Gestão das operações: 3 palavras para um vasto programa!
Para dirigir uma agência ou ESN próspera, quer tenha 20 ou 100 funcionários, quer seja especializada em marketing, publicidade ou desenvolvimento web, a gestão eficaz das operações é uma questão de vida ou morte.
Se, para alguns, a gestão das operações de uma agência equivale à gestão de projetos, é importante compreender que, na realidade, isto resume-se a fornecer serviços da forma mais eficiente possível. Por outras palavras, uma gestão operacional bem-sucedida deve ter um impacto positivo na rentabilidade da sua empresa. Se não for o caso, é porque está a fazer algo mal.
Como ferramenta de gestão que intervém de ponta a ponta, aprendemos uma coisa ou duas sobre a gestão das operações, nomeadamente que um software de gestão empresarial pode melhorar significativamente a sua eficiência comercial (mas não só!).
Faça scroll para descobrir uma análise detalhada dos papéis e responsabilidades-chave, das melhores práticas e dos maiores riscos da gestão das operações. Em suma, como gerir da melhor forma o negócio e as equipas?
Descubra também como os COO utilizam o poder da Furious em termos de vendas, planeamento de recursos, gestão de projetos, faturação e relatórios.
O que faz um diretor de operações?
O diretor de operações estudou geralmente numa grande escola de negócios, gestão ou engenharia. Uma formação universitária é possível, com especializações em gestão, economia, marketing, direito, etc. Mas os papéis e responsabilidades variam conforme o setor em que trabalha.
Por exemplo, se trabalha como diretor de operações numa fábrica que produz massas, estará provavelmente mais preocupado com a eficiência das suas máquinas. Uma parte menor do seu trabalho consistirá em equilibrar a carga de trabalho dos operários da fábrica.
O que faz então um diretor de operações numa agência ou empresa de consultoria?
A resposta curta: depende.
A resposta longa: a sua principal missão será gerir o planeamento de recursos e o trabalho de organização, supervisionar as necessidades de perfis de alto nível e comunicar com as direções geral e financeira.
COO em versão inglesa (Chief Operating Officer), o diretor de operações é um elemento-chave da boa gestão da empresa. A sua ação é também fundamental para os recursos humanos.
Se trabalha numa estrutura de maior dimensão, estará em estreita colaboração com chefes de projeto e diretores de clientes para assegurar o sucesso dos projetos, equilibrando as cargas de trabalho em função das competências, prazos e orçamentos.
“O COO – embora a sua profissão principal seja acompanhar os elementos operacionais da empresa – desempenha um papel transversal (gestão de vários serviços), estratégico e participa plenamente no desenvolvimento da estrutura. É por esta razão que o COO está sempre presente no CODIR e/ou nas direções gerais das empresas.”
Thomas DAVID, Chief Operating Officer na Sarawak
O diretor de operações de uma agência é uma espécie de chefe de projetos?
O diretor de operações está encarregado diariamente de gerir e melhorar a eficiência global da empresa. Aqui estão algumas das suas responsabilidades e papéis-chave:
- Planeamento de recursos de alto nível e tomada de decisões estratégicas em matéria de gestão de recursos.
- Elaboração, implementação e revisão dos procedimentos operacionais
- Estreita colaboração com os chefes de projetos ou diretores de clientes para supervisionar orçamentos, utilização de recursos, rentabilidade e outros indicadores-chave de desempenho da empresa.
- Relatórios à direção geral
- Assegurar que todos os colaboradores registem os seus tempos
- Ajudar a equipa de recursos humanos a recrutar e promover uma cultura que encoraje as melhores performances.
Além disso, a maioria dos diretores de operações deverá dispor de uma boa mistura de competências analíticas e sociais, tais como:
- Excelentes aptidões de comunicação e relações interpessoais
- Competências analíticas que permitam transformar dados em boas decisões
- A capacidade de manter a calma e concentração sob forte pressão.
Vamos focar-nos nas atividades mais importantes:
1. Planeamento de recursos
Como responsável pelas operações, não pode fazer um planeamento de recursos de qualidade sem compreender os requisitos do projeto. Trabalhará com os chefes de projeto ou diretores de clientes para determinar quem trabalhará em que projeto e quando. Os chefes de projeto decidirão as estimativas de tempo e avaliarão a disponibilidade das equipas, enquanto ficará encarregado de movimentar os recursos a partir de um nível superior.
2. Acompanhar a evolução do projeto
Mesmo que a gestão das operações não seja equivalente à gestão de projetos, terá de fazer regularmente o ponto de situação com os chefes de projetos para responder às seguintes questões: quais são os prós e contras? Que entregáveis em que prazos? Histórico particular do cliente? etc.
Essencial quando os colegas tiram baixas médicas imprevistas ou pedem férias. Ou ainda em caso de mudança de âmbito do projeto, o que também acontece… #agencylife
3. Acompanhamento do tempo e custos
Vende tempo por dinheiro. A gestão do tempo inclui também o acompanhamento dos custos, ou seja, a supervisão dos orçamentos com os chefes de projetos. Os recursos que escolheu para trabalhar neste ou naquele projeto são performantes? Como é que isto pode afetar a rentabilidade?
O cumprimento dos prazos é – por defeito – não negociável, embora todos saibamos como isto funciona frequentemente. Para que os clientes fiquem satisfeitos e os projetos sejam rentáveis, é essencial monitorizar a forma como o tempo da empresa é gasto.
