“”Um número só vive porque é partilhado e porque é enriquecido por todos os atores da cadeia””
Matthieu Didailler, CFO da Insign
Esta citação faz todo o sentido no contexto em que a gestão financeira não se limita a monitorar colunas de números. É um verdadeiro equilíbrio entre precisão, antecipação e adaptação, onde cada ator deve desempenhar o seu papel para evitar as armadilhas da imprecisão.
E o desafio é bem real: apenas 36% das organizações conseguem entregar os seus projetos aliando orçamento previsto e rentabilidade, segundo o Project Management Institute. Um número que destaca a complexidade da gestão e do acompanhamento dos projetos num quadro de gestão financeira rigorosa.
As perguntas a fazer para otimizar a gestão financeira
À medida que a sua agência ou ESN se desenvolve, a carga de trabalho aumenta. As equipas financeiras, sobrecarregadas por tarefas repetitivas, têm dificuldade em ganhar o distanciamento necessário para se concentrarem no essencial: a rentabilidade.
Quanto tempo as suas equipas dedicam realmente à gestão de projetos? As suas Unidades de Negócio são rentáveis? E as suas taxas de ocupação individuais estão otimizadas? Tantas perguntas que merecem respostas precisas.
Já não basta constatar os excessos orçamentais após o facto para ser rentável. Para garantir as suas margens e otimizar a sua gestão financeira, deve adotar reflexos estratégicos e dispor das ferramentas certas. Estas permitirão avaliar a rentabilidade dos seus projetos para garantir uma finança sob controlo em todos os momentos.
No mundo ultra-competitivo das agências, saber quais projetos lhe fazem perder dinheiro é essencial. Um défice de tesouraria nunca é fruto do acaso. Muitas vezes, resulta de estimativas iniciais demasiado otimistas, de um âmbito de projeto mal controlado ou ainda de atrasos nos entregáveis que fazem aumentar os custos.
A questão não é, portanto, saber se isso pode acontecer, mas quando – e, sobretudo, como reagir antes que seja tarde demais.
Identifique os seus projetos deficitários agora
O primeiro passo para inverter a tendência é ser capaz de identificar os sinais de alerta o mais cedo possível. Isso passa pela implementação de um sistema fiável de monitorização dos indicadores chave através de ferramentas de gestão de riscos financeiros. Deve seguir imperativamente:
- O progresso do projeto: Onde está a produção em relação ao que foi vendido?
- O tempo realmente gasto: Quantas horas as suas equipas já consumiram, por competência ou unidade de negócio?
- Os custos incorridos: Quais são os custos diretos (serviços, compras) e indiretos (custos internos) relacionados ao projeto?
No entanto, se for como a maioria das agências, provavelmente enfrenta um problema de centralização das informações que o impede de calcular a rentabilidade. Cada equipa utiliza as suas próprias ferramentas, muitas vezes não conectadas entre si. Resultado: recuperar os dados corretos torna-se um quebra-cabeças e o exercício rapidamente se assemelha ao de um funâmbulo avançando numa corda bamba. Para superar esses desafios, é essencial dominar o cálculo da taxa de margem, um indicador chave para avaliar o desempenho financeiro dos seus projetos. Quanto mais dispersas as informações, maior o risco de basear as suas decisões em dados errados ou incompletos.
O que isso implica para si: Sem visibilidade imediata sobre esses indicadores, é praticamente impossível gerir eficazmente a sua rentabilidade. Para avançar com confiança, deve poder consultar esses dados em tempo real e tomar decisões informadas antes que a taxa de retorno se degrade.
As ferramentas de gestão financeira: aliadas ou obstáculos?
- Agregar automaticamente os dados de todas as suas equipas
- Exibir indicadores de rentabilidade claros e atualizados
- Emitir alertas assim que um projeto ultrapassa o limite de rentabilidade previsto
Por que esta etapa é imprescindível
Ignorar esta fase é aceitar navegar às cegas. No entanto, com os reflexos certos, identificar os projetos deficitários torna-se um processo rápido e eficaz. Quanto mais cedo intervir, menos o défice impactará as suas margens.
