Warum sollten Sie Ihre Geschäftstätigkeit eher anhand des Projektfortschritts als anhand der Rechnungsstellung verfolgen?

Juliette Saez-Lopez
Geprüfter Autor
27. Mai 2021

Wir haben das Glück, ein breites Spektrum an Unternehmen zu begleiten – seien es dynamische Start-ups, Kreativagenturen, innovative IT-Dienstleister, mutige Werbetreibende oder Fachberatungsunternehmen. Dank dieser Vielfalt ist es uns gelungen, einen umfassenden und präzisen Überblick über die beobachteten Trends im Bereich der Leistungserfassung zu erstellen. Interessanterweise entscheidet sich die Mehrheit der Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern für einen abrechnungsbasierten Ansatz, während Agenturen mit mehr als 100 Mitarbeitern einen ganz anderen Weg einschlagen.

Die Arbeitswelt befindet sich in einem ständigen Wandel, und dies gilt auch für die Methoden, mit denen man sich über die verschiedenen laufenden Projekte und Aufträge auf dem Laufenden hält. Aber warum sollte man den Projektfortschritt der Rechnungsstellung vorziehen? Welche konkreten Vorteile ergeben sich daraus für Ihr Unternehmen und für jedes einzelne Mitglied Ihres Teams?

Furious hat es sich mit seiner Erfahrung und seinem Fachwissen zur Aufgabe gemacht, Ihnen Antworten auf diese entscheidenden Fragen zu liefern. Wir sind da, um Sie zu begleiten und gemeinsam mit Ihnen den Weg zu einer präziseren und lebendigeren Projektabwicklung zu gestalten. Von der Erstellung von Berichten über die Erstellung dynamischer Diagramme bis hin zur Festlegung klarer Meilensteine und der Durchführung wöchentlicher Besprechungen – wir stehen Ihnen zur Seite, um auftretende Probleme zu lösen und Ihre Prozesse zu optimieren.

Indem Sie den Fortschritt Ihrer Projekte anhand von Prozentangaben darstellen, wöchentliche Besprechungen abhalten, um Ihre Diagramme zu aktualisieren, und Farben verwenden, um die Entwicklung Ihrer Projekte zu veranschaulichen, können Sie auf einen Blick erkennen, wo Sie stehen und was noch zu tun ist. Dadurch kann jedes Mitglied Ihres Teams seine Rolle und sein Arbeitspensum nachvollziehen, wodurch sichergestellt wird, dass die Ziele erreicht werden und die Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.

Wir bei Furious sind davon überzeugt, dass dieser fortschrittsorientierte Ansatz der Schlüssel zum Verständnis und zur Steuerung sowohl des Arbeitsablaufs als auch der damit verbundenen Kosten ist. Entdecken Sie also, wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre Arbeitsweisen zu transformieren und gemeinsam die Zukunft des Projektmanagements zu gestalten.

Nachverfolgung der Aktivitäten bis zur Rechnungsstellung

Was hat es damit auf sich? Das bedeutet, dass die gesamte Produktionsüberwachung auf der Anzahl der jährlich an die Kunden versandten Rechnungen basiert. Der Umsatz wird in der Regel zum Jahresende ermittelt. Jean-Mi, der Buchhalter, erkundigt sich kurz nach dem Stand der zuletzt versandten Rechnungen (Sie wissen schon, diese letzten Dezemberwochen, in denen alle Abteilungsleiter nach der Warnung durch den BigBoss oder den geliebten Finanzvorstand wie wild Rechnungen ausstellen), um den Zusammenhang mit dem Umsatz herzustellen.

Der Dezember ist dann gleichbedeutend mit PCA- und FACE-Listen, die für die Buchhaltung ausgefüllt werden müssen. Seltsamerweise ist dies für diese Agenturen auch ihr bester Monat…

Der Vorteil? Diese Art der Nachverfolgung ist einfach und unkompliziert: Sie müssen lediglich die Summe der versendeten Rechnungen berechnen und die Daten an die Buchhaltung weiterleiten.

