¿Por qué llevar un seguimiento de tu actividad en función del avance en lugar de la facturación?
Autor verificado
27 de mayo de 2021
Tenemos la suerte de colaborar con una amplia variedad de empresas, ya sean start-ups dinámicas, agencias creativas, empresas de servicios digitales innovadoras, anunciantes atrevidos o consultoras especializadas. Gracias a esta diversidad, hemos podido elaborar un resumen completo y preciso de las tendencias observadas en materia de seguimiento de la actividad. Curiosamente, la mayoría de las empresas con menos de 20 empleados optan por un enfoque basado en la facturación, mientras que las agencias con más de 100 empleados eligen un enfoque totalmente diferente.
El mundo laboral está en constante evolución, y los métodos para estar al día de los distintos proyectos y tareas en curso no son una excepción. Pero entonces, ¿por qué dar prioridad al avance de los proyectos frente a la facturación? ¿Cuáles son los beneficios concretos para tu empresa y para cada miembro de tu equipo?
Furious, con su experiencia y sus conocimientos, se ha marcado como misión darte las respuestas a estas preguntas clave. Estamos aquí para guiarte y crear contigo el camino que te llevará a una gestión más precisa y dinámica de tus proyectos. Desde la redacción de informes hasta la creación de diagramas dinámicos, pasando por el establecimiento de hitos claros y la celebración de reuniones de seguimiento semanales, estamos aquí para ayudarte a resolver los problemas que surjan y a optimizar tus procesos.
Si utilizas porcentajes para representar el avance de tus proyectos, celebras reuniones semanales para actualizar tus diagramas y usas colores para ilustrar la evolución de tus proyectos, podrás ver, de un vistazo, en qué punto te encuentras y qué queda por hacer. Esto permitirá que cada miembro de tu equipo entienda su papel y su carga de trabajo, asegurando así que se alcancen los objetivos y que los proyectos lleguen a buen puerto.
En Furious, estamos convencidos de que este enfoque orientado al progreso es la clave para entender y controlar tanto el flujo de trabajo como los costes asociados. Así que ven a descubrir cómo podemos ayudarte a transformar tus métodos de trabajo y crear juntos el futuro de la gestión de proyectos.
Seguimiento de la actividad hasta la facturación
¿Qué es eso? Significa que todo el seguimiento de la producción se basa en el número de facturas enviadas a los clientes al año. La facturación se calcula normalmente a final de año. Jean-Mi, el contable, pregunta rápidamente qué pasa con las últimas facturas enviadas (ya sabes, esas últimas semanas de diciembre en las que todos los directores y jefes facturan a lo loco tras la advertencia del Gran Jefe o del querido director financiero) para poder relacionarlas con la facturación.
Diciembre es, pues, sinónimo de listas de PCA y FACE que hay que rellenar para la contabilidad. Curiosamente, también es el mejor mes del año para estas agencias…
¿Cuál es la ventaja? Este método de seguimiento es sencillo y sin complicaciones: solo tienes que sumar las facturas enviadas y pasarlas a contabilidad.
¿El inconveniente? Es una visión contable, muy alejada de la realidad.
Ejemplo: imagínate que vas con retraso en la facturación a algunos clientes. Podrías pensar que a la empresa le va mal; y si vas adelantado, podrías caer en la tentación de creer —erróneamente— que todo va bien…
Pero lo peor es que te arriesgas a que haya un desfase de varias semanas o incluso meses entre la realidad y lo que este sistema de seguimiento te hace creer… #failed
Otro riesgo nada desdeñable (y sabemos que probablemente ya te haya pasado… ¡Si no, qué suerte!): has avanzado más en el proyecto de lo que el cliente ha pagado… Y este te tiene en vilo para conseguir más tiempo del que ha contratado.
En fin, normalmente pasamos a hacer un seguimiento del avance después de que un proyecto haya sido un desastre…
Seguimiento del avance de las actividades
Aquí ya no hacemos un seguimiento del nivel de facturación de los clientes, sino del avance real del proyecto.
Así que, si vamos al 50 % del avance del proyecto → estamos a mitad del proyecto.
Todo queda claro, ya que la suma del avance de los proyectos te da, en tiempo real, el nivel real de producción. ¡Y, por lo tanto, la facturación real de tu empresa EN TIEMPO REAL! Adiós a las tediosas revisiones de PCA y FAE…
Así que, en tiempo real, lo ves todo: los retrasos y los avances en la facturación, los riesgos de los proyectos, los riesgos relacionados con los clientes, los riesgos de falta de personal o de exceso de personal, etc.
