Quem nunca experimentou aquele momento de solidão quando o seu gestor/contabilidade lhe diz que este projeto no qual passa as suas noites e fins de semana, que lhe consome o cérebro há várias semanas/meses, está a sofrer perdas abismais apesar de todo o tempo e energia que investe?
Trabalhas com valor fixo? Tu próprio sabes.
Mas porque é que, apesar de estar sobrecarregado, o seu projeto não é rentável?
Primeiro, culpamos os comerciais: eles deviam ter vendido por mais! Já lhes dissemos: “fazem tudo para ganhar o projeto e depois nós desenrascamo-nos…” Variante: “venderam por menos porque não percebem nada disto” etc etc.
Os comerciais às vezes culpam a gestão de projetos que “não sabe contar”… A produção culpa todos os outros.
Em suma, é culpa de todos e, portanto, muitas vezes de ninguém. E é por isso que este tipo de situação se repete… frequentemente. Ótimo ambiente.
Na realidade, isto é típico de agências sem ferramentas ou métodos de gestão de projetos de valor fixo, que frequentemente revelam os pontos fracos de uma agência.
Aqui estão algumas regras básicas que o ajudarão a inverter a tendência:
O controlo de tempo
Pergunta simples: sabe contabilizar semanalmente o tempo gasto por cada pessoa num projeto? Se a resposta é “não”, “não muito” ou “mais ou menos”, está na altura de remediar a situação.
O Furious torna esta tarefa simples ou até automática em 80% dos casos. Uma verdadeira transformação, tanto na sua gestão de projeto, como na gestão da sua produção.
O controlo semanal dos projetos e do tempo gasto VS o que foi vendido
Quem na sua empresa controla semanalmente os excessos de projeto? Tem um “pastor” responsável por enquadrar os planeamentos?
Mesmo que em algumas agências, o trabalho excessivo seja uma instituição, é cada vez menos tolerado e compreende-se porquê. Espera-se que a sua empresa saiba avaliar a carga de trabalho para corrigir o rumo quando há excessos.
A partilha semanal com o cliente das informações do projeto
É essencial partilhar pelo menos uma vez por semana com o seu cliente-querido os rácios de carga em relação ao vendido, o planeamento, a faturação… Assim, este não poderá fingir ignorância e, sobretudo, isso obrigá-lo-á a resolver os problemas de excesso assim que surgirem.
O Furious permite-lhe partilhar estes KPIs com o seu cliente com um clique!
A valorização no projeto vendido do tempo gasto na pré-venda
Quando ganhamos um projeto, não deitamos para o lixo o tempo gasto numa pré-venda. Normalmente já avançámos parcialmente no projeto, por isso é natural encontrá-lo nos tempos do projeto.
Falamos disso aqui.
Um motor de antecipação
Sem falar de ficção científica, com boas ferramentas como o Furious, sabe antes que seja tarde demais, que o projeto vai bater na parede. Estas funcionalidades ajudam-no a monitorizar e controlar os projetos em tempo real, modelando projetos complexos e indicando desde o início a rentabilidade estimada a longo prazo. Um verdadeiro benefício para gerir taticamente o seu negócio!
Poder analisar a rentabilidade
Precisa de ter uma análise de:
- rentabilidade comercial: tempo vendido VS tempo gasto
- rentabilidade líquida: tempo gasto X custo real das pessoas que trabalharam no projeto VS tempo vendido.
Para refinar esta análise, é crucial incluir o cálculo do retorno sobre o investimento, um método indispensável para avaliar com precisão a eficácia dos seus projetos. E para ir ainda mais longe, o planeamento de produção com inteligência artificial permite cruzar automaticamente estes dados com os tempos gastos, os custos e a carga projetada, a fim de antecipar os pontos de fricção e otimizar cada recurso. A diferença entre os dois permitir-lhe-á avaliar a ocupação dos perfis seniores ou dos estagiários, por exemplo… e isso obviamente muda tudo!
A interrupção de projetos não rentáveis
É tabu nas agências e, no entanto, quão necessário!
Não deve hesitar em parar um projeto se ele estiver a ir contra a parede… antes que lá chegue!
Terá mais a perder ao sobrecarregar demasiado as suas equipas (o custo do turnover é frequentemente subestimado nas agências) e ao ocupá-las em projetos não rentáveis do que ao perder um cliente.
Para o ajudar, ferramentas para gerir a sua empresa como o Furious estão lá para facilitar o acompanhamento destes assuntos de forma muito visual. “É um verdadeiro aliado para otimizar a sua gestão de projeto e plano de ação, ao mesmo tempo que proporciona uma visão preditiva que o alerta bem antecipadamente, antes que” seja tarde demais.
Outra vantagem (e não das menores): o trabalho em equipa é mais fluido porque analisamos as dificuldades com base em dados racionais, e não na incompreensão ou preconceitos entre diferentes profissões e perfis!
