Der CRA, oder Tätigkeitsbericht, ist ein sowohl einfaches als auch strategisches Dokument. In vielen beruflichen Umfeldern eingesetzt, ermöglicht er eine rigorose und strukturierte Nachverfolgung einer Dienstleistung, die von einem Berater oder einem Mitarbeiter erbracht wird.
Die Rolle des CRA im beruflichen Alltag
Der CRA ist ein Dokument, das die von einem Mitarbeiter oder Dienstleister über einen bestimmten Zeitraum ausgeführten Aufgaben festhält. In der Regel wöchentlich oder monatlich erstellt, dient er als zusammenfassender Bericht der erbrachten Tätigkeit. Im Rahmen von angestellter Freiberuflichkeit, Freelance-Aufträgen oder der Auslagerung von Dienstleistungen stellt der CRA einen konkreten Nachweis der geleisteten Arbeit dar. Die Nutzung einer Managementlösung für IT-Dienstleister ermöglicht es gerade, die Nachverfolgung dieser Tätigkeitsberichte zu zentralisieren und zu vereinfachen, während gleichzeitig eine optimale Rückverfolgbarkeit gewährleistet wird.
Er wird oft im Rahmen eines besseren Projektmanagements benötigt, um die Rechnungsstellung auszulösen, den Projektfortschritt zu verfolgen oder ein regelmäßiges Reporting sicherzustellen.
Seine Funktion geht weit über den administrativen Rahmen hinaus. Seine Implementierung ermöglicht es, eine Brücke zwischen dem Fachmann und seinem Kunden oder Vorgesetzten zu schlagen. Es ist auch ein Dialoginstrument, das Aufschluss über die tatsächliche Art der Tätigkeit, die aufgetretenen Einschränkungen und die von unabhängigen Beratern erzielten Ergebnisse gibt.
Der CRA, viel mehr als eine Übersicht
Entgegen der landläufigen Meinung dient die Einführung eines Tätigkeitsberichts dient nicht nur der Kontrolle. Er hat einen echten strategischen Wert, sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Kundenunternehmen. Für den angestellten Freiberufler oder den Freelancer geht es darum, seine Arbeit aufzuwerten: Das Festhalten von Aufgaben, gelösten Problemen, getroffenen Entscheidungen oder vorgeschlagenen Ideen ermöglicht es, sein Engagement zu rechtfertigen und seinen Beitrag zum Projekt zu beweisen.
Auf Seiten des Kunden oder Managers ist der CRA ein Orientierungspunkt für die Steuerung. Er zeigt, ob die Ziele vorankommen, ob Ressourcen angepasst werden müssen oder ob bei einem blockierenden Punkt eingegriffen werden muss.
Er kann auch zu einer globalen Analysebasis werden: Über mehrere Monate hinweg gesammelt, helfen die Tätigkeitsberichte, die Entwicklung eines Projekts zu visualisieren, die Arbeitslast zu verteilen oder zukünftige Bedürfnisse zu antizipieren.
Zeitmanagement: Die Hauptvorteile des CRA
Der gut genutzte CRA wird zu einem Zeitmanagement-Tool kompletten. Seine Vorteile sind vielfältig:
- Transparenz bei den Aufgaben: Jede beteiligte Partei kann verfolgen, was geleistet wurde, auch aus der Ferne.
- Nachvollziehbarkeit der Arbeit: Im Falle einer Meinungsverschiedenheit dient der CRA als schriftlicher Nachweis des erbrachten Engagements.
- Rechnungs- und Buchhaltungsmanagement: Er ist oft unerlässlich, um geleistete Arbeitstage zu validieren.
- Kontinuierliche Verbesserung: Die Analyse der CRAs ermöglicht es, Fehlfunktionen oder Zeitverluste zu identifizieren.
- Professionalisierung: Er formalisiert die Tätigkeit, stärkt die Glaubwürdigkeit des Arbeitnehmers und des Auftrags.
Die Erstellung eines CRA optimieren: Die Best Practices
Die Erstellung eines Tätigkeitsberichts muss regelmäßig und gewissenhaft erfolgen. Es handelt sich nicht um ein bloßes Verwaltungsritual, sondern um eine Syntheseübung die Präzision und Klarheit erfordert. Einer der Schlüssel ist, ihn fortlaufend zu ergänzen, anstatt zu versuchen, sich am Ende des Zeitraums an alles zu erinnern. Dies gewährleistet eine höhere Genauigkeit und reduziert das Risiko des Vergessens. Der verwendete Ton sollte professionell und an den Gesprächspartner angepasst sein.
Die besten Praktiken bestehen darin:
- Ein logisches Format basierend auf den erledigten Aufgaben zu befolgen
- Einfache und präzise Begriffe zu verwenden
- Relevante Informationen zu geben
- Den Bericht zu überprüfen, um seine Klarheit sicherzustellen
CRA: Welche Formate werden am häufigsten verwendet?
Heute haben Fachleute die Wahl zwischen mehreren CRA-Formaten. Am häufigsten wird immer noch die Tabellenkalkulation oder Google Sheets verwendet, geschätzt für ihre Einfachheit. Sie ermöglicht eine einfache Anpassung mit Spalten für Tag, Aktionstyp, aufgewendete Zeit und Kommentare.
Für strukturiertere Umgebungen ermöglichen spezialisierte Softwarelösungen die Online-Erstellung und -Validierung von CRAs, mit Benachrichtigungen, Zentralisierung und elektronischer Signatur.
Andere kollaborative Tools können verwendet werden, um die Aktivitätsverfolgung direkt in das Projektmanagement zu integrieren. Schließlich integrieren einige Unternehmen die Logik des Tätigkeitsberichts in ihr ERP- oder CRM-System, was den Austausch zwischen den Abteilungen HR, Buchhaltung und Produktion erleichtert.
Das CRA-Management mit Furious
Organisationen, die die Verwaltung ihrer CRAs automatisieren, zentralisieren und zuverlässiger gestalten möchten, können sich an Lösungen wie Furious wenden, die eine konkrete und leistungsstarke Antwort bieten.
Furious ist ein ERP, das für Dienstleistungsunternehmen, Agenturen und IT-Dienstleister entwickelt wurde. Es integriert Projektmanagement, Personalplanung (Staffing), Buchhaltung sowie die CRAs. Dank seiner All-in-One-Logik ermöglicht es den Mitarbeitern, Aktivitäten täglich zu erfassen und direkt mit Projekten zu verknüpfen. Der Manager validiert anschließend die Tätigkeitsberichte und generiert automatisch die für die Rechnungsstellung oder Budgetsteuerung erforderlichen Daten, um Agenturen rentabler zu machen und Beratungsfirmen.
Diese native Verbindung zwischen dem CRA, den aufgewendeten Zeiten und den Finanzflüssen ermöglicht es, Doppelerfassungen zu vermeiden, an Transparenz zu gewinnen und vor allem die Reaktionsfähigkeit der Teams auf operative Herausforderungen zu stärken. Durch die Integration des Tätigkeitsberichts in ein Tool wie Furious wird er nicht nur zuverlässiger, sondern auch in den gesamten Produktionszyklus integriert.
