Simplificar la gestión: una apuesta segura para tu rentabilidad

¿Alguna vez has contado cuántas herramientas usas a diario? Cuanto más crece una empresa, más herramientas va acumulando para cubrir sus diversas necesidades (¡más de 12 herramientas solo para un equipo de marketing!).

Sin embargo, optimizar el uso de tus herramientas es clave para mejorar tu rentabilidad, agilizar tus operaciones y dar a tus equipos tiempo para centrarse en lo que realmente importa: los clientes y el buen desarrollo de los proyectos.

Pero, ¿cómo lo consigues? Sigue esta guía en tres pasos clave.

La variedad de herramientas

¿Por qué es peligroso?

Para algunos, más herramientas significan más funcionalidades, más flexibilidad y, en teoría, más eficiencia. Pero, en realidad, a menudo ocurre justo lo contrario.
La proliferación de herramientas genera silos de información y redundancias que complican la gestión diaria. De media, un empleado pierde una hora al día buscando datos relevantes en diferentes aplicaciones, según un estudio de Qatalog y el Ellis Idea Lab de la Universidad de Cornell.

¿El resultado? Los equipos pierden un tiempo muy valioso pasando de una herramienta a otra, lo que frena la productividad y aumenta el riesgo de cometer errores. Además, el 44 % de los empleados cree que sus compañeros están haciendo el mismo trabajo por duplicado, lo que empeora aún más la situación.

• Para el personal operativo y los jefes de proyecto, esto supone tener que gestionar un proyecto sin haber podido prever que el diseñador se iba de vacaciones. Te enteras demasiado tarde de que el diseño final no está listo, lo que pone en peligro toda la campaña del cliente y retrasa la facturación al cliente.
• Para el departamento de producción, el problema es que no se pueden sincronizar los esfuerzos de los comerciales y los equipos de producción. Puede que tengas comerciales que vendan más proyectos de los que tu equipo puede gestionar o, al contrario, que haya períodos de poca actividad que no se hayan previsto. ¿Quién se verá afectado? Tu rentabilidad.
• Por parte del departamento financiero, el problema es la imposibilidad de seguir en tiempo real el avance de los proyectos para saber cuándo facturar. Sin esta información, es difícil mantener un flujo de caja regular y saludable que te permita mantener el barco a flote hasta EE. UU. (¡y más allá!)

David Aït-Ali, cofundador de Rébellion

Lo más difícil cuando buscas una herramienta como esta es encontrar una que sea totalmente «todo en uno», pensada para acompañarte de principio a fin. Y eso nos costó mucho encontrarlo.
De verdad que hemos visto un montón de competidores y, de todos ellos, ninguno abordaba el problema en su conjunto.

Racionalizar para gestionar mejor

Las ventajas

Un entorno de trabajo unificado ofrece ventajas importantes:

• Mayor visibilidad: una visión general clara de los proyectos, los recursos asignados y los costes incurridos.
• Mayor capacidad de reacción: capacidad para reaccionar rápidamente ante imprevistos.
• Menos errores: menos silos de información, menos redundancias.
• Un ahorro de tiempo significativo: optimizar tus herramientas te permite ahorrar, de media, un 30 % del tiempo dedicado a las tareas administrativas.

El caso de la agencia Hula-Hoop

Hula-Hoop, una agencia de estrategia de marca con más de 15 años de experiencia y 70 empleados repartidos por varios países, se enfrentaba a retos de organización y de integración entre las distintas áreas de negocio. Antes de Furious, la agencia usaba diferentes herramientas para la gestión, la planificación y la atención al cliente, lo que limitaba la visibilidad del tiempo dedicado a los proyectos.

Desde que adoptamos Furious hace 4 años, Hula-Hoop ha centralizado su actividad en una única plataforma. Esta unificación ha permitido conectar de forma eficaz las diferentes estructuras de la agencia, lo que ha facilitado la identificación y el seguimiento del tiempo que cada empleado dedica a un proyecto. Esto no solo ha mejorado la coordinación entre los equipos de Montreal y Nantes, sino que también ha contribuido al crecimiento general de la agencia.

Problemas antes de Furious:

• Gestión fragmentada de los proyectos.
• Falta de enfoque transversal entre las áreas de negocio y los países.
• Aumento del número de herramientas y falta de coherencia.
• Falta de visibilidad sobre el tiempo dedicado y los proyectos.

Soluciones que ofrece Furious:

• Centralización de los datos de gestión de proyectos (en una única plataforma).
• Simplificación y ahorro de tiempo gracias a la automatización de los procesos administrativos.
• Seguimiento periódico de los KPI en tiempo real para supervisar los datos económicos y sociales.
• Mejora de la coordinación entre los equipos.

Gracias a Furious, tengo unos paneles de control que son una pasada y que muestran datos en tiempo real y de forma constante. Me he creado un panel para seguir todos los datos económicos y sociales, además de las comparativas de un año a otro, que se actualizan en directo y que reviso a diario.

- Cédric Morel, director general de Hula-Hoop

Esta centralización de las herramientas también ha sido beneficiosa para Progress Partners, otra empresa de servicios en pleno crecimiento.

