Übergang von drei nicht miteinander verbundenen Instrumenten zu einer zentralen Steuerung.
Dies ist die strategische Wende, die Disobey, eine Kommunikationsagentur in Nantes mit etwa 15 Mitarbeitern, vollzogen hat. Eine Transformation, die von Wendy Joulin, der „Mutter“ der Agentur – wie sie intern genannt wird – mit aller Kraft vorangetrieben wurde.
Sein Ziel? Klarheit, Effizienz… und vor allem, dass Sie nicht mehr den ganzen Tag den Nachrichten hinterherlaufen.
Die Herausforderung: Jonglieren mit zu vielen Werkzeugen, zu häufig
Vor Furious war der Alltag bei Disobey wie eine digitale Schnitzeljagd.
- Ein veraltetes ERP-System für die Projektverfolgung und Zeiterfassung (lokal installiert, ohne Updates).
- Eine HR-Software für Urlaub.
- Trello zur Unterstützung der Koordination der Teams.
Dazu kommt noch eine „altmodische“ Verwaltung der Spesenabrechnungen (d.h. Belege werden per E-Mail verschickt und von Hand abgeheftet) und Sie haben einen fruchtbaren Boden für Fehler, Versäumnisse und … Frustrationen.
Wendy fasst es gut zusammen:
„Ich war ständig dabei, die Teams neu zu starten. Niemand wollte das Tool nutzen, es fühlte sich an, als ob wir uns rückwärts bewegen würden, anstatt uns vorwärts zu bewegen.
Le déclic: ein All-in-One-Tool, das wirklich für Agenturen gedacht ist
Die Umstellung erfolgte durch Mundpropaganda. Im Gespräch mit einem Mitarbeiter hört Wendy von Furious. Das Tool wird in den Gesprächen erwähnt, die Rückmeldungen sind positiv, die Neugierde ist geweckt.
Eine Demo später ist Wendy überzeugt: Das Tool ist modern, flüssig, mobil zugänglich und vor allem? es ermöglicht es, alles zu zentralisieren.
„Wir sahen sofort, dass wir alles zusammenführen konnten: Projektmanagement, Fakturierung, Einkauf, Urlaub, Zeiterfassung… Das war genau das, was wir brauchten. Das war genau das, wonach wir gesucht haben.“
Es war kein externer Integrator erforderlich: Wendy leitete die Einführung selbst. Innerhalb von drei Monaten war alles eingerichtet und die ersten Mitarbeiter waren an Bord.
Die 3 Fehler, die sie vermieden haben (und die Sie besser auch vermeiden sollten)
- Unterschätzung des Veränderungsmanagements
Wendy nahm einen Projektmanager mit in die Testphase, um sicherzustellen, dass das Land mitzieht. Gute Arbeit. - Alles auf einmal migrieren
Disobey wählte einen schrittweisen Ansatz mit einer Zeit, in der Trello und Furious „zusammenlebten“. Das Ergebnis: keine Panik, reibungslose Übernahme. - Ignorieren der tatsächlichen Nutzung durch die Teams
Durch die Einbeziehung konkreter Anwendungsfälle bereits bei der Einrichtung hat Wendy Blockaden vorweggenommen. Ihr Geheimnis? Sie kennt ihre Teams… und ihr Werkzeug.
Die wichtigsten Etappen der Einführung
- Oktober Wendy übernimmt die Leitung von Furious, konfiguriert die Projekte, Kontakte und Rechte.
- November In der ersten Hälfte des Jahres: Sie führt ein Onboarding mit einem Mitarbeiter durch, um die Nutzung vor Ort zu validieren.
- Januar Die gesamte Agentur wird offiziell umgestellt. Keine weiteren Tools erforderlich.
Und das alles ohne kalten Schweiß. Oder verschütteten Kaffee (zumindest nicht, soweit wir wissen).
Was Furious im Alltag verändert hat
Die Zentralisierung von Informationen hat Zeit freigesetzt… und geistige Bandbreite. Ergebnis : mehr Fluss, weniger Mikromanagement, mehr Autonomie.
Vor Wendy war das neuralgische Zentrum. Alle Fragen (Zahlung, Urlaub, Rechnung) liefen über sie.
Heute Jeder hat Zugang zu den Informationen, die er braucht, wenn er sie braucht.
Die Zentralisierung von Informationen hat Zeit freigesetzt… und geistige Bandbreite. Ergebnis : mehr Fluss, weniger Mikromanagement, mehr Autonomie.
