Pasa de 3 herramientas desconectadas a una gestión centralizada.
Este es el cambio estratégico que ha dado Disobey, una agencia de comunicación de 15 miembros con sede en Nantes. Wendy Joulin, la “mamá” de la agencia -como se la conoce internamente-, está liderando la transformación con fuerza.
¿Su objetivo? Redescubre la claridad, la eficacia… y, sobre todo, deja de perseguir las noticias todo el día.
El reto: hacer malabarismos con demasiadas herramientas, con demasiada frecuencia
Antes de Furious, la vida cotidiana en Disobey era como una búsqueda del tesoro digital.
- Un ERP antiguo para el seguimiento de proyectos y tiempos (instalado localmente, sin actualizaciones).
- Software de RRHH para vacaciones.
- Trello para apoyar la coordinación del equipo.
Si a eso añadimos la forma “anticuada” de gestionar las reclamaciones de gastos (es decir, enviar los recibos por correo electrónico y archivarlos a mano), tenemos un caldo de cultivo para errores, descuidos y… frustración.
Wendy lo resume muy bien:
«Estaba constantemente relanzando los equipos. Nadie quería utilizar la herramienta, así que teníamos la sensación de ir hacia atrás en vez de hacia delante.
Le déclic: una herramienta todo en uno diseñada específicamente para las agencias
El cambio comenzó gracias al boca a boca. Mientras charlaba con un colega, Wendy oyó hablar de Furious. La herramienta circulaba en las conversaciones, los comentarios eran positivos y le picó la curiosidad.
Una demostración después, Wendy está convencida: la herramienta es moderna, fluida, accesible en el móvil, y sobre todo… te permite centralizarlo todo.
«Vimos enseguida que íbamos a poder reunirlo todo: gestión de proyectos, facturación, compras, vacaciones, seguimiento del tiempo, etc. Era exactamente lo que buscábamos. Era exactamente lo que buscábamos.
No fue necesario recurrir a un integrador externo: Wendy gestionó ella misma la implantación. En tres meses, todo estaba listo y los primeros empleados se habían incorporado.
Los 3 errores que evitaron (y que tú también harías bien en evitar)
- Subestimar la gestión del cambio
Wendy contrató a un gestor de proyectos para la fase de prueba, con el fin de asegurarse de que seguiría el trabajo de base. Buena suerte. - Migrar todo a la vez
Disobey optó por un enfoque gradual, con un periodo de “cohabitación” entre Trello y Furious. El resultado: cero pánico, adopción sin problemas. - Ignorar los usos reales de los equipos
Al integrar casos de uso reales desde la fase de configuración, Wendy se ha anticipado a cualquier cuello de botella. ¿Su secreto? Conoce a sus equipos… y su herramienta.
Fases clave de la implantación
- Octubre Wendy se hace cargo de Furious, configurando proyectos, contactos y derechos.
- Noviembre La empresa embarca a un miembro del personal para validar su uso sobre el terreno.
- Enero Toda la agencia cambia oficialmente. No necesitas ninguna otra herramienta.
Todo ello sin sudar ni derramar una taza de café. Y sin café derramado (bueno, no que sepamos).
Lo que Furious ha cambiado en la vida cotidiana
Centralizar la información ha liberado tiempo… y ancho de banda mental. El resultado: más fluidez, menos microgestión, más autonomía.
Antes de Wendy era el centro neurálgico. Cualquier cuestión (pago, baja, factura) pasaba por ella.
Hoy Todo el mundo tiene acceso a la información que necesita, cuando la necesita.
Centralizar la información ha liberado tiempo… y ancho de banda mental. El resultado: más fluidez, menos microgestión, más autonomía.
3 buenas prácticas de Desobedece
Wendy no se limitó a “implantar una herramienta”. Dirigió una verdadera iniciativa de optimización de procesos, utilizando el método y el sentido común. Esto es lo que toda agencia se beneficiaría de replicar:
- Confiar la gestión a una persona dedicada Wendy fue la fuerza motriz de principio a fin.
- Pruebas bidireccionales (administrativas + operativas) para una visión de 360° de los requisitos.
- Acabar con la fragmentación Una única herramienta, un único punto de entrada, una única versión de la verdad.
Lo que Furious les permite hacer hoy
Los efectos de la centralización se dejaron sentir en Disobey desde las primeras semanas. No tienes que esperar meses para ver un cambio en la forma en que funcionan las cosas en el día a día.
Menos tiempo perdido haciendo malabarismos con las herramientas
Antes, la validación de un simple proyecto podía exigirte abrir tres aplicaciones: una para controlar el tiempo, otra para comprobar el derecho a vacaciones y una tercera para encontrar el archivo de facturación adecuado. Y a veces… un pequeño desvío al buzón de Wendy.
A partir de ahora, todo está en Furious. Los jefes de proyecto, los gestores de cuentas, el departamento creativo, las cuentas: todos trabajan en el mismo entorno, con una única interfaz y actualizaciones de datos en tiempo real.
Menos correos electrónicos, más transparencia
Con Disobey, cada proyecto contiene toda la información relevante: tareas por realizar, comentarios, notas internas, documentos compartidos, historial de aprobaciones, estado de facturación, etc. Se acabaron los recordatorios en cascada para saber si se ha realizado un pago o se ha firmado un presupuesto.
Todo el mundo tiene acceso a lo que necesita, sin tener que pedirlo.
Menos dependencia, más autonomía
Wendy solía ser la torre de control. Todas las validaciones, seguimientos y confirmaciones pasaban por ella. Hoy, los empleados pueden navegar por la herramienta, acceder a la información que necesitan y seguir el progreso de sus proyectos en tiempo real.
Por supuesto, vigila lo que ocurre, pero ya no es el cuello de botella.
Y este cambio también es psicológico: los equipos se sienten más responsables, más implicados, porque están mejor equipados para actuar sin intermediarios.
Menos papeleo, más capacidad de respuesta sobre el terreno
Una buena herramienta es también una herramienta diseñada para un uso real. Y en una sucursal donde los equipos están regularmente reunidos o en movimiento, la aplicación móvil marca la diferencia.
Reclamaciones de gastos, recibos, consultas rápidas: todo puede hacerse por teléfono.
No hace falta que guardes los recibos en el fondo de una bolsa, esperando acordarte de ellos a final de mes.
Menos vaguedad, más claridad colectiva
Uno de los beneficios más profundos es la mejora de la información.
Cada miembro del equipo comparte ahora la misma base de referencia: un proyecto, un estado y un historial comunes. En caso de rotación o ausencia la continuidad está asegurada.
Furiosa se ha convertido en el marco de referencia compartido de la agencia. Una base sobre la que podemos construir, sin depender de los recuerdos de los demás.
¿Y cuánto tiempo más pierdes recogiendo los pedazos?
Disobey no se limitó a adoptar una herramienta: simplificó su forma de trabajar.
Furious les ha permitido reunir sus procesos, suavizar sus flujos de trabajo e implicar más a sus equipos.
¿Y si tomaras la misma decisión que ellos?
