial para qualquer consultoria. Quando a sua atividade depende da faturação diária, cada hora mal alocada é uma oportunidade perdida. Uma ferramenta de timesheet bem integrada torna-se um alicerce estratégico para estruturar a gestão de projetos e aumentar a produtividade. Desde que seja bem utilizada.
Por que o timesheet é uma prioridade na gestão do tempo?
Numa consultoria, o tempo não é apenas um recurso: é a matéria-prima. Cada minuto investido por um colaborador deve idealmente contribuir para o valor entregue ao cliente, para o crescimento da atividade e para uma melhor rentabilidade. Mal gerido, esse tempo transforma-se em custos ocultos ou em oportunidades perdidas.
Vamos a um exemplo simples: uma missão de transformação digital estimada em 25 dias que termina em 35 devido a uma indefinição na distribuição das tarefas. Resultado? Uma rentabilidade reduzida, uma equipa sob pressão e um cliente potencialmente insatisfeito. É aí que a implementação de “um” timesheet se torna crucial.
Sem uma visibilidade clara sobre a carga real e os desvios, é impossível antecipar ou ajustar para aumentar a produtividade. Em suma, não há gestão de dados sem domínio do tempo — e não há domínio sem um timesheet adequado.
Consultoria: o funcionamento de um timesheet eficaz
Uma ferramenta de timesheet é, antes de mais, um sistema através do qual um colaborador declara o seu tempo de trabalho por projeto ou por tarefa. Pode assumir a forma de uma tabela Excel bem construída. Melhor ainda, pode ser um software integrado ao seu ERP ou à sua ferramenta de gestão de projetos.
O princípio é simples:
O colaborador regista as suas horas diariamente ou semanalmente.
Ele atribui essas horas a projetos ou a códigos de atividades predefinidos (cliente, interno, formação, intercontrato…).
O gestor ou chefe de missão valida os tempos.
Os dados são consolidados para produzir relatórios úteis para a direção, RH e contabilidade.
O timesheet torna-se uma ferramenta simultaneamente operacional (para os consultores), tática (para os gestores) e estratégica (para os dirigentes). Esta base de dados permitirá ajustar as missões e tarefas para um melhor acompanhamento, mas também para facilitar a planificação e a gestão de projetos.
Otimização da produtividade: estruture o quotidiano dos consultores
Alguns receiam que o timesheet seja visto como uma ferramenta de vigilância. Na realidade, ele estrutura a autonomia. É um espelho do tempo passado, que dá aos próprios consultores uma melhor visibilidade sobre as suas ações.
“Por que passei 10 horas numa tarefa estimada em 4 horas”?
“O que posso delegar ou automatizar da próxima vez”?
O timesheet incentiva a reflexão, a priorização e, em última análise, o desenvolvimento de competências dos colaboradores dentro da consultoria. É uma ferramenta de profissionalização regular, precisa e formativa. E como bónus: não há mais necessidade de quebrar a cabeça na sexta-feira à noite para se lembrar do cliente de terça-feira de manhã ou das missões já realizadas. A folha de tempo torna-se indispensável quando se trata de estruturação e implementação.
Timesheet em consultoria: 5 benefícios concretos
Aqui está o que você ganha ao estruturar a sua gestão do tempo com uma ferramenta de timesheet adequada:
– Melhor gestão da faturação: cada hora é anotada. É possível faturar o cliente pelo tempo exato.
– Gestão em tempo real: visibilidade imediata sobre o progresso das missões e das cargas futuras.
– Otimização dos recursos: realocação ágil dos perfis conforme as necessidades, sem sobrecarga nem subutilização.
– Análise de rentabilidade: comparação entre tempo vendido e tempo gasto para cada projeto, para ajustar as margens de faturação e as ofertas.
– Justificação transparente ao cliente: relatórios claros e datados, evitando discussões desnecessárias em comitês de gestão.
Um bom timesheet não serve para vigiar, mas para facilitar a planificação das tarefas e aumentar a clareza ou a eficácia, permitindo abordar as missões com mais serenidade.
