Molti dei nostri utenti utilizzavano Excel, o addirittura Word o InDesign per i più audaci, prima di scoprire Furious per creare i loro preventivi e le loro fatture.
Tuttavia, al di là delle limitazioni estetiche e del tempo speso per queste attività, la scelta di non utilizzare un software di fatturazione software di fatturazione può essere un vero e proprio errore nella gestione quotidiana della tua azienda.
Infatti, una fattura redatta senza l’utilizzo di un software approvato (sia esso single-tasking o ERP come Furious) può essere contestata legalmente. Inoltre, ci sono molti vantaggi nell’integrare uno strumento di fatturazione nel tuo sistema gestionale, ed è proprio di questo che ti parleremo.
Per cominciare, il software di fatturazione ti offre una migliore rendicontazione e un’accurata tracciabilità dell’IVA. Puoi essere sicuro che tutte le informazioni legali e obbligatorie siano incluse nei tuoi documenti, in linea con i requisiti della Direzione Generale delle Finanze Pubbliche (DGFIP). Questo è particolarmente importante se sei un’azienda soggetta a IVA o se effettui transazioni con il settore pubblico.
Un software come Furious garantisce che ogni fattura emessa sia conforme agli standard attuali, mostrando chiaramente informazioni essenziali come il numero SIREN, l’indirizzo del mittente e del destinatario e i dettagli della consegna o del servizio fornito.
Quando viene emessa una fattura, questa deve essere trasmessa tramite una piattaforma di dematerializzazione approvata dalla DGFIP, garantendo così una trasmissione sicura dei dati delle transazioni. Nel 2023, la scadenza per l’obbligo di fatturazione elettronica tra aziende è stata posticipata, il che significa che tutte le aziende che si occupano di fatturazione devono essere pronte a emettere le loro fatture in un formato strutturato che risponda ai requisiti della DGFIP.
In sintesi, l’utilizzo di un software di fatturazione è ormai un elemento cruciale nella gestione amministrativa della tua attività. Garantisce la conformità dei tuoi documenti, facilita la trasmissione dei dati essenziali alla DGFIP e ti fa risparmiare tempo prezioso(automazione di preventivi e fatture). Non sottovalutare l’importanza di questa fase e assicurati di scegliere la soluzione migliore per la tua azienda, in modo da essere completamente preparato all’introduzione generalizzata della fatturazione elettronica.
*Aprile2024: il nostro software, Furious, ha appena ricevuto il rinnovo della certificazione NF203 per il 2024/2025, con le congratulazioni della giuria – una garanzia per i nostri clienti di conformità ai nuovi standard per la fatturazione elettronica. Siamo un software certificato!
Cos'è la fatturazione elettronica e perché è diventata indispensabile?
La fatturazione elettronica consiste nell’invio e nella ricezione di fatture in formato digitale, che consentono di elaborarle in modo più rapido, sicuro ed ecologico. La fatturazione elettronica ha assunto un ruolo importante nel mondo degli affari, soprattutto in seguito alle modifiche legislative che l’hanno resa obbligatoria in molti casi.
- Modernità ed efficienza: in un'epoca in cui tutto si velocizza, la fatturazione elettronica ti permette di non perdere tempo con le spese postali e il rischio di errori legati all'inserimento manuale dei dati.
- Maggiore sicurezza: le fatture elettroniche sono spesso più sicure delle loro controparti cartacee, grazie a sistemi di crittografia e firma elettronica.
- Archiviazione semplificata: niente più schedari polverosi! Le tue fatture vengono archiviate in formato digitale, rendendole più facili da trovare e da consultare quando ne hai bisogno.
- Eco-responsabilità: scegliendo la fatturazione elettronica, contribuisci a ridurre l'uso della carta e la tua impronta di carbonio.
I vantaggi della fatturazione elettronica per le aziende
L’adozione della fatturazione elettronica rappresenta una leva di crescita e sicurezza per le aziende, qualunque sia il loro settore di attività.
