11 KPIs, die Sie genau im Auge behalten sollten, um eine Agentur profitabel zu führen

Sie leiten eine Agentur. Sie kümmern sich um Teams, Projekte, Kunden, den Vertrieb, die Projektabwicklung, das Berichtswesen und die Rechnungsstellung … Und manchmal fragen Sie sich: Lohnt sich das alles wirklich?

Die Wahrheit ist, dass viele Agenturen sich auf ihr Bauchgefühl verlassen. Oder einfach ins Blaue hinein handeln. Aus Zeitmangel, aus Mangel an Werkzeugen oder ganz einfach aus Mangel an guten Kennzahlen.

Deshalb haben wir beschlossen, Ihnen das Leben zu erleichtern. Hier sind die 11 wichtigsten KPIs, mit denen Sie wieder die Kontrolle über Ihr Unternehmen übernehmen, die richtigen Fragen stellen … und konkrete, quantifizierte und umsetzbare Antworten erhalten können.

Die finanziellen KPIs

1. Der Gesamtumsatz

Was Sie jeden Monat einnehmen, ist die Grundlage. Doch das ist erst der Anfang.

Ein steigender Umsatz ist immer beruhigend. Doch Vorsicht: Eine Zahl allein sagt nie alles aus.

Was Sie beachten sollten:

• Pro Monat, Quartal, Jahr

• Nach Art des Angebots oder Projekts

• Im Vergleich zu N-1 (um saisonale Einbrüche vorwegzunehmen)

Die Gefahr: sich auf einen guten Umsatz zu verlassen, während die Marge gleichzeitig einbricht. Behalten Sie einen klaren Kopf.

2. Der Umsatz pro Mitarbeiter

Ein guter Indikator für Ihre kollektive Leistungsfähigkeit. Und für Ihre künftigen Gewinnmargen.

Es ist ganz einfach: Wenn Ihr Umsatz nicht im gleichen Maße steigt wie Ihre Mitarbeiterzahl, schmälern Sie Ihre Rentabilität.

So berechnen Sie es:

• Gesamtumsatz ÷ Anzahl der produktiven Mitarbeiter

Ziel: zwischen 100.000 und 130.000 € pro Jahr und Mitarbeiter in einer gut strukturierten Filiale .

Liegt der Wert darunter? Dann ist es an der Zeit, Ihre Preisgestaltung, Ihre Auslastung oder Ihre Projekte zu überdenken.

Die Bruttomarge

Die Zahl, die aus einem „schönen Projekt“ einen „echten Gewinnmotor“ macht.

Er gibt an, wie viel Sie verdienen, nachdem Sie die Mitarbeiter bezahlt haben, die das Projekt umsetzen, jedoch vor Abzug der Fixkosten. Kurz gesagt: Es handelt sich um die operative Marge.

Wichtige Schwellenwerte:

• 60 %: Spitzenwert
• 40 bis 60 %: in Ordnung
• <40 %: Vorsicht, Gefahr

Dies sollte bei jedem Projekt systematisch verfolgt werden. Es ist Ihr bester Indikator für die Leistung vor Ort.

Die verfügbaren Barmittel

Der grundlegendste KPI … aber auch der wichtigste.

Hier geht es um Ihre tatsächliche Liquidität. Die, die es Ihnen ermöglicht, ruhig zu schlafen (oder auch nicht). Die, die unvorhergesehene Ereignisse, Zahlungsverzögerungen und Geschäftsflauten auffängt.

Fortsetzung folgt:

• Jede Woche, nicht einmal pro Quartal

• Mit einem übersichtlichen Armaturenbrett

• Prognose (derzeitige Barmittel + noch einzuziehende Beträge – künftige Aufwendungen)

Tipp: Behalten Sie auch Ihren Betriebskapitalbedarf im Auge, um künftige Engpässe frühzeitig zu erkennen.

Die operativen KPIs

Die Auslastung (oder Belegungsrate)

Ein gut gefüllter Terminkalender, ja. Aber nicht um jeden Preis.

Dieser KPI misst das Verhältnis zwischen der tatsächlich verkauften Zeit und der verfügbaren Zeit.
Zu niedrig = Unterauslastung. Zu hoch = Burn-out-Risiko und Qualitätsverlust.

Gesundheitsziel: zwischen 75 % und 85 %
Zu verfolgen: pro Mitarbeiter, pro Team, pro Woche

Die richtige Vorgehensweise: einen Vergleich mit der geplanten Margenquote anstellen. Ein Mitarbeiter, der zwar stark ausgelastet, aber falsch eingesetzt ist, bleibt wenig rentabel.

Die Rentabilität pro Kunde

Denn ein guter Kunde ist nicht nur ein Name auf einer Folie.

Manche Kunden binden Ihre besten Mitarbeiter für eine magere Marge an sich. Andere stellen Sie kaum vor Herausforderungen, bringen Ihnen aber viel ein.

