O diretor de operações desempenha um papel central no desempenho de uma ESN, garantindo a coerência entre os objetivos de negócio e a gestão de projetos. Ele coordena ações estratégicas, otimiza processos e apoia o crescimento das equipas. Esta função exige uma visão global para unir as equipas em torno de um crescimento sustentável.
Liderar a equipa e a ESN como diretor de operações
Gestão das operações: 3 palavras para um vasto programa!
Para dirigir uma agência ou ESN próspera, seja ela com 20 ou 100 funcionários, especializada em marketing, publicidade ou desenvolvimento web, a gestão eficaz das operações é uma questão de vida ou morte.
Se, para alguns, a gestão das operações de uma agência equivale à gestão de projetos, é importante entender que, na realidade, resume-se a fornecer serviços da forma mais eficiente possível. Por outras palavras, uma gestão operacional bem-sucedida deve ter um impacto positivo na rentabilidade da sua empresa. Se não for o caso, é porque está a fazer algo errado.
Como especialistas na gestão de atividades para ESNs, aprendemos uma coisa sobre a gestão de operações: uma ferramenta de gestão empresarial pode melhorar significativamente a sua eficiência comercial (e não só!).
Deslize para descobrir uma análise detalhada dos papéis e responsabilidades-chave, das melhores práticas e dos maiores riscos da gestão de operações. Em suma, como gerir melhor o negócio e as equipas.
Descubra também como o diretor de operações utiliza o poder do Furious em termos de vendas, planeamento de recursos necessários, gestão de projetos, faturação e relatórios.
O COO - embora o seu trabalho principal seja acompanhar os elementos operacionais da empresa - desempenha um papel transversal (gestão de vários serviços), estratégico e participa plenamente no desenvolvimento da estrutura. É por isso que o COO está sempre presente no CODIR e/ou nas direções gerais das empresas. .
Qual é o papel de um diretor de operações?
O diretor de operações geralmente estudou numa grande escola de negócios, gestão ou engenharia. É possível uma formação universitária, com especializações em gestão, economia, marketing ou direito, etc. Os papéis e responsabilidades variam de acordo com o setor em que atua.
Por exemplo, se trabalhar como diretor de operações numa fábrica que produz massa, provavelmente estará mais preocupado com a eficiência das suas máquinas. Uma parte menor do seu trabalho consistirá em equilibrar a carga de trabalho dos operários da fábrica.
O que faz então um diretor de operações numa agência ou empresa de consultoria?
A resposta curta: depende.
A resposta longa: a sua principal missão será gerir o planeamento de recursos e o trabalho de organização. Supervisionará as necessidades de perfis de alto nível e comunicará com as direções geral e financeira para uma gestão otimizada das operações. O COO, na versão inglesa (Chief Operating Officer), é um elemento-chave para a boa gestão da empresa. A sua ação é também primordial para os recursos humanos.
Se trabalha numa estrutura de maior dimensão, estará em estreita colaboração com chefes de projeto e diretores de clientes para assegurar o sucesso dos projetos, equilibrando as cargas de trabalho em função das competências, prazos e orçamentos.
Planear e pilotar: os papéis-chave do diretor de operações
O diretor de operações é responsável por gerir e melhorar diariamente a eficiência global da empresa. Aqui estão algumas das suas responsabilidades e papéis-chave:
- Planeamento de recursos de alto nível e tomada de decisões estratégicas em matéria de gestão de recursos.
- Elaboração, implementação e revisão de procedimentos operacionais
- Colaboração estreita com os gestores de projetos ou diretores de clientes para supervisionar orçamentos, utilização de recursos, rentabilidade e outros indicadores-chave de desempenho da empresa.
- Relatórios à direção geral
- Garantir que todos os colaboradores registam os seus tempos e a distribuição de tarefas
- Ajudar a equipa de recursos humanos a recrutar e promover uma cultura que incentive melhores desempenhos.
Além disso, a maioria dos diretores de operações deverá ter uma boa mistura de competências analíticas e sociais, tais como:
- Excelentes aptidões de comunicação e relações interpessoais
- Competências analíticas que permitem transformar dados em informações fiáveis, facilitando assim a tomada de decisões
- A capacidade de manter a calma e concentração sob forte pressão.