Dica: Programe pontos de controlo semanais nos seus projetos de risco. Isso permitirá detectar os desvios antes que se tornem irreparáveis.
Análise e diagnóstico
Para corrigir duradouramente a situação, não basta constatar os excessos orçamentais: é preciso compreender as causas profundas. Por que um projeto ultrapassa o orçamento inicial? Como evitar que isso se repita nas próximas missões? Esta fase de análise financeira permite passar da constatação à ação, direcionando precisamente os pontos de falha.
Compreender as causas e usá-las como alavanca
Por trás de um projeto deficitário, muitas vezes esconde-se uma combinação de fatores. Sem um diagnóstico aprofundado, é difícil implementar soluções pertinentes. Várias fontes de desvio são frequentemente observadas nas agências:
- Um planeamento de recursos inadequado
- Estimativas iniciais demasiado otimistas ou incompletas
- Uma gestão vaga do âmbito do projeto, levando a ajustes não antecipados
- Atrasos acumulados gerando custos adicionais
- Problemas de comunicação entre equipas internas e com o cliente
Para cada projeto deficitário, é essencial documentar os desvios entre o fluxo de rentabilidade previsto e a realidade. Onde são os excessos mais significativos? Trata-se de tempo gasto não previsto, compras que ultrapassam o orçamento ou custos subestimados? Esta etapa de compreensão detalhada é indispensável para evitar repetir os mesmos erros no futuro.
“”A vantagem de usar um software multitarefa é as conexões evidentes entre as diferentes tarefas. Usar tal software permite ter em mente um amplo escopo financeiro.””
Paul Vedrine, responsável pelo controlo de gestão – Agência Jin
Transformar a análise da gestão financeira em ações concretas
A importância de uma ferramenta fiável
Realizar uma análise pertinente pressupõe dispor das informações corretas. No entanto, muitas agências enfrentam dificuldades na coleta e tratamento dos dados.
Quando as ferramentas de cálculo estão dispersas ou mal sincronizadas, as equipas passam um tempo considerável a cruzar manualmente os números. Este processo é não só demorado, mas também fonte de erros.
Uma ferramenta de gestão contabilística e financeira centralizada permite visualizar instantaneamente os desvios de orçamento, as horas consumidas e as margens associadas a cada projeto.
Graças a relatórios automatizados e alertas configuráveis, ganha em reatividade. Assim, pode identificar os desvios assim que aparecem e não no final do projeto, quando as margens já estão impactadas.
Adotar os reflexos certos para o futuro
O diagnóstico de rentabilidade deve tornar-se um hábito integrado nos seus processos. Controles regulares permitem não só corrigir os desvios nos projetos em curso, mas também capitalizar nos ensinamentos para as missões futuras. Cada análise enriquece a sua capacidade de antecipar, ajustar as suas práticas e reforçar a rentabilidade dos seus projetos.
Plano de ação
Uma vez estabelecido o diagnóstico, é hora de agir. Dispor de dados precisos sobre os seus projetos deficitários é essencial, mas isso não serve de nada se essas informações não resultarem em decisões concretas e medidas corretivas. Corrigir a situação requer estabelecer um plano claro, adaptado a cada projeto em questão.
Construir um plano de ação eficaz
O plano de ação deve basear-se nos ensinamentos do diagnóstico e responder às causas identificadas. Vários alavancas podem ser ativados dependendo da situação:
- Reafetação de recursos: ajuste a carga de trabalho para evitar a sobrecarga de uma equipa e otimizar o uso das competências disponíveis.
- Renegociação de prazos: quando possível, discuta com o cliente para ajustar o âmbito ou adiar algumas datas para limitar os custos adicionais e otimizar o fluxo de caixa.
- Revisão das estimativas: atualize as suas previsões sobre as fases restantes do projeto para evitar agravar o défice.
- Reforço dos controles internos: implemente processos mais rigorosos para validar as mudanças de âmbito e melhor gerir os ajustes em curso de projeto.
