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Pourquoi suivre votre activité à l’avancement plutôt qu’à la facturation ?

Nous avons la chance d’accompagner un large éventail de sociétés, qu’il s’agisse de start-ups dynamiques, d’agences créatives, d’ESN innovantes, d’annonceurs audacieux ou de cabinets experts. À travers cette diversité, nous avons pu créer un résumé riche et précis des tendances observées en matière de suivi d’activité. De manière intéressante, la majorité des entreprises de moins de 20 salariés optent pour une approche basée sur la facturation, tandis que les agences comptant plus de 100 collaborateurs choisissent une toute autre direction.

Le monde professionnel est en constante évolution, et les méthodes pour rester au courant des divers projets et missions en cours ne font pas exception. Mais alors, pourquoi privilégier l’avancement à la facturation ? Quels sont les bénéfices concrets pour votre entreprise et pour chaque membre de votre équipe ?

Furious, avec son expérience et son expertise, s’est donné pour mission de vous fournir les réponses à ces questions cruciales. Nous sommes là pour vous guider, pour créer avec vous le chemin qui mènera à une gestion plus précise et plus colorée de vos projets. De la rédaction de rapports à la création de diagrammes dynamiques, en passant par l’établissement de jalons clairs et la tenue de réunions de suivi hebdomadaires, nous sommes là pour vous aider à résoudre les problèmes rencontrés et à optimiser vos processus.

En utilisant des pourcentages pour représenter l’avancement de vos projets, en tenant des réunions hebdomadaires pour mettre à jour vos diagrammes et en utilisant des couleurs pour illustrer l’évolution de vos projets, vous serez en mesure de voir, en un coup d’œil, où vous en êtes et ce qui doit être fait. Ceci permettra à chaque membre de votre équipe de comprendre son rôle et sa charge de travail, assurant ainsi que les objectifs soient atteints et que les projets arrivent à bon port.

Chez Furious, nous sommes convaincus que cette approche orientée avancement est la clé pour comprendre et maîtriser à la fois le flux de travail et les coûts associés. Alors, venez découvrir comment nous pouvons vous aider à transformer vos méthodes de travail, et créer ensemble le futur de la gestion de projets.

Kézako ? Cela signifie que tout le suivi de la production se base sur le nombre de factures envoyées aux clients/an. Le chiffre d’affaires se définit en général en fin d’année. Jean-Mi le comptable demandant vite fait ce qu’il en est sur les dernières factures envoyées (vous savez, ces dernières semaines de décembre où tous les dir cli facturent à tout va après le coup de semonce de BigBoss ou DAFchéri) afin de faire le lien avec le CA.

Décembre est alors synonyme de listes de PCA et FACE à remplir pour la compta. C’est aussi, curieusement, pour ces agences leur meilleur mois…

L’avantage ? Ce mode de suivi est simple et pas prise de tête : il suffit de faire la somme des factures envoyées et de pousser à la compta.

L’inconvénient ? C’est une vision comptable, très éloignée de la réalité.

Exemple : imaginez que vous soyez en retard sur la facturation de certains clients. Vous pourriez croire que l’entreprise va mal ; et si vous êtes en avance, vous pourriez être tentés de croire – à tort- que vous êtes bons…

Mais le plus grave, c’est que vous prenez le risque qu’il se passe plusieurs semaines voire mois de décalage entre la réalité et ce que ce mode de suivi vous laisse croire… #failed

Un autre risque non négligeable (et nous savons que ça vous est probablement déjà arrivé… Sinon quelle chance !) : vous avez davantage avancé sur le projet que ce que le client a payé… Et ce dernier vous prend en otage pour obtenir plus de temps que ce qu’il a acheté.

Bref en général on passe au suivi à l’avancement après un drame projet…

Suivi d’activité à l’avancement

Ici on ne suit plus le niveau de facturation sur les clients, on suit le niveau réel d’avancement du projet.

Donc si on est à 50% de l’avancement du projet → on est à la moitié du projet.

Tout s’éclaire puisque la somme de l’avancement des projets vous donne en temps réel le vrai niveau de production. Et donc le chiffre d’affaires réel de votre entreprise EN TEMPS RÉEL ! Adieu la fastidieuse revue de PCA et FAE…

Et donc en temps réel, vous voyez tout : les retards et les avancements de facturation, les risques projets, les risques clients, les risques de sous-staffing ou de sur-staffing etc.

Finies les surprises : tout devient plus simple, limpide et les perspectives dans le temps sont évidentes.

Mais comment faire ? Rien de magique ni d’impossible ici. Reconnaître l’avancement en temps-réel d’un projet nécessite une méthodologie robuste. Cela explique notamment que cette méthode soit plus utilisée dans la très grande majorité des cas dans les entreprises les plus structurées. Et donc d’une certaine taille.