Quais são as principais atividades de um diretor de operações?
1. Planeamento de recursos
Como responsável pelas operações, não pode fazer um planeamento de recursos de qualidade sem compreender os requisitos do projeto. Trabalhará com os gestores de projeto ou diretores de clientes para determinar a coordenação das atividades e a atribuição de tarefas. Os gestores de projeto decidirão sobre as estimativas de tempo e avaliarão a disponibilidade das equipas, enquanto você será responsável por mover os recursos a partir de um nível superior.
2. Acompanhar a evolução do projeto
Mesmo que a gestão das operações não seja equivalente à gestão de projetos, ainda terá de fazer regularmente o ponto da situação com os gestores de projetos para responder às seguintes questões: quais são os pormenores? Que entregáveis, em que prazos? Histórico particular do cliente? etc.
Este planeamento é essencial quando os colegas tiram baixas médicas imprevistas ou pedem férias, ou ainda em caso de alteração do âmbito do projeto, o que também acontece… #agencylife
3. Acompanhamento do tempo e custos
Você vende tempo em troca de dinheiro. A gestão do tempo inclui, portanto, também o acompanhamento dos custos, ou seja, a supervisão dos orçamentos com os gestores de projetos. Os recursos que escolheu para trabalhar em determinado projeto são eficientes? Como é que isso pode afetar a rentabilidade?
O cumprimento dos prazos é – por defeito – não negociável, embora todos saibamos como as coisas frequentemente acontecem. Para que os clientes fiquem satisfeitos e os projetos sejam rentáveis, é essencial monitorizar como o tempo da empresa é gasto.
4. Colaborar com os RH
O diretor de operações trabalha em estreita colaboração com os RH para determinar as necessidades de recrutamento e intervir na gestão de férias. Com um acompanhamento regular do tempo gasto em cada projeto, é muito mais fácil tomar decisões de contratação baseadas em dados concretos. Isto é ainda mais importante quando certos projetos exigem muitas horas extras aos seus colaboradores.
5. Relatórios à direção
O registo de tempos não facilita apenas a contratação. Os dados em tempo real provenientes dos tempos registados, bem como a estimativa dos seus custos gerais e outras despesas, ajudam a direção a pilotar e antecipar. O diretor assegura que estes dados sejam integrados nos KPIs de rentabilidade. Saberá quando deve faturar mais, aumentar os orçamentos ou oferecer descontos aos clientes… E utilizará os dados históricos para melhorar a gestão das operações da empresa no futuro.
Mais uma vez, a forma de gerir as operações varia consoante o tamanho e o tipo de empresa em que trabalha. Da mesma forma, as principais tensões e desafios são diferentes de uma agência para outra. No entanto, abordámos os pontos mais comuns.
Gestão de operações e equipas: as boas práticas
1. Seja honesto com os seus colaboradores e clientes
Defina expectativas claras para os seus colaboradores e clientes. Seja realista quanto aos prazos. Antes de a sua empresa se comprometer com um novo projeto, certifique-se também de prever um tempo de margem. Isto permitirá às equipas fornecer um trabalho de qualidade.
2. Equilibre a carga de trabalho
Entre em contacto com os gestores de projetos e colaboradores numa base diária ou semanal para acompanhar o progresso dos assuntos. Esta é uma forma eficaz de entender como a gestão do tempo e o planeamento de recursos podem ser otimizados.
3. Reserve tempo para auditorias
Em termos de gestão de operações, é importante realizar auditorias regulares após o fim de um projeto e dedicar tempo para melhorar os processos e procedimentos organizacionais. O que correu bem? O que não funcionou? O que poderíamos ter feito de forma diferente? É essencial dedicar tempo a medir o que pode ser melhorado para a próxima vez.
Encontrámos com o Furious uma solução que realmente permite ter um acompanhamento de A a Z dos nossos projetos, mas também dos grandes indicadores de que precisamos para gerir a agência no dia a dia.
Gira as suas operações e equipas com o Furious
Estudemos alguns aspetos da gestão das operações com a Furious:
Negócios
Com o Furious, configure o seu funil de vendas por etapas. Adicione o montante provável por negócio, a ponderação e outras informações-chave relacionadas com cada novo projeto ou cliente potencial. Isto permite ao diretor de operações da agência ter uma ideia dos recursos a alocar para as semanas e meses seguintes, a fim de planear reuniões de sincronização com o desenvolvimento comercial.
