Estás preparado para a reforma da faturação prevista para 2026?

Juliette Saez-Lopez
Autor verificado
27 de Maio, 2022

Muitos dos nossos utilizadores usavam o Excel, ou até o Word ou o InDesign — os mais ousados —, antes de descobrirem o Furious para criar os seus orçamentos e faturas.

No entanto, para além das limitações estéticas e do tempo que estas tarefas exigem, a decisão de não usar um software de faturação específico acaba por ser um verdadeiro erro na gestão diária da tua empresa.

Na verdade, uma fatura emitida sem usar um software aprovado (seja ele de função única ou um ERP, como o Furious) pode ser contestada judicialmente. Além disso, integrar uma ferramenta de faturação no teu sistema de gestão traz várias vantagens, e é precisamente isso que vamos explicar-te em pormenor.

Para começar, um software de faturação permite-te ter um melhor sistema de relatórios e um acompanhamento preciso do IVA. Tens a garantia de que todas as menções legais e obrigatórias constam dos teus documentos, em conformidade com os requisitos da Direção-Geral das Finanças Públicas (DGFIP). Isto é ainda mais importante se fores uma empresa sujeita ao IVA ou se realizares transações com o setor público.

Um software como o Furious garante que cada fatura emitida cumpra as normas em vigor, apresentando de forma clara as informações essenciais, como o número SIREN, a morada do emissor e do destinatário, bem como os detalhes relativos à entrega ou à prestação do serviço.

Quando uma fatura é emitida, tem de ser enviada através de uma plataforma de desmaterialização aprovada pela DGFIP, garantindo assim uma transmissão segura dos dados da transação. Em 2023, foi aprovado o adiamento da data de entrada em vigor da obrigação de faturação eletrónica entre empresas, o que significa que todas as empresas envolvidas na faturação têm de estar preparadas para emitir as suas faturas num formato estruturado e em conformidade com os requisitos da DGFIP.

Resumindo,a utilização de um software de faturação é agora um elemento crucial na gestão administrativa da tua empresa. Garante a conformidade dos teus documentos, facilita o envio de dados essenciais à DGFIP e poupa-te um tempo precioso (automatização de orçamentos e faturas). Não subestimes a importância desta etapa e certifica-te de que escolhes a melhor solução para a tua empresa, para estares perfeitamente preparado para a entrada em vigor da generalização da faturação eletrónica.

*Abril de 2024: o nosso software, o Furious, acabou de receber a renovação da certificação NF203 para o ano de 2024/2025, com menção honrosa do júri — o que garante aos nossos clientes a conformidade com as novas normas de faturação eletrónica. Somos um software certificado!

O que é a faturação eletrónica e por que é que se tornou imprescindível?

A faturação eletrónica consiste no envio e na receção de faturas em formato digital, o que permite um processamento mais rápido, seguro e ecológico. Tem vindo a assumir um papel preponderante no mundo dos negócios, sobretudo com as alterações legislativas que a tornam obrigatória em muitos casos.


  • Modernidade e eficiência: numa época em que tudo se acelera, a faturação eletrónica permite não perder tempo com envios pelo correio e evitar os riscos de erro associados à introdução manual de dados.

  • Maior segurança: as faturas eletrónicas costumam ser mais seguras do que as em papel, graças aos sistemas de encriptação e de assinatura eletrónica.

  • Arquivo simplificado: acabaram-se as pastas empoeiradas! As tuas faturas são guardadas em formato digital, o que facilita a sua pesquisa e acesso sempre que precisares.

  • Responsabilidade ambiental: ao optar pela faturação eletrónica, estás a contribuir para reduzir o consumo de papel e a diminuir a pegada de carbono.

As vantagens da faturação eletrónica para as empresas

A adoção da faturação eletrónica é um fator de crescimento e segurança para as empresas, independentemente do setor em que atuam.


  • Redução de custos: menos papel, menos envios pelo correio, menos erros… A faturação eletrónica permite poupar bastante.

  • Melhoria do fluxo de caixa: os pagamentos costumam ser mais rápidos com as faturas eletrónicas, o que melhora o fluxo de caixa da empresa.

  • Conformidade garantida: com a crescente obrigação de passar para a faturação eletrónica, a sua adoção garante que estás em conformidade com as regulamentações mais recentes.

  • Relações otimizadas com fornecedores e clientes: a clareza e a rapidez das transações eletrónicas ajudam a reforçar a confiança entre ti, os teus fornecedores e os teus clientes.

Assim, integrar a faturação eletrónica nos teus processos não é só uma obrigação legal, é também uma oportunidade para otimizar a tua gestão e reforçar a segurança e a eficiência das tuas transações comerciais.

A obrigação de digitalizar as faturas como vantagem

O Estado francês, através da Lei das Finanças de 2020 e 2021, pretende acelerar o seu plano de modernização da gestão económica das empresas (ou faturação eletrónica) e a transmissão de dados à administração fiscal (ou reporte eletrónico). Por exemplo, alguns países, como a Itália, estão mais avançados do que nós nesta matéria.

A obrigação de digitalização das faturas entrará, portanto, em vigor a 1 de julho de 2024 em todas as transações B2B.

