El 85% de la rentabilidad de su agencia depende de una buena gestión del tiempo dedicado a sus proyectos. Aunque muchos directivos reconocen su importancia, pocos aplican una estrategia de optimización eficaz.
El acceso en tiempo real a los horarios y tareas de todos facilita la coordinación y mejora la productividad. Superar estos retos emocionales y técnicos es esencial para captar las métricas adecuadas, evitar el despilfarro de recursos e impulsar la rentabilidad de tu agencia.
Gracias a los comentarios que hemos recibido de miles de agencias, hemos reunido 5 pasos esenciales que puede dar para controlar la gestión del tiempo en su organización.
Mida directamente la rentabilidad: ¿está ganando dinero su agencia?
Las herramientas tradicionales como Excel o Google Sheets son prácticas, pero alcanzan rápidamente sus límites cuando un equipo crece rápidamente, de 5 a 20 empleados en poco tiempo. La introducción de datos se convierte entonces en un reto, que requiere una simplificación para gestionar eficazmente la expansión. Aquí es donde resulta crucial dominar el cálculo de la rentabilidad de un proyecto para evaluar con precisión sus márgenes, identificar rápidamente las palancas de mejora y validar los criterios de rentabilidad de cada agencia ESN en relación con sus objetivos. En particular, se trata de calcular la tasa de margen de rentabilidad, un indicador esencial para orientar sus decisiones financieras.
¿Qué margen necesita para ser rentable?
Conocer el margen ideal a alcanzar es esencial para ajustar sus precios y mantener una rentabilidad sostenible. Si supervisa periódicamente sus márgenes, podrá anticiparse a posibles pérdidas y optimizar su cuenta de resultados.
Convierta los presupuestos en tiempo facturable al instante, en cuanto hayan sido validados, e intégrelos directamente en sus calendarios. Esta automatización simplifica el proceso y ahorra un tiempo valioso a todos los miembros del equipo.
Supervise el rendimiento de sus proyectos en tiempo real, para saber si está vendiendo con pérdidas o con beneficios en cuanto se genera el presupuesto. Tanto si facturas a precio fijo como por tiempo y materiales, esto te da la opción de renegociar con los clientes o activar la facturación progresiva para gestionar mejor tu tesorería.
Introducir las herramientas de gestión adecuadas puede transformar el día a día de su agencia, simplificando las operaciones y proporcionando una visión clara de las métricas esenciales para una gestión eficaz.
Una mejor gestión de la productividad significa centralizar la información, permitir un seguimiento preciso del tiempo asignado a cada tarea y optimizar los recursos en tiempo real. Este enfoque evita malas prácticas de gestiónEste enfoque evita las malas prácticas de gestión, garantiza una mejor asignación del tiempo y mejora la rentabilidad global de su agencia.
La experiencia de la agencia Pop for You (parte del grupo Humanskills – más de 400 empleados) ha demostrado que la introducción y el uso de una solución personalizada ha mejorado su eficacia y rentabilidad.
El primer paso para dirigir una agencia rentable ya está dado: dominas las sutilezas de la introducción de herramientas y procesos precisos, concisos y eficaces.
Afine su ratio de tiempo vendido: ¡los servicios facturables son esenciales para la rentabilidad!
Optimice su rentabilidad afinando el ratio de tiempo vendido El objetivo es facturar entre el 70 y el 80% del tiempo para garantizar una rentabilidad sostenida. Cuando las actividades no facturables, como el marketing o la contabilidad, se acumulan, pueden mermar sus beneficios. Un seguimiento preciso y en tiempo real de este ratio te ayuda a ajustar rápidamente el equilibrio entre tareas facturables y no facturables.
Si su tasa de utilización cae por debajo del 70%, esto suele significar una sobrecarga de tareas no facturables. En este caso, es crucial reajustar las operaciones para aumentar la proporción de facturables, ya sea aumentando las ventas o reduciendo los proyectos internos que absorben demasiados recursos.
Por el contrario, una tasa superior al 80% puede indicar una buena rentabilidad, pero también una posible infravaloración de los costes o una inversión insuficiente en el desarrollo de áreas clave de su agencia.
