Excesos de plazo, explosión de presupuestos, insatisfacción de los clientes… Como jefe de proyecto, una mala gestión de proyecto en una ESN puede tener consecuencias desastrosas para la empresa.
Según un estudio del Project Management Institute (PMI), cerca del 11,4% de los proyectos fracasan por completo debido a una gestión ineficaz. En un sector donde las exigencias técnicas son complejas y los márgenes de maniobra reducidos, una gestión rigurosa no es una opción, sino una necesidad.
¿Se pregunta por dónde empezar? Descubra los tres primeros pasos para lograrlo.
Los 3 primeros pasos
Definir objetivos claros
Antes de sumergirse en la acción, siente unas bases sólidas. Defina unos objetivos precisos que guiarán cada etapa de su proyecto.
Estos objetivos no son simplemente casillas de verificación: concentran al equipo en lo esencial y evitan las distracciones. Cuando todo el mundo sabe a dónde va, las probabilidades de éxito se disparan.
Coordinar a sus equipos y sus recursos
Una coordinación eficaz de los equipos y de los recursos marca la diferencia entre un proyecto que avanza y uno que se estanca. Distribuya las tareas de manera estratégica para que cada miembro del equipo utilice sus habilidades donde más importan.
Planifique las fases del proyecto, anticipe los riesgos, y manténgase flexible ante los imprevistos. Cuando todo está bien alineado, su proyecto tiene todas las posibilidades de desarrollarse sin problemas.
Utilizar las herramientas de gestión adecuadas
No se complique la vida: utilice las herramientas adecuadas. Soluciones como Furious centralizan toda la información del proyecto, automatizan las tareas repetitivas y le permiten seguir el avance en tiempo real.
¿Quiere que todo el mundo esté en la misma onda? Utilice una herramienta que facilite la comunicación entre las partes interesadas y asegure que su proyecto se mantenga en el buen camino de principio a fin.
Agile, Scrum, Kanban, Lean… elegir la metodología adecuada
Agile VS Scrum para los proyectos informáticos
Cuando se trata de proyectos informáticos, elegir entre Agile y Scrum puede parecer complicado. Agile le ofrece un enfoque flexible con ciclos cortos llamados “sprints”, ideales para adaptarse a los comentarios de las partes interesadas. Es perfecto para un equipo que debe colaborar estrechamente y reaccionar rápidamente a los cambios.
Por otro lado, Scrum es una versión estructurada de Agile. Con sprints de dos a cuatro semanas, Scrum le guía a través de fases de planificación, realización, revisión y retrospectiva, asegurando una mejora continua en cada etapa.
Kanban VS Lean para optimizar los procesos
Cuando se trata de optimizar sus procesos y de reducir los desperdicios, dos métodos destacan: Kanban y Lean.
- Kanban: Con su panel visual, Kanban le permite seguir el avance de las tareas de un vistazo. Este método ofrece una gestión fluida y adaptable, ideal para mantener el control sobre los proyectos en tiempo real.
- Lean: Por su parte, Lean se centra en la eliminación de las ineficiencias y la optimización de los recursos. Su objetivo es maximizar el valor añadido para el cliente reduciendo los desperdicios en cada etapa del proyecto.
¿Nuestro consejo de Furious?
Combinar estas metodologías permite aprovechar sus ventajas respectivas.
Por ejemplo, estructure sus sprints con Scrum para mantener un marco claro, luego utilice Kanban para visualizar las tareas dentro de cada sprint.
Las herramientas indispensables para una gestión eficaz
Los 3 beneficios de los softwares de gestión
Utilizar un software de gestión de proyectos le simplifica la vida en varios frentes:
- Centralización de la información: Todos los datos de su proyecto se agrupan en un solo lugar, lo que facilita la comunicación y la colaboración entre los equipos. Esto reduce los errores y alinea a todas las partes interesadas en los mismos objetivos.
- Automatización de las tareas: Las tareas repetitivas se automatizan, lo que le permite ahorrar tiempo y reducir los errores humanos. Así, puede concentrarse en los aspectos estratégicos de sus proyectos.
- Seguimiento en tiempo real: Puede seguir el avance de los proyectos en tiempo real, identificar rápidamente los problemas y ajustar sus planes en consecuencia. Esta visibilidad le permite tomar decisiones proactivas.