Cada ação deve ser priorizada de acordo com o seu impacto na rentabilidade e a sua viabilidade na gestão dos projetos. Uma medida eficaz é aquela que pode ser implementada rapidamente sem comprometer a qualidade do entregável ou o fundo de maneio. Por exemplo, algumas agências optam por automatizar a faturação recorrente para estabilizar a sua tesouraria e ganhar visibilidade sobre as suas receitas futuras.
A comunicação: parâmetro essencial para uma melhor gestão
A implementação de um plano de ação não pode ser feita sem uma comunicação fluida com todas as partes interessadas. As equipas internas devem compreender os ajustes esperados e as razões que os motivam. Do lado do cliente, a transparência é primordial. Informar de forma clara sobre eventuais mudanças de prazos ou de âmbito permite evitar mal-entendidos e manter a confiança.
Organize pontos regulares com as suas equipas de projeto e financeiras para acompanhar o progresso das medidas tomadas. Se forem necessárias renegociações com o cliente, prepare argumentos baseados em dados concretos do seu diagnóstico.
Antecipar para não mais sofrer
Embora este plano vise corrigir os desvios atuais, também deve servir de base para evitar que a situação se repita. Uma gestão proativa passa pela integração dessas ações nos seus processos padrão. No futuro, poderá assim detectar os sinais fracos mais cedo e agir antes que a situação se degrade.
Adotar uma visão de longo prazo permite não só corrigir os projetos em dificuldade, mas também reforçar duradouramente a rentabilidade global da sua agência.
A ação cirúrgica: antecipe os excessos orçamentais
Corrigir um projeto deficitário é essencial, mas o verdadeiro domínio da gestão financeira reside na antecipação. Prevenir os excessos orçamentais permite limitar as ações corretivas tardias e manter a rentabilidade dos projetos sem comprometer a relação com o cliente nem a qualidade dos entregáveis.
Esta abordagem proativa, comparável a uma intervenção cirúrgica, requer precisão, reatividade e ferramentas adequadas para intervir no momento certo.
Uma gestão orçamental ágil e reativa
Os projetos raramente ultrapassam o orçamento sem sinais de alerta. Esses indicadores são muitas vezes visíveis muito antes de o excesso se concretizar. Ainda é preciso ter a capacidade de os detetar.
Uma gestão orçamental rígida, fixada apenas no início do projeto, limita a reatividade face aos imprevistos. Pelo contrário, uma abordagem ágil permite ajustar continuamente as previsões, os recursos e as despesas.
Implementar uma gestão orçamental ágil baseia-se em várias ações chave:
- Atualizar regularmente as previsões financeiras em função do progresso real dos projetos.
- Acompanhar o tempo gasto com precisão para ajustar o planeamento em função dos desvios constatados.
- Estabelecer pontos de controlo semanais para antecipar sobrecargas de trabalho ou necessidades de recursos complementares.
- Reagir rapidamente às modificações de âmbito ou aos atrasos para limitar o seu impacto financeiro.
Esta dinâmica de adaptação contínua evita que descubra um excesso de orçamento quando o projeto já está finalizado, momento em que muitas vezes é tarde demais para reagir.
Compreender a rentabilidade desde a pré-venda
A antecipação não começa na produção. Ela começa desde a fase de orçamento e negociação. Estimativas demasiado otimistas na pré-venda resultam em orçamentos irrealistas que as equipas têm dificuldade em cumprir. É, portanto, crucial levar em conta todos os encargos desde o início: tempo de gestão, revisões possíveis, retornos de cliente não previstos e imprevistos técnicos.
Para isso:
- Analise projetos semelhantes passados para refinar as suas estimativas.
- Integre margens de segurança realistas para compensar os imprevistos.
- Troque ideias com as equipas operacionais para validar a viabilidade dos orçamentos propostos.
Uma melhor preparação a montante limita os desvios constatados ao longo do caminho e garante uma gestão mais tranquila.
A importância de um acompanhamento em tempo real
Para ajustar a sua gestão orçamental, deve dispor de uma visão clara e instantânea dos seus indicadores chave. Esperar pelo encerramento do projeto para fazer o ponto de situação é um erro frequente que custa caro. Um acompanhamento em tempo real permite intervir assim que surgem desvios e evitar que se agravem.
