No, la facturación por tiempo empleado no es solo cosa de abogados.
Ustedes, agencias, consultoras y empresas de servicios (arquitectos, empresas de servicios informáticos, oficinas de estudios…), dedican entre el 10% y el 30% del tiempo total de su estructura a crear, recordar y comunicar información sobre facturas en curso o futuras.
Entre la gestión de las tareas administrativas, el seguimiento de las horas facturables gracias a una herramienta de gestión del tiempo empleado y la emisión de las facturas, es fácil sentirse abrumado. El equilibrio que hay que encontrar se sitúa entre la firmeza del recordatorio, en el momento adecuado, la buena comunicación entre los equipos operativos y contable, pero también la elección de la automatización, que puede liberar de muchas limitaciones.
¿Cuáles son los retos actuales y las soluciones que hay que poner en marcha para superarlos fácilmente? Profundicemos en las soluciones para dedicar menos tiempo a facturar por tiempo empleado.
¿Por qué la facturación por tiempo empleado es un reto?
La facturación por tiempo empleado suele ser vista como una tarea pesada por los equipos, pero también plantea cuestiones cruciales:
- ¿Cómo garantizar una facturación precisa y transparente para sus clientes y sus colaboradores?
- ¿Cómo evitar que el proceso de facturación se convierta en una fuente de estrés para sus equipos?
- ¿Cómo afectan los métodos tradicionales de facturación a la productividad y la moral de los equipos?
La facturación por tiempo empleado puede acarrear:
- Una pérdida de motivación entre los colaboradores, que se sienten presionados.
- Errores u omisiones en el cálculo de las horas, lo que puede acarrear pérdidas financieras para la empresa.
- Complicaciones administrativas que consumen un tiempo valioso, en detrimento de misiones estratégicas.
Los impactos negativos en la motivación de los equipos
Cuando los colaboradores dedican más tiempo a contabilizar y a facturar que a ejecutar sus tareas principales, esto puede tener un efecto desmoralizador. Este sentimiento de frustración suele estar relacionado con la impresión de perder tiempo en tareas administrativas en lugar de contribuir directamente al éxito del cliente o del proyecto.
Un ejemplo común es el de los freelances que, aunque están acostumbrados a gestionar su propia facturación, pueden sentirse abrumados por la necesidad constante de realizar un seguimiento minucioso de sus horas facturables. Este estrés puede distraerlos de sus misiones principales, lo que perjudica la calidad del trabajo realizado y, en última instancia, la satisfacción del cliente.
Los riesgos financieros relacionados con una facturación incorrecta
Los errores de facturación pueden tener consecuencias financieras graves. Un tipo diario medio (TJM) mal aplicado, horas olvidadas o un mal seguimiento de los impagos pueden acarrear una pérdida de ingresos sustancial. Además, una facturación tardía o incorrecta puede retrasar los pagos, lo que afecta a la tesorería de la empresa y pone en peligro su rentabilidad.
— Los impactos de una facturación mal gestionada en una ESN
Tomemos el ejemplo de una ESN (Empresa de Servicios Digitales) que factura a sus clientes a tanto alzado.
Si las horas trabajadas no se controlan con precisión, o si se realizan tareas adicionales sin ajustar el precio del paquete, la empresa puede acabar perdiendo dinero en cada proyecto. Peor aún, si estos errores no se detectan a tiempo, esto puede dañar la relación con el cliente y comprometer futuras misiones.
¿Cuáles son los métodos alternativos?
Facturación a tanto alzado: simplicidad y previsibilidad
La facturación a tanto alzado es una solución adoptada a menudo por las consultoras, los freelances e incluso algunas ESN. He aquí por qué:
- Transparencia de los costes: los clientes saben de antemano cuánto costará la misión, sin sorpresas a final de mes.
- Ahorro de tiempo: ya no es necesario realizar un seguimiento de cada minuto dedicado a una tarea, lo que simplifica la gestión administrativa.
