Não, a faturação por tempo gasto não é apenas o apanágio dos advogados!
Vocês, agências, consultoras e empresas de serviços (arquitetos, SSII, gabinetes de estudo…), passam 10 a 30% do tempo total da vossa estrutura a criar, relançar, comunicar sobre faturas em curso ou futuras.
Entre a gestão de tarefas administrativas, o acompanhamento das horas faturáveis graças a uma ferramenta de gestão do tempo gasto e a emissão de faturas, é fácil sentir-se sobrecarregado. O equilíbrio a encontrar situa-se entre a firmeza do relançamento, no momento certo, a boa comunicação entre as equipas operacionais e contabilísticas, mas também a escolha da automação que pode libertar de muitas restrições.
Quais são os desafios de hoje e as soluções a implementar para os superar facilmente? Mergulhemos nas soluções para passar menos tempo a faturar por tempo gasto.
Por que a faturação do tempo gasto é um desafio?
A faturação do tempo gasto é frequentemente vista como uma tarefa árdua pelas equipas, mas também levanta questões cruciais:
- Como garantir uma faturação precisa e transparente para os seus clientes e os seus colaboradores?
- Como evitar que o processo de faturação se torne uma fonte de stress para as suas equipas?
- Como os métodos tradicionais de faturação afetam a produtividade e o moral das equipas?
A faturação por tempo gasto pode levar a:
- Uma perda de motivação nos colaboradores que se sentem sob pressão.
- Erros ou esquecimentos no cálculo das horas, o que pode levar a perdas financeiras para a empresa.
- Complicações administrativas que consomem tempo precioso, em detrimento de missões estratégicas.
Os impactos negativos na motivação das equipas
Quando os colaboradores passam mais tempo a contabilizar e a faturar do que a executar as suas tarefas principais, isso pode ter um efeito desmoralizante. Este sentimento de frustração está frequentemente ligado à impressão de perder tempo em tarefas administrativas em vez de contribuir diretamente para o sucesso do cliente ou do projeto.
Um exemplo comum é o dos freelancers que, embora habituados a gerir a sua própria faturação, podem sentir-se sobrecarregados pela necessidade constante de acompanhar minuciosamente as suas horas faturáveis. Este stress pode distraí-los das suas missões principais, prejudicando assim a qualidade do trabalho fornecido e, em última análise, a satisfação do cliente.
Os riscos financeiros ligados a uma faturação incorreta
Os erros de faturação podem ter consequências financeiras graves. Uma taxa diária média (TJM) mal aplicada, horas esquecidas ou um mau acompanhamento dos pagamentos em atraso podem levar a uma perda de receitas substancial. Além disso, uma faturação tardia ou incorreta pode atrasar os pagamentos, afetando a tesouraria da empresa e colocando em risco a sua rentabilidade.
— Os impactos de uma faturação mal gerida numa ESN
Tomemos o exemplo de uma ESN (Empresa de Serviços Digitais) que fatura os seus clientes por preço fixo.
Se as horas trabalhadas não forem acompanhadas com precisão, ou se tarefas adicionais forem realizadas sem ajustar o preço do preço fixo, a empresa pode acabar por perder dinheiro em cada projeto. Pior ainda, se estes erros não forem detetados a tempo, isso pode prejudicar a relação com o cliente e comprometer missões futuras.
Quais são os métodos alternativos?
Faturação por preço fixo: simplicidade e previsibilidade
A faturação por preço fixo é uma solução frequentemente adotada por consultoras, freelancers e até algumas ESN. Eis o porquê:
- Transparência de custos: os clientes sabem antecipadamente quanto custará a missão, sem surpresas no final do mês.
- Poupança de tempo: não é mais necessário acompanhar cada minuto gasto numa tarefa, o que simplifica a gestão administrativa.
- Precisão: com os custos fixados antecipadamente, os riscos de erros são minimizados.
— A faturação por preço fixo numa consultora
Uma consultora que adota a faturação por preço fixo para as suas missões pode oferecer total transparência aos seus clientes. Por exemplo, uma consultora pode propor um preço fixo para a auditoria de uma empresa ou a implementação de um novo processo. O cliente sabe exatamente o que vai pagar, e a consultora pode concentrar-se na realização da missão sem se preocupar com o acompanhamento minucioso das horas.