El caso de Progress Partners

Progress Partners, dirigida por Pascal VanBerten, ha experimentado un fuerte crecimiento, lo que ha requerido una mejor gestión y una sólida cartera de clientes potenciales. Antes de Furious, la empresa utilizaba dos sistemas distintos, lo que provocaba deficiencias en la planificación y la facturación.

Problemas antes de Furious:

• Uso de dos sistemas distintos
• Hay problemas con la facturación, con hasta un 30 % de facturas pendientes de pago.
• Crecimiento mal gestionado por falta de centralización de los datos.

Soluciones que ofrece Furious:

• Centralización de herramientas: una única plataforma para la planificación y la facturación.
• Automatización de los recordatorios: reducción de las facturas pendientes de pago del 30 % al 9 %.
• Ahorro de tiempo y mayor eficiencia: entre un 20 % y un 30 % de ahorro de tiempo en la gestión diaria, lo que te permite crecer sin necesidad de contratar a más gente.

Armonizar sin alterar: los 3 pasos

1. Identificar las herramientas que no se aprovechan lo suficiente

Empieza por hacer una revisión completa de las herramientas que usas ahora mismo:

• Análisis de las herramientas: Haz una lista de todas las herramientas que se utilizan.
• Detección de redundancias: Identifica cuáles son redundantes o están infrautilizados y cuáles no se comunican entre sí.
• Diálogo con los equipos: Habla con tus equipos para entender sus hábitos, necesidades y tareas repetitivas que se puedan automatizar.
• Pliego de condiciones: Redacta un documento en el que resumas las conclusiones y las necesidades fundamentales, con el objetivo de mejorar la rentabilidad.

2. Optimizar los procesos

Echa un vistazo a tus herramientas actuales: ¿hay alguna que cumpla con todas las características que buscas? Si la respuesta es sí, ¡genial! Si no, opta por una plataforma única que centralice los datos de gestión de proyectos, del tiempo dedicado y de la facturación. Una herramienta profesional todo en uno.

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3. Aprovecha todo el potencial de tu parque de herramientas

Usa herramientas que ofrezcan funciones de automatización para las tareas repetitivas.
A continuación, integra tu nueva herramienta por completo en tus procesos diarios.
Asegúrate de que todos los equipos estén formados para aprovechar todo su potencial. Así se reducirán los errores, se mejorará la eficiencia y se ganará tiempo para tareas con mayor valor añadido.

Llevar a cabo una transición sin contratiempos

Pasar de usar varias herramientas a usar solo una puede parecer un poco abrumador. Sin embargo, las empresas de servicios que han adoptado este enfoque han notado una mejora significativa en su rentabilidad.

Al centralizar sus herramientas de gestión, han podido:

• Reducir el tiempo dedicado a las tareas administrativas (una reducción media del 10 %).
• Mejorar la precisión de los informes financieros.
• Optimizar el uso de los recursos.

Esta transición permite simplificar los procesos, eliminar redundancias y ganar en eficiencia. Al unificar las herramientas, las empresas crean un entorno de trabajo más ágil y reactivo, capaz de adaptarse rápidamente a los imprevistos y a las necesidades cambiantes del mercado.

El caso de la consultora SMASH

SMASH Group, una consultora en pleno crecimiento, ha elegido Furious para centralizar y optimizar su gestión. Antes de usar Furious, la empresa utilizaba archivos de Excel para gestionar el tiempo de trabajo y las tareas administrativas, lo que limitaba la visibilidad y la eficiencia.

Hacíamos un seguimiento a través de archivos de Excel, pero estos no reflejaban realmente la realidad de las cosas, ya que eran muy estáticos.
Y con la llegada de Furious, hemos pasado a un entorno mucho más dinámico, con sistemas de monitorización también. Y, por supuesto, la seguridad de los datos.

Jean-Baptiste Cousin, cofundador de SMASH

Si quieres saber más sobre la experiencia de SMASH con Furious, echa un vistazo a su testimonio completo para descubrir cómo pasaron de Excel a Furious.

David Aït-Ali, cofundador de Rébellion

Creo que, gracias a Furious, ahorramos y ganamos más o menos un 10 % del tiempo total de la agencia. Parece poco, pero cuando la agencia empieza a crecer, un 10 % es mucho. Es una ventaja de verdad. Hay muchas cosas que hemos automatizado gracias a Furious y ahora podemos disponer de indicadores periódicos que son geniales.

Furious: tu aliado para una gestión optimizada

En Furious, entendemos los retos a los que os enfrentáis las empresas de servicios. El 78 % de los directivos y responsables que acuden a nosotros nos dicen que necesitan unificar su conjunto de herramientas porque les falta visibilidad.

Nuestros clientes se esfuerzan cada día por asegurarse de que sus equipos sigan los procesos y por obtener indicadores precisos que les permitan gestionar todo con toda la información a su alcance. Pierden mucho tiempo con un montón de herramientas diferentes y desconectadas entre sí, lo que complica la gestión de proyectos y la planificación de recursos.

Nuestra solución integral para empresas te permite seguir en tiempo real el avance de tus proyectos, gestionar los recursos de forma eficaz y centralizar todos tus datos de gestión.

Al reunir todos los flujos en un mismo lugar, Furious sustituye, de media, a 7 herramientas, permite ahorrar un 30 % de tiempo en tareas administrativas y reduce en un 20 % el tiempo dedicado a la gestión.

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