Tenemos la suerte de trabajar con un amplio abanico de empresas, desde dinámicas start-ups y agencias creativas hasta innovadoras ESN, audaces anunciantes y consultoras expertas. Gracias a esta diversidad, hemos podido crear un resumen rico y preciso de las tendencias observadas en el seguimiento empresarial. Curiosamente, la mayoría de las empresas con menos de 20 empleados optan por un enfoque basado en la facturación, mientras que las agencias con más de 100 empleados eligen una dirección completamente distinta.
El mundo profesional evoluciona constantemente, y los métodos para estar al día de los distintos proyectos y encargos en curso no son una excepción. Entonces, ¿por qué anteponer el progreso a la facturación? ¿Cuáles son los beneficios concretos para su empresa y para cada miembro de su equipo?
Furious, con su experiencia y conocimientos, se ha fijado como misión ofrecerle las respuestas a estas preguntas cruciales. Estamos aquí para guiarle, para trabajar con usted y crear el camino hacia una gestión de proyectos más precisa y vistosa. Desde la redacción de informes y la creación de diagramas dinámicos hasta el establecimiento de hitos claros y la celebración de reuniones semanales de seguimiento, estamos aquí para ayudarle a resolver problemas y optimizar sus procesos.
Mediante el uso de porcentajes para representar el progreso de sus proyectos, la celebración de reuniones semanales para actualizar sus diagramas y el uso de colores para ilustrar el progreso de sus proyectos, podrá ver, de un vistazo, dónde se encuentra y qué queda por hacer. Esto permitirá que cada miembro de tu equipo comprenda su papel y su carga de trabajo, garantizando que se cumplan los objetivos y que los proyectos lleguen a buen puerto.
En Furious, creemos que este enfoque orientado al progreso es la clave para comprender y controlar tanto el flujo de trabajo como los costes asociados. Así que venga y descubra cómo podemos ayudarle a transformar su forma de trabajar, y juntos crear el futuro de la gestión de proyectos.
Seguimiento de la actividad para la facturación
¿Qué significa esto? Significa que todo el seguimiento de la producción se basa en el número de facturas enviadas a los clientes al año. El volumen de negocio suele determinarse a final de año. Jean-Mi, el contable, pregunta rápidamente qué pasa con las últimas facturas enviadas (ya sabes, esas últimas semanas de diciembre en las que todos los dir cli facturan como locos tras el disparo de advertencia de BigBoss o DAFchéri) para establecer la relación con el volumen de negocio.
Diciembre es sinónimo de listas de PCA y FACE para suplir al departamento de contabilidad. Curiosamente, también es el mejor mes del año para estas agencias…
¿La ventaja? Este sistema de seguimiento es sencillo y directo: todo lo que tiene que hacer es sumar todas las facturas que ha enviado y enviarlas al departamento de contabilidad.
¿Cuál es el inconveniente? Es una visión contable, muy alejada de la realidad.
Por ejemplo: imagine que lleva retraso en la facturación a determinados clientes. Podrías pensar que la empresa va mal; y si vas por delante, podrías caer en la tentación de creer -erróneamente- que vas bien….
Pero lo más grave es que corres el riesgo de que haya un desfase de varias semanas o incluso meses entre la realidad y lo que este método de seguimiento te hace creer… #failed
Otro riesgo importante (y sabemos que probablemente ya te haya pasado… Si no es así, ¡qué suerte!) es que hayas avanzado más en el proyecto de lo que el cliente ha pagado… Y el cliente te tenga como rehén para conseguir más tiempo del que ha pagado.
En resumen, solemos pasar a la supervisión del progreso después de un proyecto dramático…
Seguimiento del progreso
Aquí ya no controlamos el nivel de facturación a los clientes, sino el nivel real de avance del proyecto.
Así que si estamos al 50% del proyecto → estamos a la mitad del proyecto.
Todo se vuelve más claro, porque la suma del progreso de los proyectos le da el verdadero nivel de producción en tiempo real. Y, por tanto, el volumen de negocio real de su empresa ¡EN TIEMPO REAL! Diga adiós a las tediosas revisiones de BCP y MEF…
Así, en tiempo real, puede verlo todo: retrasos y anticipos de facturación, riesgos de los proyectos, riesgos de los clientes, riesgos de falta o exceso de personal, etc.
