Que software de faturação escolher para a tua empresa?

Perante os desafios crescentes em termos de rentabilidade e conformidade, o software de faturação impõe-se como um pilar essencial da gestão financeira moderna. Ligado às ferramentas de contabilidade e integrado num ERP financeiro, permite automatizar os processos, garantindo ao mesmo tempo uma melhor gestão da atividade. Uma solução bem escolhida torna-se uma alavanca estratégica para otimizar a produtividade.

Software de faturação: uma ferramenta de gestão indispensável

Num contexto económico em constante mudança, as empresas – desde os trabalhadores independentes até às PME – têm de adotar um software de faturação eletrónica eficiente. Este tipo de ferramenta já não se limita a uma tarefa administrativa: otimiza a gestão comercial, melhora a gestão de tesouraria e reforça a relação com o cliente. O ideal é uma solução que cumpra as normas em vigor, seja intuitiva, personalizável e integrada noutros sistemas, como a contabilidade geral ou um CRM.

O melhor software de faturação é aquele que se adapta aos teus processos empresariais, cumpre os requisitos regulamentares em vigor e otimiza o teu tempo graças a uma interface intuitiva e a funcionalidades avançadas.

A faturação eletrónica, que em breve será obrigatória, exige ferramentas capazes de gerir orçamentos, pagamentos, cobranças e acompanhamento de clientes de forma fluida. Facilidade de utilização, automatização, integração e poupança de tempo tornam-se critérios decisivos. Um software como o Furious permite reunir todas estas necessidades numa única interface.

Hoje em dia, escolher um software de faturação é optar por uma verdadeira ferramenta de gestão, capaz de oferecer visibilidade, capacidade de resposta e conformidade. O importante é encontrar uma solução adequada à tua atividade, às experiências do mercado e às exigências crescentes de gestão em tempo real.

O que é um software de faturação e por que é essencial?

Um software de faturação é uma ferramenta essencial para qualquer empresa, seja ela grande ou pequena. Trata-se de um sistema informático que automatiza a criação, o envio e a gestão das faturas, o que permite poupar tempo precioso e reduzir os erros manuais. Eis porque é um elemento indispensável para o teu negócio:

• Poupança de tempo: gerar faturas manualmente demora muito tempo. Com um software de faturação, podes criar e enviar faturas com apenas alguns cliques.

• Profissionalismo: uma fatura bem elaborada reflete o profissionalismo da tua empresa. Um software permite criar documentos coerentes e esteticamente agradáveis.

• Acompanhamento fácil: os programas de faturação têm painéis de controlo para acompanhar os pagamentos pendentes, os atrasos e as previsões de tesouraria.

• Conformidade legal: garantem que as tuas faturas incluem todas as menções legais exigidas e cumprem as normas fiscais mais recentes.

• Segurança dos dados: protege os teus dados financeiros com sistemas avançados de cópia de segurança e encriptação.

O software de faturação inteligente simplifica a contabilidade

Um software de faturação inteligente é uma verdadeira revolução na gestão contabilística do dia-a-dia.

Transforma tarefas repetitivas e complexas em processos simples e rápidos, nomeadamente graças à automatização dos lançamentos contabilísticos: integra automaticamente os dados de faturação na tua contabilidade, reduzindo o risco de erros.

Além disso, os avisos de pagamento automáticos permitem que já não tenhas de acompanhar manualmente as faturas em atraso, porque o software trata disso e envia os avisos por ti.

Além disso, a análise financeira permite-te obter relatórios detalhados sobre os teus fluxos financeiros e o teu capital próprio, para uma melhor tomada de decisões. Além disso, a integração com outras ferramentas permite-te sincronizá-la com o teu CRM, a tua gestão de stock ou outras ferramentas, para teres uma visão de 360 graus da tua empresa.

Por fim, a acessibilidade está garantida, pois podes gerir as tuas faturas onde quer que estejas, através de aplicações móveis ou do acesso na nuvem.

Cada funcionalidade foi concebida para poupar tempo e permitir que os empresários se concentrem no desenvolvimento dos seus negócios, em vez de nas tarefas administrativas.

Clareza e intuitividade do software de faturação na gestão financeira

A interface do utilizador, o primeiro passo para uma faturação simplificada

A interface tem de ser intuitiva e bem organizada, para que possas começar a usar o software rapidamente. As funcionalidades mais utilizadas têm de estar facilmente acessíveis. Na Furious, os painéis de controlo, muito visuais, têm funcionalidades de arrastar e largar fáceis de usar e um menu de pesquisa global. O teu software de faturação tem de te poupar tempo. É ele que tem de se adaptar aos hábitos atuais, e não o contrário.

