Nous avons la chance d’accompagner un large éventail de sociétés, qu’il s’agisse de start-ups dynamiques, d’agences créatives, d’ESN innovantes, d’annonceurs audacieux ou de cabinets experts. À travers cette diversité, nous avons pu créer un résumé riche et précis des tendances observées en matière de suivi d’activité. De manière intéressante, la majorité des entreprises de moins de 20 salariés optent pour une approche basée sur la facturation, tandis que les agences comptant plus de 100 collaborateurs choisissent une toute autre direction.
Le monde professionnel est en constante évolution, et les méthodes pour rester au courant des divers projets et missions en cours ne font pas exception. Mais alors, pourquoi privilégier l’avancement à la facturation ? Quels sont les bénéfices concrets pour votre entreprise et pour chaque membre de votre équipe ?
Furious, avec son expérience et son expertise, s’est donné pour mission de vous fournir les réponses à ces questions cruciales. Nous sommes là pour vous guider, pour créer avec vous le chemin qui mènera à une gestion plus précise et plus colorée de vos projets. De la rédaction de rapports à la création de diagrammes dynamiques, en passant par l’établissement de jalons clairs et la tenue de réunions de suivi hebdomadaires, nous sommes là pour vous aider à résoudre les problèmes rencontrés et à optimiser vos processus.
En utilisant des pourcentages pour représenter l’avancement de vos projets, en tenant des réunions hebdomadaires pour mettre à jour vos diagrammes et en utilisant des couleurs pour illustrer l’évolution de vos projets, vous serez en mesure de voir, en un coup d’œil, où vous en êtes et ce qui doit être fait. Ceci permettra à chaque membre de votre équipe de comprendre son rôle et sa charge de travail, assurant ainsi que les objectifs soient atteints et que les projets arrivent à bon port.
Chez Furious, nous sommes convaincus que cette approche orientée avancement est la clé pour comprendre et maîtriser à la fois le flux de travail et les coûts associés. Alors, venez découvrir comment nous pouvons vous aider à transformer vos méthodes de travail, et créer ensemble le futur de la gestion de projets.
Suivi d’activité à la facturation
Kézako ? Cela signifie que tout le suivi de la production se base sur le nombre de factures envoyées aux clients/an. Le chiffre d’affaires se définit en général en fin d’année. Jean-Mi le comptable demandant vite fait ce qu’il en est sur les dernières factures envoyées (vous savez, ces dernières semaines de décembre où tous les dir cli facturent à tout va après le coup de semonce de BigBoss ou DAFchéri) afin de faire le lien avec le CA.
Décembre est alors synonyme de listes de PCA et FACE à remplir pour la compta. C’est aussi, curieusement, pour ces agences leur meilleur mois…
L’avantage ? Ce mode de suivi est simple et pas prise de tête : il suffit de faire la somme des factures envoyées et de pousser à la compta.
L’inconvénient ? C’est une vision comptable, très éloignée de la réalité.
Exemple : imaginez que vous soyez en retard sur la facturation de certains clients. Vous pourriez croire que l’entreprise va mal ; et si vous êtes en avance, vous pourriez être tentés de croire – à tort- que vous êtes bons…
Mais le plus grave, c’est que vous prenez le risque qu’il se passe plusieurs semaines voire mois de décalage entre la réalité et ce que ce mode de suivi vous laisse croire… #failed
Un autre risque non négligeable (et nous savons que ça vous est probablement déjà arrivé… Sinon quelle chance !) : vous avez davantage avancé sur le projet que ce que le client a payé… Et ce dernier vous prend en otage pour obtenir plus de temps que ce qu’il a acheté.
Bref en général on passe au suivi à l’avancement après un drame projet…
Suivi d’activité à l’avancement
Ici on ne suit plus le niveau de facturation sur les clients, on suit le niveau réel d’avancement du projet.
Donc si on est à 50% de l’avancement du projet → on est à la moitié du projet.