As ferramentas de gestão modernas oferecem funcionalidades como:
- Alertas automáticos quando um projeto atinge certos limites de consumo (50%, 75%, 90% do orçamento previsto).
- Painéis de controlo atualizados automaticamente com as horas registadas, os custos incorridos e o progresso do projeto.
- Relatórios que comparam as previsões iniciais com os dados reais para identificar rapidamente os desvios.
Esta reatividade permite tomar decisões corretivas imediatas, seja para realocar recursos, rever o âmbito ou negociar ajustes com o cliente.
Capitalizar nos ensinamentos para os projetos futuros
“Ter uma ferramenta que está em toda a cadeia de valor: desde a centralização do início (edição do orçamento na pré-venda) até à produção e entrega do dispositivo permite-nos ser mais coerentes e melhor controlar os nossos processos.”
Jérôme Balmain, COO e co-fundador – La Haute Société
Antecipar os excessos orçamentais e as necessidades de fundo de maneio é também aprender com as suas experiências passadas. Cada projeto terminado, tenha sido rentável ou não, contém ensinamentos valiosos. Realizar avaliações regulares permite identificar padrões recorrentes de excesso e ajustar as práticas para as missões futuras.
Para otimizar esta abordagem:
- Organize reuniões de feedback com as equipas envolvidas.
- Documente as causas das discrepâncias e as ações corretivas implementadas.
- Atualize as suas metodologias de estimativa e os seus processos internos.
Ao adotar esta lógica de melhoria contínua, reforça a sua capacidade de antecipar desvios e garantir a rentabilidade dos seus projetos.
Integração da gestão de riscos financeiros
Antecipar os excessos orçamentais não pode ser feito sem uma gestão rigorosa dos riscos. Cada projeto tem áreas de incerteza, seja por variações de âmbito, atrasos na produção ou custos imprevistos. Ignorar estas contingências é expor os seus projetos a desvios orçamentais difíceis de recuperar. Pelo contrário, integrar a gestão de riscos no seu processo de gestão de projetos permite identificar potenciais falhas antes que afetem a rentabilidade.
Identificar os riscos financeiros antecipadamente
A primeira etapa consiste em detetar os riscos potenciais desde a fase de planeamento e cálculo da rentabilidade. Um projeto pode ser impactado por vários tipos de riscos:
- Operacionais: atrasos na produção, indisponibilidade de recursos, erros técnicos
- Organizacionais: problemas de comunicação, mudanças de âmbito imprevistas
- Contratuais: cláusulas mal definidas que podem resultar em custos adicionais
Para não deixar nada ao acaso, é essencial formalizar uma análise de riscos no início do projeto. Recolha feedback das equipas operacionais, identifique os pontos críticos do planeamento e liste os elementos suscetíveis de gerar custos adicionais.
Avaliar a probabilidade e o impacto
Nem todos os riscos apresentam o mesmo nível de gravidade. Uma vez identificados, é necessário classificá-los de acordo com a sua probabilidade de ocorrência e o seu impacto potencial no orçamento e nos prazos. Esta avaliação permite hierarquizar as ações a implementar.
Pode usar uma matriz de riscos para:
- Identificar as ameaças de alto impacto e alta probabilidade que requerem medidas imediatas
- Priorizar os riscos que podem ter repercussões importantes na rentabilidade do projeto
- Determinar os riscos menores que necessitam apenas de uma monitorização regular
Esta abordagem evita a dispersão de esforços e permite concentrar os recursos nos elementos mais críticos.
Implementar planos de gestão financeira
Uma vez avaliados os riscos, é hora de definir planos de resposta adequados. Estes planos podem assumir várias formas:
- Evitação: modificar o plano inicial para eliminar o risco (por exemplo, escolher um fornecedor mais fiável, mesmo que seja ligeiramente mais caro)
- Redução: implementar ações que limitem a probabilidade ou o impacto do risco (ajustar os prazos, reforçar o acompanhamento dos entregáveis)
- Transferência: externalizar o risco subcontratando certas tarefas ou ajustando as cláusulas contratuais com o cliente
- Aceitação: assumir o risco se for considerado menor ou se as soluções forem demasiado dispendiosas em relação aos benefícios esperados
Para ser eficaz, cada plano de resposta deve ser associado a um responsável e integrado na gestão diária do projeto.
