Die Modernisierung Ihrer Unternehmensführung hat Sie zu einer entscheidenden Entscheidung geführt: die Anschaffung einer neuen ERP-Software, einer Betriebstechnologie mit grafischer Benutzeroberfläche, die entwickelt wurde, um die Abläufe im Zentrum Ihres Geschäfts zu zentralisieren und zu vereinfachen, sei es in Ihrer AgenturDie Auswahl ist so groß wie die Anforderungen.
Doch neben den technischen Herausforderungen und organisatorischen Erfordernissen sticht ein Schlüsselelement hervor und mischt sich in Ihre Diskussionen ein – und das ist nicht nur Sylvie, Ihre geliebte Finanzchefin, die daran denkt:
Dieser Artikel soll die Frage entmystifizieren, die in allen Köpfen herumschwirrt:„Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten für diese Umstellung?“ Von der Anschaffung über das Hosting bis hin zu den Dienstleistungen des Systemintegrators – Sie werden sich nicht nur für ein Softwarepaket oder ein einfaches CRM entscheiden. Sie werden sich für eine ERP-Lösung (ERP= Enterprise Resource Planning) entscheiden, die sich in zweifacher Hinsicht als vorteilhaft erweisen kann.
Das proprietäreERP-System, das Sie suchen, muss erschwinglich und an die Größe Ihres Marktes angepasst sein. Der Preis variiert stark, abhängig von der Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter, den branchenspezifischen Funktionen, der von Microsoft oder anderen Anbietern entwickelten grafischen Benutzeroberfläche und natürlich von der Art des gewählten Hostings. Eine umfassende Liste der versteckten Kosten ist unerlässlich, um die Zuweisung des Budgets zu optimieren – und um eine erfolgreiche Berechnung der Rentabilität einer ESN-Agentur bereits in der Phase der Überlegungen zu Ihrer zukünftigen ERP-Implementierung.
Ziel ist es, Ihren Mitarbeitern ein Werkzeug zur Verfügung zu stellen, das die Buchhaltung, den Verkauf, die Kundenverwaltung und viele andere wichtige Praktiken verbessert – mit anderen Worten: eine echte ESN-Software zur Rentabilitätssteuerung, die darauf ausgelegt ist, die Leistung zu zentralisieren und zu maximieren.
Wie viel kostet die Migration zu einem ERP-System für meine Agentur oder mein NSE?
Tatsächlich konzentriert man sich oft auf die monatlichen Nutzergebühren, die von Verlag zu Verlag variieren. Aber wie beim Kauf eines neuen Autos können auch „versteckte“ Kosten ins Spiel kommen … und sollten zu Ihrer eigenen Beruhigung (und der von Sylvie) vorausgesehen werden.
Hier sind die fünf Kosten, die Sie vor der Wahl eines ERP-Systems prüfen sollten:
Externe Migrationskosten
Zunächst einmal der Herausgeber, den Sie gewählt haben: Welche Kosten fallen zusätzlich zum monatlichen Benutzerpreis an? Zum Beispiel: Kosten für die Implementierung, Kosten für Betreuung und Schulung, Kosten für die Nachverfolgung mit dem Backoffice (manche Herausgeber beschränken den Austausch und berechnen für den nächsten) etc.
Bei Furious schenken wir unseren Kunden aus dem KMU-Sektor bis auf Weiteres die Kosten für die Einrichtung der Instanz, das Set-up und die Schulungen. Auf diese Weise zeigen wir uns in diesen besonderen Zeiten solidarisch mit ihnen und ermöglichen es ihnen, sich auf einfache Weise mit einem scharfen und umfassenden Steuerungsinstrument auszustatten.
Auch andere externe Kosten sind zu berücksichtigen:
- Kosten für externe Berater, wenn Sie bei Ihrer Reorganisation von Beratern begleitet werden
- Die Kosten Ihrer Buchführungsfirmen: Manche stellen jede Änderung in Rechnung ;
- Eventuelle Kosten für andere Tools, die angepasst werden müssen: Daher ist es sinnvoll, eine Lösung mit breitem Umfang zu wählen, um Mehrfachkosten für Lizenzen und Anpassungen zu vermeiden.
Furious ersetzt beispielsweise durchschnittlich 7 Werkzeuge bei unseren Kunden!