Tout s’éclaire puisque la somme de l’avancement des projets vous donne en temps réel le vrai niveau de production. Et donc le chiffre d’affaires réel de votre entreprise EN TEMPS RÉEL ! Adieu la fastidieuse revue de PCA et FAE…
Et donc en temps réel, vous voyez tout : les retards et les avancements de facturation, les risques projets, les risques clients, les risques de sous-staffing ou de sur-staffing etc.
Finies les surprises : tout devient plus simple, limpide et les perspectives dans le temps sont évidentes.
Mais comment faire ? Rien de magique ni d’impossible ici. Reconnaître l’avancement en temps-réel d’un projet nécessite une méthodologie robuste. Cela explique notamment que cette méthode soit plus utilisée dans la très grande majorité des cas dans les entreprises les plus structurées. Et donc d’une certaine taille.
Quel dommage alors qu’une petite agence qui se mettrait à travailler à l’avancement grossirait plus sereinement et aurait donc plus de chances de réussir sa croissance !
En effet, par expérience, les entreprises attendent et se rendent compte du problème une fois atteint les 30 à 50 collaborateurs. Le stade où vous n’avez plus tout à portée de main, et donc vous ne ressentez plus intuitivement correctement les choses.
Bien trop tard car à ce stade il devient difficile de faire changer les habitudes de toute l’agence!
Les bénéfices d'une approche orientée avancement dans le suivi de projet
Suivre un projet à l’avancement plutôt qu’à la facturation présente de multiples avantages qui peuvent significativement améliorer la gestion et la réalisation de vos projets. Voici pourquoi cette approche peut être bénéfique pour vous :
- Meilleure visibilité : vous obtenez une vue d'ensemble précise de l'état d'avancement de vos projets, ce qui vous permet de mieux anticiper les éventuels retards et de réagir de manière proactive.
- Optimisation des ressources : en comprenant où en est votre projet, vous pouvez allouer de manière plus efficace vos ressources, que ce soit en termes de temps, d'argent ou de personnel.
- Amélioration de la communication : un suivi à l'avancement favorise une communication transparente et efficace au sein de votre équipe, mais aussi avec vos clients et parties prenantes.
- Prise de décision éclairée : avec des données précises à votre disposition, vous êtes en mesure de prendre des décisions plus judicieuses et d'ajuster votre stratégie si nécessaire.
- Satisfaction client accrue : en livrant vos projets à temps et en respectant les attentes, vous renforcez la satisfaction et la confiance de vos clients.
Ainsi, adopter une approche orientée avancement dans le suivi de projet vous permet de gagner en efficacité, en transparence et en satisfaction client, tout en réduisant les risques de dérapages.
Comment l'état d'avancement s'inscrit dans le cycle de vie d'un projet ?
L’état d’avancement joue un rôle crucial tout au long du cycle de vie d’un projet, de l’initiation à la clôture. Voici comment il s’intègre dans chaque phase :
- Initiation : à ce stade, l'état d'avancement aide à définir clairement les objectifs et les attentes, en s'assurant que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d'onde.
- Planification : lors de la planification, il permet de mettre en place un plan de projet réaliste, en tenant compte des ressources disponibles et des contraintes de temps.
- Exécution : pendant l'exécution, suivre l'avancement est essentiel pour s'assurer que le projet reste sur la bonne voie, en identifiant rapidement les écarts par rapport au plan initial.
- Suivi et contrôle : dans cette phase, l'état d'avancement est utilisé pour surveiller les progrès, contrôler la qualité du travail réalisé et ajuster le plan si nécessaire.
- Clôture : enfin, lors de la clôture, l'évaluation de l'avancement permet de s'assurer que tous les objectifs ont été atteints et que le projet peut être considéré comme terminé.
En intégrant l’état d’avancement à chaque étape du cycle de vie de votre projet, vous maximisez vos chances de succès et assurez une gestion efficace et transparente de A à Z.