- Costi inferiori: meno carta, meno spese postali, meno errori... La fatturazione elettronica offre notevoli risparmi.
- Miglioramento del flusso di cassa: i pagamenti sono spesso più rapidi con le fatture elettroniche, migliorando il flusso di cassa dell'azienda.
- Conformità garantita: con il crescente obbligo di passare alla fatturazione elettronica, l'adozione di questa tecnologia ti garantirà la conformità alle normative più recenti.
- Ottimizzazione delle relazioni con i fornitori e i clienti: la chiarezza e la velocità delle transazioni elettroniche aiutano a creare fiducia tra te, i tuoi fornitori e i tuoi clienti.
Quindi integrare la fatturazione elettronica nei tuoi processi non è solo un obbligo di legge, ma anche un’opportunità per ottimizzare la gestione e migliorare la sicurezza e l’efficienza delle tue transazioni commerciali.
L'obbligo di digitalizzazione delle fatture come bonus
Attraverso le leggi finanziarie per il 2020 e il 2021, il governo francese spera di accelerare il suo piano di modernizzazione della vita economica delle imprese (o fatturazione elettronica) e della trasmissione dei dati alle autorità fiscali (o e-reporting). A titolo di esempio, alcuni paesi, come l’Italia, sono più avanti di noi in questo settore.
L’obbligo di digitalizzare le fatture entrerà quindi in vigore il 1° luglio 2024 per tutte le transazioni B2B.
Perché?
- Ridurre i costi di trattamento
Il costo di elaborazione delle fatture non è trascurabile e la differenza tra la versione cartacea (stimata in 10 euro) e quella elettronica (stimata in 1 euro) parla da sé… #ahouiquandmême
- Semplificare gli scambi e renderli più affidabili / ridurre i tempi di pagamento
È anche chiaro che è più facile assicurarsi che le fatture siano ricevute correttamente, semplificare gli scambi tra fornitori e clienti e accelerare l’intero processo grazie all’assenza di carta. Ma questo richiede che tutte le parti interessate siano in grado di emettere e ricevere fatture elettroniche.
- Rafforzare la lotta alle frodi IVA, ma anche precompilare le tue dichiarazioni IVA. In breve, una migliore tracciabilità.
- Rafforzare la competitività delle aziende francesi
La fatturazione elettronica è obbligatoria in Francia e chi ne è interessato?
Dopo l’annuncio delle leggi finanziarie per il 2020 e il 2021, il governo francese ha dichiarato chiaramente la sua intenzione di accelerare la digitalizzazione delle transazioni commerciali e lo scambio di dati con le autorità fiscali. Ma la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per tutte le aziende?
- Obbligatorio per tutte le transazioni B2B: a partire dal 1° luglio 2024, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per tutte le transazioni business-to-business (B2B).
- Chi è interessato? : Tutte le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni o dal settore di attività, saranno interessate da questo obbligo. Ciò include le PMI e le grandi aziende, così come gli imprenditori autonomi.
L'impatto della fatturazione elettronica obbligatoria su PMI e grandi imprese
L’obbligo di passare alla fatturazione elettronica avrà un impatto notevole sul modo in cui le aziende operano, in particolare le PMI che non hanno ancora fatto il salto nel digitale.
Per le PMI :
- Investimento in strumenti adeguati: le PMI dovranno investire in soluzioni di fatturazione elettronica per garantire la conformità.
- Formazione del team: i dipendenti dovranno essere formati all'uso di questi nuovi strumenti.
- Ottimizzazione dei processi interni: questa è un'opportunità per rivedere e ottimizzare i processi interni relativi alla fatturazione.
Per le grandi aziende:
- Adattamento dei sistemi esistenti: le grandi aziende, spesso già attrezzate, dovranno adattare i loro sistemi per conformarsi ai nuovi requisiti.