Apoiar-se em ferramentas para uma monitorização proativa
A gestão de riscos não termina com a sua identificação. Uma monitorização contínua da tesouraria é indispensável para detetar qualquer evolução que possa afetar o projeto. As ferramentas de gestão modernas oferecem funcionalidades específicas:
- Alertas automáticos acionados ao atingir certos limites orçamentais (50 %, 75 % ou 90 % do orçamento consumido)
- Relatórios de riscos atualizados em tempo real para antecipar desvios
- Plataformas colaborativas que permitem a cada membro da equipa sinalizar pontos de atenção
- Esta monitorização permite tomar decisões baseadas em dados fiáveis, sem esperar que o projeto ultrapasse os limites críticos.
Integrar a gestão de riscos na sua cultura de agência
Para que esta abordagem seja totalmente eficaz, deve tornar-se um reflexo partilhado por todas as equipas. Incentive os seus colaboradores a sinalizar anomalias, organize reuniões regulares sobre a evolução dos riscos e alinhe os seus processos internos com esta lógica de prevenção.
Uma agência que integra a gestão de riscos na sua cultura operacional está melhor preparada para antecipar imprevistos, proteger as suas margens e reforçar a satisfação do cliente.
Utilizar a orçamentação do projeto desde a abertura e durante o projeto
A orçamentação é muitas vezes vista como uma formalidade a realizar no início do projeto. No entanto, para garantir a rentabilidade, deve ser um processo dinâmico, ajustado ao longo do ciclo de vida do projeto. Ao integrá-la desde as primeiras etapas e atualizá-la regularmente, ganha em reatividade e precisão. Esta abordagem proativa limita os desvios orçamentais e facilita a tomada de decisões informadas.
Definir um âmbito claro e objetivos precisos
Uma orçamentação eficaz começa pela definição do âmbito do projeto. Quanto mais preciso for, mais exatas serão as estimativas. Muitas vezes, áreas de incerteza nos objetivos ou entregáveis criam mal-entendidos e custos adicionais imprevistos.
Para evitar estas armadilhas:
- Elabore um caderno de encargos detalhado validado por todas as partes interessadas
- Divida o projeto em subtarefas com marcos claros
- Identifique as necessidades de recursos para cada etapa do projeto
- Preveja possíveis evoluções de âmbito integrando margens de segurança
Uma estrutura clara desde o início evita ajustes dispendiosos ao longo do caminho e facilita o acompanhamento orçamental.
Escolher a metodologia de orçamentação adequada
Nem todos os métodos de orçamentação são iguais. A escolha depende da natureza do projeto, da complexidade dos entregáveis e do grau de flexibilidade desejado. Três grandes abordagens se destacam:
Orçamentação de cima para baixo: o orçamento global é definido antes de ser distribuído entre as diferentes fases. Este método é rápido, mas pode carecer de precisão se os detalhes do projeto ainda não estiverem bem estabelecidos.
Orçamentação de baixo para cima: os custos são estimados tarefa por tarefa antes de serem consolidados. Mais demorada de implementar, esta abordagem é ideal para projetos complexos que exigem precisão máxima.
Orçamentação baseada no valor: o orçamento é ajustado em função do valor gerado em cada etapa. Este modelo, frequentemente utilizado em métodos ágeis, permite uma flexibilidade acrescida e uma melhor adaptação aos imprevistos.
Qualquer que seja a escolha, o essencial é privilegiar o método que oferece o melhor equilíbrio entre precisão, flexibilidade e rapidez de execução.
Acompanhar e ajustar ao longo do projeto
A orçamentação não termina com a validação do orçamento. Para ser eficaz, deve ser continuamente reavaliada. Os projetos evoluem: mudanças de âmbito, atrasos ou ajustes de recursos podem impactar os custos. Apenas uma atualização regular do orçamento permite manter o rumo.
