¿Estás preparado para la reforma de la facturación prevista para 2026?

Muchos de nuestros usuarios usaban Excel, o incluso Word o InDesign —los más atrevidos—, antes de descubrir Furious para crear sus presupuestos y facturas.

Sin embargo, más allá de las limitaciones estéticas y del tiempo que se dedica a estas tareas, la decisión de no usar un programa de facturación especializado resulta ser un auténtico error en la gestión diaria de tu empresa.

De hecho, una factura emitida sin usar un programa homologado (ya sea un programa específico o un ERP como Furious) puede ser impugnada legalmente. Además, integrar una herramienta de facturación en tu sistema de gestión tiene muchas ventajas, y eso es precisamente lo que te vamos a explicar ahora.

Para empezar, un programa de facturación te permite tener mejores informes y un seguimiento preciso del IVA. Tienes la seguridad de que todos los datos legales y obligatorios aparecen en tus documentos, según lo que exige la Dirección General de Finanzas Públicas (DGFIP). Esto es aún más importante si tu empresa está sujeta al IVA o si realizas operaciones con el sector público.

Un programa como Furious se asegura de que cada factura emitida cumpla con la normativa vigente, mostrando claramente la información esencial, como el número SIREN, la dirección del emisor y del destinatario, así como los detalles relativos a la entrega o a la prestación del servicio.

Cuando se emite una factura, hay que enviarla a través de una plataforma de facturación electrónica autorizada por la DGFIP, lo que garantiza una transmisión segura de los datos de la transacción. En 2023 se aprobó el aplazamiento de la fecha de entrada en vigor de la obligación de facturación electrónica entre empresas, lo que implica que todas las empresas afectadas por la facturación deben estar preparadas para emitir sus facturas en un formato estructurado y conforme a los requisitos de la DGFIP.

En resumen,usar un programa de facturación es ahora un elemento clave en la gestión administrativa de tu empresa. Garantiza que tus documentos cumplan con la normativa, facilita el envío de datos esenciales a la DGFIP y te ahorra un tiempo muy valioso (gracias ala automatización de presupuestos y facturas). No subestimes la importancia de este paso y asegúrate de elegir la mejor solución para tu empresa, para estar perfectamente preparado para la entrada en vigor de la generalización de la facturación electrónica.

*Abril de 2024: nuestro programa, Furious, acaba de renovar la certificación NF203 para el año 2024/2025 y con las felicitaciones del jurado, lo que garantiza a nuestros clientes el cumplimiento de las nuevas normas de facturación electrónica. ¡Somos un software certificado!

¿Qué es la facturación electrónica y por qué se ha vuelto imprescindible?

La facturación electrónica consiste en enviar y recibir facturas en formato digital, lo que permite un procesamiento más rápido, seguro y respetuoso con el medio ambiente. Ha adquirido un papel fundamental en el mundo empresarial, sobre todo con los cambios legislativos que la hacen obligatoria en muchos casos.

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  Modernidad y eficiencia: en una época en la que todo va cada vez más rápido, la facturación electrónica te permite no perder tiempo con los envíos por correo y evitar los riesgos de error que conlleva la introducción manual de datos.
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  Mayor seguridad: las facturas electrónicas suelen ser más seguras que las de papel, gracias a los sistemas de cifrado y firma electrónica.
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  Archivado simplificado: ¡se acabaron las carpetas polvorientas! Tus facturas se guardan en formato digital, lo que facilita su búsqueda y acceso cuando las necesites.
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  Responsabilidad medioambiental: al optar por la facturación electrónica, contribuyes a reducir el uso de papel y a disminuir la huella de carbono.

Las ventajas de la facturación electrónica para las empresas

La implantación de la facturación electrónica supone un motor de crecimiento y seguridad para las empresas, sea cual sea su sector de actividad.