Furious: una solución todo en uno
En la gestión de proyectos en una ESN, Furious destaca como una solución completa que centraliza la información, automatiza las tareas y asegura una coordinación fluida.
Con Furious, puede:
- Seguir el avance de sus proyectos gracias a paneles de control intuitivos.
- Gestionar sus recursos de manera óptima asignando las tareas adecuadas a las personas adecuadas.
- Planificar eficazmente con herramientas avanzadas de planificación.
- Facilitar la comunicación entre los miembros del equipo y con los clientes, centralizando todas las interacciones y documentos relacionados con el proyecto.
En resumen, Furious es una plataforma integrada que ayuda a las ESN a gestionar sus proyectos de forma más eficaz, reduciendo los riesgos y aumentando las posibilidades de éxito.
Superar los desafíos en la gestión de proyectos
Agilizar la comunicación y la colaboración dentro del equipo
¿Sus proyectos sufren malentendidos o retrasos? Asegúrese de que su equipo disponga de canales de comunicación claros y abiertos como Furious para intercambiar información, resolver problemas y coordinar las tareas.
- Reuniones periódicas: Haga un balance regularmente sobre el avance y los obstáculos.
- Herramientas de comunicación: Acelere los intercambios con plataformas instantáneas.
- Documentos compartidos: Centralice toda la información para un acceso fácil por todo el equipo.
Respetar los plazos y los presupuestos
Los plazos que se disparan y los presupuestos que se descontrolan son las pesadillas de todo jefe de proyecto. Con el método adecuado de gestión de prioridades, puede mantener el control de su proyecto y minimizar los imprevistos:
- Fije plazos realistas: Tenga en cuenta los imprevistos y prevea márgenes de maniobra.
- Supervise el presupuesto en tiempo real: Utilice herramientas de seguimiento como Furious para ajustar las previsiones en cuanto sea necesario.
- Anticipe los riesgos: Identifique las posibles trampas desde el principio y prepare planes de acción para sortearlas.
Utilizar herramientas de seguimiento en tiempo real
Imagine descubrir un exceso de presupuesto o un retraso crítico demasiado tarde para reaccionar eficazmente. Sin una visibilidad en tiempo real, estos problemas pueden escapar a su control. Es aquí donde herramientas como Furious marcan la diferencia. Le permiten seguir el avance de los proyectos al instante, identificar las desviaciones en cuanto se producen y tomar decisiones informadas. Usted sigue siendo el amo del proyecto ajustando sus estrategias en el momento adecuado.
El caso de la agencia Pop for you
Pop for you, una agencia especializada en campañas de marketing innovadoras, utiliza Furious desde 2021 para optimizar la gestión de sus proyectos. Caroline Vignand Olivier, fundadora y directora, explica cómo Furious ha transformado su forma de trabajar.
Antes de Furious, Pop for you se debatía con una gestión fragmentada y aproximada. Tras su adopción, la agencia se beneficia de una gestión integrada, precisa y optimizada, lo que mejora tanto la productividad como la rentabilidad.
Con Furious, la agencia ha podido:
- Centralizar la información: Todos los datos son ahora accesibles en un solo lugar, lo que simplifica la comunicación y la coordinación.
- Mejorar la planificación: La gestión de los planes se ha vuelto más precisa gracias a una visión general del “pipe de venta” y a la capacidad de probabilizar fácilmente los proyectos.
- Ahorrar tiempo: Furious ha permitido ahorrar alrededor de 5 horas a la semana, que se han reinvertido en tareas de alto valor añadido.
- Anticipar y optimizar el staffing: Una mejor anticipación de los recursos ha transformado el staffing, haciendo que la agencia sea más reactiva y eficaz.
¿Por qué elegir Furious?
Como jefe de proyecto, necesita herramientas potentes para gestionar sus responsabilidades. Furious le ofrece paneles de control intuitivos, herramientas de planificación avanzadas y actualizaciones en tiempo real para respetar sus plazos. Con opciones de intercambio fluidas entre todas las partes interesadas, Furious es la solución ideal para garantizar el éxito de sus proyectos.
No permita que sus proyectos se descontrolen. Pruebe Furious hoy mismo y descubra cómo nuestra herramienta puede garantizar el éxito de sus proyectos informáticos.