Interne Migrationskosten
Manchmal sind sie schwerer zu zählen und umfassen :
- Die Zeit, die für die Migration der Nutzer aufgewendet wird
- Lernzeiten: Daher ist es von Vorteil, eine Lösung zu wählen, die eine Ad-hoc-Betreuung anbietet, um eine optimale Effizienz zu erreichen.
- Begleitung während und nach der Testphase: Zusätzlich zu seinem speziellen Backoffice für die Nutzer bietet Furious direkt und frei zugänglich auf der Plattform mehr als 250 Lehrvideos von weniger als 2 Minuten Länge an, die bei Fragen sehr hilfreich sind.
- Die Aufarbeitung der Prozesse in Ihrem Unternehmen (siehe Punkt 5 hier )
- Die zu erwartende Verfügbarkeit des Projektteams
- Die Vorbereitungsphase im Vorfeld, insbesondere in Bezug auf die Integration der Informationen/Daten + die Testphase des Tools, die unerlässlich ist! Im Rahmen Ihrer Migration zu Furious unterstützen unsere Teams Sie beim Import Ihrer Daten und helfen Ihnen, Ihr Furious so gut wie möglich zu konfigurieren und anzupassen.
Warum beeinflusst die Architektur eines ERP-Systems dessen Kosten und Leistung?
DieArchitektur eines ERP-Systems ist einer der entscheidenden Faktoren für die Gesamtkosten der Implementierung eines solchen Systems. Sie bezeichnet die Art und Weise, wie die verschiedenen Module, die Datenbank und die externen Integrationen organisiert und miteinander verbunden sind.
Eine gut durchdachte Architektur bietet mehrere Schlüsselvorteile:
- Geringere Wartungskosten: Gut strukturierte Systeme erfordern weniger Korrekturen und Eingriffe.
- Einfache Integration: Interoperable APIs und Module senken die Kosten für die Anpassung bestehender Tools.
- Skalierbarkeit: Eine gute Architektur ermöglicht das Hinzufügen neuer Module oder Benutzer ohne unverhältnismäßig hohe Zusatzkosten.
Bei Furious beispielsweise basiert die Architektur auf einer modularen Basis, die maximale Flexibilität und optimale Leistung auch für schnell wachsende Unternehmen gewährleistet. Diese Architektur bereits in der Diagnosephase zu verstehen, ist entscheidend, um das Gesamtbudget Ihrer ERP-Migration im Griff zu behalten.
Die Kosten des/der Herausgeber(s), den/die Sie verlassen
Unsere Kunden sind manchmal überrascht, wenn sie feststellen, dass einige Verleger sie mit Verträgen bis zu einem bestimmten Jahrestag binden. Eine vorzeitige Kündigung wird dann kostenpflichtig.
Wir sind davon überzeugt, dass unsere Kundenbei uns bleiben, weil das Tool ihnen bei ihrer täglichen Arbeit hilft, und nicht, weil sie sich für ein oder drei Jahre angemeldet haben!
Darüber hinaus verlangen einige Anbieter auch Geld für die Wiederherstellung Ihrer Daten. Bei Furious gehören alle Daten Ihrer Instanz Ihnen. Sie können jederzeit von den Personen in Ihrem Unternehmen, die dazu berechtigt sind, ohne zusätzliche Kosten exportiert werden.
Die Kosten für die Lager
Hüten Sie sich vor einer aggressiven Preispolitik, die bei Wachstum oder nach dem ersten Jahr zu bösen Überraschungen führen kann.
Fragen, die Sie sich vor einer Einstellung stellen sollten :
- Gibt es eine Klausel zur Neubewertung der Gebühren? Google oder Slack zum Beispiel haben ihre Gebühren vor kurzem einseitig erhöht.
- Was ist die Grundlage für die Preisaktualisierung?
- Haben Sie Stufen nach oben (wenn Sie größer werden) oder nach unten ausgehandelt. Beispiel: Bei Furious sinkt der Preis pro Nutzer, je größer Ihr Unternehmen wird (und damit je mehr Nutzer Sie auf der Plattform haben).
- Welche Rechnungsfristen gibt es?
- Gibt es zusätzliche Kosten (Speicherplatz, kostenlose oder kostenpflichtige Optionen, APIs usw.)?