- Maggiore sicurezza: la digitalizzazione delle fatture richiede un elevato livello di sicurezza per proteggere i dati sensibili.
Date chiave per l'implementazione della fatturazione elettronica obbligatoria
La fatturazione elettronica obbligatoria sarà introdotta gradualmente, con una serie di date chiave da non perdere.
- 1 luglio 2024: tutte le aziende dovranno accettare fatture elettroniche.
- 1 luglio 2024 - 30 giugno 2025: le grandi aziende dovranno emettere tutte le loro fatture in formato elettronico.
- 1 luglio 2025 - 30 giugno 2026: le medie imprese saranno a loro volta obbligate a emettere tutte le loro fatture in formato elettronico.
- Dal 1° luglio 2026: questo obbligo sarà esteso alle PMI e alle microimprese.
Tuttavia, queste erano le date inizialmente previste. Tuttavia, l’attuazione è stata posticipata e sarà decisa durante la legge finanziaria per il 2024.
In breve, il passaggio alla fatturazione elettronica non è solo un obbligo di legge, ma anche un’opportunità per le aziende di modernizzare le loro pratiche, aumentare l’efficienza e migliorare la sicurezza dei loro scambi commerciali. È quindi fondamentale che ogni azienda si prepari e si adatti a questi cambiamenti per rimanere competitiva e conforme alla legislazione.
Quali sono le scadenze per la conformità?
Laurent Chetcuti, partner di KPMG, ha condiviso la sua esperienza con dafMag.fr:
“A partire dal 1° luglio 2024, tutte le aziende dovranno essere in grado di ricevere una fattura elettronica. Alla stessa data, le grandi aziende saranno obbligate a emettere fatture elettroniche. L’obbligo entrerà in vigore a partire dal 1° gennaio 2025 per le PMI e dal 1° gennaio 2026 per le VSE e le PMI. In questo caso viene presa in considerazione la struttura giuridica dell’azienda e non quella del gruppo”.
A quel punto hai due possibilità:
- invia le tue fatture alle piattaforme accreditate
- oppure inviarli direttamente al portale pubblico di fatturazione, come già fanno le aziende italiane.
Come devono essere le mie fatture?
Come avrai capito, il governo e, più in generale, l’Unione Europea, stanno utilizzando questa direttiva per standardizzare e strutturare le fatture, al fine di migliorare la coerenza, la sicurezza e la qualità dei dati trasmessi alle autorità fiscali.
Le fatture emesse e ricevute devono rispettare un formato specifico e dati precisi per essere elaborate automaticamente.
Quindi addio ai formati cartacei e PDF non standard!
Dovrai inoltre fornire alle autorità fiscali i tuoi dati da :
- delle tue vendite a società e/o individui stranieri (francesi e stranieri)
- dei tuoi acquisti da aziende straniere.
- il pagamento di alcune fatture emesse e il loro stato.
Quali standard e formati devono rispettare le fatture elettroniche?
Per conformarsi alla nuova normativa e garantire una transizione senza problemi alla fatturazione elettronica, è essenziale comprendere gli standard e i formati che le fatture devono rispettare.
- Formato UBL (Universal Business Language): è un formato standardizzato per i documenti commerciali elettronici, raccomandato dall'Unione Europea.
- Factur-X: si tratta di uno standard franco-tedesco per integrare i dati delle fatture elettroniche in un file PDF, facilitandone la lettura da parte di uomini e macchine.
Perché questi formati?
- Interoperabilità: questi standard consentono una migliore comunicazione e uno scambio di dati tra i diversi sistemi informatici utilizzati dalle aziende e dalle autorità fiscali.
- Elaborazione automatica: grazie a questi formati, le fatture possono essere elaborate automaticamente, riducendo gli errori e accelerando i tempi di elaborazione.
Dati da comunicare :
- Vendite a società e persone fisiche straniere: devi presentare i dati relativi a queste transazioni.
