Wie Disobey seine Verwaltungsabläufe innerhalb von drei Monaten reibungslos optimiert hat
Geprüfter Autor
27. Mai 2025
Der Übergang von drei isolierten Tools zu einer zentralisierten Steuerung.
Dies ist der strategische Wandel, den Disobey, eine Kommunikationsagentur aus Nantes mit rund fünfzehn Mitarbeitern, vollzogen hat. Eine Transformation, die von Wendy Joulin, der „Mutter“ der Agentur – so wird sie intern genannt –, mit Hochdruck vorangetrieben wurde.
Sein Ziel? Wieder Klarheit und Effizienz gewinnen … und vor allem aufhören, den ganzen Tag lang den Nachrichten hinterherzulaufen.
Die Herausforderung: zu oft mit zu vielen Tools jonglieren
Vor „Furious“ glich der Alltag bei Disobey einer digitalen Schnitzeljagd.
- Ein veraltetes ERP-System für das Projektmanagement und die Zeiterfassung (lokal installiert, ohne Updates).
- Eine HR-Software für die Urlaubsplanung.
- Trello als Hilfsmittel zur Koordination der Teams.
Hinzu kommt eine „altmodische“ Spesenabrechnung (das heißt: Einreichen von Belegen per E-Mail und manuelles Ablegen), und schon haben Sie einen fruchtbaren Boden für Fehler, Versäumnisse und … Frustrationen.
Wendy bringt es auf den Punkt:
Ich musste die Teams ständig antreiben. Niemand wollte das Tool nutzen, und wir hatten das Gefühl, eher Rückschritte zu machen als voranzukommen.
Wendy Joulin – Verwaltungsleiterin bei Disobey
Der Durchbruch: eine All-in-One-Lösung, die speziell für Agenturen entwickelt wurde
Der Wandel setzte dank Mundpropaganda ein. Im Gespräch mit einem Kollegen hört Wendy von Furious. Das Tool ist in aller Munde, die Rückmeldungen sind positiv, ihre Neugier ist geweckt.
Nach einer Demo ist Wendy überzeugt: Das Tool ist modern, benutzerfreundlich, auf Mobilgeräten verfügbar und vor allem … ermöglicht es, alles an einem Ort zu bündeln.
Uns war sofort klar, dass wir alles unter einem Dach vereinen konnten: Projektmanagement, Rechnungsstellung, Einkauf, Urlaub, Zeiterfassung … Das war genau das, wonach wir gesucht hatten.
Wendy Joulin – Verwaltungsleiterin bei Disobey
Es war kein externer Integrator erforderlich: Wendy hat die Implementierung selbst geleitet. Innerhalb von drei Monaten war alles eingerichtet und die ersten Mitarbeiter waren eingearbeitet.
Die 3 Fehler, die sie vermieden haben (und die auch Sie besser vermeiden sollten)
- Das Management des Wandels unterschätzen: Wendy hat einen Projektleiter in die Testphase einbezogen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter vor Ort mitziehen würden. Eine gute Entscheidung.
- Alles auf einmal migrieren: Disobey hat sich für einen schrittweisen Ansatz entschieden, mit einer Phase des „nebeneinanderbestehens“ von Trello und Furious. Das Ergebnis: keine Panik, reibungslose Umstellung.
- Die tatsächlichen Arbeitsabläufe der Teams außer Acht lassen: Indem Wendy konkrete Anwendungsfälle bereits bei der Konfiguration berücksichtigte, hat sie Hindernisse im Voraus erkannt. Ihr Geheimnis? Sie kennt ihre Teams …und ihr Tool.
Die wichtigsten Schritte der Einführung
- Oktober: Wendy übernimmt die Leitung von Furious, richtet die Projekte, Kontakte und Berechtigungen ein.
- November: Sie bindet einen Mitarbeiter ein, um die praktische Anwendbarkeit zu überprüfen.
- Januar: Die gesamte Agentur stellt offiziell um. Weitere Tools sind nicht mehr erforderlich.
Und das alles ganz ohne Schweißausbrüche. Und ohne verschütteten Kaffee. (Zumindest ist uns nichts dergleichen bekannt.)
Was Furious im Alltag verändert hat
Die Zentralisierung der Informationen hat Zeit gespart … und geistige Kapazitäten freigesetzt. Das Ergebnis: mehr Flexibilität, weniger Mikromanagement, mehr Eigenverantwortung.
Früher: Wendy war die zentrale Anlaufstelle. Jede Anfrage (Bezahlung, Urlaub, Rechnung) lief über sie.
Heute: Jeder hat Zugang zu den Informationen, die er benötigt, wann immer er sie benötigt.
Man spart unglaublich viel Zeit. Die Mitarbeiter öffnen das Projekt und sehen sofort den gesamten Verlauf. Sogar die Haftnotizen sind integriert.
Wendy Joulin – Verwaltungsleiterin bei Disobey
Die Zentralisierung der Informationen hat Zeit gespart … und geistige Kapazitäten freigesetzt. Das Ergebnis: mehr Flexibilität, weniger Mikromanagement, mehr Eigenverantwortung.