Se acabaron las sorpresas: todo se vuelve más sencillo, más claro y las perspectivas a largo plazo son evidentes.
Pero, ¿cómo se hace? No hay nada mágico ni imposible en esto. Para hacer un seguimiento en tiempo real del avance de un proyecto se necesita una metodología sólida. Esto explica, sobre todo, que este método se utilice, en la gran mayoría de los casos, en las empresas más estructuradas. Y, por lo tanto, de cierto tamaño.
¡Qué pena, porque una pequeña agencia que se pusiera a trabajar para crecer lo haría con más tranquilidad y, por lo tanto, tendría más posibilidades de que su crecimiento fuera un éxito!
De hecho, por experiencia, las empresas suelen esperar y darse cuenta del problema cuando alcanzan los 30 o 50 empleados. Es esa etapa en la que ya no lo tienes todo a la vista y, por lo tanto, ya no percibes las cosas de forma tan intuitiva como antes.
¡Demasiado tarde, porque a estas alturas ya es difícil cambiar los hábitos de toda la agencia!
Las ventajas de un enfoque orientado al avance en el seguimiento de proyectos
Llevar un proyecto en función de su avance, en lugar de por facturación, tiene muchas ventajas que pueden mejorar mucho la gestión y la ejecución de tus proyectos. Estas son las razones por las que este enfoque puede serte útil:
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Mayor visibilidad: obtienes una visión general precisa del estado de avance de tus proyectos, lo que te permite anticiparte mejor a posibles retrasos y reaccionar de forma proactiva. -
Optimización de recursos: al saber en qué punto se encuentra tu proyecto, puedes distribuir tus recursos de forma más eficaz, ya sea en términos de tiempo, dinero o personal. -
Mejora de la comunicación: hacer un seguimiento del progreso favorece una comunicación transparente y eficaz dentro de tu equipo, pero también con tus clientes y partes interesadas. -
Toma de decisiones informada: con datos precisos a tu disposición, podrás tomar decisiones más acertadas y ajustar tu estrategia si es necesario. -
Mayor satisfacción del cliente: al entregar tus proyectos a tiempo y cumplir con las expectativas, refuerzas la satisfacción y la confianza de tus clientes.
Así, adoptar un enfoque orientado al avance en el seguimiento de los proyectos te permite ganar en eficacia, transparencia y satisfacción del cliente, a la vez que reduces el riesgo de que las cosas se salgan de control.
¿Cómo encaja el estado de avance en el ciclo de vida de un proyecto?
El estado de avance juega un papel fundamental a lo largo de todo el ciclo de vida de un proyecto, desde su inicio hasta su cierre. Así es como se integra en cada fase:
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Inicio: en esta fase, el estado de avance ayuda a definir claramente los objetivos y las expectativas, asegurándose de que todas las partes implicadas estén en la misma onda. -
Planificación: durante la planificación, te ayuda a elaborar un plan de proyecto realista, teniendo en cuenta los recursos disponibles y las limitaciones de tiempo. -
Ejecución: durante la ejecución, es fundamental hacer un seguimiento del avance para asegurarte de que el proyecto va por buen camino, identificando rápidamente cualquier desviación respecto al plan inicial. -
Seguimiento y control: en esta fase, se utiliza el estado de avance para supervisar los progresos, controlar la calidad del trabajo realizado y ajustar el plan si es necesario. -
Cierre: por último, durante el cierre, la evaluación del progreso permite asegurarse de que se han cumplido todos los objetivos y de que el proyecto puede darse por finalizado.
Al incluir el estado de avance en cada etapa del ciclo de vida de tu proyecto, maximizas tus posibilidades de éxito y garantizas una gestión eficaz y transparente de principio a fin.
