Siete pronti per la riforma della fatturazione prevista per il 2026?
Autore verificato
27 Maggio 2022
Molti dei nostri utenti usavano Excel, o addirittura Word o InDesign per i più audaci, prima di scoprire Furious per creare preventivi e fatture.
Tuttavia, al di là dei limiti estetici e del tempo dedicato a queste attività, la scelta di non utilizzare un software di fatturazione dedicato si rivela un vero e proprio errore nella gestione quotidiana della tua azienda.
Infatti, una fattura emessa senza l’uso di un software certificato (che sia monofunzionale o un ERP come Furious) può essere contestata dal punto di vista legale. Inoltre, l’integrazione di uno strumento di fatturazione nel tuo sistema gestionale offre numerosi vantaggi, ed è proprio questo che ti spiegheremo in dettaglio.
Per cominciare, un software di fatturazione ti permette di avere un reporting migliore e un monitoraggio preciso dell’IVA. Hai la certezza che tutte le indicazioni legali e obbligatorie siano presenti sui tuoi documenti, in conformità con i requisiti della Direzione Generale delle Finanze Pubbliche (DGFIP). Questo è ancora più importante se sei un’azienda soggetta a IVA o se svolgi operazioni con il settore pubblico.
Un software come Furious garantisce che ogni fattura emessa rispetti le norme vigenti, riportando in modo chiaro le informazioni essenziali come il numero SIREN, l’indirizzo dell’emittente e del destinatario, oltre ai dettagli relativi alla consegna o alla prestazione del servizio.
Quando viene emessa una fattura, questa deve essere inviata tramite una piattaforma di dematerializzazione approvata dalla DGFIP, garantendo così una trasmissione sicura dei dati della transazione. Nel 2023 è stato deciso di posticipare l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica tra imprese, il che significa che tutte le aziende interessate dalla fatturazione devono essere pronte a emettere le proprie fatture in un formato strutturato e conforme ai requisiti della DGFIP.
In sintesi,l’uso di un software di fatturazione è ormai un elemento fondamentale nella gestione amministrativa della tua azienda. Garantisce la conformità dei tuoi documenti, facilita l’invio dei dati essenziali alla DGFIP e ti fa risparmiare tempo prezioso (automazione di preventivi e fatture). Non sottovalutare l’importanza di questo passaggio e assicurati di scegliere la soluzione migliore per la tua azienda, in modo da essere perfettamente pronto per l’entrata in vigore della fatturazione elettronica generalizzata.
*Aprile 2024: il nostro software, Furious, ha appena ottenuto il rinnovo della certificazione NF203 per l’anno 2024/2025 con il riconoscimento della giuria – una garanzia per i nostri clienti della conformità alle nuove norme sulla fatturazione elettronica. Il nostro software è certificato!
Cos’è la fatturazione elettronica e perché è diventata indispensabile?
La fatturazione elettronica consiste nell’invio e nella ricezione di fatture in formato digitale, il che permette un’elaborazione più veloce, sicura ed ecologica. Ha assunto un ruolo fondamentale nel mondo degli affari, soprattutto grazie alle modifiche legislative che la rendono obbligatoria in molti casi.
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Modernità ed efficienza: in un’epoca in cui tutto va sempre più veloce, la fatturazione elettronica ti permette di non perdere tempo con gli invii postali e di evitare i rischi di errore legati all’inserimento manuale dei dati. -
Maggiore sicurezza: le fatture elettroniche sono spesso più sicure di quelle cartacee, grazie ai sistemi di crittografia e alla firma elettronica. -
Archiviazione semplificata: basta con i raccoglitori impolverati! Le tue fatture vengono archiviate in formato digitale, rendendo più facile trovarle e accedervi quando ne hai bisogno. -
Responsabilità ambientale: scegliendo la fatturazione elettronica, contribuisci a ridurre l’uso della carta e a diminuire l’impronta di carbonio.
