Por que acompanhar a tua atividade com base no avanço dos trabalhos em vez de na faturação?
Autor verificado
27 de Maio, 2021
Temos a sorte de acompanhar um vasto leque de empresas, sejam elas start-ups dinâmicas, agências criativas, empresas de serviços digitais inovadoras, anunciantes ousados ou consultorias especializadas. Graças a esta diversidade, conseguimos criar um resumo rico e preciso das tendências observadas na área do acompanhamento da atividade. Curiosamente, a maioria das empresas com menos de 20 colaboradores opta por uma abordagem baseada na faturação, enquanto as agências com mais de 100 colaboradores escolhem um caminho completamente diferente.
O mundo profissional está em constante evolução, e os métodos para se manter a par dos vários projetos e tarefas em curso não são exceção. Mas então, por que dar prioridade ao avanço do trabalho em vez da faturação? Quais são os benefícios concretos para a tua empresa e para cada membro da tua equipa?
A Furious, com a sua experiência e conhecimentos, assumiu como missão dar-te as respostas a estas questões cruciais. Estamos aqui para te orientar e para traçar contigo o caminho que vai levar a uma gestão mais precisa e mais dinâmica dos teus projetos. Desde a elaboração de relatórios até à criação de diagramas dinâmicos, passando pelo estabelecimento de marcos claros e pela realização de reuniões de acompanhamento semanais, estamos aqui para te ajudar a resolver os problemas que surgirem e a otimizar os teus processos.
Ao usar percentagens para mostrar o avanço dos teus projetos, ao fazeres reuniões semanais para atualizar os teus gráficos e ao usares cores para ilustrar a evolução dos teus projetos, vais conseguir ver, num piscar de olhos, em que ponto estás e o que ainda falta fazer. Isto vai permitir que cada membro da tua equipa compreenda o seu papel e a sua carga de trabalho, garantindo assim que os objetivos sejam atingidos e que os projetos sejam levados a bom termo.
Na Furious, estamos convencidos de que esta abordagem orientada para o progresso é a chave para compreender e controlar tanto o fluxo de trabalho como os custos associados. Então, vem descobrir como podemos ajudar-te a transformar os teus métodos de trabalho e, juntos, criar o futuro da gestão de projetos.
Acompanhamento da atividade até à faturação
O que é isso? Significa que todo o acompanhamento da produção se baseia no número de faturas enviadas aos clientes por ano. O volume de negócios é geralmente calculado no final do ano. O Jean-Mi, o contabilista, pergunta rapidamente como estão as últimas faturas enviadas (sabes, aquelas últimas semanas de dezembro em que todos os diretores e gestores facturam a todo o vapor depois do aviso do BigBoss ou do querido Diretor Financeiro) para fazer a ligação com o volume de negócios.
Dezembro é, então, sinónimo de listas de PCA e FACE para preencher para a contabilidade. Curiosamente, é também, para estas agências, o seu melhor mês…
Qual é a vantagem? Este método de acompanhamento é simples e sem complicações: basta somar as faturas enviadas e passar para a contabilidade.
A desvantagem? É uma visão contabilística, muito distante da realidade.
Exemplo: imagina que estás atrasado na faturação de alguns clientes. Podes pensar que a empresa está a passar por dificuldades; e se estiveres adiantado, podes sentir-te tentado a acreditar — erradamente — que estás a ir bem…
Mas o pior é que corres o risco de haver um desfasamento de várias semanas, ou até meses, entre a realidade e o que este método de acompanhamento te leva a acreditar… #failed
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Outro risco nada desprezável (e sabemos que isso provavelmente já te aconteceu… Senão, que sorte a tua!): já avançaste mais no projeto do que o cliente pagou… E ele usa isso contra ti para conseguir mais tempo do que aquele que comprou.
Resumindo, normalmente passamos a acompanhar o andamento do projeto depois de um problema grave…
Acompanhamento da atividade em função do avanço
Aqui já não acompanhamos o valor faturado aos clientes, mas sim o avanço real do projeto.
Então, se estamos a 50% do avanço do projeto → estamos a meio do projeto.
Tudo fica mais claro, porque a soma do avanço dos projetos dá-te, em tempo real, o verdadeiro nível de produção. E, portanto, o volume de negócios real da tua empresa EM TEMPO REAL! Adeus à tediosa revisão do PCA e do FAE…
E assim, em tempo real, vês tudo: atrasos e avanços na faturação, riscos dos projetos, riscos dos clientes, riscos de falta ou excesso de pessoal, etc.