Métodos y herramientas para evaluar el estado de avance
Evaluar con precisión el estado de avance de tus proyectos es fundamental para garantizar su éxito. Por suerte, hay un montón de métodos y herramientas disponibles para ayudarte con esto. Aquí tienes una guía para orientarte:
Los indicadores clave de rendimiento para medir el progreso
Para seguir el avance de un proyecto, es fundamental centrarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos son algunos de los más relevantes:
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Porcentaje de finalización: calcula la proporción del trabajo ya realizado en relación con el proyecto en su conjunto. -
Valor ganado (Earned Value): un método de gestión de proyectos que evalúa el rendimiento comparando el trabajo realizado con el calendario y el presupuesto previstos. -
Índice de rendimiento de los costes (CPI): calcula la eficiencia de los costes de tu proyecto dividiendo el valor adquirido entre los costes reales. -
Índice de rendimiento en plazos (SPI): evalúa la eficiencia en el uso del tiempo dividiendo el valor adquirido entre el valor planificado. -
Retrasos en el calendario: identifica cualquier diferencia entre los plazos previstos y la realidad.
Si sigues estos indicadores, podrás tomar decisiones bien fundamentadas para mantener tu proyecto por el buen camino.
Usar programas de gestión de proyectos para un seguimiento eficaz
Los programas de gestión de proyectos son unos aliados muy útiles para seguir el avance de tus proyectos. Te ofrecen:
-
Centralización de la información: todos los datos relacionados con el proyecto se guardan en un mismo sitio, lo que facilita el acceso y la actualización. -
Automatización de informes: genera rápidamente informes de avance para compartir los progresos con tu equipo y las partes interesadas. -
Colaboración en tiempo real: haz que tu equipo trabaje en equipo de forma eficaz, estén donde estén. -
Seguimiento de los recursos: asegúrate de que tus recursos se utilicen de forma óptima y haz los ajustes necesarios en tiempo real si hace falta.
Al usar estas herramientas, ganarás en eficacia y precisión a la hora de hacer un seguimiento del avance de tus proyectos.
Las técnicas manuales: ventajas y limitaciones
Aunque las herramientas digitales son muy populares, algunos equipos prefieren o necesitan usar técnicas manuales para hacer un seguimiento del avance.
Ventajas:
-
Sencillez: no hace falta ninguna formación complicada ni invertir en programas informáticos. -
Flexibilidad: se adapta fácilmente a diferentes situaciones sin limitaciones técnicas.
Limitaciones:
-
Menos preciso: sin los cálculos automáticos, el riesgo de error es mayor. -
Tiempo necesario: las actualizaciones y los informes tardan más en hacerse. -
Falta de centralización: los datos pueden estar dispersos, lo que complica el acceso y el análisis.
Si sopesas las ventajas y las limitaciones, podrás elegir el método que mejor se adapte a tu proyecto y a tu equipo.
Estrategias para una comunicación eficaz sobre el avance del proyecto
La comunicación es un elemento clave en la gestión de proyectos, y esto se aplica especialmente al seguimiento del avance. A continuación te explicamos cómo puedes optimizar esta comunicación en beneficio de todos los participantes en el proyecto.
¿Cómo informar a las partes interesadas sobre el estado de avance?
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Informes periódicos: envía actualizaciones periódicas para que todo el mundo esté al tanto. -
Reuniones de seguimiento: organiza reuniones para hablar del progreso y de los próximos pasos. -
Herramientas de comunicación: usa las herramientas adecuadas para compartir la información de forma rápida y eficaz. -
Personalización de la comunicación: adapta tu comunicación al público para garantizar que sea clara y relevante.
La importancia de la transparencia y la claridad en la comunicación
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Evita la jerga: usa un lenguaje claro y sencillo para que todo el mundo lo entienda. -
Sé transparente: comparte tanto las buenas como las malas noticias para generar confianza. -
Deja claras las responsabilidades: asegúrate de que todo el mundo sepa lo que se espera de él para evitar malentendidos. -
Da ejemplos concretos: usa ejemplos reales para ilustrar los avances y los retos.
Gestionar las expectativas y responder a las dudas sobre el progreso
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Sé proactivo: anticipa las preguntas y las dudas, y abórdalas antes de que se conviertan en un problema. -
Escucha activamente: presta atención a los comentarios y demuestra que tienes en cuenta las preocupaciones -
Ajusta la planificación si es necesario: prepárate para reajustar los planes para satisfacer las necesidades y expectativas. -
Muestra empatía: comprende las preocupaciones de las partes interesadas y demuestra que les das importancia.
