Perché monitorare la tua attività in base allo stato di avanzamento piuttosto che alla fatturazione?
Autore verificato
27 Maggio 2021
Abbiamo la fortuna di affiancare un’ampia gamma di aziende, che si tratti di start-up dinamiche, agenzie creative, società di servizi digitali innovative, inserzionisti audaci o studi di consulenza specializzati. Grazie a questa diversità, siamo riusciti a creare una sintesi ricca e precisa delle tendenze osservate nel campo del monitoraggio delle attività. È interessante notare che la maggior parte delle aziende con meno di 20 dipendenti opta per un approccio basato sulla fatturazione, mentre le agenzie con più di 100 collaboratori scelgono una direzione completamente diversa.
Il mondo del lavoro è in continua evoluzione, e i metodi per tenersi aggiornati sui vari progetti e incarichi in corso non fanno eccezione. Ma allora, perché dare la priorità allo stato di avanzamento piuttosto che alla fatturazione? Quali sono i vantaggi concreti per la tua azienda e per ogni membro del tuo team?
Furious, grazie alla sua esperienza e competenza, si è prefissata l’obiettivo di fornirti le risposte a queste domande fondamentali. Siamo qui per guidarti e per creare insieme a te il percorso che ti porterà a una gestione più precisa e vivace dei tuoi progetti. Dalla stesura di rapporti alla creazione di grafici dinamici, passando per la definizione di traguardi chiari e l’organizzazione di riunioni di aggiornamento settimanali, siamo qui per aiutarti a risolvere i problemi che incontri e a ottimizzare i tuoi processi.
Usando le percentuali per rappresentare lo stato di avanzamento dei tuoi progetti, organizzando riunioni settimanali per aggiornare i tuoi grafici e utilizzando i colori per illustrare l’evoluzione dei tuoi progetti, potrai vedere, a colpo d’occhio, a che punto sei e cosa resta da fare. Questo permetterà a ogni membro del tuo team di capire il proprio ruolo e il proprio carico di lavoro, assicurando così che gli obiettivi vengano raggiunti e che i progetti vadano a buon fine.
Noi di Furious siamo convinti che questo approccio orientato al progresso sia la chiave per capire e gestire al meglio sia il flusso di lavoro che i costi associati. Allora, vieni a scoprire come possiamo aiutarti a trasformare i tuoi metodi di lavoro e a creare insieme il futuro della gestione dei progetti.
Monitoraggio delle attività fino alla fatturazione
Che cos’è? Significa che tutto il monitoraggio della produzione si basa sul numero di fatture inviate ai clienti ogni anno. Il fatturato viene generalmente calcolato a fine anno. Jean-Mi, il contabile, chiede al volo a che punto siamo con le ultime fatture inviate (sai, quelle ultime settimane di dicembre in cui tutti i direttori commerciali fatturano a più non posso dopo il monito di BigBoss o del caro DAF) per poter collegare il tutto al fatturato.
Dicembre è quindi sinonimo di moduli PCA e FACE da compilare per la contabilità. È anche, stranamente, il mese migliore per queste agenzie…
Il vantaggio? Questo metodo di monitoraggio è semplice e non richiede alcuno sforzo: basta sommare le fatture inviate e inviarle alla contabilità.
Il problema? È una visione puramente contabile, ben lontana dalla realtà.
Esempio: immagina di essere in ritardo con la fatturazione di alcuni clienti. Potresti pensare che l’azienda stia andando male; e se invece sei in anticipo, potresti essere tentato di credere – a torto – che le cose vadano bene…
Ma la cosa più grave è che corri il rischio che ci sia uno sfasamento di diverse settimane o addirittura mesi tra la realtà e quello che questo sistema di monitoraggio ti fa credere… #failed
Un altro rischio non da poco (e sappiamo che probabilmente ti è già capitato… Altrimenti che fortuna!): hai portato avanti il progetto più di quanto il cliente ti abbia pagato… E lui ti tiene in ostaggio per ottenere più tempo di quello che ha acquistato.
Insomma, in genere si passa al monitoraggio dello stato di avanzamento dopo un disastro nel progetto…
Monitoraggio dell’attività in base allo stato di avanzamento
Qui non teniamo più traccia dell’importo fatturato ai clienti, ma seguiamo lo stato di avanzamento effettivo del progetto.
Quindi, se siamo al 50% di avanzamento del progetto → siamo a metà del progetto.
