Numa empresa, cada hora conta. O registo de tempos, muitas vezes visto como uma tarefa administrativa, é na verdade um fator chave de rentabilidade. Um software ERP facilita um registo preciso e fluido, otimizando assim a planificação, produtividade e margens.
Por que o registo de tempos é essencial hoje em dia
Quer dirija uma agência digital, uma ESN ou uma consultoria, o acompanhamento e o registo do tempo gasto pelas suas equipas em cada projeto são indicadores-chave. Não só permite garantir um acompanhamento da faturação, como também oferece uma leitura detalhada do seu desempenho operacional.
De acordo com um estudo da SD Worx, realizado com mais de 5.000 empresas e 18.000 funcionários em 18 países europeus, apenas 37% dos trabalhadores franceses utilizam uma ferramenta de registo de horas de trabalho. O sistema é, aliás, percebido como um controlo por parte do empregador em 40% dos casos. No entanto, a maioria (54%) considera que são ferramentas práticas e úteis para a planificação de tarefas e organização das operações.
Um acompanhamento preciso do tempo é também uma barreira contra desvios de planeamento, cargas mal distribuídas ou prazos de entrega irrealistas. Em suma, não é vigilância, é lucidez gerencial.
As dificuldades clássicas encontradas na recolha de tempos
Sim, idealmente, cada colaborador regista o seu tempo todos os dias, de forma rigorosa, com entusiasmo. Na realidade… é outro filme. Aqui está um cenário que muitos gestores conhecem bem:
- Registo atrasado: alguns preenchem a sua folha de tempo na sexta-feira à noite, ou até na segunda-feira seguinte. Memória imprecisa, erros garantidos.
- Ferramentas inadequadas: Excel, folhas de cálculo improvisadas ou software arcaico desencorajam mais do que ajudam.
- Falta de adesão: as equipas veem o registo como uma tarefa inútil, sem valor acrescentado para elas.
- Dados dispersos: várias ferramentas utilizadas conforme os projetos ou clientes, sem centralização ou visão global.
- Tempos não valorizados: tarefas invisíveis (reuniões internas, suporte ao cliente, formação) não são registadas e sobrecarregam a carga real.
Resultado? Desvios orçamentais, taxas de faturação imprecisas e decisões tomadas com base em dados pouco fiáveis. É um pouco como escolher um destino de férias de olhos vendados.
Os benefícios concretos de um bom registo de tempos
Quando o registo é simples, compreendido e corretamente explorado, os efeitos positivos são rapidamente sentidos, primeiro na rentabilidade. As empresas que se baseiam ativamente nos seus dados de tempo podem melhorar a sua margem. É lógico: menos desvios, mais dados fiáveis para ajustar as cargas e melhor negociar os pacotes graças a uma visibilidade sobre as tarefas realizadas.
É também um verdadeiro ganho de serenidade para as equipas. Melhor acompanhar o tempo é compreender melhor como ele é utilizado. Isso permite identificar tarefas internas demoradas ou micro-interrupções que nunca são contabilizadas. É também uma oportunidade para melhor distribuir a carga, limitar tensões e oferecer a cada um uma visão mais clara do seu quotidiano. E como bónus? RH aliviados, menos lembretes, menos correções e uma gestão de projeto mais precisa. Isso garante uma mecânica bem oleada ao serviço do desempenho.
Os 4 principais trunfos de uma boa ferramenta de registo de tempos
- Acompanhamento em tempo real para ajustar rapidamente os planos e controlar os custos.
- Visibilidade clara para os gestores para otimizar a alocação de recursos.
- Automatização de tarefas repetitivas para limitar erros e ganhar tempo.
- Interface simples e acessível que favorece a adoção pelas equipas.
O maior ganho de tempo é nos planos partilhados. Isso permitiu descentralizar o papel do diretor de produção: hoje, os gestores de projeto podem gerir diretamente as adaptações, o que abriu toda a gestão de produção.
Como simplificar o registo de tempos no dia a dia?
Simplificar o registo de tempos começa com uma convicção clara: se a ferramenta de registo de tempos for um castigo, a equipa nunca jogará o jogo. A chave é, portanto, oferecer uma experiência de utilizador tão intuitiva quanto possível, com uma interface limpa, acessos móveis e uma integração fluida com uma ferramenta ERP já existente (gestão de projeto, folha de pagamento, faturação). Quando tudo está centralizado e coerente, o registo torna-se um reflexo, não uma tarefa árdua.