Analysieren Sie:

• Aufgewendete Zeit im Vergleich zum erzielten Umsatz

• Gesamtmarge

• Kosten für Mahnungen, Besprechungen und unvorhergesehene Ausgaben

Konkrete Maßnahme: Ordnen Sie Ihre Kunden in Kategorien ein (A-B-C), um Ihre Energie dort einzusetzen, wo sie sich wirklich auszahlt.

Die KPIs im Projektmanagement

Die Rentabilität pro Projekt

Spoiler: Nicht immer ist das, was am auffälligsten ist, auch das, was am meisten einbringt.

Ein sehr öffentlichkeitswirksames Projekt kann wochenlange Arbeit erfordern, während der Gewinn nur gering ausfällt. Umgekehrt kann ein unauffälliges, aber gut durchdachtes Projekt eine hohe Rentabilität erzielen.

Bitte messen Sie:

• Umsatz im Vergleich zum tatsächlichen Zeitaufwand

• Kosten der mobilisierten Ressourcen

• Abweichungen zwischen geplantem und tatsächlichem Budget

Ziel: die Vorzeigeprojekte zu identifizieren … und jene, die ohne eine Überprüfung ihres Umfangs niemals mehr angenommen werden sollten.

Die Aufschlüsselung der Projekte nach Typologie

Ein unausgewogenes Portfolio ist wie ein Kartenhaus.

Zu viele komplexe Pakete? Zu viele kleine Projekte mit geringer Marge? Zu viele Stammkunden, aber keine Neukunden? Analysieren Sie Ihren Kundenmix.

Folgen Sie:

• Prozentualer Anteil wiederkehrender Projekte im Vergleich zu einmaligen Projekten

• Prozentualer Anteil von Festpreisprojekten im Vergleich zu Projekten auf Zeit- und Materialbasis

• Anteil strategischer Kunden im Vergleich zu opportunistischen Kunden

Warum dies entscheidend ist: Weil die Stabilität Ihrer Agentur ebenso sehr von Ihren Projekten wie von Ihrer Liquidität abhängt.

Der noch zu fakturierende Restbetrag

Jede Arbeit verdient einen Lohn. Allerdings muss man sie auch in Rechnung gestellt haben.

Zwischen dem Abschluss eines Projekts und dem Versand der Rechnung vergeht manchmal … zu viel Zeit. Die Funktion „Noch zu fakturierende Beträge“ macht Sie auf vergessene ausstehende Forderungen aufmerksam.

Jede Woche zu verfolgen:

• Pro Kunde

• Pro Projektleiter

• Nach Art des Auftrags

Eine kurze Erinnerung: Ein abgeschlossener, aber noch nicht in Rechnung gestellter Auftrag = ein Monat weniger Liquidität.

Die Vertriebs-KPIs

Die Konversionsrate von Angeboten

Eine gute Möglichkeit, Ihre Vertriebsleistung – und die Verständlichkeit Ihrer Angebote – zu beurteilen.

Zehn Angebote zu versenden, um einen Auftrag zu erhalten, ist anstrengend (und beunruhigend). Eine gute Konversionsrate bedeutet eine gut qualifizierte Pipeline und ein Angebot, das genau ins Schwarze trifft.

Zielvorgabe: >30 %
Zu verfolgen: pro Vertriebsmitarbeiter, pro Angebotsart

Sollten Sie weit vom Ziel entfernt sein: Lesen Sie Ihre Vorschläge noch einmal durch, passen Sie Ihre Zielgruppenausrichtung an oder verkürzen Sie Ihre Zyklen.

Die durchschnittliche Verkaufsdauer

Wie lange brauchen Sie, um einen Vertrag zu unterzeichnen? Die Antwort könnte sehr schmerzhaft sein.

Ein zu langer Verkaufszyklus bindet Ihre Vertriebsmitarbeiter, gefährdet Ihre Prognosen und verzögert Ihre Zahlungseingänge.

Zu messen:

• Anzahl der Tage zwischen dem ersten Kontakt und der Unterzeichnung

• Nach Projektart

Tipp: Spüren Sie Engpässe auf (z. B. das Warten auf ein Angebot, die interne Freigabe auf Kundenseite) und automatisieren Sie, was sich automatisieren lässt.

Was Sie nicht messen, können Sie nicht kontrollieren

Lassen Sie sich nicht länger von Eindrücken oder Ungenauigkeiten in die Irre führen. Die richtigen KPIs versetzen Sie in die Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Das Wichtigste ist, den Überblick nicht zu verlieren. Aus diesem Grund haben wir Furious entwickelt: ein speziell für Agenturen konzipiertes Dashboard, mit dem Sie all diese Kennzahlen in Echtzeit verfolgen können … ganz ohne Excel-Dateien, ohne erneute Dateneingabe und ganz ohne Kopfzerbrechen.

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