Passar de 3 ferramentas desconectadas para uma gestão centralizada.
Esta foi a mudança estratégica operada pela Disobey, uma agência de comunicação de Nantes com cerca de quinze pessoas. Uma transformação liderada a todo o vapor por Wendy Joulin, a “mãe” da agência – é assim que a chamam internamente.
O seu objetivo? Recuperar clareza, eficiência… e, acima de tudo, parar de correr atrás de informações o dia todo.
O desafio: malabarismo com demasiadas ferramentas, com demasiada frequência
Antes da Furious, o dia-a-dia na Disobey assemelhava-se a um jogo de pista digital.
- Um ERP obsoleto para o acompanhamento de projetos e tempos (instalado localmente, sem atualizações).
- Um software de RH para férias.
- Trello como apoio para coordenar as equipas.
Adicione a isto uma gestão de despesas “à moda antiga” (entenda-se: envio de comprovativos por e-mail e classificação manual), e obtém um terreno fértil para erros, esquecimentos e… frustrações.
Wendy resume bem:
“Estava constantemente a insistir com as equipas. Ninguém queria usar a ferramenta, tínhamos a sensação de estar a recuar em vez de avançar.”
O momento decisivo: uma ferramenta tudo-em-um, realmente pensada para agências
A mudança começou graças ao passa-palavra. Ao conversar com um colaborador, Wendy ouviu falar da Furious. A ferramenta circula nas conversas, os comentários são positivos, a curiosidade é aguçada.
Após uma demonstração, Wendy está convencida: a ferramenta é moderna, fluida, acessível em dispositivos móveis e, acima de tudo… permite centralizar tudo.
“Vimos imediatamente que poderíamos reunir tudo: gestão de projetos, faturação, compras, férias, controlo de tempos… Era exatamente o que procurávamos.”
Não foi necessário um integrador externo: a própria Wendy liderou a implementação. Em três meses, tudo estava configurado e os primeiros colaboradores integrados.
Os 3 erros que evitaram (e que você também faria bem em evitar)
- Subestimar a gestão da mudança
Wendy envolveu um gestor de projeto na fase de teste para garantir que o terreno seguiria. Boa jogada. - Migrar tudo de uma vez
A Disobey optou por uma abordagem progressiva, com um período de “coabitação” entre o Trello e a Furious. Resultado: zero pânico, adoção fluida. - Ignorar os usos reais das equipas
Ao integrar casos de uso concretos desde a configuração, Wendy antecipou os bloqueios. O seu segredo? Ela conhece as suas equipas… e a sua ferramenta.
As etapas-chave da implementação
- Outubro: Wendy assume o controlo da Furious, configura os projetos, os contactos, as permissões.
- Novembro: ela integra um colaborador para validar o uso no terreno.
- Janeiro : toda a agência muda oficialmente. Já não são necessárias outras ferramentas.
Tudo isto sem suores frios. Nem café derramado. (Pelo menos, não que saibamos.)
O que a Furious mudou no dia-a-dia
A centralização da informação libertou tempo… e largura de banda mental. Resultado: mais fluidez, menos microgestão, mais autonomia.
Antes : Wendy era o centro nevrálgico. Todas as questões (pagamento, férias, fatura) passavam por ela.
Hoje: cada um tem acesso à informação de que precisa, quando precisa.
A centralização da informação libertou tempo… e largura de banda mental. Resultado: mais fluidez, menos microgestão, mais autonomia.
3 melhores práticas a reter da Disobey
Wendy não se limitou a “implementar uma ferramenta”. Ela liderou uma verdadeira abordagem de otimização de processos, com método e bom senso. Eis o que qualquer agência ganharia em reproduzir:
- Confiar a liderança a uma pessoa de referência: Wendy foi o motor do início ao fim.
- Testar a duas vozes (admin + operacional): para uma visão a 360° das necessidades.
- Pôr fim à dispersão: uma única ferramenta, um único ponto de entrada, uma única versão da verdade.
O que a Furious lhes permite hoje
Logo nas primeiras semanas, os efeitos da centralização fizeram-se sentir na Disobey. Não foi preciso esperar meses para constatar uma mudança na fluidez do quotidiano.
Menos tempo perdido a alternar entre ferramentas
Antes, uma simples validação de projeto podia exigir a abertura de três aplicações: uma para controlar os tempos, outra para verificar as férias, uma terceira para encontrar o ficheiro de faturação correto. E às vezes… uma pequena passagem pela caixa de correio da Wendy.
Agora, está tudo na Furious. Os gestores de projeto, os diretores de clientes, a equipa criativa, a contabilidade: todos trabalham no mesmo ambiente, com uma interface única e dados atualizados em tempo real.
Menos e-mails, mais transparência
Na Disobey, cada projeto reúne todas as informações úteis: tarefas a fazer, comentários, notas internas, documentos partilhados, histórico de validações, estado da faturação… Acabaram-se as insistências em cascata para saber se tal pagamento foi efetuado ou se o orçamento foi assinado.
Cada um tem acesso ao que precisa, sem ter de pedir.
Menos dependência, mais autonomia
Antes, Wendy era a torre de controlo. Cada validação, cada acompanhamento, cada confirmação passava por ela. Hoje, os colaboradores podem navegar na ferramenta, aceder às informações de que necessitam e acompanhar a evolução dos seus projetos em tempo real.
Ela mantém, naturalmente, um olho no que se passa, mas já não é o gargalo.
E esta mudança é também psicológica: as equipas sentem-se mais responsáveis, mais envolvidas, porque estão melhor equipadas para agir sem intermediários.
Menos burocracia, mais reatividade no terreno
Uma boa ferramenta é também uma ferramenta pensada para os usos reais. E numa agência onde as equipas estão regularmente em reuniões ou em deslocação, a aplicação móvel faz toda a diferença.
Notas de despesas, comprovativos, consultas rápidas: tudo pode ser feito a partir de um telemóvel.
Já não é necessário guardar os recibos no fundo de um saco na esperança de se lembrar deles no final do mês.
Menos confusão, mais visibilidade coletiva
Um dos benefícios mais profundos é a uniformização da informação.
Cada membro da equipa partilha agora a mesma base de referência: um projeto, um estado, um histórico comum. Em caso de rotatividade ou ausência, a continuidade é assegurada.
A Furious torna-se o referencial partilhado da agência. Uma base na qual nos podemos apoiar — sem depender da memória de cada um.
E você, quanto tempo ainda perde a juntar as peças?
A Disobey não se limitou a adotar uma ferramenta: simplificaram a sua forma de trabalhar.
A Furious permitiu-lhes reunificar os seus processos, agilizar os seus fluxos e tornar as suas equipas mais envolvidas.
E se fizesse a mesma escolha que eles?