Der Nachteil? Es handelt sich um eine buchhalterische Sichtweise, die weit von der Realität entfernt ist.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie seien bei der Rechnungsstellung an bestimmte Kunden im Rückstand. Sie könnten glauben, dass es dem Unternehmen schlecht geht; und wenn Sie im Voraus sind, könnten Sie versucht sein, fälschlicherweise anzunehmen, dass es Ihnen gut geht…

Das Schlimmste daran ist jedoch, dass Sie das Risiko eingehen, dass zwischen der Realität und dem, was Ihnen diese Art der Nachverfolgung vorgaukelt, eine Verzögerung von mehreren Wochen oder sogar Monaten entsteht… #failed

Ein weiteres nicht zu unterschätzendes Risiko (und wir wissen, dass Ihnen das wahrscheinlich schon einmal passiert ist … Sonst hätten Sie ja wirklich Glück gehabt!): Sie sind mit dem Projekt weiter fortgeschritten, als der Kunde bezahlt hat … Und dieser hält Sie nun in der Hand, um mehr Zeit zu erhalten, als er gekauft hat.

Kurz gesagt: In der Regel wechselt man nach einem Projekt-Ereignis zur Fortschrittsüberwachung…

Fortschrittsüberwachung der Aktivitäten

Hier wird nicht mehr der Rechnungsstand der Kunden verfolgt, sondern der tatsächliche Fortschritt des Projekts.

Wenn der Projektfortschritt also bei 50 % liegt, → sind wir in der Mitte des Projekts angelangt.

Nun wird alles klar, denn die Summe des Projektfortschritts gibt Ihnen in Echtzeit Aufschluss über das tatsächliche Produktionsniveau. Und damit auch über den tatsächlichen Umsatz Ihres Unternehmens – IN ECHTZEIT! Schluss mit der mühsamen Überprüfung von PCA und FAE…

Und so sehen Sie in Echtzeit alles: Verzögerungen und Vorverlegungen bei der Rechnungsstellung, Projektrisiken, Kundenrisiken, Risiken durch Personalmangel oder Personalüberhang usw.

Keine Überraschungen mehr: Alles wird einfacher, übersichtlicher, und die zeitlichen Perspektiven sind klar erkennbar.

Doch wie geht das? Dabei gibt es weder Magie noch Unmögliches. Um den Fortschritt eines Projekts in Echtzeit zu erfassen, bedarf es einer soliden Methodik. Dies erklärt insbesondere, warum diese Methode in den allermeisten Fällen in den am besten strukturierten Unternehmen zum Einsatz kommt. Und somit in Unternehmen einer gewissen Größe.

Wie schade, denn eine kleine Agentur, die sich auf die Weiterentwicklung konzentrieren würde, könnte gelassener wachsen und hätte somit bessere Chancen, ihr Wachstum erfolgreich zu gestalten!

Die Erfahrung zeigt nämlich, dass Unternehmen das Problem erst dann erkennen und sich dessen bewusst werden, wenn die Mitarbeiterzahl 30 bis 50 erreicht hat. Das ist der Punkt, an dem Sie nicht mehr alles im Blick haben und die Dinge daher nicht mehr intuitiv richtig einschätzen können.

Viel zu spät, denn zu diesem Zeitpunkt wird es schwierig, die Gewohnheiten der gesamten Agentur zu ändern!

Die Vorteile eines fortschrittsorientierten Ansatzes bei der Projektüberwachung

Die Projektverfolgung anhand des Fortschritts statt anhand der Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile, die die Verwaltung und Umsetzung Ihrer Projekte erheblich verbessern können. Hier erfahren Sie, warum dieser Ansatz für Sie von Vorteil sein kann:


  • Bessere Übersicht: Sie erhalten einen genauen Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte, wodurch Sie mögliche Verzögerungen besser vorhersehen und proaktiv darauf reagieren können.

  • Optimierung der Ressourcen: Wenn Sie wissen, in welcher Phase sich Ihr Projekt befindet, können Sie Ihre Ressourcen – sei es Zeit, Geld oder Personal – effizienter einsetzen.

  • Verbesserung der Kommunikation: Eine regelmäßige Überwachung des Projektfortschritts fördert eine transparente und effiziente Kommunikation innerhalb Ihres Teams, aber auch mit Ihren Kunden und Interessengruppen.

  • Fundierte Entscheidungsfindung: Mit präzisen Daten können Sie fundiertere Entscheidungen treffen und Ihre Strategie bei Bedarf anpassen.

  • Höhere Kundenzufriedenheit: Indem Sie Ihre Projekte termingerecht und den Erwartungen entsprechend abliefern, stärken Sie die Zufriedenheit und das Vertrauen Ihrer Kunden.

Ein fortschrittsorientierter Ansatz bei der Projektüberwachung ermöglicht es Ihnen somit, die Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit zu steigern und gleichzeitig das Risiko von Abweichungen zu verringern.

