Sie steuern eine Agentur. Sie verwalten Teams, Projekte, Kunden, Vertrieb, Leistungserbringung, Berichterstattung, Rechnungsstellung… Und manchmal fragen Sie sich: Ist das alles wirklich rentabel?
Die Wahrheit ist, dass viele Agenturen instinktiv vorgehen. Oder blind. Aus Zeitmangel, mangels Tools oder einfach mangels guter Indikatoren.
Also haben wir beschlossen, Ihnen das Leben zu erleichtern. Hier sind die 11 essenziellen KPIs, um die Kontrolle über Ihr Geschäft zurückzugewinnen, die richtigen Fragen zu stellen… und konkrete, umsetzbare Antworten in Zahlen zu erhalten.
Finanz-KPIs
1. Der Gesamtumsatz
Was Sie jeden Monat einnehmen, ist die Grundlage. Aber das ist nur der Anfang.
Ein steigender Umsatz ist immer beruhigend. Aber Vorsicht: Eine Zahl allein erzählt nie die ganze Geschichte.
Was Sie verfolgen sollten:
Pro Monat, Quartal, Jahr
Nach Angebots- oder Projekttyp
Im Vergleich zu N-1 (um saisonale Tiefpunkte zu antizipieren)
Die Falle: Sich auf einen guten Umsatz zu verlassen, während die Marge einbricht. Bleiben Sie realistisch.
2. Der Umsatz pro Mitarbeiter
Ein guter Indikator für Ihre kollektive Effizienz. Und für Ihre zukünftigen Margen.
Es ist einfach: Wenn Ihr Umsatz nicht proportional zu Ihrer Mitarbeiterzahl steigt, verwässern Sie Ihre Rentabilität.
So berechnen Sie ihn:
- Gesamtumsatz : Anzahl produktiver Mitarbeiter
Zielwert: zwischen 100.000 und 130.000 € pro Jahr und pro Mitarbeiter in einer gut strukturierten Agentur.
Darunter? Es ist Zeit, Ihr Pricing, Ihre Auslastung oder Ihre Projekte zu überdenken.
3. Die Bruttomarge
Die Zahl, die ein „schönes Projekt“ in einen „echten Gewinnmotor“ verwandelt.
Sie misst, was Sie verdienen, nachdem Sie die Personen bezahlt haben, die das Projekt liefern, aber vor den Fixkosten. Kurz gesagt, es ist die operative Marge.
Wichtige Schwellenwerte:
- 60 %: top
- 40 bis 60 %: korrekt
- <40 %: Achtung, Gefahr
Systematisch pro Projekt zu verfolgen. Es ist Ihr bester Leistungsindikator vor Ort.
4. Die verfügbare Liquidität
Der grundlegendste KPI… aber auch der wichtigste.
Wir sprechen hier von Ihrer tatsächlichen Liquidität. Diejenige, die Ihnen einen ruhigen Schlaf ermöglicht (oder auch nicht). Diejenige, die Unvorhergesehenes, Zahlungsverzögerungen und Aktivitätseinbrüche abfängt.
Zu verfolgen:
Jede Woche, nicht einmal pro Quartal
Mit einem übersichtlichen Dashboard
In der Prognose (aktueller Cash + offene Forderungen – zukünftige Ausgaben)
Tipp: Verfolgen Sie auch Ihren BFR (Betriebskapitalbedarf), um zukünftige Engpässe zu antizipieren.
Operative KPIs
5. Die Auslastungsrate (oder Auslastung)
Ein gut gefüllter Terminkalender, ja. Aber nicht um jeden Preis.
Dieser KPI misst die tatsächlich verkaufte Zeit im Verhältnis zur verfügbaren Zeit.
Zu niedrig = Unterauslastung. Zu hoch = Burnout-Risiko und Qualitätsverlust.
Gesundes Ziel: zwischen 75 % und 85 %
Zu verfolgen: pro Mitarbeiter, pro Team, pro Woche
Der richtige Ansatz: Mit der Projektmargenquote abgleichen. Ein stark ausgelasteter, aber falsch eingesetzter Mitarbeiter bleibt wenig rentabel.
6. Die Rentabilität pro Kunde
Denn ein guter Kunde ist nicht nur ein Name auf einer Folie.
Manche Kunden beanspruchen Ihre besten Talente für eine magere Marge. Andere fordern Sie wenig heraus, bringen aber viel ein.