Porquê?


  • Reduzir os custos de tratamento

O custo do processamento das faturas não é nada desprezível e a diferença entre a versão em papel (estimada em 10 euros) e a versão digital (estimada em 1 euro) fala por si… #ahmasmesmo


  • Simplificar e tornar as transações mais fiáveis / reduzir os prazos de pagamento

Também é óbvio que é mais fácil garantir que as faturas são bem recebidas, simplificar as trocas entre fornecedores e clientes e acelerar todo o processo através da digitalização. Mas isso implica que todas as partes envolvidas tenham capacidade para emitir e receber faturas eletrónicas.


  • Reforçar a luta contra a fraude ao IVA, mas também preencher previamente as tuas declarações de IVA. Resumindo, uma melhor rastreabilidade.

  • Reforçar a competitividade das empresas francesas

A fatura eletrónica é obrigatória em França e quem é que tem de a usar?

Desde o anúncio da Lei das Finanças de 2020 e 2021, o Estado francês deixou bem clara a sua vontade de acelerar a digitalização das transações comerciais e das trocas de dados com a administração fiscal. Mas então, será que a fatura eletrónica se tornou obrigatória para todas as empresas?


  • Obrigação para todas as transações B2B: a partir de 1 de julho de 2024, a faturação eletrónica será obrigatória para todas as transações entre empresas (B2B).

  • Quem é que está abrangido? : todas as empresas, independentemente da sua dimensão e do setor de atividade, vão estar sujeitas a esta obrigação. Isto inclui as PME, as grandes empresas, mas também os trabalhadores independentes.

O impacto da obrigatoriedade da faturação eletrónica nas PME e nas grandes empresas

A obrigação de passar para a faturação eletrónica vai ter um impacto significativo no funcionamento das empresas, especialmente nas PME que ainda não deram o salto para o mundo digital.

Para as PME:


  • Investimento em ferramentas adequadas: as PME vão ter de investir em soluções de faturação eletrónica para estarem em conformidade.

  • Formação das equipas: vai ser preciso dar formação aos colaboradores sobre como usar estas novas ferramentas.

  • Otimização dos processos internos: é uma boa oportunidade para rever e otimizar os processos internos relacionados com a faturação.

Para as grandes empresas:


  • Adaptação dos sistemas existentes: as grandes empresas, que muitas vezes já estão equipadas, vão ter de adaptar os seus sistemas para estarem em conformidade com os novos requisitos.

  • Reforço da segurança: a digitalização das faturas exige um elevado nível de segurança para proteger os dados sensíveis.

As datas-chave para a implementação da faturação eletrónica obrigatória

A implementação da faturação eletrónica obrigatória vai acontecer de forma gradual, com datas importantes que não podes perder.


  • 1 de julho de 2024: todas as empresas têm de aceitar faturas eletrónicas.

  • 1 de julho de 2024 - 30 de junho de 2025: as grandes empresas terão de emitir todas as suas faturas em formato eletrónico.

  • 1 de julho de 2025 - 30 de junho de 2026: as empresas de média dimensão vão, por sua vez, ser obrigadas a emitir todas as suas faturas em formato eletrónico.

  • A partir de 1 de julho de 2026: esta obrigação vai passar a aplicar-se às PME e às microempresas.

No entanto, estas são as datas inicialmente previstas. Contudo, a implementação foi adiada e será decidida no âmbito da lei de orçamento para 2024.

Resumindo, a transição para a faturação eletrónica não é só uma obrigação legal, mas também uma oportunidade para as empresas modernizarem as suas práticas, ganharem eficiência e reforçarem a segurança das suas transações comerciais. Por isso, é fundamental que cada empresa se prepare e se adapte a estas mudanças para se manter competitiva e em conformidade com a legislação.

Quais são os prazos para estar em conformidade?

Laurent Chetcuti, advogado sócio da KPMG, partilhou os seus conhecimentos com a dafMag.fr:

“A partir de 1 de julho de 2024, todas as empresas terão de estar preparadas para receber faturas eletrónicas. Nessa mesma data, as grandes empresas serão obrigadas a emitir faturas eletrónicas. Esta obrigação entra em vigor a partir de 1 de janeiro de 2025 para as empresas de média dimensão e a partir de 1 de janeiro de 2026 para as microempresas e as PME. O que importa aqui é ter em conta a estrutura jurídica da empresa e não a do grupo.»

Nessa altura, vais ter duas opções:


  • carregar as tuas faturas em plataformas acreditadas

  • ou enviá-las diretamente para o portal público de faturação, como já fazem, por exemplo, as empresas italianas.

Como é que as minhas faturas devem ser?

Como já deves ter percebido, o Estado e, de forma mais ampla, a União Europeia, pretendem, com esta diretiva, uniformizar e estruturar as faturas, de modo a reforçar a coerência, a segurança e a qualidade dos dados que são transmitidos continuamente à administração fiscal.

As faturas emitidas e recebidas têm de seguir obrigatoriamente um formato específico e conter dados precisos para poderem ser processadas automaticamente.

Adeus, então, aos formatos em papel e PDF não normalizados!