- O equilíbrio da medição do tempo e da faturação na Smash, consultora parisiense que utiliza a ferramenta Furious
Pacotes de horas e assinaturas: flexibilidade e fidelização
Os pacotes de horas e as assinaturas oferecem uma flexibilidade apreciada pelos clientes e pelos prestadores:
- Antecipação das necessidades: o cliente compra um certo número de horas para usar de acordo com as suas necessidades, o que oferece uma certa previsibilidade.
- Relação a longo prazo: as assinaturas permitem fidelizar os clientes, garantindo um fluxo de receitas regular para a empresa.
- Adaptabilidade: ideal para missões pontuais ou para gerir picos de atividade.
— Utilização de pacotes de horas numa ESN
Numa ESN, os pacotes de horas podem ser utilizados para oferecer serviços de manutenção ou suporte. Por exemplo, um cliente pode comprar um pacote de 50 horas para utilizar num período de três meses para intervenções pontuais. Este modelo permite à ESN planear os seus recursos de forma mais eficaz, oferecendo a máxima flexibilidade ao cliente.
— Como a agência Rébellion otimizou a sua faturação com o Furious Squad
A agência de publicidade Rébellion – cerca de sessenta colaboradores – adotou o Furious como ERP há vários anos para gerir a faturação dos seus projetos complexos, mas também todas as suas operações (acompanhamento de projetos, CRM, orçamentos, RH). Graças à automação, conseguiu reduzir em 10% o tempo dedicado à administração, ao mesmo tempo que aumentou a precisão das faturas enviadas aos seus clientes, tanto na faturação de entrada como de saída.
Em consequência, o acompanhamento da tesouraria da empresa melhorou, e os colaboradores puderam concentrar-se em missões mais estratégicas.
David Aït-Ali, cofundador da Rébellion
O Furious permite-nos ter um acompanhamento muito forte, seja na faturação de saída ou de entrada. Com o sistema de ordem de compra, as compras estão diretamente ligadas aos projetos. Na faturação de saída, as nossas faturas são automatizadas e os nossos clientes podem assinar diretamente graças à assinatura eletrónica.
Como a tecnologia pode transformar a faturação e a gestão financeira?
Automação: um aliado precioso para ganhar eficiência
Automatizar a faturação permite reduzir erros e poupar tempo precioso. Eis algumas vantagens concretas:
- Redução de erros: ao automatizar os cálculos e a emissão de faturas, minimiza os riscos de erros humanos.
- Poupança de tempo: a automação permite-lhe concentrar-se em tarefas mais estratégicas, libertando tempo para missões de alto valor acrescentado.
- Satisfação do cliente: uma faturação rápida e precisa melhora a relação com os seus clientes.
— Exemplo de utilização da ferramenta Furious para a automação da faturação
Com o Furious, a faturação torna-se um jogo de crianças. Graças à automação, pode:
- Gerar faturas com um clique: com base nas horas faturáveis e nos orçamentos previamente estabelecidos, o software permite-lhe emitir faturas rapidamente e sem erros.
- Acompanhar as horas consumidas em tempo real: acompanhe os seus projetos, as horas trabalhadas e os custos associados em tempo real para uma gestão ótima da sua atividade.
- Alertas automáticos: em caso de não pagamento, o software envia automaticamente alertas, evitando-lhe tarefas repetitivas.
As vantagens de uma visão clara e projetada
Ter uma perspetiva clara e projetada das suas finanças graças à tecnologia pode:
- Otimizar a gestão orçamental: ajuda a planear e a alocar os recursos financeiros de forma mais eficaz.
- Prever os fluxos de tesouraria: permite gerir os custos e assegurar uma estabilidade financeira.
- Facilitar a tomada de decisão: fornece dados financeiros preciosos para informar as decisões estratégicas.
Como uma consultora utiliza os relatórios financeiros para uma melhor gestão
A Progress Partner, consultora com cerca de trinta colaboradores que utiliza o Furious Squad para gerar relatórios financeiros detalhados, conseguiu planear melhor as suas missões e antecipar as despesas futuras. Graças a dados precisos, esta consultora conseguiu não só melhorar a sua rentabilidade, mas também reforçar a confiança dos seus clientes, oferecendo total transparência na gestão dos seus projetos.