Analysieren Sie:
Aufgewendete Zeit vs. generierter Umsatz
Gesamtmargenquote
Kosten für Nachfassaktionen, Meetings, Unvorhergesehenes
Konkrete Maßnahme: Kategorisieren Sie Ihre Kunden (A-B-C), um Ihre Energie dort zu priorisieren, wo sie wirklich Ertrag bringt.
Projektmanagement-KPIs
7. Die Rentabilität pro Projekt
Spoiler: Nicht immer ist das sichtbarste Projekt das profitabelste.
Ein sehr sichtbares Projekt kann Wochen an Arbeit für einen bescheidenen Gewinn binden. Umgekehrt kann ein unauffälliges, aber gut strukturiertes Projekt eine hohe Rentabilität erzielen.
Messen Sie:
Umsatz vs. tatsächlich aufgewendete Zeit
Kosten der eingesetzten Ressourcen
Abweichungen zwischen geplantem und realisiertem Budget
Ziel: Die Champion-Projekte zu identifizieren… und jene, die nie wieder ohne Überarbeitung ihres Umfangs angenommen werden sollten.
8. Die Projektverteilung nach Typologie
Ein unausgewogenes Portfolio ist ein Kartenhaus.
Zu viele komplexe Pauschalprojekte? Zu viele kleine Projekte mit geringer Marge? Zu viele wiederkehrende, aber keine neuen Kunden? Analysieren Sie Ihren Mix.
Verfolgen Sie:
% wiederkehrende Projekte vs. einmalige Projekte
% Festpreisprojekte vs. Regieprojekte
% strategische Kunden vs. opportunistische Kunden
Warum das wichtig ist: Weil die Stabilität Ihrer Agentur ebenso von Ihren Projekten wie von Ihrer Liquidität abhängt.
9. Offene Fakturierungen
Jede Arbeit verdient ihren Lohn. Man muss sie aber auch fakturiert haben.
Zwischen dem Ende eines Projekts und dem Versand der Rechnung vergeht manchmal… zu viel Zeit. Der „noch zu fakturierende Betrag“ warnt Sie vor vergessenen Forderungen.
Wöchentlich zu verfolgen:
Pro Kunde
Pro Projektleiter
Pro Art des Auftrags
Einfache Erinnerung: Ein abgeschlossener, nicht fakturierter Auftrag = ein Monat weniger Cash.
Vertriebs-KPIs
10. Die Angebotskonversionsrate
Eine gute Möglichkeit, Ihre Vertriebseffizienz zu beurteilen — und die Klarheit Ihrer Angebote.
10 Angebote zu versenden, um ein Projekt zu gewinnen, ist ermüdend (und beunruhigend). Eine gute Konversionsrate bedeutet eine gut qualifizierte Pipeline und ein überzeugendes Angebot.
Zielwert: >30 %
Zu verfolgen: pro Vertriebsmitarbeiter, pro Angebotsart
Wenn Sie weit davon entfernt sind: Überarbeiten Sie Ihre Angebote, passen Sie Ihr Targeting an oder verkürzen Sie Ihre Zyklen.
11. Die durchschnittliche Verkaufsdauer
Wie lange brauchen Sie, um einen Deal abzuschließen? Die Antwort kann sehr schmerzhaft sein.
Ein zu langer Verkaufszyklus bindet Ihre Vertriebsmitarbeiter, schwächt Ihre Prognosen und verzögert Ihre Zahlungseingänge.
Zu messen:
Anzahl der Tage zwischen erstem Kontakt und Abschluss
Pro Projekttyp
Tipp: Verfolgen Sie Engpässe (z. B. Warten auf ein Angebot, interne Validierung seitens des Kunden) und automatisieren Sie, was automatisiert werden kann.
Was Sie nicht messen, kontrolliert Sie
Lassen Sie sich nicht mehr von Eindrücken oder Ungenauigkeiten leiten. Die richtigen KPIs geben Ihnen die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Das Wichtigste ist, sich nicht darin zu verlieren. Deshalb haben wir Furious entwickelt: ein für Agenturen konzipiertes Cockpit, das Ihnen ermöglicht, in Echtzeit alle diese Indikatoren zu verfolgen… ohne Excel-Datei, ohne erneute Eingabe, ohne Kopfzerbrechen.
Möchten Sie sehen, wie stressfreies Management aussieht?
Fordern Sie Ihre kostenlose Demo an. Und übernehmen Sie wieder die Kontrolle.