Acabaram-se as surpresas: tudo fica mais simples, claro e as perspetivas a longo prazo são evidentes.
Mas como é que se faz isso? Não há nada de mágico nem de impossível nisto. Acompanhar o avanço de um projeto em tempo real requer uma metodologia sólida. É por isso que, na grande maioria dos casos, este método é mais utilizado nas empresas mais estruturadas. E, portanto, de uma certa dimensão.
É uma pena, porque uma agência pequena que se dedicasse a progredir cresceria de forma mais tranquila e teria, por isso, mais hipóteses de ter sucesso no seu crescimento!
Na verdade, pela experiência, as empresas só percebem o problema quando chegam aos 30 a 50 colaboradores. É aquela fase em que já não tens tudo ao teu alcance e, por isso, já não consegues perceber as coisas de forma intuitiva.
É demasiado tarde, porque nesta altura já é difícil mudar os hábitos de toda a agência!
As vantagens de uma abordagem orientada para o avanço no acompanhamento de projetos
Acompanhar um projeto com base no seu avanço, em vez de na faturação, traz várias vantagens que podem melhorar significativamente a gestão e a execução dos teus projetos. Eis porque é que esta abordagem pode ser benéfica para ti:
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Melhor visibilidade: ficas com uma visão geral precisa do estado de avanço dos teus projetos, o que te permite antecipar melhor eventuais atrasos e reagir de forma proativa. -
Otimização de recursos: ao perceber em que fase está o teu projeto, podes distribuir os teus recursos de forma mais eficiente, seja em termos de tempo, dinheiro ou pessoal. -
Melhoria da comunicação: acompanhar o progresso promove uma comunicação transparente e eficaz dentro da tua equipa, mas também com os teus clientes e partes interessadas. -
Tomada de decisões informada: com dados precisos à tua disposição, podes tomar decisões mais acertadas e ajustar a tua estratégia, se for preciso. -
Maior satisfação do cliente: ao entregar os teus projetos a tempo e de acordo com as expectativas, reforças a satisfação e a confiança dos teus clientes.
Assim, adotar uma abordagem orientada para o avanço na gestão de projetos permite-te ganhar em eficiência, transparência e satisfação do cliente, ao mesmo tempo que reduz os riscos de desvios.
Como é que o estado de avanço se insere no ciclo de vida de um projeto?
O estado de avanço tem um papel crucial ao longo de todo o ciclo de vida de um projeto, desde o início até ao encerramento. Eis como se integra em cada fase:
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Início: nesta fase, o ponto da situação ajuda a definir claramente os objetivos e as expectativas, garantindo que todas as partes envolvidas estão em sintonia. -
Planeamento: durante a fase de planeamento, permite estabelecer um plano de projeto realista, tendo em conta os recursos disponíveis e as restrições de tempo. -
Execução: durante a execução, acompanhar o progresso é essencial para garantir que o projeto se mantém no bom caminho, identificando rapidamente quaisquer desvios em relação ao plano inicial. -
Acompanhamento e controlo: nesta fase, o relatório de progresso é usado para acompanhar os avanços, controlar a qualidade do trabalho realizado e ajustar o plano, se for preciso. -
Encerramento: por fim, no encerramento, a avaliação do progresso permite garantir que todos os objetivos foram atingidos e que o projeto pode ser considerado concluído.
Ao integrar o acompanhamento do progresso em cada fase do ciclo de vida do teu projeto, maximizas as tuas hipóteses de sucesso e garantis uma gestão eficaz e transparente do início ao fim.