Antes do Furious, utilizavam dois sistemas distintos, o que gerava lacunas e algum trabalho voluntário para os clientes (sem fatura).
Graças ao Furious, à sua visão global das operações financeiras e à automação, passaram de 30% de faturas não pagas para 9%, num contexto de crescimento.
Pascal VanBerten, Diretor Associado ProgressPartners
Hoje, pilotamos unicamente com base nos dados inseridos no Furious, seja para o acompanhamento da rentabilidade dos projetos ou dos horários dos consultores. Ganhámos entre 20 e 30% de tempo na gestão das nossas faturas. A equipa não cresceu significativamente, mas gerimos 4 a 5 vezes mais faturas do que antes.
Como garantir uma faturação precisa e justa?
A faturação por tempo gasto é um assunto delicado que requer atenção especial para manter uma relação saudável com o cliente e uma gestão financeira estável.
Evitar erros comuns na faturação do tempo gasto
A faturação do tempo gasto pode ser cheia de armadilhas se não for gerida corretamente. Eis algumas estratégias para evitar erros comuns:
- Utilizar um software de faturação: adotar uma ferramenta como o Furious que rastreia precisamente o trabalho dedicado a cada projeto ou missão.
- Estabelecer processos claros: ter diretrizes para o acompanhamento das horas e a faturação para garantir a coerência.
- Comunicar abertamente: assegurar uma comunicação transparente com os clientes sobre os métodos e os preços.
Garantir a transparência e a justiça na faturação ao cliente
A transparência e a justiça na faturação são cruciais para construir e manter a confiança com os seus clientes. Eis como pode consegui-lo:
- Detalhe as faturas: forneça faturas detalhadas que expliquem claramente o trabalho realizado e os custos associados.
- Estabelecer convenções de honorários: discutir e acordar as taxas e os métodos de faturação antecipadamente.
- Oferecer flexibilidade: propor diversas opções de pagamento e estar aberto à discussão sobre os termos de pagamento.
— Como saber quais os tempos que foram faturados?
Para ver quais os tempos que foram ou não faturados, pode utilizar o nosso widget “tempos não faturados” no Furious Squad. Este widget permite-lhe filtrar por cliente, contrato, projeto e, ao selecionar as caixas, criar rapidamente as faturas relacionadas com o trabalho realizado.
— As vantagens da utilização da criação de faturas com o Furious Squad
Aqui está uma visão geral das vantagens que obtém ao utilizar o Furious Squad como ferramenta de gestão:
- Flexibilidade na emissão de documentos: pode agrupar diversos serviços e projetos, e associar vários orçamentos a um único processo.
- Emissão de documentos personalizados: crie documentos personalizados que respondam precisamente às necessidades da sua empresa.
- Automação de lembretes: envie automaticamente lembretes para pagamentos em atraso, o que reduz o tempo gasto em tarefas repetitivas.
Adote métodos modernos
Passar menos tempo a faturar não significa negligenciar a precisão ou a transparência. Com as ferramentas certas e métodos adaptados, pode:
- Otimizar o seu trabalho: adotando práticas que reduzem o tempo gasto em tarefas administrativas.
- Melhorar a relação com o cliente: através de uma faturação clara, precisa e rápida.
- Aumentar a sua rentabilidade: reduzindo erros e automatizando processos.
Com o Furious Squad, tem todas as ferramentas para gerir eficazmente a sua atividade e passar menos tempo a faturar o tempo gasto.
Então, afinal, como passar menos tempo a faturar o tempo gasto?
Para resolver este problema e poupar-lhe tempo, o Furious permite-lhe monitorizar automaticamente o tempo das suas equipas – estejam ou não ligadas a um projeto – e gerar faturas com um clique através da faturação automatizada, com base no tempo despendido no período selecionado.
Pode enviar as suas faturas automaticamente, os lembretes em caso de não pagamento também e, naturalmente, os seus cut-offs são precisos e em tempo real.
Tem uma visão clara e projetada da situação financeira da sua agência e recupera mais rapidamente a sua tesouraria. Boas práticas essenciais de uma ferramenta de pré-contabilidade.
Então, quando é que começa a ser Furious?
