Perdeu um prazo? Não antecipou um aumento de carga? Esqueceu-se de que as suas equipas não eram (ainda) compostas por clones incansáveis capazes de entregar tudo a tempo com um sorriso? Perfeito. É precisamente isso que vamos transformar em vantagem estratégica.
Os erros de planeamento são inevitáveis na vida de uma agência. Mas o que distingue uma organização eficiente de outra não é a ausência de erros. É a sua capacidade de tirar aprendizagens duradouras, ao serviço da equipa, da rentabilidade e da satisfação do cliente.
Aqui está como.
Por que razão os seus erros valem ouro (se souber interpretá-los)
De acordo com a consultora PMI, os projetos mal planeados custam em média 11,4 % de orçamento adicional. E, no entanto, poucas agências realmente capitalizam sobre os seus erros.
Porquê? Porque muitas vezes preferimos “seguir em frente” em vez de olhar para trás. Má escolha. Um erro não analisado é um erro que se pagará… duas vezes.
Aqui estão 3 boas notícias:
- Um erro raramente é causado por um indivíduo isolado (ufa!).
- Um erro repetido sinaliza uma fraqueza sistémica (e, portanto, reparável).
- Um erro bem aproveitado cria uma cultura de melhoria contínua (e reforça a coesão da equipa).
Top 5 dos erros de planeamento
1. Superestimar as capacidades das suas equipas
Talvez já tenha pensado (ou dito): “Eles conseguem gerir, não é assim tão pesado.”
Na realidade? A sobrecarga crónica é um dos principais fatores de burnout em agência.
Um recurso não está disponível a 100 %. Carga mental, mudanças de prioridade, imprevistos… tudo isso consome tempo.
A fazer: baseie os seus planos numa capacidade realista (70 a 80 % no máximo), especialmente para os perfis-chave.
2. Subestimar as cargas invisíveis
Reuniões, relatórios, validações internas, coordenação…
Estas tarefas nunca estão no retroplaneamento, mas custam muito caro em tempo real.
Um estudo da consultora McKinsey revela que os gestores passam em média 62 % da sua semana em coordenação em vez de produção real.
A fazer: integre as cargas indiretas em cada planeamento, como faria para qualquer tarefa entregável.
3. Esquecer a dimensão humana
Os seus colaboradores não são intercambiáveis, nem infalíveis, nem disponíveis 365 dias/ano.
Uma licença, uma doença, uma quebra de ritmo? Nada de excecional… a menos que tudo dependa dessa pessoa.
A fazer : planeie com uma margem humana. E pense em redundância para as competências críticas.
4. Negligenciar as validações do cliente
“Estamos apenas à espera de um pequeno ok do cliente.” — Já ouviu isso antes.
Exceto que um “pequeno ok” muitas vezes se transforma em vai-e-vem de 10 dias, ou mais.
A fazer: integre explicitamente os prazos de retorno e de modificações nos seus planos. E negocie antecipadamente um número máximo de idas e vindas.
Começamos a acompanhar a criticidade dos projetos e a visualizar facilmente os excessos. É precioso para reagir rapidamente.
5. Reproduzir os mesmos padrões sem questionamento
O projeto anterior terminou em sprint noturno? Mas mantemos o mesmo planeamento para o próximo?
Nada é mais caro do que repetir erros previsíveis.
A fazer : implemente um ciclo de feedback sistemático no final de cada projeto. Mesmo 30 minutos são suficientes para capitalizar a quente.
Transformar o erro em inteligência coletiva
Em vez de sancionar, coloque os seus erros em cena. É uma alavanca formidável para fazer toda a equipa crescer em competência.
1. Organize “revisões de projeto” a frio
Tire 45 minutos, alguns post-its e coloque tudo na mesa: o que funcionou, o que emperrou, porquê. Faça as equipas falarem, não os chefes. Objetivo: lucidez + benevolência.
2. Crie uma base de ensinamentos partilhada
Um Notion, um Drive ou uma ferramenta interna, não importa. Cada retorno de experiência é registado sob a forma de ficha: “Erro – Impacto – Lição – Nova prática”.
A sua biblioteca de erros torna-se uma mina de ouro.
3. Faça evoluir os seus processos, não apenas os seus planos
Se faltam sistematicamente dois dias para as maquetes, talvez seja o seu método de estimativa que precisa ser revista, não apenas “adicionar margem”.
Situação | Reação instintiva | Reação de aprendizagem |
Campanha entregue em atraso | Culpamos a equipa ou o cliente | Revisamos a alocação de recursos e a validação interna |
Sprint explodido no 2º dia | “Faremos melhor na próxima vez” | Analisamos as discrepâncias entre o previsto e o real |
Tarefa esquecida no retroplaneamento | “Não faz mal, fizemos à pressa” | Atualizamos os modelos de planeamento |
Retorno do cliente inesperado | “Não estava previsto” | Revisamos o processo de validação e as margens |
Sobrecarga de um perfil-chave | Movemos uma tarefa “à pressa” | Repensamos a distribuição e os alertas de carga |
Benefícios de uma cultura de aprendizagem em torno dos erros
- Menos carga mental para os seus gestores de projeto
- Planos mais realistas = clientes melhor servidos
- Um aumento de competência transversal das equipas
- Um ambiente mais saudável: ousamos dizer quando algo emperra
- Uma melhor rentabilidade graças à otimização contínua
E cereja no topo do bolo: as suas equipas já não fogem dos balanços de projeto como a peste. Elas esperam-nos como um bom momento de troca útil. Incrível, não?
O método Furious
Quer ir mais longe? Com Furious, cada projeto torna-se uma fonte de verdade. A ferramenta permite-lhe:
- Analisar as discrepâncias entre o previsto e o realizado, projeto por projeto
- Identificar os gargalos recorrentes
- Facilitar os seus feedbacks pós-projeto com dados fiáveis
- Melhorar as suas estimativas futuras graças ao histórico
Enfim, acabou o pilotagem às cegas. Transforma cada falha passada em vantagem competitiva futura.
Quer ver como isso se traduz no seu contexto? Peça a sua demonstração personalizada:
Ficou a pensar nestas questões?
01 Como evitar que os erros sejam vividos como fracassos?
Integrando-os numa lógica de melhoria contínua. Analisamos, compreendemos, ajustamos. Sem culpas, apenas aprendizagem.
02 Deve-se organizar um balanço em todos os projetos?
Não necessariamente. Concentre-se nos projetos significativos ou aqueles que tiveram desvios importantes. O objetivo é o impacto, não a burocracia.
03 Como envolver as equipas nesta abordagem?
Colocando-os no centro do processo. O erro não vem “de cima” nem “do terreno”: é coletivo. As suas equipas muitas vezes têm as melhores ideias para corrigi-lo.
04 O que fazer se os mesmos erros se repetirem?
É um sinal forte. Ou o problema está mal identificado, ou as soluções propostas não são aplicadas. Em ambos os casos, é necessária uma revisão mais ampla.
05 Existem ferramentas para melhor acompanhar os erros de planeamento?
Sim, nomeadamente Furious, que lhe permite rastrear os desvios, os tempos gastos, as cargas reais, e ajustar os seus métodos com indicadores concretos.