Méthodes et outils pour évaluer l'état d'avancement
Évaluer précisément l’état d’avancement de vos projets est crucial pour garantir leur réussite. Heureusement, il existe une multitude de méthodes et outils disponibles pour vous aider dans cette tâche. Voici un aperçu pour vous guider :
Les indicateurs clés de performance pour mesurer l'avancement
Pour suivre l’avancement d’un projet, il est essentiel de se concentrer sur des indicateurs clés de performance (KPIs). Voici quelques-uns des plus pertinents :
- Pourcentage d'achèvement : estimez la proportion du travail déjà réalisée par rapport à l'ensemble du projet.
- Valeur acquise (Earned Value) : une méthode de gestion de projet qui évalue les performances en comparant le travail réalisé avec le planning et le budget prévus.
- Indice de performance des coûts (CPI) : calculez l'efficacité des coûts de votre projet en divisant la valeur acquise par les coûts réels.
- Indice de performance des délais (SPI) : évaluez l'efficacité du temps utilisé en divisant la valeur acquise par la valeur planifiée.
- Retard sur le planning : identifiez tout écart entre les délais prévus et la réalité.
En suivant ces indicateurs, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées pour maintenir votre projet sur la bonne voie.
Utiliser les logiciels de gestion de projet pour un suivi efficace
Les logiciels de gestion de projet sont des alliés précieux pour suivre l’avancement de vos projets. Ils offrent :
- Centralisation de l'information : toutes les données relatives au projet sont stockées au même endroit, facilitant l'accès et la mise à jour.
- Automatisation des rapports : générez rapidement des rapports d'avancement pour partager les progrès avec votre équipe et les parties prenantes.
- Collaboration en temps réel : permettez à votre équipe de collaborer efficacement, peu importe où ils se trouvent.
- Suivi des ressources : assurez-vous que vos ressources sont utilisées de manière optimale et ajustez en temps réel si nécessaire.
En utilisant ces outils, vous gagnez en efficacité et en précision dans le suivi de l’avancement de vos projets.
Les techniques manuelles: avantages et limites
Bien que les outils numériques soient très populaires, certaines équipes préfèrent ou ont besoin d’utiliser des techniques manuelles pour le suivi de l’avancement.
Avantages:
- Simplicité : pas besoin de formation complexe ou d'investissements logiciels.
- Flexibilité : facilement adaptable à différentes situations sans contraintes techniques.
Limites:
- Moins précis : le risque d'erreur est plus élevé sans les calculs automatisés.
- Consommation de temps : les mises à jour et les rapports prennent plus de temps à réaliser.
- Manque de centralisation : les données peuvent être dispersées, rendant l'accès et l'analyse plus compliqués.
En pesant les avantages et les limites, vous pouvez choisir la méthode qui convient le mieux à votre projet et à votre équipe.
Statégies pour une communication efficace sur l'avancement du projet
La communication est un élément clé de la gestion de projets, et cela s’applique particulièrement au suivi de l’avancement. Voici comment vous pouvez optimiser cette communication pour le bénéfice de tous les acteurs du projet.
Comment informer les parties prenantes de l'état d'avancement ?
- Rapports réguliers : fournissez des mises à jour périodiques pour garder tout le monde informé.
- Réunions de suivi : organisez des réunions dédiées à la discussion de l'avancement et des prochaines étapes.
- Outils de communication : utilisez des outils appropriés pour partager les informations rapidement et efficacement.
- Personnalisation de la communication : adaptez votre communication en fonction du public pour assurer la clarté et la pertinence.
L'importance de la transparence et de la clarté dans la communication
- Évitez les jargons : utilisez un langage clair et simple pour que tout le monde comprenne.
- Soyez transparent : partagez les bonnes comme les mauvaises nouvelles pour construire la confiance.
- Clarifiez les responsabilités : assurez-vous que chacun sait ce qui est attendu de lui pour éviter les malentendus.
- Fournissez des exemples concrets : utilisez des exemples réels pour illustrer l'avancement et les défis.