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  Reducción de costes: menos papel, menos envíos por correo, menos errores… La facturación electrónica te permite ahorrar mucho dinero.
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  Mejora de la liquidez: los pagos suelen ser más rápidos con las facturas electrónicas, lo que mejora la liquidez de la empresa.
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  Cumplimiento garantizado: con la creciente obligación de pasar a la facturación electrónica, su adopción te garantiza el cumplimiento de las últimas normativas.
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  Relaciones optimizadas con proveedores y clientes: la claridad y la rapidez de las transacciones electrónicas ayudan a reforzar la confianza entre tú, tus proveedores y tus clientes.

Así pues, incorporar la facturación electrónica a tus procesos no es solo una obligación legal, sino también una oportunidad para optimizar tu gestión y reforzar la seguridad y la eficacia de tus transacciones comerciales.

La obligación de digitalizar las facturas, como ventaja adicional

El Estado francés, a través de la Ley de Presupuestos de 2020 y 2021, quiere acelerar su plan de modernización de la gestión económica de las empresas (o facturación electrónica) y la transmisión de datos a la administración tributaria (o presentación electrónica de informes). Por ejemplo, algunos países, como Italia, van más adelantados que nosotros en este tema.

Así pues, la obligación de digitalizar las facturas entrará en vigor el 1 de julio de 2024 en todas las transacciones entre empresas (B2B).

¿Por qué?

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  Reducir el coste del tratamiento

El coste de tramitar las facturas no es nada despreciable y la diferencia entre la versión en papel (valorada en 10 euros) y la versión digital (valorada en 1 euro) habla por sí sola… #vaya, pero aún así

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  Simplificar y hacer más fiables las transacciones / reducir los plazos de pago

También está claro que es más fácil asegurarse de que las facturas se reciban correctamente, simplificar los intercambios entre proveedores y clientes, y agilizar todo el proceso gracias a la digitalización. Pero esto implica que todas las partes implicadas puedan emitir y recibir facturas electrónicas.

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  Reforzar la lucha contra el fraude en el IVA, pero también rellenar previamente tus declaraciones de IVA. En resumen, una mejor trazabilidad.
  
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  Reforzar la competitividad de las empresas francesas

¿Es obligatorio el uso de la factura electrónica en Francia y a quién afecta?

Desde que se anunciaron los Presupuestos Generales de 2020 y 2021, el Estado francés ha dejado claro que quiere acelerar la digitalización de las transacciones comerciales y el intercambio de datos con la administración tributaria. Pero entonces, ¿se ha convertido la factura electrónica en una obligación para todas las empresas?

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  Obligación para todas las transacciones B2B: a partir del 1 de julio de 2024, la facturación electrónica será obligatoria para todas las transacciones entre empresas (B2B).
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  ¿A quién afecta? : todas las empresas, independientemente de su tamaño y sector de actividad, estarán sujetas a esta obligación. Esto incluye a las pymes, a las grandes empresas, pero también a los autónomos.

El impacto de la obligación de facturar electrónicamente en las pymes y las grandes empresas

La obligación de pasar a la facturación electrónica va a tener un impacto considerable en el funcionamiento de las empresas, y sobre todo en las pymes que aún no han dado el salto a lo digital.

Para las pymes:

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  Inversión en herramientas adecuadas: las pymes tendrán que invertir en soluciones de facturación electrónica para cumplir con la normativa.
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  Formación de los equipos: habrá que formar a los empleados en el uso de estas nuevas herramientas.
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  Optimización de los procesos internos: es el momento de revisar y optimizar los procesos internos relacionados con la facturación.

Para las grandes empresas:

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  Adaptación de los sistemas actuales: las grandes empresas, que a menudo ya cuentan con los sistemas necesarios, tendrán que adaptarlos para cumplir con los nuevos requisitos.
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  Mayor seguridad: la digitalización de las facturas requiere un alto nivel de seguridad para proteger los datos confidenciales.