I vantaggi della fatturazione elettronica per le aziende
L’adozione della fatturazione elettronica rappresenta un fattore chiave per la crescita e la sicurezza delle aziende, indipendentemente dal settore in cui operano.
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Riduzione dei costi: meno carta, meno spedizioni postali, meno errori… La fatturazione elettronica permette di ottenere risparmi notevoli. -
Miglioramento della liquidità: con le fatture elettroniche i pagamenti sono spesso più rapidi, il che migliora la liquidità dell’azienda. -
Conformità garantita: con l’obbligo sempre più diffuso di passare alla fatturazione elettronica, la sua adozione ti assicura la conformità alle normative più recenti. -
Rapporti ottimizzati con fornitori e clienti: la chiarezza e la rapidità delle transazioni elettroniche contribuiscono a rafforzare la fiducia tra te, i tuoi fornitori e i tuoi clienti.
Quindi, integrare la fatturazione elettronica nei tuoi processi non è solo un obbligo di legge, ma anche un’opportunità per ottimizzare la tua gestione e rafforzare la sicurezza e l’efficienza delle tue transazioni commerciali.
L’obbligo di digitalizzazione delle fatture come vantaggio
Lo Stato francese, attraverso la Legge di Bilancio del 2020 e del 2021, vuole accelerare il suo piano di modernizzazione della gestione economica delle imprese (ovvero la fatturazione elettronica) e la trasmissione dei dati all’amministrazione fiscale (ovvero l’e-reporting). Ad esempio, alcuni paesi come l’Italia sono più avanti di noi su questo tema.
L’obbligo di digitalizzazione delle fatture entrerà quindi in vigore il 1° luglio 2024 per tutti gli scambi B2B.
Perché?
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Ridurre i costi di trattamento
Il costo di elaborazione delle fatture non è da poco e la differenza tra la versione cartacea (stimata a 10 euro) e quella digitale (stimata a 1 euro) parla da sé… #ahmacomunque
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Semplificare e rendere più affidabili gli scambi / ridurre i tempi di pagamento
È anche ovvio che, passando alla fatturazione elettronica, è più facile assicurarsi che le fatture vengano ricevute correttamente, semplificare gli scambi tra fornitori e clienti e velocizzare l’intero processo. Ma questo presuppone che tutte le parti coinvolte siano in grado di emettere e ricevere fatture elettroniche.
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Rafforzare la lotta contro le frodi IVA, ma anche precompilare le tue dichiarazioni IVA. Insomma, una migliore tracciabilità.
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Rafforzare la competitività delle imprese francesi
La fattura elettronica è obbligatoria in Francia e chi è interessato?
Da quando sono state annunciate le leggi di bilancio del 2020 e del 2021, lo Stato francese ha chiaramente dimostrato la sua volontà di accelerare la digitalizzazione delle transazioni commerciali e degli scambi di dati con l’amministrazione fiscale. Ma allora, la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutte le aziende?
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Obbligo per tutti gli scambi B2B: a partire dal 1° luglio 2024, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutti gli scambi tra aziende (B2B). -
Chi è interessato? : tutte le imprese, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di attività, saranno soggette a questo obbligo. Questo include le PMI, le grandi imprese, ma anche i lavoratori autonomi.
L’impatto dell’obbligo della fatturazione elettronica sulle PMI e sulle grandi imprese
L’obbligo di passare alla fatturazione elettronica avrà un impatto notevole sul funzionamento delle aziende, soprattutto sulle PMI che non hanno ancora fatto il salto nel mondo digitale.
Per le PMI:
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Investimenti in strumenti adeguati: le PMI dovranno investire in soluzioni di fatturazione elettronica per essere a norma. -
Formazione dei team: sarà necessario formare i collaboratori all’uso di questi nuovi strumenti. -
Ottimizzazione dei processi interni: è l’occasione giusta per rivedere e ottimizzare i processi interni legati alla fatturazione.