4. Colaborar com os RH nas necessidades de recrutamento e gestão de férias
Com um acompanhamento regular do tempo gasto em cada projeto, é muito mais fácil colaborar com os recursos humanos e tomar decisões de contratação baseadas em dados concretos, especialmente se alguns projetos exigem muitas horas extra aos seus colaboradores.
5. Relatórios à direção
O acompanhamento dos tempos não facilita apenas a contratação. Os dados em tempo real que provêm dos tempos acompanhados regularmente nos polos, bem como o facto de ter as suas despesas gerais e outras despesas integradas nos seus KPI’s de rentabilidade… Tudo isto ajuda a direção a pilotar e antecipar. Saberá quando deve faturar mais, aumentar os orçamentos ou oferecer descontos aos clientes… E utilizará os dados históricos para melhorar a gestão das operações da empresa no futuro.
Mais uma vez, a forma de gerir as operações varia em função do tamanho e tipo de empresa em que trabalha. Da mesma forma, as principais tensões e desafios são diferentes de uma agência para outra. Cobrimos no entanto os três pontos mais comuns.
Gestão das operações - Melhores práticas
1. Seja honesto com os seus colaboradores e clientes.
Defina expectativas claras em relação aos seus colaboradores e clientes e seja realista quanto aos prazos. Antes que a sua empresa se comprometa com um novo projeto, certifique-se também de prever um tempo de segurança. Isto permitirá às equipas fornecer um trabalho de qualidade.
2. Peça regularmente aos seus colegas para o manterem informado sobre a carga de trabalho.
Entre em contacto com os chefes de projetos e colaboradores numa base diária ou semanal para acompanhar o progresso dos assuntos. E para compreender como o planeamento de recursos pode ser otimizado.
3. Reserve tempo para auditorias
Em matéria de gestão das operações, é importante proceder a auditorias regulares após o fim de um projeto. E reservar tempo para melhorar os processos e procedimentos organizacionais. O que correu bem? O que não funcionou? O que se poderia ter feito de forma diferente? É essencial reservar tempo para medir o que pode ser melhorado para a próxima vez.
Gira as suas operações com a Furious
Estudemos alguns aspetos da gestão das operações com a Furious:
Negócios
Com a Furious, configure o seu funil de vendas por etapas. Adicione o montante provável por negócio, a ponderação e outras informações-chave relacionadas com cada novo projeto ou cliente potencial. Isto permite ao diretor de operações da agência ter uma ideia dos recursos a alocar para as semanas e meses vindouros. E planear reuniões de sincronização com o desenvolvimento comercial.
Projetos e Planeamento
Através do pipe Projetos da Furious, pode criar tantos workflows quantos desejar. Organize os seus projetos em função. Programe os eventos a associar e poderá assim automatizar simplesmente uma parte do seu negócio.
A Furious propõe também a criação de pipe ToDo. Pode criar um pipe para projetos técnicos, outro para projetos de comunicação, outro para estudos, etc.
Encontra também em tempo real os alertas em caso de novas tarefas.
Os três pilares da gestão de recursos na Furious são:
- Equilibrar as cargas de trabalho dos colaboradores e ver em tempo real quem tem que disponibilidade nos dias, semanas, meses vindouros. A Furious alerta automaticamente as pessoas em causa em caso de overbooking no perfil ou de carga fora do orçamento para o projeto.
- Antecipar as necessidades em competências, material ou locais.
- Gerir as férias
Uma grande parte da gestão dos horários dos colegas consiste em ter um sistema para acompanhar e gerir as férias, ou ainda o teletrabalho. Alerta automático do gestor, validação num clique.
Uma vez que os pedidos de férias ou teletrabalho são aprovados na Furious, são automaticamente integrados nos horários de trabalho.
Dashboards de decisão
A Furious cruza o conjunto dos dados provenientes de diversas fontes: salários, despesas gerais, acompanhamento dos tempos, despesas, taxas de ocupação, orçamento, competências disponíveis, etc. a fim de extrair dashboards de decisão.
Para a gestão das operações, pode utilizar um dashboard predefinido com os widgets de relatórios que considerámos como mais pertinentes. Ou crie você mesmo os seus dashboards personalizados com os parâmetros que desejar.
Estes dashboards são naturalmente partilháveis, transferíveis, imprimíveis 🙂
Alertas automáticos e recorrentes também são possíveis, para o descarregar ainda um pouco mais da sua carga mental!
Faturação
Com a Furious, é inútil copiar e colar os dados da sua ferramenta de gestão empresarial para o seu software de faturação.
A Furious permite-lhe gerar faturas num clique, automatizar envios e lembretes e eliminar assim o risco de erro humano durante a faturação mensal.
Aliás, já lhe tínhamos dado as nossas dicas sobre como passar menos tempo a faturar o tempo gasto!
(E se utiliza um modelo de grelha tarifária adaptado à sua atividade, é ainda mais rápido!)
O aumento das margens de lucro da empresa é apenas uma das muitas vantagens que uma boa gestão das operações traz. Com um planeamento otimizado e uma visão clara das necessidades e riscos, estabelece as bases para uma melhor tomada de decisões e, portanto, um futuro melhor para a sua empresa.
Peça uma demonstração com a equipa Success e descubra como tirar o melhor partido da Furious!