Métodos e ferramentas para avaliar o estado de avanço
Avaliar com precisão o estado de avanço dos teus projetos é fundamental para garantir o seu sucesso. Felizmente, há uma grande variedade de métodos e ferramentas disponíveis para te ajudar nessa tarefa. Aqui fica um resumo para te orientar:
Os indicadores-chave de desempenho para medir o progresso
Para acompanhar o andamento de um projeto, é essencial concentrar-se nos indicadores-chave de desempenho (KPI). Aqui estão alguns dos mais relevantes:
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Percentagem de conclusão: calcula a proporção do trabalho já realizado em relação ao projeto como um todo. -
Valor Acumulado (Earned Value): um método de gestão de projetos que avalia o desempenho comparando o trabalho realizado com o calendário e o orçamento previstos. -
Índice de Desempenho de Custos (CPI): calcula a eficiência dos custos do teu projeto dividindo o valor adquirido pelos custos reais. -
Índice de desempenho em termos de prazos (SPI): avalia a eficiência do tempo utilizado, dividindo o valor adquirido pelo valor planeado. -
Atrasos no calendário: identifica qualquer discrepância entre os prazos previstos e a realidade.
Ao seguir estes indicadores, vais conseguir tomar decisões informadas para manter o teu projeto no bom caminho.
Usar software de gestão de projetos para um acompanhamento eficaz
Os programas de gestão de projetos são aliados valiosos para acompanhar o andamento dos teus projetos. Oferecem:
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Centralização da informação: todos os dados relativos ao projeto ficam guardados num único local, o que facilita o acesso e a atualização. -
Automatização de relatórios: gera rapidamente relatórios de progresso para partilhar os avanços com a tua equipa e as partes interessadas. -
Colaboração em tempo real: permite que a tua equipa colabore de forma eficaz, independentemente de onde estiverem. -
Acompanhamento dos recursos: certifica-te de que os teus recursos são utilizados da melhor forma e faz ajustes em tempo real, se for preciso.
Ao usares estas ferramentas, ganhas em eficiência e precisão no acompanhamento do andamento dos teus projetos.
As técnicas manuais: vantagens e limites
Embora as ferramentas digitais sejam muito populares, algumas equipas preferem ou precisam de usar técnicas manuais para acompanhar o andamento dos trabalhos.
Vantagens:
-
Simplicidade: não é preciso formação complexa nem investimentos em software. -
Flexibilidade: adapta-se facilmente a diferentes situações, sem restrições técnicas.
Limites:
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Menos preciso: o risco de erro é maior sem os cálculos automatizados. -
Tempo necessário: as atualizações e os relatórios demoram mais tempo a fazer. -
Falta de centralização: os dados podem estar dispersos, o que torna o acesso e a análise mais complicados.
Ao ponderar as vantagens e as limitações, podes escolher o método que melhor se adequa ao teu projeto e à tua equipa.
Estratégias para uma comunicação eficaz sobre o andamento do projeto
A comunicação é um elemento fundamental na gestão de projetos, e isso aplica-se especialmente ao acompanhamento do andamento dos trabalhos. Eis como podes otimizar essa comunicação para benefício de todos os intervenientes no projeto.
Como é que se mantêm as partes interessadas a par do andamento do projeto?
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Relatórios regulares: fornece atualizações periódicas para manter toda a gente informada. -
Reuniões de acompanhamento: organiza reuniões dedicadas a discutir o andamento do projeto e os próximos passos. -
Ferramentas de comunicação: usa as ferramentas adequadas para partilhar informações de forma rápida e eficaz. -
Personalização da comunicação: adapta a tua comunicação ao público para garantir clareza e pertinência.
A importância da transparência e da clareza na comunicação
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Evita o jargão: usa uma linguagem clara e simples para que toda a gente perceba. -
Sê transparente: partilha tanto as boas como as más notícias para criar confiança. -
Esclarece bem as responsabilidades: certifica-te de que todos sabem o que se espera de cada um, para evitar mal-entendidos. -
Dá exemplos concretos: usa exemplos reais para ilustrar os progressos e os desafios.
Gerir as expectativas e responder às preocupações relativas ao progresso
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Sê proativo: antecipa as questões e preocupações e aborda-as antes que se tornem um problema. -
Ouve com atenção: presta atenção aos comentários e mostra que estás a levar em conta as preocupações -
Ajusta o plano, se for preciso: prepara-te para reajustar os planos para responder às necessidades e expectativas. -
Mostra empatia: compreende as preocupações das partes interessadas e mostra que lhes dás importância.