Fechas clave para la implantación de la facturación electrónica obligatoria

La implantación de la facturación electrónica obligatoria se llevará a cabo de forma progresiva, con fechas clave que no te puedes perder.

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  1 de julio de 2024: todas las empresas estarán obligadas a aceptar facturas electrónicas.
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  1 de julio de 2024 - 30 de junio de 2025: las grandes empresas tendrán que emitir todas sus facturas en formato electrónico.
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  1 de julio de 2025 - 30 de junio de 2026: las empresas de tamaño medio también tendrán que emitir todas sus facturas en formato electrónico.
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  A partir del 1 de julio de 2026: esta obligación se ampliará a las pymes y a las microempresas.

Sin embargo, estas son las fechas previstas inicialmente. Pero la puesta en marcha se ha aplazado y se decidirá en el marco de la ley de presupuestos para 2024.

En resumen, la transición a la facturación electrónica no solo es una obligación legal, sino que también supone una oportunidad para que las empresas modernicen sus prácticas, ganen en eficiencia y refuercen la seguridad de sus transacciones comerciales. Por eso, es fundamental que cada empresa se prepare y se adapte a estos cambios para seguir siendo competitiva y cumplir con la legislación.

¿Qué plazos hay para cumplir con la normativa?

Laurent Chetcuti, abogado socio de KPMG, ha compartido su experiencia con dafMag.fr:

«A partir del 1 de julio de 2024, todas las empresas tendrán que poder recibir facturas electrónicas. A partir de esa misma fecha, las grandes empresas estarán obligadas a emitir facturas electrónicas. Esta obligación entrará en vigor a partir del 1 de enero de 2025 para las empresas de tamaño intermedio y del 1 de enero de 2026 para las microempresas y las pymes. En este caso, hay que tener en cuenta la estructura jurídica de la empresa y no la del grupo.»

En ese momento tendrás dos opciones:

• 
  subir tus facturas a plataformas acreditadas
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  o subirlas directamente al portal público de facturación, como ya hacen, por ejemplo, las empresas italianas.

¿Cómo tienen que ser mis facturas?

Como ya habrás entendido, el Estado y, en un sentido más amplio, la Unión Europea, quieren con esta directiva uniformizar y estructurar las facturas, con el fin de reforzar la coherencia, la seguridad y la calidad de los datos que se transmiten de forma continua a la administración tributaria.

Las facturas emitidas y recibidas deberán cumplir obligatoriamente con un formato específico y contener datos concretos para que se puedan procesar automáticamente.

¡Adiós, pues, a los formatos en papel y PDF no estandarizados!

También tendrás que facilitar a la administración tributaria los datos que se obtengan de:

• 
  de tus ventas realizadas a empresas extranjeras y/o a particulares (franceses y extranjeros)
• 
  de tus compras realizadas en empresas extranjeras.
• 
  el estado de pago de algunas facturas emitidas, así como su estado.

¿Cuáles son las normas y los formatos que hay que respetar en las facturas electrónicas?

Para cumplir con la nueva legislación y garantizar una transición fluida hacia la facturación electrónica, es fundamental que entiendas las normas y los formatos que deben cumplir tus facturas.

• 
  Formato UBL (Universal Business Language): es un formato estandarizado para documentos comerciales electrónicos, recomendado por la Unión Europea.
• 
  Factur-X: es un estándar franco-alemán que permite integrar los datos de la factura electrónica en un archivo PDF, lo que facilita su lectura tanto por personas como por máquinas.

¿Por qué estos formatos?

• 
  Interoperabilidad: estos estándares permiten una mejor comunicación e intercambio de datos entre los distintos sistemas informáticos que usan las empresas y la administración tributaria.
• 
  Automatización del procesamiento: gracias a estos formatos, se pueden procesar las facturas de forma automática, lo que reduce los errores y agiliza los plazos de tramitación.