Quel dommage alors qu’une petite agence qui se mettrait à travailler à l’avancement grossirait plus sereinement et aurait donc plus de chances de réussir sa croissance !

En effet, par expérience, les entreprises attendent et se rendent compte du problème une fois atteint les 30 à 50 collaborateurs. Le stade où vous n’avez plus tout à portée de main, et donc vous ne ressentez plus intuitivement correctement les choses.

Bien trop tard car à ce stade il devient difficile de faire changer les habitudes de toute l’agence!

Les bénéfices d'une approche orientée avancement dans le suivi de projet

Suivre un projet à l’avancement plutôt qu’à la facturation présente de multiples avantages qui peuvent significativement améliorer la gestion et la réalisation de vos projets. Voici pourquoi cette approche peut être bénéfique pour vous :

Ainsi, adopter une approche orientée avancement dans le suivi de projet vous permet de gagner en efficacité, en transparence et en satisfaction client, tout en réduisant les risques de dérapages.

Comment l'état d'avancement s'inscrit dans le cycle de vie d'un projet ?

L’état d’avancement joue un rôle crucial tout au long du cycle de vie d’un projet, de l’initiation à la clôture. Voici comment il s’intègre dans chaque phase :

En intégrant l’état d’avancement à chaque étape du cycle de vie de votre projet, vous maximisez vos chances de succès et assurez une gestion efficace et transparente de A à Z.

Méthodes et outils pour évaluer l'état d'avancement

Évaluer précisément l’état d’avancement de vos projets est crucial pour garantir leur réussite. Heureusement, il existe une multitude de méthodes et outils disponibles pour vous aider dans cette tâche. Voici un aperçu pour vous guider :

Les indicateurs clés de performance pour mesurer l'avancement

Pour suivre l’avancement d’un projet, il est essentiel de se concentrer sur des indicateurs clés de performance (KPIs). Voici quelques-uns des plus pertinents :

En suivant ces indicateurs, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées pour maintenir votre projet sur la bonne voie.

Utiliser les logiciels de gestion de projet pour un suivi efficace

Les logiciels de gestion de projet sont des alliés précieux pour suivre l’avancement de vos projets. Ils offrent :

En utilisant ces outils, vous gagnez en efficacité et en précision dans le suivi de l’avancement de vos projets.

Les techniques manuelles: avantages et limites

Bien que les outils numériques soient très populaires, certaines équipes préfèrent ou ont besoin d’utiliser des techniques manuelles pour le suivi de l’avancement.

Avantages:

Limites:

En pesant les avantages et les limites, vous pouvez choisir la méthode qui convient le mieux à votre projet et à votre équipe.

Statégies pour une communication efficace sur l'avancement du projet

La communication est un élément clé de la gestion de projets, et cela s’applique particulièrement au suivi de l’avancement. Voici comment vous pouvez optimiser cette communication pour le bénéfice de tous les acteurs du projet.

Comment informer les parties prenantes de l'état d'avancement ?

L'importance de la transparence et de la clarté dans la communication

Gérer les attentes et répondre aux préoccupations concernant l'avancement

Pour suivre l’avancement d’un projet, il est essentiel de se concentrer sur des indicateurs clés de performance (KPIs). Voici quelques-uns des plus pertinents :

En suivant ces indicateurs, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées pour maintenir votre projet sur la bonne voie.

Utiliser les logiciels de gestion de projet pour un suivi efficace

Les logiciels de gestion de projet sont des alliés précieux pour suivre l’avancement de vos projets. Ils offrent :

En utilisant ces outils, vous gagnez en efficacité et en précision dans le suivi de l’avancement de vos projets.

Les techniques manuelles: avantages et limites

Bien que les outils numériques soient très populaires, certaines équipes préfèrent ou ont besoin d’utiliser des techniques manuelles pour le suivi de l’avancement.

Avantages:

Limites:

En pesant les avantages et les limites, vous pouvez choisir la méthode qui convient le mieux à votre projet et à votre équipe.

Astuces et bonnes pratiques pour un suivi d'avancement réussi

Pour assurer un suivi d’avancement réussi, il est essentiel d’adopter de bonnes pratiques et de rester vigilant quant aux pièges potentiels.

Les erreurs à éviter dans le suivi de l'avancement

Conseils pour améliorer continuellement le processus de suivi

Utiliser les retours d'expérience pour perfectionner le suivi de l'avancement

En suivant ces conseils et en restant attentif aux besoins de communication de votre équipe et de vos parties prenantes, vous pouvez assurer un suivi d’avancement efficace et contribuer au succès de vos projets.