- Acquisti da aziende estere: è necessario fornire anche queste informazioni.
- Pagamento di alcune fatture: devono essere trasmessi i dati di pagamento e lo stato della fattura.
In breve, adottare i formati e gli standard giusti per le tue fatture elettroniche non è solo una questione di conformità; è anche un modo per semplificare e velocizzare i processi di fatturazione, riducendo il rischio di errori. Si tratta di un passo fondamentale per garantire che la tua azienda sia pronta e attrezzata per soddisfare i requisiti della fatturazione elettronica obbligatoria.
Quali sono i rischi se non mi adeguo?
È chiaro che la fatturazione elettronica è un’arma efficace nella lotta contro le lunghe scadenze di pagamento, migliorando il tuo BRF ed evitando così il fallimento. Si stima che la Francia abbia attualmente quasi 420 miliardi di debiti finanziari!
Chi non si adegua verrà sanzionato: ” In caso di mancata conformità alla fatturazione elettronica, rischiano una multa di 15 euro per fattura, limitata a 15.000 euro all’anno. In caso di mancato rispetto dell’e-reporting, la multa è di 250 euro per ogni trasmissione, sempre con un limite di 15.000 euro per anno solare. Ma la sanzione principale è indiretta, in termini di denaro. Se un’azienda non presenta una fattura elettronica, semplicemente non verrà pagata. “, afferma Laurent Chetcuti.
Come mi preparo?
“Nessun vento è favorevole a chi non sa dove andare“.
Devi rivedere i tuoi strumenti e pianificare la scelta del tuo partner. A proposito, dai un’occhiata alla TOP 10 delle insidie da evitare quando si migra a un sistema ERP. 😉
Furious rileva automaticamente le fatture da emettere, fornisce la riconciliazione bancaria, anticipa il flusso di cassa su un periodo di 12 mesi, comunica autonomamente con i tuoi team e ti fa risparmiare tempo. E soprattutto, ti aiuta a rispettare le normative in vigore.
Furious è anche certificato per la fatturazione elettronica (certificazione NF203).
Quali sono i passi da compiere per impostare la fatturazione elettronica nella tua azienda?
L’implementazione della fatturazione elettronica è un processo che richiede organizzazione e precisione. Ecco i passi fondamentali da seguire:
- Valutazione delle esigenze e delle risorse esistenti: analizza gli strumenti e i sistemi che attualmente utilizzi per la fatturazione.
- Ricerca e scelta di una soluzione di fatturazione elettronica: scegli un software adatto alle dimensioni e alle esigenze specifiche della tua azienda.
- Formazione del team: assicurati che i tuoi dipendenti siano formati e a proprio agio con il nuovo sistema.
- Testare il sistema: prima di passare completamente alla fatturazione elettronica, esegui alcuni test per assicurarti che tutto funzioni correttamente.
- Implementazione: una volta che tutto è pronto e testato, implementa la fatturazione elettronica in tutta l'azienda.
- Monitoraggio e aggiustamenti: controlla il processo e fai gli aggiustamenti necessari per garantire una transizione senza intoppi.
Piattaforma di fatturazione elettronica: come scegliere la soluzione giusta?
Il mercato offre una moltitudine di soluzioni di fatturazione elettronica ed è fondamentale scegliere quella più adatta alla tua attività.
- Facilità d'uso: scegli una soluzione intuitiva e facile da usare.
- Conformità alla legislazione: assicurati che la soluzione sia conforme alle norme e agli standard attuali.
- Integrazione con gli altri strumenti: la soluzione deve essere in grado di integrarsi facilmente con gli altri software che utilizzi.
- Supporto e assistenza: verifica la qualità dell'assistenza clienti offerta dal fornitore.
In breve, ogni cambiamento è un’opportunità e questa riforma ti offre un motivo in più per stipulare un ERP.
Contattaci per una rapida dimostrazione che potrebbe cambiare la tua vita!