Tutto diventa chiaro, perché la somma dello stato di avanzamento dei progetti ti dà in tempo reale il vero livello di produzione. E quindi il fatturato reale della tua azienda IN TEMPO REALE! Addio alle noiose revisioni di PCA e FAE…
E così, in tempo reale, puoi vedere tutto: i ritardi e gli anticipi nella fatturazione, i rischi legati ai progetti, quelli legati ai clienti, i rischi di carenza o eccesso di personale, ecc.
Niente più sorprese: tutto diventa più semplice, chiaro e le prospettive a lungo termine sono evidenti.
Ma come si fa? Non c’è nulla di magico né di impossibile. Per monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento di un progetto serve una metodologia solida. Questo spiega soprattutto perché, nella stragrande maggioranza dei casi, questo metodo venga utilizzato soprattutto nelle aziende più strutturate. E quindi di una certa dimensione.
Che peccato, allora, visto che una piccola agenzia che si mettesse a lavorare per crescere si espanderebbe in modo più sereno e avrebbe quindi più possibilità di crescere con successo!
In effetti, per esperienza, le aziende si rendono conto del problema solo quando raggiungono i 30-50 dipendenti. È quella fase in cui non hai più tutto sotto controllo e quindi non riesci più a percepire le cose in modo intuitivo e corretto.
È decisamente troppo tardi, perché a questo punto diventa difficile cambiare le abitudini di tutta l’agenzia!
I vantaggi di un approccio orientato al progresso nel monitoraggio dei progetti
Gestire un progetto in base allo stato di avanzamento piuttosto che alla fatturazione offre numerosi vantaggi che possono migliorare significativamente la gestione e la realizzazione dei tuoi progetti. Ecco perché questo approccio può essere utile per te:
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Maggiore visibilità: hai una panoramica precisa sullo stato di avanzamento dei tuoi progetti, il che ti permette di prevedere meglio eventuali ritardi e di reagire in modo proattivo. -
Ottimizzazione delle risorse: capendo a che punto è il tuo progetto, puoi allocare le tue risorse in modo più efficiente, che si tratti di tempo, denaro o personale. -
Miglioramento della comunicazione: monitorare lo stato di avanzamento favorisce una comunicazione trasparente ed efficace all’interno del tuo team, ma anche con i tuoi clienti e le parti interessate. -
Processo decisionale informato: con dati precisi a tua disposizione, puoi prendere decisioni più oculate e adeguare la tua strategia se necessario. -
Maggiore soddisfazione dei clienti: consegnando i tuoi progetti in tempo e soddisfacendo le aspettative, rafforzi la soddisfazione e la fiducia dei tuoi clienti.
Adottare un approccio orientato al progresso nella gestione dei progetti ti permette quindi di migliorare l’efficienza, la trasparenza e la soddisfazione dei clienti, riducendo al contempo il rischio di deviazioni dal piano.
In che modo lo stato di avanzamento si inserisce nel ciclo di vita di un progetto?
Lo stato di avanzamento gioca un ruolo fondamentale durante tutto il ciclo di vita di un progetto, dall’avvio alla chiusura. Ecco come si inserisce in ogni fase:
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Fase iniziale: in questa fase, lo stato di avanzamento aiuta a definire chiaramente gli obiettivi e le aspettative, assicurandosi che tutte le parti coinvolte siano sulla stessa lunghezza d’onda. -
Pianificazione: durante la fase di pianificazione, permette di mettere a punto un piano di progetto realistico, tenendo conto delle risorse disponibili e dei vincoli di tempo. -
Esecuzione: durante l’esecuzione, monitorare lo stato di avanzamento è fondamentale per assicurarsi che il progetto proceda secondo i piani, individuando rapidamente eventuali scostamenti rispetto al piano iniziale. -
Monitoraggio e controllo: in questa fase, lo stato di avanzamento serve a monitorare i progressi, controllare la qualità del lavoro svolto e adeguare il piano se necessario. -
Chiusura: infine, in fase di chiusura, la valutazione dello stato di avanzamento permette di assicurarsi che tutti gli obiettivi siano stati raggiunti e che il progetto possa essere considerato concluso.
Inserendo lo stato di avanzamento in ogni fase del ciclo di vita del tuo progetto, massimizzi le tue possibilità di successo e garantisci una gestione efficace e trasparente dall’inizio alla fine.