Kosten, wenn die Lösung Ihnen nicht passt/nicht funktioniert
Die Testphase ist wichtig und sollte nicht auf zwei Wochen beschränkt sein (es sei denn, Sie möchten dies).
Denn es ist wichtig, dass Sie die volle Leistungsfähigkeit des Tools entdecken können und vor allem, dass Sie der Reaktionsfähigkeit und derBetreuung durch den gewähltenHerausgeber gelassen entgegensehen können.
Dennoch: Wenn Sie die Zusammenarbeit beenden wollen, werden Sie froh sein, dass Sie vorausschauend die richtigen Fragen gestellt haben:
- Haben Sie die Reversibilitätsklauseln sorgfältig geprüft?
- Werden Sie kostenlos auf Ihre Daten zugreifen können?
- etc etc.
Die Kosten eines ERP-Systems verstehen
Die Investition in ein ERP-System ist eine wichtige Entscheidung für jedes Unternehmen. Die damit verbundenen Kosten können erheblich sein, sind aber durch den Mehrwert, den das Tool bieten kann, gerechtfertigt. Diese Kosten im Detail zu verstehen ist entscheidend, um eine fundierte Wahl zu treffen und das Beste aus Ihrer Investition herauszuholen.
Was sind die wesentlichen Bestandteile eines ERP-Systems und wie wirken sie sich auf den Preis aus?
Ein ERP ist wie ein lebender Organismus in Ihrem Unternehmen, der aus mehreren wesentlichen Elementen besteht, die seine Wirksamkeit und im weiteren Sinne auch seinen Preis bestimmen:
- Einzelne Datenbank: Das Herzstück des ERP-Systems, in dem alle Ihre Daten zentral gespeichert sind.
- Funktionsmodule: Finanzverwaltung, Beschaffung, Inventar usw. Jedes Modul steigert den Wert, aber auch die Kosten.
- Integration: Die Fähigkeit des ERP-Systems, sich mit anderen Systemen zu verbinden, kann die anfänglichen Kosten erhöhen.
- Anpassung: Die Anpassungen, damit es perfekt zu Ihren Prozessen passt, können kostspielig sein.
- Schulung und Support: Diese Dienstleistungen sind für eine optimale Nutzung unerlässlich und wirken sich direkt auf das Budget aus.
Jede Komponente hat ihren Preis, und das Gleichgewicht zwischen Notwendigkeit und Kosten ist entscheidend.
Wie wirkt sich die Wahl zwischen SaaS- und On-Premise-ERP auf das Budget aus?
Die Entscheidung zwischen einem SaaS-(Software as a Service)-ERP und einer On-Premise-Lösung ist entscheidend für das Budget :
- SaaS: Sie zahlen in der Regel eine monatliche Gebühr pro Nutzer, die auch Wartung und Updates beinhaltet. Es gibt weniger Anfangskosten, aber es sind laufende Kosten.
- On-premise: Erfordert eine höhere Anfangsinvestition für den Kauf von Lizenzen, Infrastruktur und Arbeitskräften für die Verwaltung und Wartung.
Ihre Wahl wirkt sich nicht nur auf Ihre anfänglichen Ausgaben, sondern auch auf Ihre langfristige Kostenstruktur aus.
Wie bestimmen die spezifischen Funktionen eines ERP-Systems seine Kosten?
Die Funktionen, die Sie wählen, definieren direkt die Komplexität und damit den Preis Ihres ERP-Systems:
- Standard vs. Erweitert: Je fortgeschrittener oder spezialisierter die Funktionen sind, desto höher ist der Preis.
- Anpassung: Anpassungen zur Anpassung an die einzigartigen Prozesse Ihres Unternehmens können zusätzliche Kosten verursachen.
- Skalierbarkeit: Die Fähigkeit des ERP-Systems, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen, kann auch ein Kostenfaktor sein.
Denken Sie an die Zukunft und nicht nur an die aktuellen Bedürfnisse, um unerwartete Zusatzkosten zu vermeiden.
Welche Vorteile bietet ein modulares ERP-System für die Kostenverwaltung?
Ein modulares ERP-System kann die Lösung sein, um die Kosten unter Kontrolle zu halten :
- Zahlen Sie nur für das, was Sie brauchen: Beginnen Sie mit Basismodulen und fügen Sie nach und nach weitere hinzu.