Frédéric Giraud, L’Uzyne (Jïz Marketing Group)
O Furious permitiu-nos obter uma grande melhoria na gestão da faturação: agora faturamos os nossos clientes muito mais rapidamente e antecipadamente. O acompanhamento das compras e a faturação aos fornecedores também foram otimizados com as ordens de compra, o que facilita a comunicação com os nossos fornecedores. Toda a nossa gestão de faturação ficou muito mais eficiente.

Ajuda e apoio:

Um bom software de faturação deve oferecer documentação completa e recursos de ajuda online para facilitar a compreensão e a utilização do software. O apoio ao cliente deve ser rápido a responder e estar disponível para esclarecer as tuas dúvidas. Na Furious, por exemplo, a equipa de Success responde-te em menos de 10 minutos.

Personalização do software de faturação:

A possibilidade de personalizar o aspeto e as funcionalidades do software de acordo com as tuas preferências não só contribui para uma melhor experiência do utilizador, como também simplifica a gestão financeira global. O Furious, por ser uma ferramenta modular, adapta-se ao perfil de cada empresa: as funcionalidades não são fixas e variam de acordo com as necessidades específicas. Esta flexibilidade é uma grande vantagem num contexto em que as exigências mudam rapidamente.

Num mercado dinâmico, a faturação ágil já não é apenas uma vantagem competitiva; torna-se um verdadeiro pilar para garantir o teu volume de negócios, reforçar a tua rentabilidade e manter uma situação financeira saudável. Permite, nomeadamente:

• Maior capacidade de resposta: face às rápidas mudanças nas exigências dos clientes e do mercado, a faturação ágil permite-te adaptar-te rapidamente a vários cenários de faturação.

• Uma redução nos prazos de pagamento: ao enviar as faturas logo após a prestação do serviço ou a venda, aceleras o processo de pagamento e melhoras significativamente a tesouraria.

• Uma melhor gestão dos pagamentos em atraso: graças a sistemas que acompanham os pagamentos em tempo real, podes identificar rapidamente e enviar avisos de cobrança às contas em atraso, reduzindo assim os riscos financeiros.

Por fim, com base em dados em tempo real provenientes da faturação ágil, ganhas uma melhor visibilidade para ajustar as tuas estratégias comerciais e propor ofertas personalizadas que respondam às expectativas do mercado.

A agilidade na faturação é, portanto, essencial não só para manter o teu volume de negócios, mas também para o fazer crescer, adaptando-te às necessidades em constante mudança do mercado e garantindo uma experiência do cliente sem complicações.

Centralização dos dados no software

Importação e exportação de dados:

O software tem de permitir importar facilmente dados já existentes (clientes, produtos, etc.) e exportar dados para os utilizar noutros softwares ou aplicações. É importante garantir que todos os dados continuam a ser da tua propriedade. Algumas ferramentas de gestão financeira podem cobrar-te pela recuperação dos teus dados quando deixares de as utilizar.

O Furious dá-te acesso a todos os teus dados e podes descarregá-los a qualquer momento, com total autonomia.

Sincronização com outras ferramentas ou programas:

A capacidade de sincronizar e integrar o software de faturação com outras ferramentas e aplicações que usas (contabilidade, CRM, ERP financeiro, etc.) pode melhorar a eficiência da tua empresa. A Furious até desenvolveu a sua própria API para te facilitar a vida, e a ligação bancária já revolucionou o dia-a-dia de muitos dos nossos clientes!

Gestão de clientes:

O software tem de ter funcionalidades para gerir a tua base de clientes, como a possibilidade de adicionar, alterar e eliminar informações dos clientes, bem como acompanhar o histórico de faturação deles.

Daí a importância de ir além de um software de faturação com uma única função. Racionaliza os teus custos enquanto desfrutas de um verdadeiro centro de controlo de toda a atividade da tua empresa: gestão comercial, gestão de projetos, gestão de RH, acompanhamento do recrutamento, gestão das necessidades das equipas, gestão do planeamento, etc., para além da gestão financeira e pré-contabilística!

As vantagens de um software de faturação online para microempresas e PME

Para as microempresas e PME, um software de faturação online é sinónimo de simplicidade, eficiência e adaptabilidade.

Ao permitir o acesso à distância, dá-te a possibilidade de gerires as tuas faturas onde quer que estejas — seja em casa, no terreno ou numa viagem de trabalho.