Per le grandi aziende:
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Adeguamento dei sistemi esistenti: le grandi aziende, che spesso dispongono già delle attrezzature necessarie, dovranno adeguare i propri sistemi per conformarsi ai nuovi requisiti. -
Maggiore sicurezza: la digitalizzazione delle fatture richiede un elevato livello di sicurezza per proteggere i dati sensibili.
Le date chiave per l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria
L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria avverrà gradualmente, con alcune date chiave da non perdere.
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1° luglio 2024: tutte le aziende saranno tenute ad accettare le fatture elettroniche. -
1° luglio 2024 - 30 giugno 2025: le grandi aziende dovranno emettere tutte le loro fatture in formato elettronico. -
1° luglio 2025 - 30 giugno 2026: anche le medie imprese saranno obbligate a emettere tutte le loro fatture in formato elettronico. -
A partire dal 1° luglio 2026: questo obbligo verrà esteso alle PMI e alle microimprese.
Comunque, queste sono le date previste inizialmente. Ma l’attuazione è stata rinviata e verrà decisa nell’ambito della legge di bilancio per il 2024.
In sintesi, il passaggio alla fatturazione elettronica non è solo un obbligo di legge, ma rappresenta anche un’opportunità per le aziende di modernizzare le proprie pratiche, aumentare l’efficienza e rafforzare la sicurezza dei propri scambi commerciali. È quindi fondamentale che ogni azienda si prepari e si adatti a questi cambiamenti per rimanere competitiva e conforme alla normativa.
Quali sono i tempi per mettersi in regola?
Laurent Chetcuti, socio dello studio legale KPMG, ha condiviso la sua esperienza con dafMag.fr:
“A partire dal 1° luglio 2024, tutte le aziende dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche. A partire dalla stessa data, le grandi imprese saranno obbligate a emettere fatture elettroniche. Questo obbligo entrerà in vigore dal 1° gennaio 2025 per le medie imprese e dal 1° gennaio 2026 per le microimprese e le PMI. In questo caso si tiene conto della forma giuridica dell’azienda e non del gruppo.»
A quel punto avrai due opzioni tra cui scegliere:
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caricare le tue fatture su piattaforme accreditate -
oppure caricarle direttamente sul portale pubblico di fatturazione, come fanno già, ad esempio, le aziende italiane.
Come devono essere le mie fatture?
Come avrai capito, lo Stato, e più in generale l’Unione Europea, con questa direttiva vuole uniformare e strutturare le fatture, per migliorare la coerenza, la sicurezza e la qualità dei dati che vengono trasmessi in modo continuativo all’amministrazione fiscale.
Le fatture emesse e ricevute dovranno assolutamente rispettare un formato specifico e contenere dati precisi per poter essere elaborate automaticamente.
Addio quindi ai formati cartacei e ai PDF non standardizzati!
Dovrai inoltre comunicare all’amministrazione fiscale i tuoi dati ricavati da:
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delle tue vendite effettuate con aziende straniere e/o con privati (francesi e stranieri) -
dei tuoi acquisti effettuati presso aziende straniere. -
il pagamento di alcune fatture emesse e il loro stato.
Quali sono gli standard e i formati da rispettare per le fatture elettroniche?
Per adeguarsi alla nuova normativa e garantire una transizione senza intoppi verso la fatturazione elettronica, è fondamentale capire quali standard e formati devono rispettare le tue fatture.
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Formato UBL (Universal Business Language): è un formato standardizzato per i documenti commerciali elettronici, raccomandato dall’Unione Europea. -
Factur-X: è uno standard franco-tedesco che permette di integrare i dati della fattura elettronica in un file PDF, rendendoli così più facili da leggere sia per le persone che per i sistemi automatici.
Perché proprio questi formati?
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Interoperabilità: questi standard consentono una migliore comunicazione e uno scambio di dati più efficiente tra i diversi sistemi informatici utilizzati dalle aziende e dall’amministrazione fiscale. -
Automazione dell’elaborazione: grazie a questi formati, è possibile elaborare automaticamente le fatture, riducendo così gli errori e velocizzando i tempi di elaborazione.