L’approche unique de Furious

Découvrez Furious, votre futur partenaire idéal pour piloter vos projets avec une facilité déconcertante. Il ne s’agit pas d’un simple outil, mais d’une solution complète et intégrée pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion de projet.

Le logiciel de gestion parfait pour piloter simplement vos projets

L’atout majeur d’un logiciel de gestion de projet pour votre entreprise

Gérez les coûts de manière simple & efficace

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Un outil révolutionnaire pour obtenir les retours clients

Une tour de contrôle inégalée de l’ensemble de vos projets

Centralisation de vos projets

Alors comment y passer?

Furious aide des centaines d’entreprises à déployer facilement et sereinement leur gestion à la production grâce à des indicateurs visuels et ludiques.

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Il n’est jamais trop tard pour choisir les bons process (et outils !) qui vous aideront à structurer votre business. La reconnaissance de votre activité à l’avancement fait partie de ces Must-Have que tout bon CEO se doit de mettre en place.

Au-delà d’une vision juste et temps-réel de vos projets – et de votre entreprise -, cela vous apportera surtout la sérénité nécessaire pour une croissance furiousement rentable !

Comment évaluer l'avancement d'un projet ?

L’évaluation de l’avancement d’un projet est cruciale pour s’assurer qu’il est sur la bonne voie et pour identifier les domaines nécessitant une attention particulière. Voici les étapes pour une évaluation efficace:

  • Définir les critères de succès: avant de commencer, établissez clairement quels sont les objectifs du projet et les critères selon lesquels le succès sera mesuré.
  • Utiliser des outils de suivi: employez des logiciels de gestion de projet qui permettent de suivre l’avancement des tâches, les ressources utilisées et les délais.
  • Mettre en place des indicateurs de performance: choisissez des KPIs pertinents pour mesurer l’efficacité et la progression du projet.
  • Faire des réunions de suivi régulières: organisez des rencontres avec l’équipe projet pour discuter de l’avancement, des obstacles rencontrés et des prochaines étapes.
  • Comparer avec le plan initial: évaluez l’état d’avancement actuel par rapport au planning initial pour identifier les écarts et ajuster le cap si nécessaire.

Quel est l'état d'avancement ?

L’état d’avancement est une évaluation précise de la progression d’un projet à un moment donné. Il prend en compte différents facteurs, tels que:

  • La complétion des tâches: le pourcentage de travail déjà réalisé par rapport à ce qui était prévu.
  • L’utilisation des ressources: comment les ressources humaines, financières et matérielles ont été employées jusqu’à présent.
  • Le respect des délais: si le projet est en avance, à l’heure ou en retard par rapport au planning initial.
  • Les obstacles rencontrés: tous les défis ou problèmes qui ont été identifiés et comment ils ont été ou seront résolus.

Quelles sont les 4 phases d'un projet ?

Un projet est généralement divisé en quatre phases principales, chacune ayant son importance et ses spécificités:

  • La phase de lancement: elle inclut la définition du projet, l’identification des besoins et la mise en place de l’équipe projet.
  • La phase de planification: durant cette étape, les détails du projet sont affinés, les ressources allouées et un planning précis est établi.
  • La phase d’exécution: c’est la mise en œuvre concrète du projet, où les tâches sont réalisées conformément au plan établi.
  • La phase de clôture: elle comprend l’évaluation du travail réalisé, la livraison des résultats finaux au client et la clôture administrative du projet.

Comment demander un état d'avancement ?

Demander un état d’avancement est une pratique courante dans la gestion de projet. Voici comment procéder de manière efficace:

  • Formalisez votre demande: envoyez un email ou un document officiel où vous exprimez clairement votre besoin de recevoir un état d’avancement.
  • Soyez précis: indiquez exactement quels aspects du projet vous intéressent et quel niveau de détail vous attendez dans la réponse.
  • Fixez un délai: donnez une date limite pour la réception de cet état d’avancement, en laissant suffisamment de temps à l’équipe pour préparer une réponse de qualité.
  • Soyez ouvert à la discussion: encouragez les membres de l’équipe à partager leurs perspectives et à poser des questions pour clarifier tout point d’ambiguïté.
  • Utilisez les bonnes formules de politesse: assurez-vous que votre demande soit formulée de manière professionnelle et courtoise.

Quel est le meilleur logiciel comptable pour les PME ?

Le choix du meilleur logiciel comptable pour les PME dépend des besoins spécifiques de l’entreprise. Cependant, Furious Squad est souvent recommandé pour les PME notamment pour les agences en raison de leur flexibilité, de leur gamme de services et de leur capacité à évoluer avec l’entreprise.

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