Se acabaron las sorpresas: todo se simplifica, se aclara y las perspectivas en el tiempo son evidentes.
Pero, ¿cómo hacerlo? No hay nada mágico ni imposible. Reconocer el progreso en tiempo real de un proyecto requiere una metodología sólida. Esto explica por qué este método se utiliza en la gran mayoría de los casos en las empresas más estructuradas. Y, por tanto, de cierto tamaño.
Es una pena, ¡cuando una agencia pequeña que trabaje con visión de futuro podría crecer con más serenidad y tener más posibilidades de crecer!
De hecho, por experiencia, las empresas esperan y se dan cuenta del problema cuando alcanzan los 30 o 50 empleados. Ese es el punto en el que ya no se tiene todo al alcance de la mano y, por tanto, ya no se intuyen las cosas correctamente.
A estas alturas, ¡es demasiado tarde para cambiar los hábitos de toda la agencia!
Ventajas de un enfoque orientado al progreso en la supervisión de proyectos
Seguir un proyecto por progreso en lugar de por facturación tiene una serie de ventajas que pueden mejorar significativamente la gestión y la entrega de sus proyectos. A continuación te explicamos por qué puede beneficiarte este enfoque:
- Mejor visibilidad: obtendrá una visión precisa del progreso de sus proyectos, lo que le permitirá anticiparse mejor a cualquier retraso y reaccionar de forma proactiva.
- Optimización de recursos: al conocer la situación de su proyecto, puede asignar sus recursos de forma más eficiente, ya sea en términos de tiempo, dinero o personal.
- Mejora de la comunicación: el seguimiento del progreso fomenta una comunicación transparente y eficaz dentro de su equipo, así como con sus clientes y partes interesadas.
- Toma de decisiones informada: con datos precisos a su disposición, puede tomar mejores decisiones y ajustar su estrategia si es necesario.
- Mayor satisfacción del cliente: al entregar sus proyectos a tiempo y según lo previsto, aumenta la satisfacción y confianza del cliente.
Adoptando un enfoque orientado al progreso en la supervisión de proyectos, puede aumentar la eficacia, la transparencia y la satisfacción del cliente, reduciendo al mismo tiempo el riesgo de desviación del proyecto.
¿Cómo encaja el estado de avance en el ciclo de vida de un proyecto?
El estado desempeña un papel crucial a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, desde el inicio hasta el cierre. He aquí cómo encaja en cada fase:
- Inicio: en esta fase, el informe de situación ayuda a definir claramente los objetivos y expectativas, garantizando que todas las partes interesadas estén en la misma longitud de onda.
- Planificación: durante la fase de planificación, permite establecer un plan de proyecto realista, teniendo en cuenta los recursos disponibles y las limitaciones de tiempo.
- Ejecución: durante la ejecución, el seguimiento de los avances es esencial para garantizar que el proyecto se mantiene en la senda prevista, identificando rápidamente las desviaciones del plan inicial.
- Seguimiento y control: en esta fase, el informe de progreso se utiliza para supervisar los avances, controlar la calidad del trabajo realizado y ajustar el plan si es necesario.
- Cierre: por último, en la fase de cierre, se evalúan los progresos para garantizar que se han alcanzado todos los objetivos y que el proyecto puede considerarse completo.
Al integrar el estado en cada etapa del ciclo de vida de su proyecto, maximizará sus posibilidades de éxito y garantizará una gestión eficaz y transparente de la A a la Z.
Métodos e instrumentos para evaluar los progresos
Evaluar con precisión el progreso de sus proyectos es crucial para su éxito. Afortunadamente, existen multitud de métodos y herramientas que le ayudarán en esta tarea. Aquí tienes un resumen que te servirá de guía:
Indicadores clave de resultados para medir los progresos
Para supervisar el progreso de un proyecto, es esencial centrarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI). He aquí algunos de los más relevantes:
- Porcentaje de realización: estimar la proporción de trabajo ya realizado en relación con el proyecto en su conjunto.
- Valor ganado: método de gestión de proyectos que evalúa el rendimiento comparando el trabajo realizado con el calendario y el presupuesto previstos.