Além disso, contribui para uma redução significativa dos custos, eliminando as despesas relacionadas com a compra de papel, a impressão, o armazenamento e o envio físico de documentos. As atualizações automáticas permitem ainda que possas usufruir continuamente das funcionalidades mais recentes e das correções de segurança, sem intervenção manual nem custos adicionais.

Entre as principais vantagens, destacam-se:

• Cópia de segurança protegida: os dados são armazenados em total segurança na nuvem, o que reduz os riscos de perda associados a um incidente técnico, um sinistro ou uma falha do sistema.

• Integração fácil com outros serviços: o software liga-se facilmente a outras ferramentas, como sistemas de contabilidade, serviços bancários ou CRM, proporcionando assim uma gestão empresarial coerente e centralizada.

• Processamento de pagamentos online: os clientes podem pagar as suas faturas diretamente através de soluções de pagamento integradas, o que simplifica o processo e acelera o recebimento dos pagamentos.

Além disso, o software gera automaticamente relatórios e análises para acompanhar o desempenho da atividade, o que ajuda a tomar decisões informadas mais rapidamente. Também facilita a conformidade legal graças a atualizações em tempo real das taxas de IVA e dos formatos de fatura exigidos pela regulamentação. Por fim, ao automatizar a faturação, poupa-te tempo precioso que podes dedicar aos teus clientes, contribuindo assim para um serviço ao cliente mais ágil e personalizado.

Com um software de faturação online, as microempresas e as PME podem assim concentrar-se na sua atividade principal, deixando que a tecnologia otimize e automatize os processos administrativos e financeiros.

É um investimento que se traduz rapidamente numa poupança de tempo precioso e numa melhor visão geral da saúde financeira da empresa.

Cumprimento das normas relativas à faturação

Um software de faturação certificado tem de garantir o cumprimento das normas fiscais e contabilísticas em vigor no teu país. Certifica-te de que o software cumpre os requisitos legais e que é atualizado regularmente para acompanhar as alterações regulamentares, nomeadamente as relacionadas coma obrigatoriedade da fatura eletrónica, que entrará em vigor no próximo ano.

Segurança dos dados:

​​A proteção e a confidencialidade dos dados têm de ser uma prioridade para qualquer software de faturação. Verifica se o software usa medidas de segurança adequadas para proteger as tuas informações e as dos teus clientes. Por exemplo, na Furious, mandamos realizar, a cada 6 meses, uma série de testes de segurança pela empresa Devensys, especializada em cibersegurança.

Como garantir que as tuas faturas estão em conformidade?

É fundamental que as tuas faturas cumpram as obrigações legais para evitar riscos relacionados com auditorias fiscais e multas. Para garantir isso, é aconselhável usar um software de faturação certificado que acompanhe de perto as alterações legislativas e se adapte rapidamente às mudanças nas normas de faturação.

Além disso, é essencial que o teu software de gestão financeira seja atualizado regularmente para incorporar os mais recentes requisitos legais, como as taxas de IVA ou as menções obrigatórias nas faturas.

Além disso, é recomendável manteres-te a par das últimas leis e regulamentos fiscais que possam afetar o teu processo de faturação; alguns programas oferecem, para esse efeito, newsletters ou alertas para te manterem informado.

Além disso, é importante confirmar que o software utiliza medidas de segurança robustas para proteger os dados contra acessos não autorizados ou fugas de informação, em conformidade com a legislação em matéria de proteção de dados.

Também é fundamental garantir que o sistema permita o arquivo das faturas em conformidade com os requisitos legais, muitas vezes por um período mínimo de 6 a 10 anos, dependendo do país.

Além disso, é melhor ter acesso a um serviço de apoio ao cliente que responda rapidamente e que te ajude a lidar com as complexidades regulamentares.

Por fim, aproveita os recursos de formação disponibilizados pelo fornecedor do software para compreenderes bem as funcionalidades de conformidade e usá-las de forma eficaz.

Ao tomares estas medidas, vais ter a certeza de que as tuas faturas continuam a estar em conformidade com as normas atuais.

Conformidade legal e simplificação administrativa com o nosso software

Com o nosso software de faturação, a conformidade legal não é só uma obrigação, é também uma oportunidade para simplificar a tua gestão administrativa no dia a dia. A nossa solução está certificada e foi concebida para cumprir rigorosamente as regulamentações mais recentes.

As atualizações são feitas automaticamente para incorporar as alterações legislativas, sem que tenhas de mexer um dedo, garantindo-te uma conformidade contínua.

Diz adeus às horas que passas a verificar se cada fatura está em conformidade. O nosso software trata disso por ti e avisa-te se for preciso, poupando-te um tempo precioso.

