Numa agência, tudo depende de uma equação delicada: entregar resultados de qualidade, a tempo, com uma gestão de projeto eficaz e uma equipa produtiva capaz de superar os desafios.
Mas muitas vezes, o staffing é uma fonte de tensão constante. Recursos mobilizados em várias missões, agendas ajustadas em emergência e conflitos detectados tarde demais. Passa mais tempo a apagar fogos do que a gerir serenamente a sua atividade, com uma carga de trabalho que se torna esmagadora e objetivos difíceis de alcançar.
Este modo de gestão reativo trava o desempenho e esgota as suas equipas. No entanto, existe outra abordagem: integrar staffing e gestão de projeto desde a fase de orçamento para antecipar as necessidades, evitar conflitos e ajustar os recursos com flexibilidade.
Como transformar a sua gestão de staffing para ganhar em agilidade e rentabilidade? Quais são as alavancas concretas a ativar para um planeamento mais fluido e eficaz? Análise.
Gestão de projeto: o desafio atual das agências
Um diagnóstico claro: o staffing ao sabor do vento não funciona
Se ainda gere os seus projetos com uma abordagem reativa, provavelmente já enfrentou estas situações:
- Descobre tarde demais que um colaborador já está atribuído a outra missão.
- É forçado a alterar os seus planos de emergência para distribuir a carga de trabalho.
- Falta-lhe visibilidade sobre os seus recursos, o que complica a gestão de projeto e a realização dos objetivos.
Esta gestão de projeto fragmentada leva a uma perda de agilidade, prazos mais longos e uma diminuição da rentabilidade. Quanto mais tardios são os ajustes, mais caros se tornam, tanto em tempo quanto em energia para as suas equipas. Uma carga de trabalho mal distribuída também prejudica a produtividade da equipa, tornando os esforços para alcançar os objetivos ainda mais difíceis.
Por outro lado, uma abordagem antecipada e fluida permite otimizar a alocação das equipas, distribuir melhor a carga de trabalho, reduzir conflitos e melhorar a rentabilidade dos projetos. Uma gestão eficaz dos recursos e do staffing garante que cada colaborador é atribuído onde é mais útil, o que permite maximizar a eficácia global.
Um staffing iterativo e preditivo: o duo vencedor
Os três pilares de um bom staffing
Um staffing eficaz não deve ser uma luta diária, mas um processo fluido e natural. No entanto, muitas agências continuam a gerir os seus recursos dia a dia, sem verdadeira antecipação da carga de trabalho.
Resultado? Equipas sobrecarregadas em alguns projetos, enquanto outras carecem de recursos no momento crítico, o que impede a produtividade e atrasa a realização dos objetivos. É, portanto, crucial implementar uma gestão proativa e estruturada para evitar esses desequilíbrios.
O verdadeiro desafio é fazer staffing a longo prazo. Ao integrar o staffing desde a fase de orçamento e projetar os recursos ao longo de todo o projeto, evita ajustes permanentes e ganha em estabilidade. Esta abordagem garante que cada membro da equipa sabe antecipadamente em que vai trabalhar, e que os responsáveis podem distribuir melhor a carga de trabalho sem stress de última hora.
Os três pilares de um staffing eficaz são, portanto, claros:
- Um processo iterativo
O planeamento evolui naturalmente, de acordo com as necessidades do projeto e as disponibilidades das equipas. - Uma visibilidade a longo prazo
Projeta os seus recursos bem antecipadamente, o que permite antecipar conflitos e evitar períodos de subutilização. - Uma gestão fluida
O planeamento é estruturado em 80% desde o início, o que reduz a carga mental e os ajustes imprevistos.
Ao apostar numa planificação proativa e numa alocação inteligente dos recursos, evita desequilíbrios e decisões tomadas na urgência.
Os benefícios concretos para a sua agência
A integração do staffing e da gestão de projeto permite-lhe transformar a forma como gere os seus recursos. Concretamente, isso traduz-se em:
- Um ganho de tempo – Ao limitar as urgências de última hora, dispõe de mais tempo para rever os projetos em curso e ajustar a sua estratégia.
- Menos conflitos – Tudo é definido desde o início, o que reduz as tensões relacionadas com a falta de organização e permite manter uma melhor coordenação ao longo do projeto.
- Uma melhor visibilidade – Sabe precisamente quais recursos estão disponíveis e quando, o que facilita a tomada de decisão e permite mobilizar uma equipa eficaz no momento certo.
- Uma gestão baseada em dados e controle de KPIs – Quando staffing e gestão de projeto estão bem integrados, pode acompanhar em tempo real o tempo realmente gasto em cada projeto e comparar com o tempo inicialmente previsto. Esta análise permite identificar rapidamente as discrepâncias, ajustar a carga de trabalho e até fazer previsões: se um projeto ultrapassa regularmente o seu orçamento de tempo, deteta-o bem antes de se tornar um problema.
- Um crescimento controlado – Pode aceitar mais projetos sem correr o risco de sobrecarregar os seus colaboradores, pois sabe precisamente onde está e pode ajustar os seus recursos com base nas previsões reais, para uma gestão de projeto mais fluida e controlada.