3 bewährte Vorgehensweisen, die man sich von Disobey merken sollte
Wendy hat nicht einfach nur „ein Tool eingeführt“. Sie hat einen echten Prozessoptimierungsprozess mit System und gesundem Menschenverstand vorangetrieben. Folgendes sollte jede Agentur nachahmen:
- Die Leitung einer Bezugsperson anvertrauen: Wendy war von Anfang bis Ende die treibende Kraft.
- Testen aus zwei Perspektiven (Verwaltung + Betrieb): für einen umfassenden Überblick über die Anforderungen.
- Schluss mit der Zersplitterung: ein einziges Tool, ein einziger Einstiegspunkt, eine einzige Quelle der Wahrheit.
Was Furious ihnen heute ermöglicht
Bereits in den ersten Wochen machten sich die Auswirkungen der Zentralisierung bei Disobey bemerkbar. Man musste nicht monatelang warten, um eine Veränderung im Ablauf des Alltags festzustellen.
Weniger Zeitverlust durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tools
Früher musste man für eine einfache Projektfreigabe unter Umständen drei Anwendungen öffnen: eine zur Zeiterfassung, eine weitere zur Überprüfung der Urlaubstage und eine dritte, um die richtige Rechnungsdatei zu finden. Und manchmal … einen kleinen Abstecher in Wendys E-Mail-Postfach.
Ich muss nicht mehr drei Programme öffnen, um dieselbe Information zu erhalten. Alles ist hier, genau am richtigen Ort.
Wendy Joulin – Verwaltungsleiterin bei Disobey
Von nun an läuft alles über Furious. Projektleiter, Kundenbetreuer, die Kreativabteilung, die Buchhaltung: Alle arbeiten in derselben Umgebung, mit einer einzigen Benutzeroberfläche und Daten, die in Echtzeit aktualisiert werden.
Weniger E-Mails, mehr Transparenz
Bei Disobey sind in jedem Projekt alle relevanten Informationen zusammengefasst: zu erledigende Aufgaben, Kommentare, interne Notizen, freigegebene Dokumente, Freigabeverlauf, Rechnungsstatus … Vorbei sind die Zeiten, in denen man immer wieder nachfragen musste, ob eine bestimmte Zahlung eingegangen ist oder ob der Kostenvoranschlag unterzeichnet wurde.
Jeder hat Zugang zu dem, was er braucht, ohne danach fragen zu müssen
Man spart unglaublich viel Zeit. Die Mitarbeiter öffnen das Projekt und sehen sofort den gesamten Verlauf. Sogar die Haftnotizen sind integriert.
Wendy Joulin – Verwaltungsleiterin bei Disobey
Weniger Abhängigkeit, mehr Selbstständigkeit
Früher war Wendy die zentrale Anlaufstelle. Jede Freigabe, jede Nachverfolgung, jede Bestätigung lief über sie. Heute können die Mitarbeiter im Tool navigieren, auf die benötigten Informationen zugreifen und den Fortschritt ihrer Projekte in Echtzeit verfolgen.
Sie behält natürlich im Auge, was vor sich geht, aber sie ist nicht mehr der Engpass.
Und diese Veränderung ist auch psychologischer Natur: Die Teams fühlen sich verantwortungsbewusster und engagierter, da sie besser dafür gerüstet sind, ohne Zwischeninstanzen zu handeln.
Weniger Papierkram, mehr Flexibilität vor Ort
Ein gutes Tool ist auch ein Tool, das für den praktischen Einsatz konzipiert ist. Und in einer Agentur, in der die Teams regelmäßig Termine wahrnehmen oder unterwegs sind, macht die mobile App den entscheidenden Unterschied.
Spesenabrechnungen, Belege, schnelle Abfragen: Alles lässt sich über das Smartphone erledigen.
Sie müssen Ihre Belege nicht mehr am Boden Ihrer Tasche verstauen und hoffen, dass Sie sich am Monatsende daran erinnern.
Weniger Unklarheiten, mehr gemeinsame Verständlichkeit
Einer der größten Vorteile ist die Vereinheitlichung der Informationen.
Jedes Teammitglied verfügt nun über dieselbe gemeinsame Grundlage: ein Projekt, einen Status und eine gemeinsame Historie. Auch bei Personalwechseln oder Abwesenheiten ist die Kontinuität gewährleistet.
Furious wird zum gemeinsamen Referenzsystem der Agentur. Eine solide Grundlage, auf die man sich stützen kann – ohne sich auf das Gedächtnis jedes Einzelnen verlassen zu müssen.
Und Sie, wie viel Zeit verschwenden Sie noch damit, die Scherben wieder zusammenzuflicken?
Disobey hat nicht einfach nur ein Tool eingeführt: Das Unternehmen hat seine Arbeitsweise vereinfacht.
Dank Furious konnten sie ihre Prozesse vereinheitlichen, ihre Arbeitsabläufe optimieren und das Engagement ihrer Teams stärken.
Wie wäre es, wenn Sie sich genauso entscheiden würden wie sie?