Um guia fácil de usar ajuda-te a configurar as tuas faturas, passo a passo, para que te familiarizes com o sistema de forma rápida e eficaz.

Graças a um painel de controlo intuitivo, podes acompanhar num piscar de olhos o teu estado de conformidade, para manteres o controlo a qualquer momento.

Por fim, a nossa equipa de apoio está sempre disponível para responder às tuas perguntas, quer sejam sobre aspetos regulamentares ou sobre a utilização do software.

Software de faturação: quais são os dados obrigatórios?

A legislação está sempre a mudar e, com ela, as informações obrigatórias que tens de incluir nas tuas faturas. Por isso, é essencial que os programas de faturação sejam atualizados em tempo real para incorporarem estes novos requisitos legais. Entre os elementos a verificar estão:

• Identificação precisa: o nome e a morada do fornecedor e do cliente, bem como o número de identificação fiscal.

• A numeração única e a data de faturação: deve ser utilizada uma série única e ininterrupta, e a data de emissão da fatura tem de constar sempre na mesma.

• Os detalhes da transação: isto inclui a descrição clara do produto ou serviço vendido, o preço unitário sem IVA, a quantidade, a taxa de IVA aplicável, bem como quaisquer menções específicas, como isenções de IVA, autoliquidações ou condições especiais de venda.

Assim, o cumprimento destas indicações garante não só a conformidade dos teus documentos, mas também a segurança dos teus processos em caso de inspeção fiscal.

O teu software de faturação não só tem de incluir estes elementos básicos, como também tem de se adaptar para incorporar qualquer nova menção obrigatória imposta por lei. Assim, todas as faturas que emitires estarão em total conformidade com a lei.

Experimenta antes de comprares o teu software de faturação

Muitos programas de faturação oferecem períodos de teste grátis para que possas experimentar as funcionalidades antes de te comprometeres. Aproveita esses testes para avaliar se o programa se adequa às tuas necessidades!

Comparação de funcionalidades:

Ao avaliar os programas de faturação, compara as funcionalidades oferecidas por cada um, tendo em conta as tuas necessidades específicas. Algumas funcionalidades podem ser mais importantes para a tua empresa do que outras, por isso certifica-te de que escolhes um programa que satisfaça essas necessidades.

Preço e custo do software de faturação

O preço de um software de faturação pode variar consoante as funcionalidades oferecidas, o número de utilizadores, etc. Avalia cuidadosamente os custos associados a cada software para te certificares de que se enquadra no teu orçamento.

Custo total de propriedade (TCO, Total Cost of Ownership em inglês):

É um conceito utilizado na gestão financeira para avaliar o conjunto de custos diretos e indiretos associados à compra, utilização, manutenção e suporte de um produto. No contexto dos softwares de faturação, o TCO inclui os seguintes custos:

Custo de compra ou de subscrição do software

Trata-se do preço inicial do software ou das taxas de subscrição recorrentes, caso o software funcione com um modelo de subscrição (por exemplo, mensal ou anual).

Custos de implementação e formação sobre o software

Podem ser os custos de configuração e integração do software na tua empresa, bem como os custos de formação do pessoal para a utilização do software. A Furious dá-te todo o apoio que precisares nestas questões.

Custos de manutenção e suporte do software

Estes custos incluem as despesas relacionadas com a manutenção do software (atualizações, correções, etc.) e com o apoio ao cliente para resolver problemas ou responder às perguntas dos utilizadores. A Furious, por exemplo, não repassa nenhum destes custos aos seus clientes.

Custos de personalização do software

Podem surgir custos adicionais se precisares de personalizar o software para responder às necessidades específicas da tua empresa, como a adição de funcionalidades ou a integração com outros sistemas. Na Furious, os nossos clientes são os nossos melhores embaixadores: muitas das melhorias foram integradas no nosso plano de desenvolvimento técnico a pedido dos nossos utilizadores!

Custos da migração de dados para o software

Se precisares de transferir dados de um sistema antigo para o novo software de faturação, esse processo pode implicar alguns custos. Na Furious, é totalmente gratuito.

Custos de substituição do software

No final da vida útil do software, pode ser necessário substituí-lo ou atualizá-lo, o que pode implicar custos adicionais. A vantagem dos softwares SaaS é que estão em constante evolução, sem que isso tenha impacto para os utilizadores.

Ao teres em conta o TCO, podes comparar as diferentes opções de software de faturação de uma forma mais completa e equilibrada, o que te vai ajudar a tomar decisões de investimento mais acertadas.

Descobre as vantagens únicas do nosso software de faturação

O nosso software de faturação não se limita a satisfazer as tuas necessidades básicas; oferece vantagens únicas que o colocam no topo do teu arsenal administrativo.