Para garantir este acompanhamento:
- Compare as despesas reais com as previsões iniciais em cada marco chave
- Analise as discrepâncias e identifique as causas dos excessos
- Ajuste as estimativas nas fases restantes para limitar desvios futuros
- Comunique esses ajustes às equipas para garantir um alinhamento global
- Um orçamento dinâmico e atualizado oferece uma visão mais realista do projeto, evitando surpresas desagradáveis no final da missão.
A contribuição das ferramentas na gestão orçamental
Acompanhar um orçamento com folhas de cálculo dispersas é fonte de erros e perda de tempo. Hoje, soluções centralizadas permitem simplificar esta tarefa enquanto melhoram a fiabilidade dos dados. Para se tornar uma boa ferramenta de gestão orçamental, o ERP financeiro deve oferecer:
- Uma visualização em tempo real das despesas realizadas e das previsões atualizadas
- Alertas automáticos quando os limites orçamentais estão prestes a ser atingidos
- A possibilidade de integrar dados de tempo gasto, faturação e compras para uma visão global
- Relatórios detalhados que facilitam a tomada de decisão e a comunicação com os clientes
Ao utilizar estas ferramentas, ganha em reatividade e pode ajustar os seus planos em poucos cliques, sem esperar pelo final do projeto para reagir.
Promover a melhoria contínua
Cada projeto é uma oportunidade de aprendizagem. Ao analisar os seus orçamentos passados e identificar pontos de melhoria, reforça a sua capacidade de estimar mais precisamente e de gerir melhor os seus futuros projetos.
Para capitalizar sobre estes ensinamentos:
- Organize balanços financeiros no final do projeto com as suas equipas
- Documente as discrepâncias significativas e as soluções implementadas para as resolver
- Atualize as suas metodologias de estimativa para refletir esses feedbacks
Este processo de melhoria contínua permite-lhe ganhar em precisão e otimizar progressivamente a rentabilidade dos seus projetos.
Otimize a sua rentabilidade com Furious
A rentabilidade dos seus projetos não depende apenas de métodos, mas dos instrumentos certos. Num ambiente onde a reatividade e a precisão são essenciais, Furious posiciona-se como a solução tudo-em-um indispensável. Gestão orçamental, planeamento de recursos, acompanhamento de tempos e faturação estão reunidos numa única plataforma para agilizar os seus processos.
Simplifique a sua gestão de projetos
Furious centraliza todas as suas informações, evitando silos e perdas. Beneficia de uma visão clara e global para acompanhar os seus projetos sem fricções. Com a Furious, pode:
- Criar orçamentos ligados aos seus projetos
- Acompanhar o tempo de trabalho das suas equipas e ajustar as suas previsões
- Gerir a faturação sem múltiplas ferramentas
- Visualizar a taxa de margem em tempo real
Promova a colaboração e a transparência
Uma comunicação fluida é a chave para projetos bem-sucedidos. Furious permite que cada interveniente aceda às informações de que necessita. Por um lado, as equipas acompanham a sua carga de trabalho enquanto os gestores de projeto monitorizam os indicadores chave. Os responsáveis financeiros dispõem assim de dados atualizados.
Esta transparência reforça a relação com o cliente graças a relatórios precisos e facilmente partilháveis.
Tome decisões baseadas em dados fiáveis
Furious transforma os seus dados em informações acionáveis através de painéis de controlo intuitivos. Identifique rapidamente os projetos em risco, meça o seu desempenho e ajuste a sua estratégia com:
- Alertas sobre excessos orçamentais e atrasos
- Uma visualização das margens por projeto ou cliente
- Comparativos entre previsões e realizações
- Uma análise das taxas de ocupação para otimizar os recursos
Faça a escolha de uma ferramenta pensada para agências e ESN
Furious adapta-se às suas necessidades, quer dirija uma pequena equipa ou uma grande estrutura. Liberte tempo na gestão administrativa e concentre-se no que realmente importa: a satisfação dos seus clientes e o crescimento da sua agência.