Gérer les attentes et répondre aux préoccupations concernant l'avancement
- Soyez proactif : anticipez les questions et préoccupations et adressez-les avant qu'elles ne deviennent un problème.
- Écoutez activement : soyez attentif aux retours et montrez que vous prenez en compte les préoccupations
- Ajustez le planning si nécessaire : soyez prêt à réajuster les plans pour répondre aux besoins et attentes.
- Montrez de l'empathie : comprenez les inquiétudes des parties prenantes et montrez que vous y accordez de l'importance.
Pour suivre l’avancement d’un projet, il est essentiel de se concentrer sur des indicateurs clés de performance (KPIs). Voici quelques-uns des plus pertinents :
- Pourcentage d'achèvement : estimez la proportion du travail déjà réalisée par rapport à l'ensemble du projet.
- Valeur acquise (Earned Value) : une méthode de gestion de projets qui évalue les performances en comparant le travail réalisé avec le planning et le budget prévus.
- Indice de performance des coûts (CPI) : calculez l'efficacité des coûts de votre projet en divisant la valeur acquise par les coûts réels.
- Indice de performance des délais (SPI) : évaluez l'efficacité du temps utilisé en divisant la valeur acquise par la valeur planifiée.
- Retard sur le planning : identifiez tout écart entre les délais prévus et la réalité.
En suivant ces indicateurs, vous serez en mesure de prendre des décisions éclairées pour maintenir votre projet sur la bonne voie.
Utiliser les logiciels de gestion de projet pour un suivi efficace
Les logiciels de gestion de projet sont des alliés précieux pour suivre l’avancement de vos projets. Ils offrent :
- Centralisation de l'information : toutes les données relatives au projet sont stockées au même endroit, facilitant l'accès et la mise à jour.
- Automatisation des rapports : générez rapidement des rapports d'avancement pour partager les progrès avec votre équipe et les parties prenantes.
- Collaboration en temps réel : permettez à votre équipe de collaborer efficacement, peu importe où ils se trouvent.
- Suivi des ressources : assurez-vous que vos ressources sont utilisées de manière optimale et ajustez en temps réel si nécessaire.
En utilisant ces outils, vous gagnez en efficacité et en précision dans le suivi de l’avancement de vos projets.
Les techniques manuelles: avantages et limites
Bien que les outils numériques soient très populaires, certaines équipes préfèrent ou ont besoin d’utiliser des techniques manuelles pour le suivi de l’avancement.
Avantages:
- Simplicité : pas besoin de formation complexe ou d'investissements logiciels.
- Flexibilité : facilement adaptable à différentes situations sans contraintes techniques.
Limites:
- Moins précis : le risque d'erreur est plus élevé sans les calculs automatisés.
- Consommation de temps : les mises à jour et les rapports prennent plus de temps à réaliser.
- Manque de centralisation : les données peuvent être dispersées, rendant l'accès et l'analyse plus compliqués.
En pesant les avantages et les limites, vous pouvez choisir la méthode qui convient le mieux à votre projet et à votre équipe.
Astuces et bonnes pratiques pour un suivi d'avancement réussi
Pour assurer un suivi d’avancement réussi, il est essentiel d’adopter de bonnes pratiques et de rester vigilant quant aux pièges potentiels.
Les erreurs à éviter dans le suivi de l'avancement
- Négliger la mise à jour des données : assurez-vous que toutes les informations sont à jour pour une vue précise de l'avancement.
- Ignorer les petits écarts : même les petites déviations peuvent s'accumuler, soyez vigilant.
- Ne pas communiquer les problèmes : partagez les défis et les retards dès qu'ils sont identifiés pour trouver des solutions rapidement.
- Manquer de cohérence dans le suivi : adoptez une méthode de suivi cohérente pour des résultats fiables.
Conseils pour améliorer continuellement le processus de suivi
- Réévaluez régulièrement vos méthodes : prenez le temps de réfléchir à ce qui fonctionne et à ce qui pourrait être amélioré.
- Formez votre équipe : assurez-vous que tout le monde a les compétences nécessaires pour contribuer efficacement au suivi.