- Precisión: como los costes se fijan de antemano, los riesgos de error se minimizan.
— La facturación a tanto alzado en una consultora
Una consultora que adopta la facturación a tanto alzado para sus misiones puede ofrecer una transparencia total a sus clientes. Por ejemplo, una consultora puede proponer un paquete para la auditoría de una empresa o la puesta en marcha de un nuevo proceso. El cliente sabe exactamente lo que va a pagar, y la consultora puede concentrarse en la realización de la misión sin preocuparse por el seguimiento minucioso de las horas.
- El equilibrio de la medición del tiempo y de la facturación en Smash, consultora parisina que utiliza la herramienta Furious
Packs de horas y abonos: flexibilidad y fidelización
- Anticipación de las necesidades: el cliente compra un cierto número de horas para utilizar según sus necesidades, lo que ofrece una cierta previsibilidad.
- Relación a largo plazo: los abonos permiten fidelizar a los clientes al tiempo que aseguran un flujo de ingresos regular para la empresa.
- Adaptabilidad: ideal para misiones puntuales o para gestionar picos de actividad.
— Utilización de los packs de horas en una ESN
— Cómo la agencia Rébellion ha optimizado su facturación con Furious Squad
En consecuencia, el seguimiento de la tesorería de la empresa ha mejorado, y los colaboradores han podido concentrarse en misiones más estratégicas.
David Aït-Ali, cofundador de Rébellion
Furious nos permite tener un seguimiento muy exhaustivo, ya sea en facturación saliente o entrante. Con el sistema de orden de compra, las compras están directamente vinculadas a los proyectos. En facturación saliente, nuestras facturas están automatizadas y nuestros clientes pueden firmar directamente gracias a la firma electrónica.
¿Cómo puede la tecnología transformar la facturación y la gestión financiera?
Automatización: un aliado valioso para ganar en eficacia
Automatizar la facturación permite reducir los errores y ganar un tiempo valioso. He aquí algunas ventajas concretas:
Reducción de errores: al automatizar los cálculos y la emisión de las facturas, se minimizan los riesgos de errores humanos. Ahorro de tiempo: la automatización le permite concentrarse en tareas más estratégicas, liberando tiempo para misiones de alto valor añadido. - Satisfacción del cliente: una facturación rápida y precisa mejora la relación con sus clientes.
— Ejemplo de utilización de la herramienta Furious para la automatización de la facturación
Con Furious, la facturación se convierte en un juego de niños. Gracias a la automatización, puede:
Generar facturas con un solo clic: basado en las horas facturables y los presupuestos establecidos previamente, el software le permite emitir facturas rápidamente y sin errores. Realizar un seguimiento de las horas consumidas en tiempo real: realice un seguimiento de sus proyectos, las horas trabajadas y los costes asociados en tiempo real para una gestión óptima de su actividad. - Recordatorios automáticos: en caso de impago, el software envía automáticamente recordatorios, lo que le evita tareas repetitivas.
Las ventajas de una vista clara y proyectada
Tener una perspectiva clara y proyectada de sus finanzas gracias a la tecnología puede:
- Optimizar la gestión presupuestaria: ayuda a planificar y a asignar los recursos financieros de manera más eficaz.
- Prever los flujos de tesorería: permite gestionar los costes y asegurar una estabilidad financiera.
- Facilitar la toma de decisiones: proporciona datos financieros valiosos para informar las decisiones estratégicas.
Cómo una consultora utiliza los informes financieros para una mejor gestión
Progress Partner, una consultora con una treintena de colaboradores que utiliza Furious Squad para generar informes financieros detallados, ha podido planificar mejor sus misiones y anticipar los gastos futuros. Gracias a datos precisos, esta consultora no solo ha podido mejorar su rentabilidad, sino también reforzar la confianza de sus clientes ofreciendo una transparencia total en la gestión de sus proyectos.