Para seguir el avance de un proyecto, es fundamental centrarse en los indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos son algunos de los más relevantes:
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Porcentaje de finalización: calcula la proporción del trabajo ya realizado en relación con el proyecto en su conjunto. -
Valor ganado (Earned Value): un método de gestión de proyectos que evalúa el rendimiento comparando el trabajo realizado con el calendario y el presupuesto previstos. -
Índice de rendimiento de los costes (CPI): calcula la eficiencia de los costes de tu proyecto dividiendo el valor adquirido entre los costes reales. -
Índice de rendimiento en plazos (SPI): evalúa la eficiencia en el uso del tiempo dividiendo el valor adquirido entre el valor planificado. -
Retrasos en el calendario: identifica cualquier diferencia entre los plazos previstos y la realidad.
Si sigues estos indicadores, podrás tomar decisiones bien fundamentadas para mantener tu proyecto por el buen camino.
Usar programas de gestión de proyectos para un seguimiento eficaz
Los programas de gestión de proyectos son unos aliados muy útiles para seguir el avance de tus proyectos. Te ofrecen:
-
Centralización de la información: todos los datos relacionados con el proyecto se guardan en un mismo sitio, lo que facilita el acceso y la actualización. -
Automatización de informes: genera rápidamente informes de avance para compartir los progresos con tu equipo y las partes interesadas. -
Colaboración en tiempo real: haz que tu equipo trabaje en equipo de forma eficaz, estén donde estén. -
Seguimiento de los recursos: asegúrate de que tus recursos se utilicen de forma óptima y haz los ajustes necesarios en tiempo real si hace falta.
Al usar estas herramientas, ganarás en eficacia y precisión a la hora de hacer un seguimiento del avance de tus proyectos.
Las técnicas manuales: ventajas y limitaciones
Aunque las herramientas digitales son muy populares, algunos equipos prefieren o necesitan usar técnicas manuales para hacer un seguimiento del avance.
Ventajas:
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Sencillez: no hace falta ninguna formación complicada ni invertir en programas informáticos. -
Flexibilidad: se adapta fácilmente a diferentes situaciones sin limitaciones técnicas.
Limitaciones:
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Menos preciso: sin los cálculos automáticos, el riesgo de error es mayor. -
Tiempo necesario: las actualizaciones y los informes tardan más en hacerse. -
Falta de centralización: los datos pueden estar dispersos, lo que complica el acceso y el análisis.
Si sopesas las ventajas y las limitaciones, podrás elegir el método que mejor se adapte a tu proyecto y a tu equipo.
Consejos y buenas prácticas para un seguimiento eficaz del progreso
Para garantizar un seguimiento eficaz del progreso, es fundamental adoptar buenas prácticas y estar atento a los posibles escollos.
Errores que hay que evitar al hacer un seguimiento del avance
- No descuides la actualización de los datos: asegúrate de que toda la información esté al día para tener una visión precisa del progreso y así evitar los errores que hay que evitar en la agencia.
- No te fíes de las pequeñas desviaciones: incluso las más pequeñas pueden acumularse, así que mantente atento.
- No te quedes callado con los problemas: comparte los retos y los retrasos en cuanto los detectes para encontrar soluciones rápidamente.
- Falta de coherencia en el seguimiento: adopta un método de seguimiento coherente para obtener resultados fiables.
Consejos para mejorar continuamente el proceso de seguimiento
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Reevalúa tus métodos con regularidad: tómate un tiempo para pensar en lo que funciona y en lo que se podría mejorar. -
Forma tu equipo: asegúrate de que todos tengan las habilidades necesarias para contribuir de forma eficaz al seguimiento. -
Usa las herramientas adecuadas: elige herramientas de gestión de proyectos que se adapten a las necesidades de tu equipo. -
Pide opiniones: anima al equipo y a las partes interesadas a compartir sus ideas para mejorar el proceso.
Aprovechar los comentarios recibidos para mejorar el seguimiento del progreso
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Analiza los proyectos anteriores: fíjate en lo que ha funcionado bien y en lo que se podría mejorar para los proyectos futuros. -
Crea una cultura de aprendizaje: fomenta un enfoque en el que los errores se vean como oportunidades para aprender. -
Comparte lo que has aprendido: asegúrate de que los conocimientos adquiridos se compartan dentro del equipo y de la organización. -
Adapta los procesos si es necesario: prepárate para cambiar tus métodos y herramientas en función de los comentarios y las lecciones aprendidas.
Si sigues estos consejos y estás atento a las necesidades de comunicación de tu equipo y de tus partes interesadas, podrás garantizar un seguimiento eficaz del progreso y contribuir al éxito de tus proyectos.
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