Na verdade, quer prefiras um pagamento único ou um modelo de subscrição, oferecemos planos flexíveis adaptados ao teu orçamento e à evolução da tua empresa.

Além disso, acreditamos num apoio ilimitado, o que significa que tens sempre acesso a assistência especializada sem custos adicionais.

Por fim, graças ao nosso modelo SaaS, podes desfrutar de melhorias contínuas, sem interrupções nem custos ocultos.

Estas vantagens são complementadas por funcionalidades que aumentam ainda mais a eficiência no dia a dia:

• Uma interface intuitiva: damos prioridade a uma experiência de utilizador fluida, tornando a gestão da faturação acessível a todos, sem necessidade de formação técnica aprofundada.

• Integrações simplificadas: liga-te facilmente a outros sistemas de planeamento e ferramentas de gestão que já utilizas, para uma sinergia perfeita nas tuas operações comerciais.

• Opções de pagamento flexíveis: adaptadas às necessidades específicas de cada empresa, para acompanhar o teu crescimento sem restrições.

O impacto de um software de faturação personalizável na tua empresa

A personalização do teu software de faturação tem um impacto considerável na gestão da tua empresa, pois permite uma melhor adaptação às especificidades da tua atividade, ao mesmo tempo que reforça a eficiência global.

Um software personalizável pode evoluir a par da tua empresa, adaptando-se às mudanças sem precisar de substituições dispendiosas nem de tempo de inatividade.

Essa flexibilidade contribui diretamente para a redução de erros, para a otimização dos processos internos e para a melhoria da produtividade.

Além disso, a possibilidade de integrar o software nos teus sistemas já existentes permite uma troca fluida de informações, reduzindo a duplicação de dados e simplificando a gestão no dia a dia.

Eis três vantagens concretas desta abordagem:

• Diferenciação competitiva: a personalização permite-te dar um toque único às tuas faturas, reforçando a tua marca e destacando-te da concorrência.

• Satisfação dos clientes: ao responderes melhor às necessidades dos teus clientes através de processos de faturação adequados, melhoras a experiência deles e aumentas a sua fidelidade.

• Análise e relatórios: relatórios personalizados significam dados mais relevantes para tomares decisões informadas, otimizando assim a tua estratégia empresarial.

Resumindo, um software de faturação personalizável não é só uma ferramenta técnica: é um alavanca estratégica para apoiar o crescimento, reforçar a tua imagem de marca e fidelizar os teus clientes.

Um software de faturação personalizável é muito mais do que uma ferramenta; é um investimento no crescimento e na eficiência da tua empresa.

Furious, um software de faturação e muito mais

A Furious oferece um ERP que traz várias vantagens na gestão financeira, tais como:

Gestão integrada:

O Furious é uma ferramenta completa que inclui vários módulos, incluindo a gestão financeira, permitindo-te assim centralizar todos os processos da empresa num único local. Isto facilita a colaboração entre as equipas de contabilistas e melhora a produtividade e a rentabilidade.

Substituição de várias ferramentas ou programas:

O Furious substitui, em média, 7 ferramentas dos nossos clientes, nomeadamente as relacionadas com a gestão de orçamentos, faturas e contabilidade. Isto simplifica a gestão e reduz os custos associados à utilização de vários programas.

«Antes do Furious, tínhamos várias ferramentas geridas por área, mas era complicado de gerir. Com o Furious, uniformizámos tudo com uma ferramenta dedicada às agências. Foi mesmo uma revolução para a comunicação interna e a produtividade das equipas.»

Citação de Harold Gardas - Köm Média

Automatização das faturas:

O Furious deteta automaticamente as faturas a emitir e comunica de forma autónoma com as equipas. Cria as faturas, envia-as aos clientes e faz o acompanhamento quando chega a data de vencimento… Ao adotares um software de faturação recorrente, automatizas estas etapas críticas, poupas tempo precioso e melhoras de forma sustentável a gestão das tuas contas a receber.

Gestão simplificada de orçamentos e faturas:

A ferramenta inclui funcionalidades que simplificam a emissão de orçamentos e faturas. Isso facilita o acompanhamento comercial e a gestão das transações financeiras.

Previsão de tesouraria:

Graças à ligação bancária, podes gerir com precisão o dia-a-dia, mas também as tuas previsões financeiras.

Resumindo, o Furious oferece-te um sistema integrado e automatizado para a gestão financeira. Assim, os nossos clientes ganham em eficiência e produtividade. Contacta-nos para saberes mais!

Descobre o Furious