Wie fügt sich der Fortschritt in den Lebenszyklus eines Projekts ein?

Der Projektfortschritt spielt während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts – von der Initiierung bis zum Abschluss – eine entscheidende Rolle. Im Folgenden wird erläutert, wie er sich in die einzelnen Phasen einfügt:


  • Einleitung: In dieser Phase trägt der Fortschrittsbericht dazu bei, die Ziele und Erwartungen klar zu definieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

  • Planung: Bei der Planung ermöglicht es die Erstellung eines realistischen Projektplans unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und der zeitlichen Vorgaben.

  • Durchführung: Während der Durchführung ist es von entscheidender Bedeutung, den Fortschritt zu überwachen, um sicherzustellen, dass das Projekt planmäßig verläuft, und Abweichungen vom ursprünglichen Plan frühzeitig zu erkennen.

  • Überwachung und Kontrolle: In dieser Phase wird der Fortschritt genutzt, um die Fortschritte zu überwachen, die Qualität der geleisteten Arbeit zu kontrollieren und den Plan gegebenenfalls anzupassen.

  • Abschluss: Schließlich ermöglicht die Bewertung des Fortschritts beim Abschluss, sicherzustellen, dass alle Ziele erreicht wurden und das Projekt als abgeschlossen betrachtet werden kann.

Indem Sie den Fortschritt in jede Phase des Lebenszyklus Ihres Projekts einbeziehen, maximieren Sie Ihre Erfolgschancen und gewährleisten eine effiziente und transparente Abwicklung von A bis Z.

Methoden und Instrumente zur Bewertung des Fortschrittsstands

Eine genaue Bewertung des Fortschritts Ihrer Projekte ist entscheidend für deren Erfolg. Glücklicherweise stehen Ihnen hierfür eine Vielzahl von Methoden und Tools zur Verfügung. Hier finden Sie einen Überblick, der Ihnen als Orientierungshilfe dienen soll:

Die wichtigsten Leistungsindikatoren zur Messung des Fortschritts

Um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, ist es unerlässlich, sich auf wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu konzentrieren. Hier sind einige der relevantesten:


  • Fertigstellungsgrad: Schätzen Sie den Anteil der bereits geleisteten Arbeit im Verhältnis zum Gesamtumfang des Projekts.

  • Earned Value: Eine Methode des Projektmanagements, bei der die Leistung bewertet wird, indem die geleistete Arbeit mit dem geplanten Zeitplan und Budget verglichen wird.

  • Kostenleistungsindex (CPI): Berechnen Sie die Kosteneffizienz Ihres Projekts, indem Sie den Wert der erbrachten Leistungen durch die Istkosten dividieren.

  • Terminleistungsindex (SPI): Bewerten Sie die Effizienz der Zeitaufwendung, indem Sie den Istwert durch den Planwert dividieren.

  • Verzögerungen im Zeitplan: Ermitteln Sie alle Abweichungen zwischen den geplanten Terminen und der tatsächlichen Situation.

Wenn Sie diese Kennzahlen im Auge behalten, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Einsatz von Projektmanagement-Software für eine effiziente Überwachung

Projektmanagement-Software ist ein wertvoller Helfer, um den Fortschritt Ihrer Projekte zu verfolgen. Sie bietet:


  • Zentrale Informationsspeicherung: Alle projektbezogenen Daten werden an einem Ort gespeichert, was den Zugriff und die Aktualisierung erleichtert.

  • Automatisierung der Berichterstellung: Erstellen Sie schnell Fortschrittsberichte, um Ihr Team und die Beteiligten über den aktuellen Stand zu informieren.

  • Zusammenarbeit in Echtzeit: Ermöglichen Sie Ihrem Team eine effiziente Zusammenarbeit, ganz gleich, wo sich die Teammitglieder gerade befinden.

  • Ressourcenüberwachung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen optimal genutzt werden, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen in Echtzeit vor.

Durch den Einsatz dieser Tools gewinnen Sie an Effizienz und Präzision bei der Überwachung des Projektfortschritts.

Manuelle Techniken: Vorteile und Grenzen

Obwohl digitale Tools sehr beliebt sind, ziehen es manche Teams vor oder müssen auf manuelle Methoden zurückgreifen, um den Fortschritt zu verfolgen.

Vorteile:


  • Einfachheit: Es sind weder aufwendige Schulungen noch Investitionen in Software erforderlich.

  • Flexibilität: Lässt sich ohne technische Einschränkungen problemlos an verschiedene Situationen anpassen.