Para acompanhar o andamento de um projeto, é essencial concentrar-se nos indicadores-chave de desempenho (KPI). Aqui estão alguns dos mais relevantes:
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Percentagem de conclusão: calcula a proporção do trabalho já realizado em relação ao projeto como um todo. -
Valor Acumulado (Earned Value): um método de gestão de projetos que avalia o desempenho comparando o trabalho realizado com o calendário e o orçamento previstos. -
Índice de Desempenho de Custos (CPI): calcula a eficiência dos custos do teu projeto dividindo o valor adquirido pelos custos reais. -
Índice de desempenho em termos de prazos (SPI): avalia a eficiência do tempo utilizado, dividindo o valor adquirido pelo valor planeado. -
Atrasos no calendário: identifica qualquer discrepância entre os prazos previstos e a realidade.
Ao seguir estes indicadores, vais conseguir tomar decisões informadas para manter o teu projeto no bom caminho.
Usar software de gestão de projetos para um acompanhamento eficaz
Os programas de gestão de projetos são aliados valiosos para acompanhar o andamento dos teus projetos. Oferecem:
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Centralização da informação: todos os dados relativos ao projeto ficam guardados num único local, o que facilita o acesso e a atualização. -
Automatização de relatórios: gera rapidamente relatórios de progresso para partilhar os avanços com a tua equipa e as partes interessadas. -
Colaboração em tempo real: permite que a tua equipa colabore de forma eficaz, independentemente de onde estiverem. -
Acompanhamento dos recursos: certifica-te de que os teus recursos são utilizados da melhor forma e faz ajustes em tempo real, se for preciso.
Ao usares estas ferramentas, ganhas em eficiência e precisão no acompanhamento do andamento dos teus projetos.
As técnicas manuais: vantagens e limites
Embora as ferramentas digitais sejam muito populares, algumas equipas preferem ou precisam de usar técnicas manuais para acompanhar o andamento dos trabalhos.
Vantagens:
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Simplicidade: não é preciso formação complexa nem investimentos em software. -
Flexibilidade: adapta-se facilmente a diferentes situações, sem restrições técnicas.
Limites:
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Menos preciso: o risco de erro é maior sem os cálculos automatizados. -
Tempo necessário: as atualizações e os relatórios demoram mais tempo a fazer. -
Falta de centralização: os dados podem estar dispersos, o que torna o acesso e a análise mais complicados.
Ao ponderar as vantagens e as limitações, podes escolher o método que melhor se adequa ao teu projeto e à tua equipa.
Dicas e boas práticas para um acompanhamento eficaz do andamento dos trabalhos
Para garantir um acompanhamento eficaz do progresso, é essencial adotar boas práticas e estar atento às possíveis armadilhas.
Erros a evitar no acompanhamento do andamento
- Negligenciar a atualização dos dados: certifica-te de que todas as informações estão atualizadas para teres uma visão precisa do andamento, de forma a evitar os erros a evitar na agência.
- Não ignores os pequenos desvios: mesmo os pequenos desvios podem acumular-se, por isso mantém-te atento.
- Não esconder os problemas: partilha os desafios e os atrasos assim que forem identificados, para encontrares soluções rapidamente.
- Falta de coerência no acompanhamento: adota um método de acompanhamento coerente para obteres resultados fiáveis.
Dicas para melhorar continuamente o processo de acompanhamento
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Reavalia regularmente os teus métodos: dedica algum tempo a pensar no que funciona e no que poderia ser melhorado. -
Forma a tua equipa: certifica-te de que todos têm as competências necessárias para contribuir de forma eficaz para o acompanhamento. -
Usa as ferramentas certas: opta por ferramentas de gestão de projetos que vão ao encontro das necessidades da tua equipa. -
Pede feedback: incentiva a equipa e as partes interessadas a partilharem as suas ideias para melhorar o processo.
Usar o feedback para aperfeiçoar o acompanhamento do progresso
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Analisa os projetos anteriores: vê o que correu bem e o que pode ser melhorado para os projetos futuros. -
Cria uma cultura de aprendizagem: incentiva uma abordagem em que os erros sejam vistos como oportunidades de aprendizagem. -
Partilha as lições aprendidas: certifica-te de que os conhecimentos adquiridos são partilhados dentro da equipa e da organização. -
Ajusta os processos, se for preciso: prepara-te para mudar os teus métodos e ferramentas com base no feedback e nas lições aprendidas.
Seguindo estas dicas e mantendo-te atento às necessidades de comunicação da tua equipa e das partes interessadas, podes garantir um acompanhamento eficaz do andamento dos projetos e contribuir para o seu sucesso.
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