- Índice de rentabilidad (IPC): calcula la rentabilidad de tu proyecto dividiendo el valor obtenido por los costes reales.
- Índice de rendimiento del cronograma (SPI): evalúa la eficiencia del tiempo empleado dividiendo el valor ganado por el valor planificado.
- Desviación del calendario: identificar cualquier discrepancia entre los plazos previstos y los reales.
El seguimiento de estos indicadores le permitirá tomar decisiones con conocimiento de causa para mantener su proyecto en marcha.
Utilización de programas informáticos de gestión de proyectos para un seguimiento eficaz
Los programas informáticos de gestión de proyectos son una herramienta inestimable para controlar el progreso de sus proyectos. Ofrecen :
- Información centralizada: todos los datos relativos al proyecto se almacenan en el mismo lugar, lo que facilita su acceso y actualización.
- Informes automatizados: genere rápidamente informes de progreso para compartir los avances con su equipo y las partes interesadas.
- Colaboración en tiempo real: permita que su equipo colabore eficazmente, esté donde esté.
- Supervisión de recursos: asegúrese de que sus recursos se utilizan de forma óptima y ajústelos en tiempo real si es necesario.
Gracias a estas herramientas, podrá supervisar el progreso de sus proyectos con mayor eficacia y precisión.
Técnicas manuales: ventajas y limitaciones
Aunque las herramientas digitales son muy populares, algunos equipos prefieren o necesitan utilizar técnicas manuales para supervisar los progresos.
Las ventajas:
- Simplicidad: sin necesidad de formación compleja ni inversión en software.
- Flexibilidad: fácilmente adaptable a diferentes situaciones sin limitaciones técnicas.
Límites:
- Menos precisos: el riesgo de error es mayor sin cálculos automatizados.
- Lleva tiempo: las actualizaciones y los informes tardan más en completarse.
- Falta de centralización: los datos pueden estar dispersos, lo que complica el acceso y el análisis.
Sopesando las ventajas y las limitaciones, podrá elegir el método que mejor se adapte a su proyecto y a su equipo.
Estrategias para una comunicación eficaz sobre el progreso del proyecto
La comunicación es un elemento clave en la gestión de proyectos, y esto se aplica especialmente al seguimiento del progreso. A continuación te explicamos cómo optimizar esta comunicación en beneficio de todos los implicados en el proyecto.
¿Cómo mantener informados a los interesados?
- Informes periódicos: proporcione actualizaciones periódicas para mantener a todo el mundo informado.
- Reuniones de seguimiento: organizar reuniones específicas para debatir los avances y los próximos pasos.
- Herramientas de comunicación: utilizar las herramientas adecuadas para compartir información de forma rápida y eficaz.
- Personalice su comunicación: adapte su comunicación a la audiencia para garantizar la claridad y la pertinencia.
La importancia de la transparencia y la claridad en la comunicación
- Evite la jerga: utilice un lenguaje claro y sencillo para que todo el mundo lo entienda.
- Sea transparente: comparta tanto las buenas como las malas noticias para generar confianza.
- Aclare las responsabilidades: asegúrese de que todo el mundo sabe lo que se espera de él para evitar malentendidos.
- Proporcione ejemplos concretos: utilice ejemplos de la vida real para ilustrar los avances y los retos.
Gestionar las expectativas y responder a las preocupaciones sobre los progresos
- Sea proactivo: prevea las preguntas e inquietudes y atiéndalas antes de que se conviertan en un problema.
- Escuche activamente: preste atención a los comentarios y demuestre que tiene en cuenta sus preocupaciones.
- Ajuste el calendario si es necesario: esté preparado para reajustar los planes para satisfacer las necesidades y expectativas.
- Muestre empatía: comprenda las preocupaciones de las partes interesadas y demuestre que las valora.
Para supervisar el progreso de un proyecto, es esencial centrarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI). He aquí algunos de los más relevantes:
- Porcentaje de realización: estimar la proporción de trabajo ya realizado en relación con el proyecto en su conjunto.
- Valor ganado: método de gestión de proyectos que evalúa el rendimiento comparando el trabajo realizado con el calendario y el presupuesto previstos.
