¿Quién no ha vivido ese momento de soledad cuando tu jefe/contable te dice que el proyecto al que has dedicado tus tardes y fines de semana, que te ha estado comiendo la cabeza durante varias semanas/meses, está sufriendo pérdidas abismales a pesar de todo el tiempo y energía que has invertido?
¿Trabajas por un precio fijo? Te conoces.
Pero, ¿por qué su proyecto no es rentable mientras está sumergido?
En primer lugar, culpamos a los vendedores: ¡lo único que tenían que hacer era vender más! Ya les han dicho: “harán lo que sea para ganar el proyecto y luego ya nos las apañaremos…”. Variante: “malvendieron porque no saben nada del tema” etc etc .
Los comerciales a veces acusan a la dirección de proyectos de “no saber contar”… El equipo de producción culpa a todos los demás.
En resumen, la culpa es de todos y, a menudo, de nadie. Y por eso este tipo de situaciones ocurren… a menudo. Gran ambiente.
En realidad, esto es típico de las agencias que carecen de herramientas o métodos para gestionar proyectos a precio fijo, lo que a menudo revela los puntos débiles de una agencia. puntos débiles de una agencia.
He aquí algunas reglas básicas que le ayudarán a invertir la tendencia:
Control del tiempo
He aquí una pregunta sencilla: ¿sabe cuánto tiempo dedica cada persona a un proyecto cada semana? Si la respuesta es “no”, “no demasiado” o “más o menos”, es hora de poner remedio a la situación.
Furious hace que esta tarea sea sencilla e incluso automática el 80% de las veces. Una auténtica transformación, no solo en la gestión de sus proyectos, sino también en la de su producción.
Seguimiento semanal de los proyectos y del tiempo dedicado VS lo que se ha vendido
¿Quién comprueba semanalmente en su empresa los retrasos en los proyectos? ¿Tiene un “pastor” encargado de la programación?
Aunque en algunas agencias la charrette es una institución, cada vez se tolera menos, y es comprensible. Uno espera que su empresa sea capaz de evaluar la carga de trabajo y rectificar cuando se le va de las manos.
Intercambio semanal de información sobre el proyecto con el cliente
Es esencial que compartas con tu cliente-comerciante, al menos una vez a la semana, los ratios de carga en relación con lo vendido, el calendario, la facturación, etc. De esta forma, tu cliente-comerciante no podrá fingir ignorancia. De este modo, ellos no podrán fingir ignorancia y, sobre todo, usted se verá obligado a hacer frente a los posibles excesos en cuanto aparezcan.
Furious le permite compartir estos KPI con sus clientes en un solo clic.
Valorar el tiempo dedicado a la preventa en el proyecto de venta
Cuando ganas un proyecto, no tiras por la borda el tiempo dedicado a la preventa. Normalmente, ya has avanzado algo en el proyecto, así que lo natural es incluirlo en el calendario del proyecto.
Hablamos de ello aquí.
Un motor de anticipación
Ciencia ficción aparte, con herramientas adecuadas como Furious, sabrás antes de que sea demasiado tarde que el proyecto se va al garete. Estas funciones le ayudan a supervisar y controlar los proyectos en tiempo real, modelizando proyectos complejos e indicando la rentabilidad estimada desde el principio. Una auténtica ventaja para dirigir tácticamente su empresa.
Analizar la rentabilidad
Necesita un análisis de :
- rentabilidad comercial: tiempo vendido VS tiempo empleado
- Rentabilidad neta: tiempo empleado X coste real de las personas que trabajan en el proyecto VS tiempo vendido.
Para afinar este análisis, es crucial incluir el cálculo del retorno de la inversión, un método esencial para evaluar con precisión la eficacia de sus proyectos. Y para ir aún más lejos, la planificación de la producción con inteligencia artificial puede cruzar automáticamente estos datos con los tiempos pasados, los costes y las cargas de trabajo previstas, para anticipar los puntos de fricción y optimizar cada recurso. El matiz entre ambos le permitirá evaluar la ocupación de los perfiles superiores o de los becarios, por ejemplo… ¡y eso, evidentemente, lo cambia todo!
Detener los proyectos no rentables
Es un tema tabú en el mundo de las agencias, ¡y sin embargo es tan necesario!
No hay que dudar en detener un proyecto si va camino del desastre… ¡antes de que llegue!
Tiene más que perder sobrecargando a sus equipos (el coste de la rotación de personal suele subestimarse en las agencias) y manteniéndolos ocupados en proyectos no rentables que perdiendo un cliente.
Para ayudarte, las herramientas de gestión empresarial como Furious facilitan el seguimiento de estas cuestiones de forma muy visual. Es un verdadero aliado para optimizar la gestión de tus proyectos y tu plan de acción, al tiempo que te proporciona una visión predictiva que te alerta con mucha antelación, antes de que sea demasiado tarde.
Otra ventaja (y no menor) es que el trabajo en equipo se desarrolla con mayor fluidez porque las dificultades se analizan a partir de datos racionales, ¡y no de malentendidos o prejuicios entre profesiones y perfiles diferentes!
