Você também já viu os seus chefes de projetos a gerir três planeamentos, dois freelancers em pânico e um cliente “muito apressado mas vago no briefing”? Bem-vindo à realidade de uma agência onde o staffing é frequentemente improvisado… e raramente otimizado.
E se lhe disséssemos que um staffing bem orquestrado poderia transformar este caos em desempenho? Não em teoria, mas concretamente, nas suas margens, nos seus prazos… e nas suas equipas.
O mau staffing, esse custo oculto que afeta as suas margens
Um colaborador sub-staffed, é uma fatura que dorme. Um colaborador sobrecarregado, é uma bomba-relógio. Em ambos os casos, perde dinheiro.
- Segundo um estudo realizado pela Wrike, o tempo improdutivo devido a uma má alocação de recursos representa em média 20% do tempo das equipas.
- Outro indicador: um dia/homem não vendido custa entre 400 e 800 € dependendo dos perfis. Faça as contas para um mês…
E nem falamos da perda de envolvimento das equipas ou do custo dos freelancers chamados em urgência, com um briefing vago e um prazo para ontem.
Bom staffing = melhor antecipação = menos urgências
Um bom staffing não é simplesmente “colocar os perfis certos nos projetos certos”. É antecipar as necessidades futuras, priorizar os projetos críticos e calibrar a carga de trabalho.
Na prática:
- Visualiza quem está disponível, quando, e a que taxa.
- Deteta as sobrecargas e os vazios muito antes de se tornarem urgências.
- Garante os prazos sem sacrificar as suas equipas.
Resultado: menos bombeiros pirómanos, mais chefes de projeto serenos (ou quase).
E entre nós, já tentou fazer um bom trabalho em total urgência, numa sexta-feira às 18h? Os seus clientes também não.
Melhor staffar, é também melhor vender
Um staffing preciso dá-lhe uma visão clara da sua capacidade real. Sabe o que pode vender, quando, e a que preço.
- Deixa de assinar projetos que não poderá absorver sem explodir as suas margens (ou as suas equipas).
- Pode também otimizar as suas taxas de ocupação para maximizar a sua rentabilidade sem sobrecarregar as suas equipas.
Em suma, retoma o controlo sobre os seus planeamentos e as suas previsões comerciais.
O staffing, uma alavanca de fidelização (sim, realmente)
Os talentos fogem das agências onde tudo se torna urgente, o tempo todo. Pelo contrário, quando as suas equipas sentem que:
- o seu planeamento é respeitado,
- as suas competências são bem utilizadas,
- os seus tempos mortos não são sistematicamente absorvidos por projetos mal geridos…
… cria um clima de confiança. E isso, é o seu melhor argumento RH, muito mais eficaz do que um matraquilhos ou mais uma formação LinkedIn Learning.
E concretamente, como fazemos isso?
Aqui estão 4 ações simples para melhorar o seu staffing já:
- Centralize a visão dos seus recursos (internos e externos, disponíveis, competências).
- Atualize as cargas do projeto em tempo real (não há mais navegar às cegas).
- Priorize os projetos estratégicos, em função das suas margens, da carga e do potencial comercial.
- Antecipe as necessidades a +30 / +60 dias para evitar as urgências de última hora.
Não precisa recrutar um exército de planificadores para isso. A ferramenta certa faz 80% do trabalho (o resto é organização e bom senso).
Quer sair do modo pânico?
O Furious ajuda-o a planear, ajustar e rentabilizar os seus recursos em poucos cliques, mesmo que os seus projetos mudem o tempo todo (porque sim, eles vão mudar).
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