Uma ferramenta ao serviço da planificação estratégica
O timesheet também permite antecipar de forma inteligente. Graças aos dados consolidados, pode detetar os períodos de baixa atividade, planear formações internas ou ajustar o seu plano de alocação de pessoal. Isso permite atribuir melhor as missões de acordo com o planeamento e os recursos disponíveis.
As ferramentas modernas oferecem ainda alertas, dashboards personalizados e integrações com os planeamentos de projetos. Em suma: ganha-se em agilidade sem perder estrutura.
Melhor gestão de projetos, a relação com o cliente ganha em credibilidade
Quando um cliente lhe pergunta por que um entregável demorou cinco dias em vez de três, você tem duas opções: improvisar uma resposta ou apresentar um relatório detalhado das horas atribuídas a cada tarefa.
Com um bom timesheet, pode demonstrar a complexidade não prevista de um aspeto técnico, as validações tardias do cliente, os múltiplos retornos sobre um entregável.
Isso não resolve todos os desentendimentos que podem surgir dentro da consultoria, mas evita muitos mal-entendidos. E num ambiente onde a confiança é primordial, é uma vantagem competitiva discreta, mas poderosa.
O timesheet: uma alavanca de desempenho para os dirigentes
Do lado da direção, o timesheet oferece uma visão sintética. Pode acompanhar indicadores-chave como:
– a taxa de carga média por consultor (idealmente > 85 %),
– a relação entre tempo faturável e não faturável,
– a rentabilidade por missão ou por departamento.
Esses dados são valiosos para rever as ofertas comerciais, reequilibrar as equipas ou identificar os clientes de baixa margem. E sejamos honestos: isso também economiza tempo em comitês de direção, onde todos dispõem de números concretos em vez de perceções vagas.
Furious: uma melhor gestão do tempo e dos projetos
Furious é um ERP de nova geração concebido especificamente para consultorias, agências e ESN. Ao centralizar os dados de tempo, planeamento, faturação e gestão, permite ganhar um tempo precioso em tarefas demoradas.
Furious fez-nos ganhar 10% do tempo geral da agência. Pode parecer pouco, mas à medida que a empresa cresce, isso torna-se considerável. Há muitas coisas que automatizámos graças ao Furious. E sobretudo, a automação e os indicadores regulares fizeram uma grande diferença.
A sua força reside na capacidade de cruzar automaticamente os tempos registados com a rentabilidade, a carga das equipas e os orçamentos dos projetos. Resultado da implementação de um ERP: uma visão clara, decisões rápidas e uma execução fluida.
Verdadeira ferramenta tudo-em-um, Furious substitui até cinco softwares tradicionais e integra-se perfeitamente no seu quotidiano operacional.
Talvez se coloque estas questões?
01 O que é a classificação automática de transações?
É uma funcionalidade baseada na inteligência artificial que categoriza automaticamente as suas despesas segundo a sua natureza, para um acompanhamento financeiro simplificado e mais fiável.
02 Como funciona a IA do Furious para classificar as transações?
A cada importação ou sincronização bancária, a IA analisa a descrição, o montante e o contexto para propor uma categoria e tags pertinentes. Valida, ajusta se necessário, e a ferramenta aprende com as suas escolhas.
03 Quais são as vantagens da classificação automática para as equipas financeiras?
Menos introdução manual, uma melhor coerência contabilística, uma redução dos erros humanos e uma poupança de tempo considerável nas tarefas recorrentes.
04 Podemos manter o controlo sobre as categorias propostas pela IA?
Sim, mantém-se senhor das sugestões: cada classificação pode ser aceite, modificada ou refinada. A automatização vem em apoio, não em substituição.
05 A IA melhora as suas sugestões ao longo do tempo?
Absolutamente. Quanto mais utiliza a funcionalidade, mais a IA aprende com as suas correções e propõe classificações adaptadas aos seus hábitos.
06 A quem se destina esta funcionalidade?
Aos responsáveis financeiros, dirigentes, ou qualquer pessoa que deseje automatizar o tratamento contabilístico, otimizar a tesouraria e concentrar-se na análise em vez da introdução.