Mas a tecnologia não faz tudo. É também necessário acompanhar a mudança: explicar aos seus colaboradores por que esses dados são úteis, como influenciam os planos, a carga de trabalho e até mesmo os bónus de desempenho em algumas agências.
Um conselho: comece com um pequeno grupo piloto motivado, teste, ajuste e depois implemente. É melhor um início progressivo do que uma adoção falhada em grande escala.
Quais os critérios para escolher um bom software de registo de tempos?
Escolher um software de gestão e registo de tempos de trabalho não se resume a marcar algumas caixas técnicas: trata-se de encontrar um software de gestão integrado capaz de se adaptar às realidades da sua agência e aos usos das suas equipas. O primeiro critério é a “ergonomia: a” interface deve ser clara, rápida de aprender e acessível tanto no computador quanto no móvel.
Em seguida, a capacidade de integração com as suas ferramentas de gestão de pessoal e faturação é determinante para evitar registos duplicados ou exportações demoradas. A flexibilidade de configuração é também fundamental: cada agência tem as suas próprias regras (tempos faturáveis, férias, reuniões internas…) e o software de gestão deve adaptar-se a elas, não o contrário.
Pense também na gestão de direitos de acesso, na possibilidade de gerar relatórios em tempo real e na “automatização de certas tarefas como lembretes de registo. Finalmente, não negligencie o suporte oferecido pelo editor: um bom suporte ao cliente, uma formação rápida e uma implementação bem orientada farão muitas vezes a diferença.”
Em suma, o bom software de gestão é aquele que quase desaparece no quotidiano dos seus colaboradores, enquanto oferece aos gestores uma visibilidade clara e fiável.
Otimize a sua gestão de tempo com o Furious
O registo de tempos não é simplesmente uma ferramenta de controlo, é uma alavanca estratégica para gerir a atividade, melhorar a rentabilidade e responsabilizar as equipas. Para tirar pleno proveito desta abordagem, é essencial contar com uma solução de gestão fiável, intuitiva e integrada.
É aí que o ERP Furious se destaca. Concebido para agências, ESN e consultorias, o Furious integra nativamente um módulo de registo de tempos inteligente, capaz de se adaptar às mais complexas restrições de negócios.
Num setor fragmentado como o das relações públicas, a concorrência é forte. Com o Furious, é possível acompanhar precisamente o tempo gasto para cada cliente e usar esses dados nas nossas negociações. Isso permitiu-nos rever algumas tarifas e até mesmo encerrar contratos quando a rentabilidade não estava presente.
O principal trunfo reside na sua filosofia centrada no utilizador. Ao contrário das ferramentas rígidas do mercado, o Furious oferece uma interface conversacional que torna o registo natural e envolvente. É sobretudo o “aspecto colaborativo que distingue esta solução.
As equipas beneficiam de uma visibilidade partilhada sobre o avanço dos projetos, otimizando a planificação coletiva. Podem organizar as suas atividades através de um sistema de tags inteligente e listas interativas, facilitando assim a priorização das tarefas.
A integração de indicadores de qualidade e satisfação permite uma gestão estratégica, transformando a obrigação administrativa numa verdadeira alavanca de desempenho organizacional.
Talvez se coloque estas questões?
01 O que é a classificação automática de transações?
É uma funcionalidade baseada na inteligência artificial que categoriza automaticamente as suas despesas segundo a sua natureza, para um acompanhamento financeiro simplificado e mais fiável.
02 Como funciona a IA do Furious para classificar as transações?
A cada importação ou sincronização bancária, a IA analisa a descrição, o montante e o contexto para propor uma categoria e tags pertinentes. Valida, ajusta se necessário, e a ferramenta aprende com as suas escolhas.
03 Quais são as vantagens da classificação automática para as equipas financeiras?
Menos introdução manual, uma melhor coerência contabilística, uma redução dos erros humanos e uma poupança de tempo considerável nas tarefas recorrentes.
04 Podemos manter o controlo sobre as categorias propostas pela IA?
Sim, mantém-se senhor das sugestões: cada classificação pode ser aceite, modificada ou refinada. A automatização vem em apoio, não em substituição.
05 A IA melhora as suas sugestões ao longo do tempo?
Absolutamente. Quanto mais utiliza a funcionalidade, mais a IA aprende com as suas correções e propõe classificações adaptadas aos seus hábitos.
06 A quem se destina esta funcionalidade?
Aos responsáveis financeiros, dirigentes, ou qualquer pessoa que deseje automatizar o tratamento contabilístico, otimizar a tesouraria e concentrar-se na análise em vez da introdução.