Com esta abordagem, cada projeto é lançado sobre bases sólidas, com uma gestão de recursos otimizada.
Como passar à ação?
Estruturar um fluxo de trabalho claro
- Cada intervalo de trabalho está diretamente ligado a uma tarefa específica.
- Os colaboradores sabem imediatamente o que devem fazer de acordo com a sua disponibilidade.
- O acompanhamento dos projetos é simplificado, pois cada ação é planeada e ligada a um recurso.
Por que as agências falham?
Muitas agências têm dificuldade em adotar esta abordagem por várias razões:
- Falta de ferramentas adequadas – A gestão do staffing muitas vezes depende de planilhas ou soluções muito rígidas, o que impede um planeamento ágil e centralizado.
- Uma cultura do reativo – O hábito de gerir as urgências em vez de antecipar leva a uma sobrecarga constante das equipas, uma carga de trabalho mal distribuída e ajustes de última hora que prejudicam a rentabilidade. Isso também leva a uma equipa menos produtiva, pois os recursos são constantemente reajustados em vez de serem utilizados de forma otimizada.
- Uma separação entre gestão de projeto e staffing – Quando os dois estão dissociados, os recursos são atribuídos sem levar em conta as prioridades estratégicas, gerando conflitos de planeamento e falta de flexibilidade.
- Baixa integração do cliente no processo – Muitas vezes, os clientes são informados dos planeamentos uma vez que estão fixados, o que limita a sua capacidade de antecipar e gera pedidos tardios que perturbam a organização da agência. Ao integrar o cliente desde o início – partilhando uma visão dos recursos alocados e dos marcos chave –, a agência melhora a comunicação, reduz os imprevistos e ganha em eficiência.
Uma agência que supera esses obstáculos e adota um modelo mais transparente e colaborativo dá a si mesma os meios para melhorar o seu desempenho enquanto assegura os seus compromissos.
O caso do SMASH Group
Para ilustrar esta abordagem, tomemos o exemplo do SMASH Group, uma consultoria francesa fundada em 2018. Em apenas quatro anos, passaram de 0 a 55 colaboradores, com um crescimento anual de 50%, recrutando em média 22 pessoas por ano. Esta rápida expansão destacou a necessidade de otimizar a gestão do tempo e centralizar as ferramentas para manter a qualidade do serviço ao cliente.
Os desafios enfrentados pelo SMASH Group:
- Visibilidade limitada
Com um crescimento rápido, tornou-se difícil acompanhar em tempo real a carga de trabalho das equipas, o que poderia levar a sobrecargas e aumento do stress.
- Ferramentas dispersas
O uso de ficheiros Excel para o acompanhamento do tempo e a gestão administrativa carecia de dinamismo e não permitia uma visão geral eficaz.
- Planeamento insuficiente
A ausência de um sistema centralizado tornava a planificação e a antecipação das necessidades de recursos humanos complexas.
As soluções trazidas pela Furious:
- Acompanhamento em tempo real
Graças ao software de gestão de projeto Furious, o SMASH conseguiu monitorizar precisamente o tempo dedicado a cada projeto, antecipar as necessidades de recrutamento (competências necessárias) e planear as tarefas de forma otimizada. Jean-Baptiste Cousin, cofundador do SMASH, declara: “Monitorizamos o tempo com o Furious de forma muito precisa, primeiro para garantir que não estamos a sobrecarregar as equipas e a colocá-las em situação de stress.”
- Centralização das ferramentas
Ao adotar a ferramenta de gestão de projeto Furious, o SMASH substituiu os seus ficheiros Excel por uma plataforma única, oferecendo uma visão clara do staffing, da planificação e do tempo gasto por cliente em apenas dois cliques.
- Melhoria da planificação
Com uma visão geral dos planeamentos e lembretes automáticos para certas ações, a distribuição das tarefas e a antecipação dos períodos de alta carga foram grandemente melhoradas.
Os resultados foram significativos: uma melhor visibilidade sobre os projetos, uma maior antecipação das necessidades de pessoal e uma redução do stress para as equipas. Como destaca Jean-Baptiste Cousin: «Passámos da “era medieval para a” era digital. Com a chegada do Furious, passámos para uma era muito mais dinâmica com monitorização também e, obviamente, a segurança dos dados.»
Por que o Furious é a ferramenta ideal?
O Furious foi concebido para agências que querem uma gestão de projeto mais fluida e mais eficaz. Concretamente, permite-lhe:
- Planear desde a fase de orçamento – Assim que um projeto é validado, sabe quais recursos serão mobilizados e quando.
- Detectar conflitos bem antecipadamente – Identifica imediatamente os riscos de sobrecarga e pode resolvê-los antes que se tornem um problema.
- Ganhar tempo com uma interface ultra-intuitiva – Sem configurações complexas, sem gestão administrativa pesada. O software de gestão de projeto Furious automatiza o que deve ser automatizado.
- Beneficiar de um planeamento pré-construído em 80% – Só precisa ajustar e refinar, em vez de começar do zero em cada projeto.
Com o Furious, dá à sua agência uma verdadeira vantagem competitiva: a capacidade de entregar os seus projetos com fluidez, em total serenidade.
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