Einschränkungen:


  • Weniger genau: Ohne automatisierte Berechnungen ist das Fehlerrisiko höher.

  • Zeitaufwand: Die Erstellung von Aktualisierungen und Berichten nimmt mehr Zeit in Anspruch.

  • Mangelnde Zentralisierung: Die Daten können verstreut sein, was den Zugriff und die Analyse erschwert.

Wenn Sie die Vor- und Nachteile abwägen, können Sie die Methode auswählen, die für Ihr Projekt und Ihr Team am besten geeignet ist.

Strategien für eine effektive Kommunikation über den Projektfortschritt

Kommunikation ist ein Schlüsselelement des Projektmanagements, und dies gilt insbesondere für die Überwachung des Projektfortschritts. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Kommunikation zum Nutzen aller Projektbeteiligten optimieren können.

Wie können die Beteiligten über den aktuellen Stand informiert werden?


  • Regelmäßige Berichte: Stellen Sie regelmäßig aktuelle Informationen bereit, um alle auf dem Laufenden zu halten.

  • Folgetreffen: Organisieren Sie Treffen, bei denen der Fortschritt und die nächsten Schritte besprochen werden.

  • Kommunikationsmittel: Nutzen Sie geeignete Mittel, um Informationen schnell und effizient weiterzugeben.

  • Individuelle Anpassung der Kommunikation: Passen Sie Ihre Kommunikation an die jeweilige Zielgruppe an, um Klarheit und Relevanz zu gewährleisten.

Die Bedeutung von Transparenz und Klarheit in der Kommunikation


  • Vermeiden Sie Fachjargon: Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache, damit jeder Sie versteht.

  • Seien Sie transparent: Teilen Sie sowohl gute als auch schlechte Nachrichten mit, um Vertrauen aufzubauen.

  • Klären Sie die Zuständigkeiten: Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird, um Missverständnisse zu vermeiden.

  • Nennen Sie konkrete Beispiele: Verwenden Sie Beispiele aus der Praxis, um die Fortschritte und Herausforderungen zu veranschaulichen.

Erwartungen steuern und auf Bedenken hinsichtlich des Projektfortschritts eingehen


  • Handeln Sie proaktiv: Sehen Sie Fragen und Bedenken voraus und gehen Sie darauf ein, bevor sie zu einem Problem werden.

  • Hören Sie aktiv zu: Nehmen Sie das Feedback aufmerksam zur Kenntnis und zeigen Sie, dass Sie die Anliegen ernst nehmen

  • Passen Sie den Zeitplan bei Bedarf an: Seien Sie bereit, die Pläne anzupassen, um den Bedürfnissen und Erwartungen gerecht zu werden.

  • Zeigen Sie Einfühlungsvermögen: Verstehen Sie die Bedenken der Beteiligten und zeigen Sie, dass Sie diesen Bedenken Bedeutung beimessen.

Um den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen, ist es unerlässlich, sich auf wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu konzentrieren. Hier sind einige der relevantesten:


  • Fertigstellungsgrad: Schätzen Sie den Anteil der bereits geleisteten Arbeit im Verhältnis zum Gesamtumfang des Projekts.

  • Earned Value: Eine Methode des Projektmanagements, bei der die Leistung bewertet wird, indem die geleistete Arbeit mit dem geplanten Zeitplan und Budget verglichen wird.

  • Kostenleistungsindex (CPI): Berechnen Sie die Kosteneffizienz Ihres Projekts, indem Sie den Wert der erbrachten Leistungen durch die Istkosten dividieren.

  • Terminleistungsindex (SPI): Bewerten Sie die Effizienz der Zeitaufwendung, indem Sie den Istwert durch den Planwert dividieren.

  • Verzögerungen im Zeitplan: Ermitteln Sie alle Abweichungen zwischen den geplanten Terminen und der tatsächlichen Situation.

Wenn Sie diese Kennzahlen im Auge behalten, können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

Einsatz von Projektmanagement-Software für eine effiziente Überwachung

Projektmanagement-Software ist ein wertvoller Helfer, um den Fortschritt Ihrer Projekte zu verfolgen. Sie bietet:


  • Zentrale Informationsspeicherung: Alle projektbezogenen Daten werden an einem Ort gespeichert, was den Zugriff und die Aktualisierung erleichtert.

  • Automatisierung der Berichterstellung: Erstellen Sie schnell Fortschrittsberichte, um Ihr Team und die Beteiligten über den aktuellen Stand zu informieren.

