Eine notwendige, aber oft unterschätzte Veränderung
Ein neues Staffing-Tool verspricht oft Zeitersparnis, bessere Übersicht und optimiertes Management. In der Realität kann seine Einführung jedoch schnell zu einem Hindernis werden: Widerstände in den Teams, schlechte Gewohnheiten, mangelnde Klarheit bei den Prozessen…
Und doch ändert ein gut eingeführtes Tool alles:
- Klare Zeitpläne, in denen jeder weiß, woran und wann er arbeitet
- Weniger Unvorhergesehenes, mehr Übersicht über Verfügbarkeiten
- Reibungslose Anpassungen, ohne Überlastung oder Produktionslücken
Doch um dies zu erreichen, muss ein effektiver Übergang gewährleistet und vermieden werden, dass das Tool zu einer weiteren untergenutzten Software wird. Hier ist eine konkrete Methodik, um Ihre Teams einzubinden und die Wirkung Ihres neuen Tools zu maximieren.
1. Das Terrain vor der Implementierung vorbereiten
Bedarfe erfassen und Teams einbeziehen
Ein häufiger Fehler bei der Einführung eines neuen Tools ist der Versuch, eine Änderung ohne Rücksprache durchzusetzen. Ergebnis? Die Teams halten an ihren alten Prozessen fest und das Tool wird bei der ersten Gelegenheit umgangen.
Ziel ist es, eine proaktive Einführung durch frühzeitige Einbindung der Teams zu gewährleisten.
Erster Schritt: Erwartungen und Reibungspunkte identifizieren.
- Welche Staffing-Probleme bremsen Ihre Teams derzeit aus?
- Welche Aufgaben sind bei der Planung am zeitaufwendigsten?
- Welche wesentlichen Bedürfnisse muss das neue Tool abdecken?
Organisieren Sie eine Austausch- und Testphase mit Schlüsselmitarbeitern (Projektleiter, Manager…). Ziel ist es, deren Bedürfnisse zu verstehen und psychologische Hemmnisse abzubauen.
Zweiter Schritt: Die konkreten Vorteile für die Teams klären.
Eine Änderung wird angenommen, wenn jeder seinen Nutzen darin sieht. Listen Sie die unmittelbaren Vorteile auf:
- Weniger Zeitverlust bei der Suche nach Verfügbarkeiten
- Ein sichtbarer und zentralisierter Zeitplan
- Ein besseres Gleichgewicht der Arbeitslasten
2. Klare Rhythmen für eine reibungslose Einführung strukturieren
Einen effizienten Staffing-Zyklus definieren
Zu viele Tools scheitern, weil sie nicht in einen klaren Prozess integriert sind. Gutes Staffing ist vor allem eine Frage des Rhythmus.
Welche Schlüsselmomente strukturieren?
- Wann staffen? Definieren Sie ein wöchentliches Ritual, bei dem Manager Ressourcen zuweisen. Bevorzugen Sie eine mittelfristige Planung, anstatt in Notfällen zu staffen.
- Wann verfolgen und anpassen? Legen Sie regelmäßige Stichtage fest (z.B. jeden Freitag, Überprüfung der Auslastung). Identifizieren Sie Abweichungen zwischen Prognose und Realität, um rechtzeitig Anpassungen vorzunehmen.
- Wann Zeiten erfassen? Klären Sie die Regeln für die Zeiterfassung: Wer erfasst was? Wie oft? Welche Granularitätsgrade?
- Wann ein Projekt abschließen? Ein Projekt ist erst abgeschlossen, wenn alles erfasst und validiert wurde. Überprüfen Sie die letzten Anpassungen vor der endgültigen Archivierung.
Ohne diese klaren Anhaltspunkte bleibt das Staffing reaktiv, anstatt „antizipativ zu sein. Die Teams verbringen mehr Zeit damit, Notfälle zu bewältigen, als“ ihre Arbeitslast zu optimieren.
3. Mit den richtigen KPIs steuern, um auf Kurs zu bleiben
Ein gutes Staffing-Tool dient nicht nur dazu, Zeitpläne zu füllen, sondern muss auch eine präzise Überwachung der Aktivitäten ermöglichen.
Die 4 wichtigsten Kennzahlen, die Sie unbedingt verfolgen sollten:
- Auslastungsgrad der Teams: Das richtige Gleichgewicht zwischen Arbeitslast und Kapazität finden. Ein zu hoher Auslastungsgrad führt zu Überlastung und Burnout-Risiken, ein zu niedriger Grad bedeutet Rentabilitätsverlust.
- Abweichung zwischen Plan und Ist: Die Differenz zwischen der geplanten und der tatsächlich aufgewendeten Zeit messen. Projekte antizipieren, die systematisch unterbesetzt oder unterschätzt werden.
- Projektrentabilität: Das Verhältnis von aufgewendeter Zeit zu geplantem Budget analysieren. Projekte mit geringer Marge identifizieren und zukünftige Schätzungen anpassen.
- Antizipation der Verfügbarkeiten: Leerlaufzeiten identifizieren, um die Auslastung zu maximieren. Engpässe durch frühzeitige Zuweisung vermeiden.
Ein gutes Staffing-Tool ermöglicht eine Echtzeit-Überwachung und passt Prognosen automatisch an.
4. Ein Tool speziell für Agenturen einführen: der entscheidende Hebel
Warum ein Tool wie Furious diesen Übergang erleichtert?
Klare Prozesse zu etablieren ist unerlässlich. Doch ohne ein intuitives und strukturiertes Tool wird dies unüberschaubar. Furious wurde speziell für Agenturen entwickelt und ermöglicht ein reibungsloses und effizientes Staffing.
- Vereinfachte Planung: Ein visuelles Dashboard, das die Zuweisung von Ressourcen im Handumdrehen ermöglicht. Automatische Erkennung von Planungskonflikten.
- Direkt im Tool integrierte Rhythmen: Stichtage, Warnungen, Validierungen. Alles ist darauf ausgelegt, die Nachverfolgung zu strukturieren. Automatisierte Erinnerungen, damit Sie nie wieder vergessen, eine Zeit zu erfassen.
- Sofortige Zeitersparnis: Weniger Rückfragen, mehr Übersicht über Verfügbarkeiten. Weniger Stress für die Teams, die im Voraus wissen, woran sie arbeiten werden.
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Von der Theorie zur Praxis
Ein gutes Staffing-Tool wird nicht nur installiert, es muss angenommen und in klare, strukturierte Rhythmen integriert werden.
Die 3 Hebel für eine erfolgreiche Einführung:
- Teams von Anfang an einbeziehen, um Widerstände abzubauen
- Klare Rituale strukturieren, um effizient zu staffen, zu verfolgen und abzuschließen
- Mit konkreten KPIs steuern, um Leistung und Rentabilität zu optimieren
Mit einer klar definierten Methode und einem passenden Tool kann Ihre Agentur ihr Staffing in einen Leistungshebel verwandeln – ohne Zeitverlust, ohne Unvorhergesehenes.
Wie wäre es, wenn Sie zur Tat schreiten? Testen Sie Furious noch heute.