Também terás de comunicar à administração fiscal os teus dados provenientes de:


  • das tuas vendas realizadas a empresas estrangeiras e/ou a particulares (franceses e estrangeiros)

  • das tuas compras feitas a empresas estrangeiras.

  • o pagamento de algumas faturas emitidas, bem como o seu estado.

Quais são as normas e os formatos a respeitar nas faturas eletrónicas?

Para cumprir a nova legislação e garantir uma transição suave para a faturação eletrónica, é essencial perceber quais são as normas e os formatos que as tuas faturas têm de respeitar.


  • Formato UBL (Universal Business Language): é um formato padronizado para documentos comerciais eletrónicos, recomendado pela União Europeia.

  • Factur-X: é um padrão franco-alemão que permite integrar os dados da fatura eletrónica num ficheiro PDF, facilitando assim a leitura tanto por pessoas como por máquinas.

Porquê estes formatos?


  • Interoperabilidade: estas normas permitem uma melhor comunicação e troca de dados entre os diferentes sistemas informáticos utilizados pelas empresas e pela administração fiscal.

  • Automatização do processamento: graças a estes formatos, é possível processar as faturas automaticamente, reduzindo assim os erros e acelerando os prazos de processamento.

Dados a comunicar:


  • Vendas a empresas e particulares estrangeiros: tens de enviar os dados relativos a essas transações.

  • Compras a empresas estrangeiras: estas informações também têm de ser comunicadas.

  • Pagamento de algumas faturas: é preciso enviar os dados de pagamento e o estado das faturas.

Resumindo, adotar os formatos e normas certos para as tuas faturas eletrónicas não é só uma questão de conformidade; é também uma forma de simplificar e acelerar os teus processos de faturação, ao mesmo tempo que reduz os riscos de erros. Isto representa um passo crucial para garantir que a tua empresa está preparada e equipada para cumprir os requisitos da faturação eletrónica obrigatória.

Quais são os riscos se eu não cumprir as regras?

É óbvio que a faturação eletrónica é uma arma eficaz para combater os atrasos nos pagamentos, melhorar o teu capital circulante e, assim, evitar a falência. Hoje em dia, estima-se que existam cerca de 420 mil milhões de dívidas financeiras em França!

Quem não cumprir as regras vai ser penalizado: «Pelo incumprimento da faturação eletrónica, arriscam-se a uma multa de 15 euros por fatura, com um limite de 15 000 euros por ano. Pelo incumprimento do e-reporting, a multa é de 250 euros por transmissão, também limitada a 15 000 euros por ano civil. Mas a principal penalização está, de forma indireta, relacionada com o dinheiro. Se uma empresa não enviar uma fatura eletrónica, simplesmente não vai ser paga », acrescenta Laurent Chetcuti.

Como é que me preparo para isso?

“Nenhum vento é favorável para quem não sabe para onde ir”

Revê todas as tuas ferramentas e pensa com antecedência na escolha do teu parceiro. Já agora, dá uma olhadela neste TOP 10 das armadilhas a evitar durante a migração de um ERP. 😉

O Furious deteta automaticamente as faturas a emitir, faz a reconciliação bancária, antecipa a tua tesouraria para os próximos 12 meses, comunica de forma autónoma com as tuas equipas e poupa-te tempo. E, acima de tudo, permite-te estar em conformidade com a regulamentação que está para entrar em vigor.

O Furious é também, e acima de tudo, um software certificado para a faturação eletrónica (certificação NF203)

Quais são os passos a seguir para implementar a faturação eletrónica na tua empresa?

A implementação da faturação eletrónica é um processo que exige organização e precisão. Aqui estão os passos principais a seguir:


  • Avaliação das necessidades e dos recursos existentes: analisa as ferramentas e os sistemas que usas atualmente para a faturação.

  • Pesquisa e escolha de uma solução de faturação eletrónica: opta por um software adequado à dimensão e às necessidades específicas da tua empresa.

  • Formação das equipas: certifica-te de que os teus funcionários recebem formação e se sentem à vontade com o novo sistema.

  • Teste do sistema: antes de passares totalmente para a faturação eletrónica, faz alguns testes para te certificares de que tudo funciona bem.

  • Implementação: assim que tudo estiver pronto e testado, implementa a faturação eletrónica em toda a empresa.

  • Acompanhamento e ajustes: acompanha o processo e faz os ajustes necessários para garantir uma transição suave.

Plataforma de faturação eletrónica: como escolher a solução certa?

O mercado oferece uma grande variedade de soluções de faturação eletrónica, e é fundamental escolher aquela que melhor se adequa à tua empresa.


  • Facilidade de utilização: opta por uma solução intuitiva e fácil de aprender a usar.

  • Conformidade com a legislação: certifica-te de que a solução cumpre as normas e padrões em vigor.

  • Integração com as tuas outras ferramentas: a solução tem de se poder integrar facilmente com os outros programas que usas.

  • Apoio e assistência: verifica a qualidade do apoio ao cliente oferecido pelo fornecedor.

Resumindo, qualquer mudança é uma oportunidade e esta reforma dá-te mais um motivo para adotares um ERP.

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