  • Zusammenarbeit in Echtzeit: Ermöglichen Sie Ihrem Team eine effiziente Zusammenarbeit, ganz gleich, wo sich die Teammitglieder gerade befinden.

  • Ressourcenüberwachung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Ressourcen optimal genutzt werden, und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen in Echtzeit vor.

Durch den Einsatz dieser Tools gewinnen Sie an Effizienz und Präzision bei der Überwachung des Projektfortschritts.

Manuelle Techniken: Vorteile und Grenzen

Obwohl digitale Tools sehr beliebt sind, ziehen es manche Teams vor oder müssen auf manuelle Methoden zurückgreifen, um den Fortschritt zu verfolgen.

Vorteile:


  • Einfachheit: Es sind weder aufwendige Schulungen noch Investitionen in Software erforderlich.

  • Flexibilität: Lässt sich ohne technische Einschränkungen problemlos an verschiedene Situationen anpassen.

Einschränkungen:


  • Weniger genau: Ohne automatisierte Berechnungen ist das Fehlerrisiko höher.

  • Zeitaufwand: Die Erstellung von Aktualisierungen und Berichten nimmt mehr Zeit in Anspruch.

  • Mangelnde Zentralisierung: Die Daten können verstreut sein, was den Zugriff und die Analyse erschwert.

Wenn Sie die Vor- und Nachteile abwägen, können Sie die Methode auswählen, die für Ihr Projekt und Ihr Team am besten geeignet ist.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen für eine erfolgreiche Fortschrittsüberwachung

Um eine erfolgreiche Fortschrittsüberwachung zu gewährleisten, ist es unerlässlich, bewährte Verfahren anzuwenden und stets auf mögliche Fallstricke zu achten.

Fehler, die bei der Fortschrittsüberwachung vermieden werden sollten

  • Die Aktualisierung der Daten vernachlässigen: Stellen Sie sicher, dass alle Informationen auf dem neuesten Stand sind, um einen genauen Überblick über den Fortschritt zu erhalten und so die Fehler zu vermeiden, die in der Filiale auftreten können.
  • Kleine Abweichungen nicht außer Acht lassen: Selbst kleine Abweichungen können sich summieren; seien Sie daher wachsam.
  • Probleme nicht verschweigen: Teilen Sie Herausforderungen und Verzögerungen mit, sobald diese erkannt werden, um schnell Lösungen zu finden.
  • Mangelnde Konsistenz bei der Nachverfolgung: Wenden Sie eine einheitliche Nachverfolgungsmethode an, um zuverlässige Ergebnisse zu erzielen.

Tipps zur kontinuierlichen Verbesserung des Überwachungsprozesses


  • Überprüfen Sie Ihre Methoden regelmäßig: Nehmen Sie sich die Zeit, darüber nachzudenken, was gut funktioniert und was verbessert werden könnte.

  • Stellen Sie Ihr Team zusammen: Stellen Sie sicher, dass alle über die erforderlichen Kompetenzen verfügen, um einen wirksamen Beitrag zur Nachverfolgung zu leisten.

  • Setzen Sie die richtigen Tools ein: Nutzen Sie Projektmanagement-Tools, die den Anforderungen Ihres Teams entsprechen.

  • Bitten Sie um Feedback: Ermutigen Sie das Team und die Beteiligten, ihre Ideen zur Verbesserung des Prozesses einzubringen.

Erfahrungsberichte nutzen, um die Fortschrittsüberwachung zu optimieren


  • Analysieren Sie vergangene Projekte: Prüfen Sie, was gut funktioniert hat und was bei zukünftigen Projekten verbessert werden könnte.

  • Schaffen Sie eine Lernkultur: Fördern Sie einen Ansatz, bei dem Fehler als Lernchancen betrachtet werden.

  • Geben Sie die gewonnenen Erkenntnisse weiter: Stellen Sie sicher, dass das erworbene Wissen innerhalb des Teams und der Organisation weitergegeben wird.

  • Passen Sie die Prozesse bei Bedarf an: Seien Sie bereit, Ihre Methoden und Werkzeuge entsprechend dem Feedback und den gewonnenen Erkenntnissen anzupassen.

Wenn Sie diese Tipps befolgen und stets auf die Kommunikationsbedürfnisse Ihres Teams und Ihrer Stakeholder achten, können Sie eine effektive Fortschrittsüberwachung gewährleisten und zum Erfolg Ihrer Projekte beitragen.

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Verwalten Sie Ihre Kosten auf einfache und effiziente Weise


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