- Índice de rentabilidad (CPI): calcula la rentabilidad de tu proyecto dividiendo el valor obtenido por los costes reales.
- Índice de rendimiento del cronograma (SPI): evalúa la eficiencia del tiempo empleado dividiendo el valor ganado por el valor planificado.
- Desviación del calendario: identificar cualquier discrepancia entre los plazos previstos y los reales.
El seguimiento de estos indicadores le permitirá tomar decisiones con conocimiento de causa para mantener su proyecto en marcha.
Utilización de programas informáticos de gestión de proyectos para un seguimiento eficaz
Los programas informáticos de gestión de proyectos son una herramienta inestimable para controlar el progreso de sus proyectos. Ofrecen :
- Información centralizada: todos los datos del proyecto se almacenan en el mismo lugar, lo que facilita su acceso y actualización.
- Informes automatizados: genere rápidamente informes de progreso para compartir los avances con su equipo y las partes interesadas.
- Colaboración en tiempo real: permita que su equipo colabore eficazmente, esté donde esté.
- Supervisión de recursos: asegúrese de que sus recursos se utilizan de forma óptima y ajústelos en tiempo real si es necesario.
Gracias a estas herramientas, podrá supervisar el progreso de sus proyectos con mayor eficacia y precisión.
Técnicas manuales: ventajas y limitaciones
Aunque las herramientas digitales son muy populares, algunos equipos prefieren o necesitan utilizar técnicas manuales para supervisar los progresos.
Las ventajas:
- Simplicidad: sin necesidad de formación compleja ni inversión en software.
- Flexibilidad: fácilmente adaptable a diferentes situaciones sin limitaciones técnicas.
Límites:
- Menos preciso: el riesgo de error es mayor sin cálculos automatizados.
- Lleva tiempo: las actualizaciones y los informes tardan más en completarse.
- Falta de centralización: los datos pueden estar dispersos, lo que complica el acceso y el análisis.
Sopesando las ventajas y las limitaciones, podrá elegir el método que mejor se adapte a su proyecto y a su equipo.
Consejos y buenas prácticas para controlar los progresos
Para garantizar el éxito del seguimiento de los progresos, es esencial adoptar buenas prácticas y permanecer alerta ante posibles escollos.
Errores que deben evitarse al supervisar los progresos
- Descuidar la actualización de datos: asegúrese de que toda la información está actualizada para tener una visión precisa del progreso, para evitar los errores de la agencia que hay que evitar.
- Ignora las pequeñas desviaciones: incluso las pequeñas desviaciones pueden sumar, así que mantente alerta.
- No comunique los problemas: comparta los retos y retrasos en cuanto se detecten para encontrar soluciones rápidamente.
- Seguimiento incoherente: adopte un método de seguimiento coherente para obtener resultados fiables.
Consejos para mejorar continuamente el proceso de supervisión
- Reevalúe sus métodos con regularidad: tómese el tiempo necesario para reflexionar sobre lo que funciona y lo que podría mejorarse.
- Forme a su equipo: asegúrese de que todo el mundo dispone de los conocimientos necesarios para contribuir eficazmente a la supervisión.
- Utilice las herramientas adecuadas: adopte herramientas de gestión de proyectos que satisfagan las necesidades de su equipo.
- Pida opiniones: anime al equipo y a las partes interesadas a compartir sus ideas para mejorar el proceso.
Utilizar la retroalimentación para mejorar el seguimiento de los progresos
- Analizar proyectos anteriores: ver qué funcionó bien y qué podría mejorarse para futuros proyectos.
- Crear una cultura del aprendizaje: fomentar un enfoque en el que los errores se consideren oportunidades de aprendizaje.
- Compartir las lecciones aprendidas: asegúrese de que los conocimientos adquiridos se comparten dentro del equipo y de la organización.
- Ajuste los procesos si es necesario: prepárese para cambiar sus métodos y herramientas en función de las reacciones y las lecciones aprendidas.
Si sigue estos consejos y permanece atento a las necesidades de comunicación de su equipo y de las partes interesadas, podrá garantizar un seguimiento eficaz de los progresos y contribuir al éxito de sus proyectos.
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