- Utilisez les bons outils : adoptez des outils de gestion de projet qui répondent aux besoins de votre équipe.
- Demandez des retours : encouragez l'équipe et les parties prenantes à partager leurs idées pour améliorer le processus.
Utiliser les retours d'expérience pour perfectionner le suivi de l'avancement
- Analysez les projets passés : regardez ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré pour les projets futurs.
- Créez une culture d'apprentissage : encouragez une approche où les erreurs sont vues comme des opportunités d'apprentissage.
- Partagez les leçons apprises : assurez-vous que les connaissances acquises sont partagées au sein de l'équipe et de l'organisation.
- Ajustez les processus si nécessaire : soyez prêt à changer vos méthodes et outils en fonction des retours et des leçons apprises.
En suivant ces conseils et en restant attentif aux besoins de communication de votre équipe et de vos parties prenantes, vous pouvez assurer un suivi d’avancement efficace et contribuer au succès de vos projets.
L’approche unique de Furious
Découvrez Furious, votre futur partenaire idéal pour piloter vos projets avec une facilité déconcertante. Il ne s’agit pas d’un simple outil, mais d’une solution complète et intégrée pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion de projet.
Le logiciel de gestion parfait pour piloter simplement vos projets
- Intégration complète : fini le temps perdu à jongler entre différents outils non intégrés. Furious offre une solution tout-en-un pour le suivi de divers types de projets, qu'il s'agisse de projet au forfait, honoraires, régie, TMA, achats margés, et bien plus encore.
- Outils avancés : bénéficiez d'outils de planification assistés par l'intelligence artificielle, des vues sous forme Gantt, ainsi que des outils de gestion des tâches et de tickets, le tout en un seul endroit.
L’atout majeur d’un logiciel de gestion de projet pour votre entreprise
- Boostez votre croissance : que vous soyez à la tête d'une agence, d'un cabinet de conseil ou d'une entreprise ESN, intégrer Furious dans votre quotidien, c'est choisir de prendre une longueur d'avance.
- Vue 360° sur vos KPIs : gardez un œil sur tous vos indicateurs de performance clés et voyez l'impact positif sur votre productivité et votre rentabilité.
- Visualisation optimale : nos outils de visualisation transforment votre manière d'apprécier et de mesurer la performance et la rentabilité de vos projets.
Gérez les coûts de manière simple & efficace
- Simplification extrême : gérez vos provisions de coûts, intégrez les coûts des freelances, gérez les achats avec différents taux de TVA et bien plus encore, le tout de manière intuitive.
- Finis les coûts intraçables : recevez directement les informations comptables dont vous avez besoin et gardez une traçabilité parfaite de vos coûts.
Gérez les coûts de manière simple & efficace
- Collaboration facilitée : utilisez des tableaux, des listes et des cartes pour organiser vos tâches et communiquer efficacement avec vos collègues.
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Un outil révolutionnaire pour obtenir les retours clients
- Gestion des retours clients simplifiée : partagez vos créations avec vos clients et recevez leurs retours précis et ciblés en un clin d'œil.
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Une tour de contrôle inégalée de l’ensemble de vos projets
- Anticipez les risques : grâce à notre moteur d'intelligence artificielle unique, soyez toujours un pas en avant et anticipez les potentiels obstacles avant qu'ils ne se produisent.
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Centralisation de vos projets
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Alors comment y passer?
Furious aide des centaines d’entreprises à déployer facilement et sereinement leur gestion à la production grâce à des indicateurs visuels et ludiques.
Il n’est jamais trop tard pour choisir les bons process (et outils !) qui vous aideront à structurer votre business. La reconnaissance de votre activité à l’avancement fait partie de ces Must-Have que tout bon CEO se doit de mettre en place.
Au-delà d’une vision juste et temps-réel de vos projets – et de votre entreprise -, cela vous apportera surtout la sérénité nécessaire pour une croissance furiousement rentable !