- Flexibilität: lässt sich ohne größere Neuinvestitionen leicht an veränderte Bedürfnisse anpassen.
- Schrittweise Einführung: Verringert die Risiken und ermöglicht eine bessere Ausgabenverwaltung.
Der modulare Ansatz ist ein effektiver Weg, um das Budget zu kontrollieren und gleichzeitig die Flexibilität zu erhalten, die für das Wachstum des Unternehmens erforderlich ist.
Welches Budget sollte man für die Integration und Anpassung eines ERP-Systems einplanen?
Integration und Anpassung sind zwei Aspekte, die sich signifikant auf Ihr Budget auswirken können:
- Integration: Stellen Sie sicher, dass das ERP-System nahtlos mit bestehenden Systemen verbunden werden kann, was möglicherweise zusätzliche technische Arbeit erfordert.
- Anpassung: Die Anpassung des ERP-Systems an Ihre Prozesse kann teuer sein, ist aber oft entscheidend, um seine Fähigkeiten voll auszuschöpfen.
Stellen Sie einen Teil des Budgets für diese entscheidenden Schritte bereit. Sie sind grundlegend dafür, dass das ERP-System mit Ihrer strategischen Vision und Ihren operativen Zielen in Einklang gebracht wird.
Die ERP-Preisgestaltung auseinandergenommen
Die Einführung eines ERP-Systems ist für jedes Unternehmen eine erhebliche Investition, erst recht für ein KMU, wo jeder Euro zählt. Die Preisstruktur zu verstehen, kann dabei helfen, kluge Entscheidungen zu treffen und die Kosten vorauszusehen.
Wie ist der Preis für ein ERP-System für KMU strukturiert?
Für ein KMU ist der Preis eines ERP-Systems in der Regel um mehrere Achsen herum strukturiert:
- Nutzungslizenzen: Je nachdem, ob es sich um ein On-Premise- oder SaaS-ERP handelt, variieren die Kosten zwischen dem Kauf von Lizenzen und einem Abonnement.
- Implementierungskosten: einschließlich der Installation, Konfiguration und Anpassung des Systems.
- Schulung: Wesentlich, damit die Nutzer das Tool beherrschen können.
- Wartung und Support: Um den reibungslosen Betrieb und Aktualisierungen zu gewährleisten.
Das Verständnis dieser Elemente ist von entscheidender Bedeutung, um die tatsächlichen Kosten einzuschätzen und Überraschungen beim Budget zu vermeiden.
Wie hoch ist der durchschnittliche Preis eines ERP-Systems für ein kleines oder mittleres Unternehmen?
Der durchschnittliche Preis eines ERP-Systems für ein KMU kann erheblich schwanken, in der Regel zwischen 10 000 und 100 000 Euro, und hängt von mehreren Faktoren ab:
- Komplexität: Je komplexer die Prozesse des Unternehmens sind, desto höher ist der Preis.
- Anzahl der Nutzer: Die meisten ERPs kosten mehr, wenn die Anzahl der Nutzer steigt.
- Grad der Personalisierung: Unternehmensspezifische Personalisierungen können die Kosten erhöhen.
Diese Spannen sind Richtwerte und können sich je nach spezifischen Anforderungen und technologischen Entscheidungen ändern.
Kriterien für die Wahl eines ERP
Die Wahl eines ERP-Systems ist für jedes Unternehmen eine strategische Entscheidung. Die Auswahlkriterien müssen mit den geschäftlichen Anforderungen, der Unternehmensgröße und der langfristigen Vision des Unternehmens in Einklang gebracht werden.
Cloud, proprietär, SaaS: Wie wählt man das richtige ERP-Modell für sein Unternehmen?
Ob Sie sich für ein Cloud-, proprietäres oder SaaS-ERP entscheiden, hängt von mehreren Faktoren ab:
- Cloud: Empfohlen aufgrund der Flexibilität, Skalierbarkeit und einfachen Aktualisierbarkeit. Ideal für Unternehmen, die Mobilität und Zusammenarbeit in Echtzeit benötigen.
- Eigentümer: kann eine strengere Kontrolle über Sicherheit und Anpassung bieten. Geeignet für Unternehmen mit spezifischen Prozessen, die maßgeschneiderte Lösungen benötigen.
