A gestão de projetos é uma disciplina complexa e de grande envergadura que necessita de uma abordagem estruturada e bem definida. Implica diferentes processos e métodos de trabalho, essenciais para criar e levar a bom termo qualquer tipo de projeto, desde a sua criação até ao seu lançamento.
O Furious, enquanto sistema central de gestão de operações, acompanha diariamente uma grande variedade de profissionais de projeto, tais como gestores de projeto e diretores de projetos. As nossas equipas estão constantemente em intercâmbio e análise das melhores práticas a adotar, e isso inclui a compreensão e aplicação dos cinco processos-chave de gestão de projeto, um ciclo de vida do projeto que deve ser escrupulosamente respeitado.
Com efeito, um gestor de projeto experiente, para além das suas competências em comunicação, organização e antecipação, pode (e deve) apoiar-se no Guia PMBOK do Instituto de Gestão de Projetos. Este documento é uma referência no domínio, oferecendo conhecimentos, métodos e técnicas úteis para levar a bom termo um projeto, desde o seu início até ao seu encerramento.
Este artigo tem como objetivo ajudá-lo a compreender melhor as diferentes fases e os elementos-chave da gestão de projetos. Encontrará uma análise detalhada das etapas de gestão, das ferramentas e metodologias a utilizar, bem como conselhos para conseguir a integração dos seus projetos. Abordaremos também a importância de atualizar regularmente as informações e de zelar pela boa condução dos processos ao longo de todo o projeto.
Esperamos que este artigo seja um roteiro útil, um ponto de partida sólido para todos aqueles que desejam lançar-se na gestão de projetos ou que procuram melhorar a sua prática atual. Os diferentes pontos e indicadores abordados aqui dar-lhe-ão uma compreensão aprofundada dos fatores-chave de sucesso e permitir-lhe-ão gerir os seus projetos com mais eficácia e precisão. Bem-vindo ao mundo complexo e exigente da gestão de projetos!
O que é a gestão de projetos e porque é crucial para o sucesso de uma empresa?
A gestão de projetos é a arte de planear, organizar e gerir os recursos para atingir os objetivos específicos de um projeto num prazo determinado. Mas porque é tão importante?
- Alinhamento dos objetivos: assegura que os objetivos do projeto estão alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.
- Otimização dos recursos: permite uma utilização eficaz dos recursos, sejam eles humanos, financeiros ou materiais.
- Gestão dos riscos: ajuda a identificar, analisar e atenuar os riscos, assegurando assim uma melhor estabilidade do projeto.
- Melhoria da comunicação: facilita uma comunicação clara e transparente entre todas as partes interessadas, evitando mal-entendidos e conflitos.
- Acompanhamento e controlo: permite acompanhar o progresso do projeto e fazer os ajustes necessários em tempo real.
Os princípios fundamentais da gestão de projetos: uma visão geral
A gestão de projetos assenta em vários princípios fundamentais que orientam os gestores de projetos ao longo de todo o processo. Eis uma visão geral destes princípios-chave:
- Definição clara dos objetivos: antes de começar, é essencial definir claramente os objetivos do projeto.
- Planeamento preciso: um planeamento detalhado é crucial para definir o caminho a seguir, os recursos necessários e o calendário do projeto.
- Gestão eficaz dos recursos: utilizar de forma otimizada os recursos disponíveis é uma arte em si.
- Comunicação transparente: manter linhas de comunicação abertas e transparentes com todas as partes interessadas.
- Flexibilidade e adaptabilidade: estar pronto para se adaptar às mudanças e aos imprevistos que podem surgir.
- Acompanhamento constante: acompanhar regularmente o progresso e estar pronto para ajustar o plano se necessário.
Estes princípios são a pedra angular de toda a gestão de projeto bem-sucedida, assegurando que o projeto se mantém no bom caminho e atinge os seus objetivos de forma eficaz e eficiente.