Metodi e strumenti per valutare lo stato di avanzamento
Valutare con precisione lo stato di avanzamento dei tuoi progetti è fondamentale per garantirne il successo. Per fortuna, ci sono tantissimi metodi e strumenti a disposizione per aiutarti in questo compito. Ecco una panoramica per orientarti:
Gli indicatori chiave di prestazione per misurare i progressi
Per seguire lo stato di avanzamento di un progetto, è fondamentale concentrarsi sugli indicatori chiave di prestazione (KPI). Ecco alcuni dei più rilevanti:
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Percentuale di completamento: calcola la percentuale del lavoro già svolto rispetto all’intero progetto. -
Valore acquisito (Earned Value): un metodo di gestione dei progetti che valuta le prestazioni confrontando il lavoro svolto con la pianificazione e il budget previsti. -
Indice di prestazione dei costi (CPI): calcola l’efficienza dei costi del tuo progetto dividendo il valore acquisito per i costi effettivi. -
Indice di prestazione temporale (SPI): valuta l’efficienza dell’utilizzo del tempo dividendo il valore acquisito per il valore pianificato. -
Ritardo rispetto alla pianificazione: individua eventuali discrepanze tra le scadenze previste e la realtà.
Seguendo questi indicatori, potrai prendere decisioni informate per mantenere il tuo progetto sulla strada giusta.
Usa i software di gestione dei progetti per un monitoraggio efficace
I software di gestione dei progetti sono strumenti preziosi per tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei tuoi progetti. Offrono:
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Centralizzazione delle informazioni: tutti i dati relativi al progetto sono archiviati in un unico posto, il che ne facilita l’accesso e l’aggiornamento. -
Automazione dei report: crea rapidamente report sullo stato di avanzamento per condividere i progressi con il tuo team e le parti interessate. -
Collaborazione in tempo reale: permetti al tuo team di collaborare in modo efficiente, ovunque si trovino. -
Monitoraggio delle risorse: assicurati che le tue risorse vengano utilizzate al meglio e, se necessario, apporta modifiche in tempo reale.
Usando questi strumenti, potrai monitorare lo stato di avanzamento dei tuoi progetti in modo più efficiente e preciso.
Le tecniche manuali: vantaggi e limiti
Anche se gli strumenti digitali sono molto diffusi, alcuni team preferiscono o hanno bisogno di usare tecniche manuali per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori.
Vantaggi:
-
Semplicità: non servono corsi di formazione complicati né investimenti in software. -
Flessibilità: si adatta facilmente a diverse situazioni senza vincoli tecnici.
Limiti:
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Meno preciso: senza i calcoli automatici, il rischio di errore è maggiore. -
Tempo richiesto: gli aggiornamenti e i report richiedono più tempo per essere completati. -
Mancanza di centralizzazione: i dati possono essere sparsi un po’ ovunque, rendendo più complicati sia l’accesso che l’analisi.
Valutando i vantaggi e i limiti, puoi scegliere il metodo più adatto al tuo progetto e al tuo team.
Strategie per una comunicazione efficace sui progressi del progetto
La comunicazione è un elemento chiave nella gestione dei progetti, e questo vale soprattutto per il monitoraggio dello stato di avanzamento. Ecco come puoi ottimizzare questa comunicazione a vantaggio di tutti i soggetti coinvolti nel progetto.
Come si fa a tenere aggiornati gli stakeholder sullo stato di avanzamento?
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Rapporti periodici: invia aggiornamenti regolari per tenere tutti informati. -
Riunioni di aggiornamento: organizza delle riunioni per discutere dei progressi e dei prossimi passi da compiere. -
Strumenti di comunicazione: usa gli strumenti giusti per condividere le informazioni in modo rapido ed efficace. -
Personalizzazione della comunicazione: adatta la tua comunicazione in base al pubblico per garantire chiarezza e pertinenza.
L’importanza della trasparenza e della chiarezza nella comunicazione
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Evita il gergo: usa un linguaggio chiaro e semplice, così che tutti possano capire. -
Sii trasparente: condividi sia le buone che le cattive notizie per creare un clima di fiducia. -
Chiarisci le responsabilità: assicurati che tutti sappiano cosa ci si aspetta da loro per evitare malintesi. -
Fornisci esempi concreti: usa esempi reali per illustrare i progressi e le sfide.
Gestire le aspettative e rispondere alle preoccupazioni riguardo ai progressi
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Sii proattivo: anticipa le domande e le preoccupazioni e affrontale prima che diventino un problema. -
Ascolta attivamente: presta attenzione ai commenti e dimostra che tieni conto delle preoccupazioni -
Modifica la pianificazione se necessario: sii pronto a rivedere i piani per soddisfare le esigenze e le aspettative. -
Mostra empatia: cerca di capire le preoccupazioni delle parti interessate e dimostra che ci tieni.