Asegúrese de que cada miembro de su equipo trabaja en tareas que maximizan el valor añadido para su empresa. Un análisis detallado por competencias puede revelar ineficiencias, como que los desarrolladores dedican demasiado tiempo a la asistencia en lugar de al desarrollo activo.
Ajustando estos ratios, puede mejorar significativamente su rentabilidad global.
En última instancia, mantener una visión clara y continua de sus servicios facturables frente a los no facturables es esencial para identificar rápidamente las áreas de mejora y ajustar su estrategia de ventas en consecuencia.
Un vínculo esencial entre la producción y la fuerza de ventas
Alinear la producción y la fuerza de ventas es crucial para maximizar la rentabilidad de su agencia. Una vez dominada la gestión de los servicios facturables, garantizar la perfecta coordinación entre las tarifas de personal y las ventas resulta más fácil con las herramientas adecuadas.
La distribución del tiempo desempeña un papel crucial, pero vigilar de cerca la dotación de personal para maximizar la ocupación de los equipos y estimular la fuerza de ventas es igual de importante para la rentabilidad. Es esencial mantener un pipeline de ventas alineado con la planificación general de la agencia para que la capacidad de producción y las necesidades de prospección de ventas sean claramente visibles.
Anticiparse a la dotación de personal es crucial; saber de antemano si necesita contratar competencias externas o utilizar recursos internos puede influir mucho en su rentabilidad. La clave es la perfecta armonía entre la fuerza de ventas, la capacidad de producción y la dotación de personal.
El éxito de la sincronización no sólo responde a las expectativas del cliente al permitirle cumplir los plazos de los proyectos con mayor rigor, sino que también optimiza el uso de todos sus recursos, permitiéndole aumentar las ventas y planificar la contratación necesaria, con lo que aumenta directamente su rentabilidad.
Gestionar la tesorería a la perfección
Muchas agencias sólo disponen de una o dos semanas de visibilidad en su planificación, lo que corre el riesgo de comprometer su agilidad financiera y su capacidad para invertir con calma.
Anticipar el flujo de sus necesidades de capital circulante (WCR) es crucial para sortear con éxito los retos financieros, permitiéndole financiar proyectos, reinvertir y mantener las operaciones sin temer por el futuro financiero de su empresa.
Para dominar esta gestión, es esencial prever y ajustar su capacidad de producción en tiempo real, mantener la capacidad de respuesta comercial y analizar continuamente los datos con herramientas inteligentes y predictivas. Esto incluye el seguimiento de los márgenes brutos y el NPF.
Al centralizar los datos de su empresa en una única plataforma, podrá beneficiarse de un seguimiento preciso y realista, simplificando la gestión de su WCR. La gestión eficaz de estos elementos garantiza la salud financiera de su agencia, apoyando su crecimiento y dando tranquilidad a sus equipos a la hora de gestionar los proyectos.
En este contexto, el uso de una herramienta de gestión adecuada resulta esencial, no sólo para simplificar las operaciones cotidianas, sino también para garantizar el crecimiento sostenible de su empresa.
Furious, un auténtico copiloto para los directivos que han optado por la rentabilidad
Furious es el copiloto esencial para los gestores comprometidos con la rentabilidad sostenible. Puede automatizar la mayoría de sus procesos, desde la transferencia de presupuestos firmados a su agenda hasta los recordatorios automáticos de facturas, eliminando tareas repetitivas.
Con Furious, tendrá acceso en tiempo real a la información crucial que necesita para optimizar la gestión de su agencia, gracias a una plataforma que ofrece más de 200 widgets de negocio. Nuestra interfaz intuitiva facilita la gestión de sus proyectos, para estructuras de una o varias agencias.
Hágase las preguntas adecuadas: ¿es rentable cada uno de mis proyectos, incluida la preventa? ¿Está mi plantilla adaptada para satisfacer la demanda de forma rentable? ¿Mis procesos de venta son suficientes para respaldar nuestro crecimiento?
Adoptado ya por miles de agencias, ESN, consultorías, ingenierías y PYME, Furious sustituye a una media de siete herramientas tradicionales y reduce en un 20% el tiempo dedicado a la gestión administrativa.
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