¡No, la facturación por tiempo invertido no es exclusiva de los abogados!
Ustedes, las agencias, despachos de consultoría y empresas de servicios (arquitectos, empresas de servicios informáticos, oficinas técnicas…), dedican entre el 10 y el 30% del tiempo total de su estructura a crear, enviar recordatorios y comunicar sobre facturas en curso o futuras.
Entre la gestión de tareas administrativas, el seguimiento de las horas facturables mediante una herramienta de gestión del tiempo invertido y la emisión de facturas, es fácil sentirse abrumado. El equilibrio que hay que encontrar está entre la firmeza del recordatorio, en el momento adecuado, la buena comunicación entre los equipos operativos y el departamento contable, pero también la elección de la automatización que puede liberar de muchas limitaciones.
¿Cuáles son los desafíos de hoy en día y las soluciones que hay que implementar para superarlos fácilmente? Profundicemos en las soluciones para pasar menos tiempo facturando por tiempo invertido.
¿Por qué la facturación del tiempo invertido es un desafío?
La facturación del tiempo invertido a menudo se ve como una tarea tediosa por parte de los equipos, pero también plantea cuestiones cruciales:
- ¿Cómo garantizar una facturación precisa y transparente para sus clientes y sus colaboradores?
- ¿Cómo evitar que el proceso de facturación se convierta en una fuente de estrés para sus equipos?
- ¿Cómo afectan los métodos tradicionales de facturación a la productividad y la moral de los equipos?
La facturación por tiempo invertido puede provocar:
- Una pérdida de motivación en los colaboradores que se sienten presionados.
- Errores u omisiones en el cálculo de las horas, lo que puede acarrear pérdidas financieras para la empresa.
- Complicaciones administrativas que consumen tiempo valioso, en detrimento de misiones estratégicas.
Los efectos negativos en la motivación de los equipos
Cuando los colaboradores dedican más tiempo a contabilizar y facturar que a ejecutar sus tareas principales, esto puede tener un efecto desmoralizador. Esta sensación de frustración a menudo está relacionada con la impresión de perder tiempo en tareas administrativas en lugar de contribuir directamente al éxito del cliente o del proyecto.
Un ejemplo habitual es el de los autónomos que, aunque estén acostumbrados a gestionar su propia facturación, pueden sentirse abrumados por la necesidad constante de hacer un seguimiento minucioso de sus horas facturables. Este estrés puede distraerlos de sus misiones principales, perjudicando así la calidad del trabajo proporcionado y, en última instancia, la satisfacción del cliente.
Los riesgos financieros asociados a una facturación incorrecta
Los errores de facturación pueden tener consecuencias financieras graves. Una tarifa diaria media (TDM) mal aplicada, horas olvidadas o un mal seguimiento de los impagados pueden provocar una pérdida de ingresos considerable. Además, una facturación tardía o incorrecta puede retrasar los pagos, afectando la tesorería de la empresa y poniendo en peligro su rentabilidad.
— Los efectos de una facturación mal gestionada en una ESN
Tomemos el ejemplo de una ESN (Empresa de Servicios Digitales) que factura a sus clientes a precio fijo.
Si las horas trabajadas no se siguen con precisión, o si se realizan tareas adicionales sin ajustar el precio del presupuesto fijo, la empresa puede acabar perdiendo dinero en cada proyecto. Peor aún, si estos errores no se detectan a tiempo, esto puede perjudicar la relación con el cliente y comprometer las misiones futuras.
¿Cuáles son los métodos alternativos?
Facturación a precio fijo: simplicidad y previsibilidad
La facturación a precio fijo es una solución a menudo adoptada por los despachos de consultoría, los autónomos, e incluso algunas ESN. He aquí por qué:
- Transparencia de costes: los clientes saben de antemano cuánto costará la misión, sin sorpresas a final de mes.
- Ahorro de tiempo: ya no es necesario hacer un seguimiento de cada minuto dedicado a una tarea, lo que simplifica la gestión administrativa.
- Precisión: al estar los costes fijados de antemano, los riesgos de errores se minimizan.
— La facturación a precio fijo en un despacho de consultoría
Un despacho de consultoría que adopte la facturación a precio fijo para sus misiones puede ofrecer una transparencia total a sus clientes. Por ejemplo, un despacho puede proponer un presupuesto fijo para la auditoría de una empresa o la implantación de un nuevo proceso. El cliente sabe exactamente lo que va a pagar, y el despacho puede concentrarse en la realización de la misión sin preocuparse del seguimiento minucioso de las horas.
- El equilibrio entre la medición del tiempo y la facturación en Smash, despacho de consultoría parisino que utiliza la herramienta Furious
Paquetes de horas y suscripciones: flexibilidad y fidelización
Los paquetes de horas y las suscripciones ofrecen una flexibilidad apreciada por los clientes y los proveedores de servicios:
- Anticipación de necesidades: el cliente compra un cierto número de horas para utilizar según sus necesidades, lo que ofrece cierta previsibilidad.