Datos que hay que facilitar:

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  Ventas a empresas y particulares extranjeros: tienes que enviar los datos relacionados con estas transacciones.
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  Compras a empresas extranjeras: también hay que facilitar esta información.
• 
  Pago de algunas facturas: hay que enviar los datos de pago y el estado de las facturas.

En resumen, usar los formatos y estándares adecuados para tus facturas electrónicas no es solo una cuestión de cumplir con la normativa; también es una forma de simplificar y agilizar tus procesos de facturación, a la vez que reduces el riesgo de errores. Esto supone un paso clave para asegurarte de que tu empresa está preparada y equipada para cumplir con los requisitos de la facturación electrónica obligatoria.

¿Qué riesgos corro si no cumplo con la normativa?

Está claro que la facturación electrónica es una herramienta eficaz para combatir los retrasos en los pagos, mejorar tu flujo de caja y, así, evitar la quiebra. ¡Hoy en día, se calcula que en Francia hay cerca de 420 mil millones en deudas financieras!

Los que no cumplan con la normativa serán sancionados: «Por incumplir la facturación electrónica, se enfrentan a una multa de 15 euros por factura, con un límite de 15 000 euros al año. Por no cumplir con la presentación electrónica de informes, la multa es de 250 euros por envío, también con un límite de 15 000 euros por año natural. Pero la principal sanción, de forma indirecta, afecta al flujo de caja. Si una empresa no envía una factura electrónica, sencillamente no le pagarán », añade Laurent Chetcuti.

¿Cómo me preparo para ello?

«Ningún viento es favorable para quien no sabe adónde ir»

Revisamos a fondo nuestras herramientas y nos adelantamos a la elección de nuestro socio. De paso, échale un vistazo a este TOP 10 de errores que hay que evitar al migrar un ERP. 😉

Furious detecta automáticamente las facturas que hay que emitir, se encarga de la conciliación bancaria, te ofrece una previsión de tesorería a 12 meses, se comunica de forma autónoma con tus equipos y te ahorra tiempo. Y, sobre todo, te permite cumplir con la normativa que está por entrar en vigor.

Furious es, además y sobre todo, un programa certificado para la facturación electrónica (certificación NF203)

¿Qué pasos hay que seguir para implantar la facturación electrónica en tu empresa?

La implantación de la facturación electrónica es un proceso que requiere organización y precisión. Estos son los pasos clave que hay que seguir:

• 
  Evaluación de las necesidades y los recursos disponibles: analiza las herramientas y los sistemas que utilizas actualmente para la facturación.
• 
  Búsqueda y elección de una solución de facturación electrónica: elige un programa que se adapte al tamaño y a las necesidades específicas de tu empresa.
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  Formación de los equipos: asegúrate de que tus empleados estén formados y se sientan cómodos con el nuevo sistema.
• 
  Prueba del sistema: antes de pasar por completo a la facturación electrónica, haz unas pruebas para asegurarte de que todo funciona bien.
• 
  Puesta en marcha: una vez que todo esté listo y probado, pon en marcha la facturación electrónica en toda la empresa.
• 
  Seguimiento y ajustes: supervisa el proceso y haz los ajustes necesarios para garantizar una transición fluida.

Plataforma de facturación electrónica: ¿cómo elegir la solución adecuada?

El mercado ofrece un montón de soluciones de facturación electrónica, y es fundamental elegir la que mejor se adapte a tu empresa.

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  Facilidad de uso: elige una solución intuitiva y fácil de manejar.
• 
  Cumplimiento de la legislación: asegúrate de que la solución cumpla con las normas y estándares vigentes.
• 
  Integración con el resto de tus herramientas: la solución debe poder integrarse fácilmente con el resto de programas que utilizas.
• 
  Atención al cliente y asistencia: comprueba la calidad del servicio de atención al cliente que ofrece el proveedor.

En fin, cualquier cambio es una oportunidad y esta reforma te da una razón más para contratar un ERP.

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