Per seguire lo stato di avanzamento di un progetto, è fondamentale concentrarsi sugli indicatori chiave di prestazione (KPI). Ecco alcuni dei più rilevanti:
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Percentuale di completamento: calcola la percentuale del lavoro già svolto rispetto all’intero progetto. -
Valore acquisito (Earned Value): un metodo di gestione dei progetti che valuta le prestazioni confrontando il lavoro svolto con la pianificazione e il budget previsti. -
Indice di prestazione dei costi (CPI): calcola l’efficienza dei costi del tuo progetto dividendo il valore acquisito per i costi effettivi. -
Indice di prestazione temporale (SPI): valuta l’efficienza dell’utilizzo del tempo dividendo il valore acquisito per il valore pianificato. -
Ritardo rispetto alla pianificazione: individua eventuali discrepanze tra le scadenze previste e la realtà.
Seguendo questi indicatori, potrai prendere decisioni informate per mantenere il tuo progetto sulla strada giusta.
Usa i software di gestione dei progetti per un monitoraggio efficace
I software di gestione dei progetti sono strumenti preziosi per tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei tuoi progetti. Offrono:
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Centralizzazione delle informazioni: tutti i dati relativi al progetto sono archiviati in un unico posto, il che ne facilita l’accesso e l’aggiornamento. -
Automazione dei report: crea rapidamente report sullo stato di avanzamento per condividere i progressi con il tuo team e le parti interessate. -
Collaborazione in tempo reale: permetti al tuo team di collaborare in modo efficiente, ovunque si trovino. -
Monitoraggio delle risorse: assicurati che le tue risorse vengano utilizzate al meglio e, se necessario, apporta modifiche in tempo reale.
Usando questi strumenti, potrai monitorare lo stato di avanzamento dei tuoi progetti in modo più efficiente e preciso.
Le tecniche manuali: vantaggi e limiti
Anche se gli strumenti digitali sono molto diffusi, alcuni team preferiscono o hanno bisogno di usare tecniche manuali per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori.
Vantaggi:
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Semplicità: non servono corsi di formazione complicati né investimenti in software. -
Flessibilità: si adatta facilmente a diverse situazioni senza vincoli tecnici.
Limiti:
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Meno preciso: senza i calcoli automatici, il rischio di errore è maggiore. -
Tempo richiesto: gli aggiornamenti e i report richiedono più tempo per essere completati. -
Mancanza di centralizzazione: i dati possono essere sparsi un po’ ovunque, rendendo più complicati sia l’accesso che l’analisi.
Valutando i vantaggi e i limiti, puoi scegliere il metodo più adatto al tuo progetto e al tuo team.
Consigli e buone pratiche per un monitoraggio efficace dei progressi
Per garantire un monitoraggio efficace dei progressi, è fondamentale adottare buone pratiche e stare attenti alle potenziali insidie.
Gli errori da evitare nel monitoraggio dello stato di avanzamento
- Trascurare l’aggiornamento dei dati: assicurati che tutte le informazioni siano aggiornate per avere un quadro preciso dello stato di avanzamento, in modo da evitare gli errori da evitare in agenzia.
- Non sottovalutare le piccole discrepanze: anche le deviazioni più piccole possono sommarsi, quindi stai attento.
- Non nascondere i problemi: condividi le difficoltà e i ritardi non appena li individui, così da trovare rapidamente delle soluzioni.
- Mancanza di coerenza nel monitoraggio: adotta un metodo di monitoraggio coerente per ottenere risultati affidabili.
Consigli per migliorare continuamente il processo di monitoraggio
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Rivaluta regolarmente i tuoi metodi: prenditi il tempo per riflettere su cosa funziona e su cosa potrebbe essere migliorato. -
Metti insieme la tua squadra: assicurati che tutti abbiano le competenze necessarie per contribuire in modo efficace al monitoraggio. -
Usa gli strumenti giusti: scegli strumenti di gestione dei progetti che rispondano alle esigenze del tuo team. -
Chiedi un feedback: incoraggia il team e le parti interessate a condividere le loro idee per migliorare il processo.
Usare i feedback per migliorare il monitoraggio dei progressi
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Analizza i progetti passati: guarda cosa ha funzionato bene e cosa si potrebbe migliorare per i progetti futuri. -
Crea una cultura dell’apprendimento: promuovi un approccio in cui gli errori siano visti come opportunità di apprendimento. -
Condividi le lezioni apprese: assicurati che le conoscenze acquisite vengano condivise all’interno del team e dell’organizzazione. -
Adatta i processi se necessario: sii pronto a cambiare i tuoi metodi e strumenti in base ai feedback e alle lezioni apprese.
Seguendo questi consigli e prestando attenzione alle esigenze di comunicazione del tuo team e dei tuoi stakeholder, potrai garantire un monitoraggio efficace dei progressi e contribuire al successo dei tuoi progetti.
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