- Relación a largo plazo: las suscripciones permiten fidelizar a los clientes al tiempo que aseguran un flujo de ingresos regular para la empresa.
- Adaptabilidad: ideal para misiones puntuales o para gestionar picos de actividad.
— Uso de paquetes de horas en una ESN
En una ESN, los paquetes de horas pueden utilizarse para ofrecer servicios de mantenimiento o soporte. Por ejemplo, un cliente puede comprar un paquete de 50 horas para utilizar durante un período de tres meses para intervenciones puntuales. Este modelo permite a la ESN planificar sus recursos de manera más eficiente al tiempo que ofrece una flexibilidad máxima al cliente.
— Cómo la agencia Rébellion optimizó su facturación con Furious
La agencia de publicidad Rébellion —una sesentena de colaboradores— adoptó Furious como ERP hace varios años para gestionar la facturación de sus proyectos complejos, pero también el conjunto de sus operaciones (seguimiento de proyectos, CRM, presupuestos, RRHH). Gracias a la automatización, ha podido reducir un 10% el tiempo dedicado a tareas administrativas, al tiempo que ha aumentado la precisión de las facturas enviadas a sus clientes, tanto en facturación entrante como saliente.
Como consecuencia, el seguimiento de la tesorería de la empresa ha mejorado, y los colaboradores han podido concentrarse en misiones más estratégicas.
Furious nos permite tener un seguimiento muy riguroso tanto en facturación saliente como entrante. Con el sistema de orden de compra, las compras están directamente vinculadas a los proyectos. En facturación saliente, nuestras facturas están automatizadas y nuestros clientes pueden firmar directamente gracias a la firma electrónica.
¿Cómo puede la tecnología transformar la facturación y la gestión financiera?
Automatización: un aliado valioso para ganar en eficiencia
Automatizar la facturación permite reducir los errores y ahorrar tiempo valioso. He aquí algunas ventajas concretas:
- Reducción de errores: al automatizar los cálculos y la emisión de facturas, minimiza los riesgos de errores humanos.
- Ahorro de tiempo: la automatización le permite concentrarse en tareas más estratégicas, liberando tiempo para misiones de alto valor añadido.
- Satisfacción del cliente: una facturación rápida y precisa mejora la relación con sus clientes.
— Ejemplo de uso de la herramienta Furious para la automatización de la facturación
Con Furious, la facturación se convierte en algo muy sencillo. Gracias a la automatización, puede:
- Generar facturas con un clic: basándose en las horas facturables y los presupuestos previamente establecidos, el software le permite emitir facturas rápidamente y sin errores.
- Hacer seguimiento de las horas consumidas en tiempo real: siga sus proyectos, las horas trabajadas y los costes asociados en tiempo real para una gestión óptima de su actividad.
- Recordatorios automáticos: en caso de impago, el software envía automáticamente recordatorios, evitándole así tareas repetitivas.
Las ventajas de una visión clara y proyectada
Tener una perspectiva clara y proyectada de sus finanzas gracias a la tecnología puede:
- Optimizar la gestión presupuestaria: ayuda a planificar y asignar los recursos financieros de manera más eficiente.
- Prever los flujos de tesorería: permite gestionar los costes y asegurar una estabilidad financiera.
- Facilitar la toma de decisiones: proporciona datos financieros valiosos para informar las decisiones estratégicas.
Cómo un despacho de consultoría utiliza los informes financieros para una mejor gestión
Progress Partner, despacho de consultoría de una treintena de colaboradores que utiliza Furious para generar informes financieros detallados ha podido planificar mejor sus misiones y anticipar los gastos futuros. Gracias a datos precisos, este despacho ha podido no solo mejorar su rentabilidad, sino también reforzar la confianza de sus clientes ofreciendo una transparencia total sobre la gestión de sus proyectos.
Antes de Furious, utilizaban dos sistemas distintos, lo que generaba lagunas en el sistema y cierto trabajo gratuito para los clientes (sin factura).
Gracias a Furious, a su visión global de las operaciones financieras y la automatización, han pasado del 30% de facturas impagadas al 9%, en un contexto de crecimiento.
¿Cómo asegurar una facturación precisa y equitativa?
La facturación por tiempo invertido es un tema delicado que requiere una atención particular para mantener una relación cliente sana y una gestión financiera estable.
Evitar los errores comunes en la facturación del tiempo invertido
La facturación del tiempo invertido puede estar llena de obstáculos si no se gestiona correctamente. He aquí algunas estrategias para evitar los errores comunes:
- Utilizar un software de facturación: adoptar una herramienta como Furious que rastree con precisión el trabajo dedicado a cada proyecto o misión.