- SaaS: Senkt die anfänglichen Kosten und bietet eine einfache Nutzung. Bevorzugt für KMU, die Investitionen in Hardware und IT-Wartung vermeiden wollen.
- Wartung und Support: Um den reibungslosen Betrieb und Aktualisierungen zu gewährleisten.
Wie wichtig sind Modularität und Automatisierung bei der Auswahl eines ERP-Systems?
Die Modularität ermöglicht die Auswahl spezifischer Funktionen, die den unmittelbaren Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen, mit der Möglichkeit, später weitere Module hinzuzufügen. Die in das ERP-System integrierte Automatisierung kann durch die Reduzierung manueller Aufgaben und die Minimierung von Fehlern Zeit freisetzen. Diese Aspekte sollten im Hinblick auf die langfristigen Ziele und die Wachstumsstrategie des Unternehmens bewertet werden.
ERP-Diagnose: Wie bewerten Sie Ihren tatsächlichen Bedarf und dessen Einfluss auf den Preis?
Um eine ERP-Diagnose durchzuführen, müssen Sie :
- Bewerten Sie bestehende Geschäftsprozesse und identifizieren Sie Lücken.
- Bestimmen Sie, welche Funktionen unverzichtbar und welche optional sind.
- Verständnis der notwendigen Integrationen mit anderen Systemen.
- Beraten Sie sich mit den Endnutzern, um ihre täglichen Bedürfnisse zu verstehen.
Eine genaue Bedarfsermittlung wirkt sich direkt auf den Preis aus, indem sie überflüssige Kosten für unnötige Funktionen vermeidet.
Planung und Management des ERP-Projekts
Die Einführung eines ERP-Systems erfordert eine sorgfältige Planung und ein straffes Management, um den Erfolg des Projekts und die Kontrolle des Budgets zu gewährleisten.
Wie erstellt man ein genaues Lastenheft für sein ERP-System?
Um eine genaue Spezifikation zu erstellen, ist es entscheidend, :
- Identifizieren und dokumentieren Sie detaillierte Geschäftsanforderungen.
- Definieren Sie die spezifischen Ziele, die das ERP erreichen soll.
- Beziehen Sie technische, rechtliche und budgetäre Einschränkungen mit ein.
- Den Bedarf an Ausbildung und Unterstützung vorhersagen.
Ein gut definiertes Lastenheft wird die Auswahl der ERP-Lösung und die Verhandlungen mit den Anbietern lenken.
Was sind die wichtigsten Schritte zur Budgetierung eines ERP-Projekts?
Zu den wichtigsten Schritten bei der Budgetierung eines ERP-Projekts gehören :
- Die Schätzung der Kosten für eine Lizenz oder ein Abonnement.
- Die Berechnung der Kosten für die Implementierung, einschließlich der Anpassung und Integration.
- Die Prognose der Ausgaben für Ausbildung und Unterstützung.
- Die Antizipation von Betriebs- und Wartungskosten.
- Eine genaue und realistische Budgetierung wird unvorhergesehene Kostenüberschreitungen verhindern.
ERP und Skalierbarkeit: Wie lassen sich zukünftige Kosten antizipieren?
Zukünftige Kosten zu antizipieren bedeutet, über die anfänglichen Kosten hinaus zu schauen:
- Auswahl eines ERP-Systems mit einer skalierbaren Architektur.
- Bewerten Sie die Kosten für Upgrades und das Hinzufügen neuer Module oder Nutzer.
- Berücksichtigen Sie die Kosten für Weiterbildung und Aktualisierung der Fähigkeiten.
- Planen Sie für eine langfristige Wartung und einen erweiterten Support.
Die Antizipation dieser Kosten wird die Nachhaltigkeit der ERP-Investition sicherstellen und das Wachstum des Unternehmens unterstützen.
Kurzum, Sie haben verstanden, dass eine gute Antizipation möglicher Zusatzkosten Ihnen helfen wird, böse Überraschungen zu vermeiden. Die Wahl eines ERP-Systems ist eine strategische Entscheidung, die auch finanziell geplant werden muss.
Im Durchschnitt sollten Sie mit einem Monat für die interne Vorbereitung rechnen und dann 2 bis 3 Monate für die Migration.