Gestão de projetos: o planeamento
Esta fase consiste em definir em detalhe como o projeto será realizado:
- Defina o âmbito do projeto o que será incluído no projeto e o que não fará parte dele. É como elaborar uma receita detalhada, com cada ingrediente, cada etapa de confeção, cada detalhe tido em conta. As ferramentas de visualização do Furious mudam profundamente a forma de gerir os seus projetos e de apreciar o seu desempenho.
Num relance, o Furious apresenta-lhe a disponibilidade dos recursos, os horários das equipas, a rentabilidade dos projetos, a produtividade individual e por polo, ou ainda a satisfação do cliente.
Vários dashboards permitem-lhe visualizar os KPI’s de forma simples e ajudam-no a construir um verdadeiro plano de ação de gestão de projeto. Identifica os recursos necessários para realizar o projeto, incluindo a equipa de projeto, os equipamentos, os materiais e outros recursos.
- Elabore um calendário detalhado que indique quando cada tarefa do projeto será realizada. As ferramentas de planeamento colaborativas e conversacionais do Furious descarregam-no de 80% da carga de planeamento.
- Os planos de comunicação são também implementados, para assegurar que todas as partes interessadas são informadas do progresso do projeto e que as informações são partilhadas de forma eficaz. Com o Furious, em torno de uma única plataforma, visual e conversacional, os seus colaboradores trabalham em conjunto, partilham facilmente e são alertados sobre os erros potenciais.
- Por fim, elabore planos para a gestão dos riscos e dos problemas. O Furious, por exemplo, transmite-lhe por e-mail relatórios sobre os projetos onde deteta anomalias.
Gestão de projetos: a execução
Durante a fase de execução, a equipa de projeto implementa o plano de projeto.
As tarefas são cumpridas e os entregáveis, que são os produtos tangíveis do projeto, são produzidos.
Esta fase inclui também a gestão dos recursos, para assegurar que os recursos são utilizados de forma eficaz e que o projeto se mantém dentro do orçamento. O motor de antecipação do Furious propõe-lhe a melhor combinação de produção para otimizar em tempo real a sua aterragem de produção mensal.
Os planos de comunicação são implementados, para manter todas as partes interessadas informadas do progresso do projeto.
A gestão das expectativas das partes interessadas é também uma parte importante desta fase, para assegurar que o projeto responde às suas necessidades e expectativas. O Furious integra nativamente ferramentas de classificação automática para os seus clientes e colaboradores, bem como um conjunto de índices de qualidade em tempo real.
Continuemos a nossa analogia culinária. É o momento de seguir a receita, de cumprir cada tarefa, de gerir os recursos e de fazer com que tudo corra como previsto.
Há momentos de stress, de risos e de surpresas. Talvez o assistente de cozinha se revele um ás do corte, ou o forno caprichoso decida cooperar pela primeira vez.
Deve também gerir as expectativas das partes interessadas, dando-lhes atualizações regulares sobre o progresso da refeição (o seu tio impaciente-se e a avó tem fome!)
Gestão de projetos: o acompanhamento e o controlo
Esta fase decorre em paralelo com a execução do projeto.
Implica monitorizar o progresso do projeto em relação ao plano de projeto, para assegurar que o projeto está no bom caminho para atingir os seus objetivos.
Os riscos e os problemas que surgem são geridos, para minimizar o seu impacto no projeto.
A qualidade dos entregáveis deve ser controlada para tomar as medidas corretivas se necessário.
Basicamente, deve monitorizar o progresso da refeição, assegurar-se de que tudo está em ordem, gerir os pequenos acidentes (como o molho que transborda ou o assado que queima) e ajustar os seus planos se necessário.
Enquanto cozinha, deve manter um olho em tudo o que se passa. Deve monitorizar um exercício de equilíbrio e vigilância, que requer nervos de aço e uma boa dose de humor.
O Furious assiste diariamente os seus gestores de projetos para maximizar a rentabilidade, antecipar as cargas de trabalho e alertar sobre potenciais erros. O nosso motor de antecipação combinado com a nossa abordagem conversacional torna-se indispensável para a gestão dos seus projetos.