Projetos e Planeamento
Graças ao pipeline de Projetos do Furious, pode criar tantos fluxos de trabalho quantos desejar. Organize os seus projetos em conformidade. Programe os eventos a associar e poderá assim automatizar simplesmente uma parte do seu negócio e poupar tempo.
A Furious propõe também a criação de pipe ToDo. Pode criar um pipe para projetos técnicos, outro para projetos de comunicação, outro para estudos, etc.
Também encontra em tempo real os alertas em caso de novas tarefas.
Os três pilares da gestão de recursos na Furious são:
- Equilibrar as cargas de trabalho dos colaboradores e ver em tempo real quem tem que disponibilidade nos dias, semanas, meses vindouros. A Furious alerta automaticamente as pessoas em causa em caso de overbooking no perfil ou de carga fora do orçamento para o projeto.
- Antecipar as necessidades em competências, material ou locais.
- Gerir as férias
Uma grande parte da gestão dos horários dos membros da equipa consiste em ter um sistema para acompanhar e gerir as férias ou ainda o teletrabalho. Alerta automático do gestor, validação com um clique, as funcionalidades são numerosas.
Uma vez que os pedidos de férias ou de teletrabalho são aprovados no Furious, são automaticamente integrados nos horários de trabalho.
Dashboards de decisão
O Furious cruza todos os dados provenientes de várias fontes: salários, custos gerais, registo de tempos, despesas, taxa de ocupação, orçamento e competências disponíveis para extrair painéis de controlo decisórios.
Para a gestão das operações, pode utilizar um painel predefinido com os widgets de relatórios que considerámos mais relevantes. Também poderá criar os seus próprios painéis personalizados com os parâmetros que desejar.
Estes painéis de controlo são, naturalmente, partilháveis, descarregáveis e imprimíveis para uma melhor gestão das atividades.
Alertas automáticos e recorrentes também são possíveis, para o descarregar ainda um pouco mais da sua carga mental!
Faturação
Com o Furious, não é necessário copiar e colar os dados das suas ferramentas de gestão de projetos para o seu software de faturação.
O Furious permite-lhe gerar faturas com um clique, automatizar envios e lembretes, eliminando assim o risco de erro humano durante a faturação mensal.
Aliás, já lhe tínhamos dado as nossas dicas sobre como passar menos tempo a faturar o tempo gasto!
(E se utilizar um modelo de tabela de preços adaptado à sua atividade, é ainda mais rápido!)
O aumento das margens de lucro da empresa é apenas uma das muitas vantagens que uma boa gestão das operações traz. Com um planeamento otimizado e uma visão clara das necessidades e riscos, estabelece as bases para uma melhor tomada de decisões e, portanto, um futuro melhor para a sua empresa.
Peça uma demonstração com a equipa de Sucesso e descubra como tirar o melhor partido do Furious!
Talvez se coloque estas questões?
01 Por que o desenvolvimento de competências é frequentemente subaproveitado nas agências?
Por falta de tempo, visão clara ou estruturação. Muitos gestores relegam-no para um “bónus de RH” em vez de o integrarem na sua estratégia operacional.
02 É rentável formar em vez de recrutar?
Sim, especialmente para perfis intermédios. Reduz os custos de recrutamento, integração e rotatividade.
03 Como identificar os melhores candidatos para o desenvolvimento de competências?
Cruze desempenho, motivação e disponibilidade. Um bom colaborador, bem acompanhado, pode rapidamente tornar-se um pilar.
04 Quanto tempo leva para ver os resultados?
Com um plano claro, pode ver um impacto em apenas 2 a 3 meses nos primeiros perfis.
05 Como integrar o desenvolvimento de competências no planeamento de recursos humanos?
Utilize uma ferramenta como a Furious para cruzar competências, disponibilidades e necessidades futuras. Assim, gere continuamente.
06 O que fazer se os meus seniores não têm tempo para formar os outros?
Precisamente: formar permite delegar. Ao integrar um pouco de tempo de acompanhamento no seu planeamento, fará com que ganhem muito tempo posteriormente.