3 Best Practices, die Sie von Disobey lernen können
Wendy hat nicht einfach „ein Werkzeug eingeführt“. Sie leitete einen echten Prozess der Prozessoptimierung mit Methode und gesundem Menschenverstand. Jede Agentur sollte dies nachahmen:
- Die Führung einer Bezugsperson anvertrauen Wendy war von Anfang an die treibende Kraft.
- Testen mit zwei Stimmen (Admin + operativ) Die Ergebnisse: für einen 360°-Blick auf die Bedürfnisse.
- Die Dispersion beenden Ein einziges Werkzeug, ein einziger Zugangspunkt, eine einzige Version der Wahrheit.
Was Furious ihnen heute ermöglicht
Bereits in den ersten Wochen waren die Auswirkungen der Zentralisierung bei Disobey spürbar. Es ist nicht notwendig, Monate zu warten, um eine Veränderung im täglichen Ablauf zu bemerken.
Weniger Zeitverlust durch das Jonglieren mit verschiedenen Werkzeugen
Früher konnte eine einfache Projektfreigabe das Öffnen von drei Anwendungen erfordern: eine, um die Zeiten zu verfolgen, eine andere, um den Urlaub zu überprüfen, eine dritte, um die richtige Rechnungsdatei zu finden. Und manchmal… ein kleiner Umweg über Wendys Mailbox.
Von nun an ist alles in Furious. Projektmanager, Kundenbetreuer, die Kreativabteilung, die Buchhaltung: alle arbeiten in derselben Umgebung, mit einer einzigen Schnittstelle und in Echtzeit aktualisierten Daten..
Weniger E-Mails, mehr Transparenz
Bei Disobey sammelt jedes Projekt alle relevanten Informationen: Aufgaben, Kommentare, interne Notizen, gemeinsam genutzte Dokumente, Validierungshistorie, Rechnungsstatus usw. Es gibt keine kaskadierenden Mahnungen mehr, um zu erfahren, ob eine Zahlung eingegangen ist oder ob ein Angebot unterzeichnet wurde.
Jeder hat Zugang zu dem, was er braucht, ohne fragen zu müssen.
Weniger Abhängigkeit, mehr Autonomie
Früher war Wendy der Kontrollturm. Jede Freigabe, jede Überwachung, jede Bestätigung lief über sie. Heute können die Mitarbeiter durch das Tool navigieren, auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, und den Fortschritt ihrer Projekte in Echtzeit verfolgen.
Sie behält natürlich ein Auge auf das Geschehen, aber sie ist nicht mehr der Engpass.
Und diese Veränderung ist auch psychologisch: Die Teams fühlen sich verantwortlicher und engagierter, da sie besser ausgerüstet sind, um ohne Vermittler zu handeln.
Weniger Papierkram, mehr Reaktionsfähigkeit vor Ort
Ein gutes Werkzeug ist auch ein Werkzeug, das auf die Bedürfnisse der Menschen zugeschnitten ist. für den tatsächlichen Gebrauch gedacht ist. Und in einem Büro, in dem die Mitarbeiter regelmäßig Termine wahrnehmen oder unterwegs sind, macht die mobile Anwendung einen großen Unterschied.
Kostenabrechnungen, Belege, Schnellabfragen: alles kann vom Telefon aus erledigt werden.
Sie müssen die Quittungen nicht mehr in einer Tasche aufbewahren und hoffen, dass Sie sich am Ende des Monats daran erinnern können.
Weniger Unklarheiten, mehr kollektive Lesbarkeit
Einer der tiefgreifendsten Vorteile ist das die Verbesserung der Information.
Jedes Teammitglied hat nun die gleiche Referenzbasis: ein gemeinsames Projekt, einen gemeinsamen Status und eine gemeinsame Geschichte. Bei Wechsel oder Abwesenheit, Die Kontinuität ist gewährleistet..
Furious wird zum gemeinsamen Referenzsystem der Agentur. Eine Basis, auf die man sich stützen kann – ohne sich auf das Gedächtnis jedes Einzelnen zu verlassen.
Und Sie, wie viel Zeit verschwenden Sie noch damit, die Scherben zusammenzusetzen?
Disobey hat nicht nur ein Werkzeug eingeführt, sondern auch die Art und Weise, wie sie arbeiten, vereinfacht.
Furious hat es ihnen ermöglicht, ihre Prozesse zu vereinheitlichen, ihre Arbeitsabläufe zu beruhigen und ihre Teams stärker einzubinden.
Was wäre, wenn Sie die gleiche Wahl wie sie treffen würden?