- Establecer procesos claros: tener directrices para el seguimiento de las horas y la facturación para asegurar la coherencia.
- Comunicar abiertamente: asegurar una comunicación transparente con los clientes sobre los métodos y los precios.
Asegurar la transparencia y la equidad en la facturación al cliente
La transparencia y la equidad en la facturación son cruciales para construir y mantener la confianza con sus clientes. He aquí cómo puede conseguirlo:
- Detalle las facturas: proporcione facturas detalladas que expliquen claramente el trabajo realizado y los costes asociados.
- Establecer convenios de honorarios: discutir y acordar las tarifas y los métodos de facturación por adelantado.
- Ofrecer flexibilidad: proponer diversas opciones de pago y estar abierto a la discusión sobre los términos de pago.
Hoy en día, dirigimos únicamente gracias a los datos introducidos en Furious, tanto para el seguimiento de la rentabilidad de los proyectos como de las planificaciones de los consultores. Hemos ahorrado entre el 20 y el 30% de tiempo en la gestión de nuestras facturas. El equipo no ha crecido significativamente, pero gestionamos de 4 a 5 veces más facturas que antes.
— ¿Cómo saber qué tiempos han sido facturados?
Para ver qué tiempos han sido facturados o no, puede utilizar nuestro widget “«tiempo no facturado»” en Furious. Este widget le permite filtrar por cliente, contrato, proyecto, y, marcando las casillas, crear sobre la marcha las facturas relacionadas con el trabajo realizado.
— Las ventajas del uso de la creación de facturas con Furious
He aquí una visión general de las ventajas de las que se beneficia utilizando Furious como herramienta de gestión:
- Flexibilidad en la emisión de documentos: puede agrupar diversos servicios y proyectos, y asociar varios presupuestos a un solo expediente.
- Emisión de documentos personalizados: cree documentos personalizados que respondan precisamente a las necesidades de su empresa.
- Automatización de recordatorios: envíe automáticamente recordatorios para los pagos atrasados, lo que reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas.
Adopte métodos modernos
Pasar menos tiempo facturando no significa descuidar la precisión o la transparencia. Con las herramientas adecuadas y métodos adaptados, puede:
- Optimizar su trabajo: adoptando prácticas que reduzcan el tiempo dedicado a tareas administrativas.
- Mejorar la relación con el cliente: gracias a una facturación clara, precisa y rápida.
- Aumentar su rentabilidad: reduciendo los errores y automatizando los procesos.
Con Furious, tiene todas las cartas en la mano para gestionar eficazmente su actividad y pasar menos tiempo facturando el tiempo invertido.
Entonces, finalmente, ¿cómo pasar menos tiempo facturando el tiempo invertido?
Para resolver este problema y hacerle ahorrar tiempo, Furious le permite hacer un seguimiento automático de los tiempos de sus equipos —estén o no vinculados a un proyecto— y generar facturas con un clic gracias a la facturación automatizada, basándose en los tiempos invertidos del período seleccionado.
Puede enviar sus facturas automáticamente, los recordatorios en caso de impago también y, por supuesto, sus cierres son precisos y en tiempo real.
Tiene una visión clara y proyectada de la situación financiera de su agencia y recupera más rápidamente su tesorería. Buenas prácticas indispensables de una herramienta de precontabilidad.
Entonces, ¿cuándo empieza a ser Furious?
Puede que se esté haciendo estas preguntas en .
01 ¿Por qué la facturación del tiempo empleado se percibe a menudo como una limitación?
Porque requiere un seguimiento minucioso y que consume mucho tiempo, lo que desvía a los equipos de sus misiones principales y puede generar estrés y desmotivación.
02 ¿Cuáles son los principales riesgos financieros relacionados con una mala facturación del tiempo?
Las horas olvidadas, una tarifa diaria mal aplicada o retrasos en la facturación pueden provocar pérdidas de ingresos y debilitar la tesorería.
03 ¿Qué alternativas existen a la facturación del tiempo empleado?
La facturación a precio fijo, los paquetes de horas o las suscripciones, que aportan más transparencia, previsibilidad y simplicidad en la relación con el cliente.
04 ¿Cómo ayuda Furious a las agencias y despachos a gestionar mejor la facturación?
Con Furious, el seguimiento de tiempos se automatiza, las facturas se generan con un clic, y los recordatorios a clientes se activan automáticamente. Resultado: más precisión y un ahorro de tiempo significativo.
05 ¿Qué beneficios concretos se pueden esperar de una facturación optimizada?
Menos errores, un cobro más rápido, una mejor visibilidad sobre la tesorería y, sobre todo, más tiempo dedicado a las misiones de alto valor añadido.