Gestão de projetos: o encerramento
A última fase do projeto é o encerramento.
Isto implica:
- assegurar que todos os trabalhos foram cumpridos,
- que todos os entregáveis foram aceites,
- realizar uma avaliação pós-projeto para tirar lições,
- e documentar as realizações do projeto para uma eventual utilização futura.
A refeição está pronta! Os convidados são servidos, e é o momento da verdade.
Verifica que toda a gente está satisfeita, que todos os pratos foram servidos, e faz um balanço pós-cozinha para ver o que funcionou e o que poderia ser melhorado para a próxima vez.
É um momento de celebração, mas também de aprendizagem e crescimento.
A nossa ferramenta ERP Furious oferece-lhe uma visão clara e precisa da utilização dos seus recursos humanos, materiais e financeiros. Graças a dashboards personalizáveis e relatórios detalhados, pode acompanhar em tempo real a evolução de cada projeto e assim aprender continuamente!
Estes cinco processos fornecem um quadro para a gestão de projeto que ajuda a assegurar que o projeto é realizado de forma eficaz e bem-sucedida.
Ferramentas e metodologias em gestão de projetos
A gestão de projetos requer não só competências e experiência, mas também ferramentas adequadas e uma metodologia rigorosa. Nesta parte, vamos explorar estes dois aspetos cruciais que podem influenciar grandemente o sucesso dos seus projetos.
Que ferramentas utilizar para uma gestão de projetos otimizada?
A seleção das ferramentas certas é primordial para otimizar a gestão dos seus projetos. Por exemplo, uma ferramenta de gestão de planeamento eficaz como o Furious Squad pode ajudá-lo a planear eficazmente as suas tarefas, a coordenar as suas equipas e a maximizar a rentabilidade dos seus projetos. Eis outras ferramentas populares e eficazes:
- Software de gestão de projetos: ferramentas como o Furious ou Trello permitem acompanhar o progresso das tarefas, gerir os recursos e facilitar a comunicação dentro da equipa.
- Ferramentas de colaboração: Slack, Microsoft Teams e outras oferecem plataformas para uma comunicação fluida e instantânea.
- Software de planeamento: o Furious Squad, por exemplo, oferece funcionalidades avançadas para o planeamento e acompanhamento dos projetos.
- Ferramentas de gestão de recursos: ajudam a alocar eficazmente os recursos e a evitar o esgotamento da equipa.
A utilização destas ferramentas pode melhorar significativamente a produtividade da equipa e assegurar uma melhor gestão do tempo e dos recursos.
A importância da metodologia no sucesso de um projeto
Adotar uma metodologia de gestão de projetos é tão importante quanto escolher as ferramentas certas. Por exemplo, a gestão de projeto ciclo em v e a metodologia prince2 são abordagens que permitem estruturar as diferentes etapas do projeto de forma sequencial e preditiva. Contribuem também para priorizar as tarefas no trabalho, assegurando uma gestão otimizada do projeto. Eis porque uma metodologia bem escolhida é crucial:
- Estrutura e clareza: uma metodologia bem definida oferece uma estrutura clara, facilitando a compreensão das etapas a seguir.
- Melhor gestão dos recursos: permite otimizar a utilização dos recursos disponíveis.
- Redução dos riscos: antecipando os problemas potenciais, uma metodologia ajuda a minimizar os riscos.
- Melhoria da comunicação: encoraja uma comunicação transparente e eficaz entre todas as partes interessadas.
Quer opte por uma metodologia Agile, metodologia em v, Scrum, ou qualquer outra, o importante é encontrar aquela que melhor corresponde à natureza do seu projeto e à sua equipa. Associando as ferramentas certas a uma metodologia adequada, coloca todas as hipóteses do seu lado para levar os seus projetos a bom termo.
Não hesite em rever, aliás, algumas regras básicas para uma gestão de projeto rentável de que lhe falamos aqui 😉