Gracias a Furious, a su visión global de las operaciones financieras y a la automatización, han pasado de un 30% de facturas sin pagar a un 9%, en un contexto de crecimiento.
Pascal VanBerten, Director asociado de ProgressPartners
Actualmente, gestionamos todo únicamente gracias a los datos introducidos en Furious, ya sea para el seguimiento de la rentabilidad de los proyectos y de las planificaciones de los consultores. Hemos ganado entre un 20% y un 30% de tiempo en la gestión de nuestras facturas. El equipo no ha crecido significativamente, pero gestionamos entre 4 y 5 veces más facturas que antes.
¿Cómo garantizar una facturación precisa y equitativa?
La facturación por tiempo empleado es un tema delicado que requiere una atención especial para mantener una relación sana con el cliente y una gestión financiera estable.
Evitar los errores comunes en la facturación del tiempo empleado
La facturación del tiempo empleado puede estar llena de obstáculos si no se gestiona correctamente. He aquí algunas estrategias para evitar los errores comunes:
Utilizar un software de facturación: adoptar una herramienta como Furious que registre con precisión el trabajo dedicado a cada proyecto o misión. - Establecer procesos claros: tener directrices para el seguimiento de las horas y la facturación con el fin de asegurar la coherencia.
- Comunicar abiertamente: asegurar una comunicación transparente con los clientes con respecto a los métodos y los precios.
Asegurar la transparencia y la exactitud en la facturación al cliente
La transparencia y la exactitud en la facturación son cruciales para construir y mantener la confianza con sus clientes. He aquí cómo puede lograrlo:
Detalle las facturas: proporcione facturas detalladas que expliquen claramente el trabajo realizado y los costes asociados. - Establecer acuerdos de honorarios: discutir y acordar las tarifas y los métodos de facturación de antemano.
- Ofrecer flexibilidad: proponer diversas opciones de pago y estar abierto a la discusión con respecto a las condiciones de pago.
— ¿Cómo saber qué tiempos se han facturado?
Para ver qué tiempos se han facturado o no, puede utilizar nuestro widget “tiempo no facturado” en Furious Squad. Este widget le permite filtrar por cliente, contrato, proyecto y, al marcar las casillas, crear sobre la marcha las facturas relacionadas con el trabajo realizado.
— Las ventajas de la utilización de la creación de facturas con Furious Squad
He aquí una visión general de las ventajas de las que se beneficia al utilizar Furious Squad como herramienta de gestión:
Flexibilidad en la emisión de documentos: puede agrupar diversos servicios y proyectos, y asociar varios presupuestos a un solo expediente. - Emisión de documentos a medida: cree documentos personalizados que respondan precisamente a las necesidades de su empresa.
- Automatización de los recordatorios: envíe automáticamente recordatorios para los pagos atrasados, lo que reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas.
Adopte métodos modernos
- Optimizar su trabajo: al adoptar prácticas que reduzcan el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Mejorar la relación con el cliente: gracias a una facturación clara, precisa y rápida.
- Aumentar su rentabilidad: al reducir los errores y al automatizar los procesos.
Con Furious Squad, tiene todas las cartas en la mano para gestionar eficazmente su actividad y dedicar menos tiempo a facturar el tiempo empleado.
Entonces, finalmente, ¿cómo dedicar menos tiempo a facturar el tiempo empleado?
Para resolver este problema y ahorrarle tiempo, Furious le permite realizar un seguimiento automático del tiempo de sus equipos, estén o no vinculados a un proyecto, y generar facturas con un solo clic gracias a la facturación automatizada, basada en el tiempo empleado en el período seleccionado.
Puede enviar sus facturas automáticamente, los recordatorios en caso de impago también y, por supuesto, sus fechas de corte son precisas y en tiempo real.
Tiene una visión clara y proyectada de la situación financiera de su agencia y recupera su tesorería más rápidamente. Buenas prácticas indispensables de una herramienta de pre-contabilidad.
Entonces, ¿cuándo empiezas a ser Furious?
