O staffing não é apenas um quebra-cabeças de RH. É uma poderosa alavanca estratégica para gerir — e sobretudo melhorar — a rentabilidade dos seus projetos. Ainda tem dúvidas? Então faça a si mesmo esta pergunta: conhece exatamente o tempo gasto nos seus projetos… ou apenas o que tinha previsto inicialmente?
Se a resposta é vaga, é provável que a sua rentabilidade também o seja. Boa notícia: podemos resolver isso.
A rentabilidade não é (apenas) uma questão de orçamento
Muitos gestores pensam que rentabilidade = bom orçamento + boa margem. Isso é parcialmente verdade. Mas se as suas equipas gastam 30% mais tempo do que o previsto num projeto, por mais bom que seja o contrato que assinou, a sua margem desmorona-se.
É aqui que entra o staffing.
Permite alinhar as pessoas certas, no momento certo, nas missões certas. Nem mais, nem menos. É este alinhamento que lhe dá uma visão real do tempo consumido e, portanto, do custo real dos seus projetos.
Os 3 indicadores-chave a seguir (e porque valem ouro)
Aqui estão os três KPIs que todo o gestor de agência deveria seguir para gerir a rentabilidade através do staffing:
1. A taxa de utilização faturável
É a percentagem de tempo gasto em missões faturáveis em relação ao tempo total disponível. Abaixo de 70%, alerta vermelho. Tem um problema de subcarga ou de má alocação.
2. O custo diário médio por perfil
Quanto lhe custa realmente um gestor de projeto por dia? Uma designer UX? Se não sabe, está a gerir às cegas. Ora, sem controlo dos custos internos, não há rentabilidade fiável.
3. O que falta fazer (RAF) projeto por projeto
Este é O termómetro para antecipar derrapagens. Se o RAF dispara e continua a fazer staffing no modo “logo se vê”, corre o risco de transformar um projeto rentável num sorvedouro financeiro.
Pequena regra de ouro: um projeto que ultrapassa 10% do seu tempo previsto já começa a corroer seriamente a margem.
Os desvios frequentes (e como evitá-los)
Não vamos mentir, mesmo as agências mais bem estruturadas às vezes caem numa destas armadilhas:
- Staffing “a olho” : baseado na intuição em vez de dados. Resultado? Excesso ou falta crónica de staffing.
- Afetações rígidas: um UX previsto para 10 dias fica 10 dias… mesmo que tenha terminado em 6.
- Sem ligação entre a gestão do projeto e o staffing: dois mundos que se ignoram quando deveriam dormir na mesma cama.
A solução? Gerir em tempo real. Implementar uma visão unificada do staffing e do progresso do projeto, com alertas claros em caso de desvio.
A ligação direta entre staffing otimizado e rentabilidade
Quando faz staffing de forma inteligente, você:
- Reduz os tempos improdutivos (e, portanto, os custos ocultos).
- Maximiza o tempo faturável por colaborador.
- Antecipa os desvios e adapta-se em tempo real.
- Acelera os seus projetos rentáveis… e ousa dizer não àqueles que não o são.
Resultado? Uma melhor rentabilidade média por projeto e uma carga mais equilibrada para as suas equipas. Menos stress, mais margem. Não é mau, pois não?
Passe à ação (e equipe-se de forma inteligente)
Está a perguntar-se como acompanhar tudo isto sem passar as suas noites nisso? É precisamente aqui que uma ferramenta como o Furious entra em cena.
O Furious permite-lhe:
- Visualizar num piscar de olhos os tempos consumidos por projeto.
- Acompanhar a rentabilidade real em tempo real (não no final do projeto quando é tarde demais).
- Simular diferentes cenários de staffing.
- Alertar automaticamente em caso de sobrecarga ou subdesempenho.
Em suma, um copiloto indispensável para transformar as suas intuições em decisões rentáveis.
Quer ver como o Furious pode poupar tempo (e margem) à sua agência?
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