Dati da comunicare:
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Vendite a aziende e privati stranieri: devi trasmettere i dati relativi a queste transazioni. -
Acquisti da società straniere: anche queste informazioni devono essere comunicate. -
Pagamento di alcune fatture: è necessario inviare i dati di pagamento e lo stato delle fatture.
In sintesi, adottare i formati e gli standard giusti per le tue fatture elettroniche non è solo una questione di conformità; è anche un modo per semplificare e velocizzare i tuoi processi di fatturazione, riducendo al contempo il rischio di errori. Si tratta di un passo fondamentale per assicurarti che la tua azienda sia pronta e attrezzata per soddisfare i requisiti della fatturazione elettronica obbligatoria.
Quali sono i rischi se non mi adeguo alle norme?
È ovvio che la fatturazione elettronica sia uno strumento efficace per combattere i ritardi nei pagamenti, migliorare il tuo capitale circolante e quindi evitare il fallimento. Oggi, in Francia, si stima che i debiti finanziari ammontino a circa 420 miliardi!
Chi non si adeguerà verrà sanzionato: «Per il mancato rispetto dell’e-invoicing, si rischia una multa di 15 euro per fattura, con un limite massimo di 15.000 euro all’anno. Per il mancato rispetto dell’e-reporting, la multa è di 250 euro per ogni trasmissione, anch’essa limitata a 15.000 euro per anno civile. Ma la sanzione principale, in modo indiretto, riguarda proprio la liquidità. Se un’azienda non invia una fattura elettronica, semplicemente non verrà pagata », aggiunge Laurent Chetcuti.
Come mi preparo?
“Nessun vento è favorevole a chi non sa dove andare”
Rivedi da zero i tuoi strumenti e pensa in anticipo a chi scegliere come partner. Già che ci sei, dai un’occhiata a questa TOP 10 delle insidie da evitare durante la migrazione di un ERP. 😉
Furious individua automaticamente le fatture da emettere, gestisce la riconciliazione bancaria, prevede la tua liquidità a 12 mesi, comunica in modo autonomo con i tuoi team e ti fa risparmiare tempo. E, soprattutto, ti permette di essere in regola con le normative future.
Furious è anche e soprattutto un software certificato per la fatturazione elettronica (certificazione NF203)
Quali sono i passaggi da seguire per implementare la fatturazione elettronica nella propria azienda?
L’implementazione della fatturazione elettronica è un processo che richiede organizzazione e precisione. Ecco i passaggi chiave da seguire:
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Valutazione delle esigenze e delle risorse disponibili: analizza gli strumenti e i sistemi che usi attualmente per la fatturazione. -
Ricerca e scelta di una soluzione di fatturazione elettronica: scegli un software adatto alle dimensioni e alle esigenze specifiche della tua azienda. -
Formazione del personale: assicurati che i tuoi dipendenti siano formati e abbiano familiarità con il nuovo sistema. -
Test del sistema: prima di passare completamente alla fatturazione elettronica, fai dei test per assicurarti che tutto funzioni correttamente. -
Implementazione: una volta che tutto è pronto e testato, implementa la fatturazione elettronica in tutta l’azienda. -
Monitoraggio e adeguamenti: tieni d’occhio il processo e apporta gli adeguamenti necessari per garantire una transizione senza intoppi.
Piattaforma per la fatturazione elettronica: come scegliere la soluzione giusta?
Il mercato offre tantissime soluzioni di fatturazione elettronica, ed è fondamentale scegliere quella più adatta alla tua azienda.
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Facilità d’uso: scegli una soluzione intuitiva e facile da usare. -
Conformità alla normativa: assicurati che la soluzione rispetti le norme e gli standard in vigore. -
Integrazione con gli altri tuoi strumenti: la soluzione deve potersi integrare facilmente con gli altri software che usi. -
Assistenza e supporto: verifica la qualità del servizio di assistenza clienti offerto dal fornitore.
Insomma, ogni cambiamento è un’opportunità e questa riforma ti dà un motivo in più per scegliere un ERP.
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