Die Verwaltung vereinfachen: ein Gewinn für Ihre Rentabilität

Haben Sie schon einmal gezählt, wie viele Tools Sie täglich nutzen? Je größer ein Unternehmen wird, desto mehr Tools sammelt es an, um seinen vielfältigen Anforderungen gerecht zu werden (allein für ein Marketingteam sind es mehr als 12 Tools!).

Dennoch ist eine optimierte Nutzung Ihrer Tools von entscheidender Bedeutung, um Ihre Rentabilität zu steigern, Ihre Abläufe zu vereinfachen und Ihren Teams wieder Zeit zu verschaffen, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: die Kunden und die erfolgreiche Umsetzung der Projekte.

Doch wie lässt sich das erreichen? Befolgen Sie diese Anleitung in drei wichtigen Schritten.

Die Vielfalt der Werkzeuge

Warum ist das gefährlich?

Für manche bedeuten mehr Tools mehr Funktionen, mehr Flexibilität und theoretisch auch mehr Effizienz. In der Realität ist jedoch oft das Gegenteil der Fall.
Die zunehmende Verbreitung von Tools führt zu Informationssilos und Redundanzen, die die tägliche Verwaltung erschweren. Laut einer Studie von Qatalog und dem Ellis Idea Lab der Cornell University verliert ein Mitarbeiter im Durchschnitt täglich eine Stunde damit, in verschiedenen Anwendungen nach relevanten Daten zu suchen.

Das Ergebnis? Die Teams verbringen wertvolle Zeit damit, zwischen diesen Tools hin und her zu wechseln, was die Produktivität beeinträchtigt und das Fehlerrisiko erhöht. Zudem sind 44 % der Mitarbeiter der Meinung, dass ihre Kollegen Doppelarbeit leisten, was die Situation noch weiter verschlimmert.

• Für die Mitarbeiter in der operativen Umsetzung und die Projektleiter bedeutet dies, ein Projekt leiten zu müssen, ohne den Urlaub des Designers vorhersehen zu können. Sie stellen zu spät fest, dass das endgültige Bildmaterial noch nicht fertig ist, was die gesamte Kampagne des Kunden gefährdet und gleichzeitig die Rechnungsstellung verzögert.
• Für die Produktionsleitung besteht das Problem darin, dass es unmöglich ist , die Arbeit der Vertriebsmitarbeiter und der Produktionsteams aufeinander abzustimmen. Es kann vorkommen, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter mehr Projekte verkaufen, als Ihr Team bewältigen kann, oder umgekehrt, dass es zu unerwarteten Flauten kommt. Wer leidet darunter? Ihre Rentabilität.
• Was die Finanzabteilung betrifft, so besteht das Problem darin , dass der Projektfortschritt nicht in Echtzeit verfolgt werden kann, um zu wissen, wann Rechnungen ausgestellt werden müssen. Ohne diese Informationen ist es schwierig, einen regelmäßigen und gesunden Cashflow aufrechtzuerhalten, der es Ihnen ermöglicht, das Schiff bis in die USA (und darüber hinaus!) über Wasser zu halten.

David Aït-Ali, Mitbegründer von Rébellion

Das Schwierigste bei der Suche nach einem solchen Tool ist es, ein Tool zu finden, das ein echtes All-in-One-Tool ist und so konzipiert ist, dass es den gesamten Prozess von Anfang bis Ende abdeckt. Und genau das zu finden, ist uns sehr schwer gefallen.
Wir haben uns wirklich viele Mitbewerber angesehen, und unter all diesen gab es keinen einzigen, der das Problem wirklich in seiner Gesamtheit angegangen ist.

Rationalisieren, um besser steuern zu können

Die Vorteile

Eine einheitliche Arbeitsumgebung bietet erhebliche Vorteile:

• Bessere Transparenz: Ein klarer Überblick über die Projekte, die zugewiesenen Ressourcen und die angefallenen Kosten.
• Erhöhte Reaktionsfähigkeit: Die Fähigkeit, schnell auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.
• Weniger Fehler: Weniger Informationssilos, weniger Redundanzen.
• Eine erhebliche Zeitersparnis: Durch die Optimierung Ihrer Arbeitsmittel lassen sich im Durchschnitt 30 % der Backoffice-Zeit einsparen.

Der Fall der Agentur Hula-Hoop

Hula-Hoop, eine seit über 15 Jahren bestehende Agentur für Markenstrategie mit 70 Mitarbeitern in mehreren Ländern, stand vor Herausforderungen hinsichtlich der Organisation und der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit. Vor der Einführung von Furious nutzte die Agentur verschiedene Tools für Verwaltung, Planung und Kundenbeziehungen, was den Überblick über den Zeitaufwand für die einzelnen Projekte einschränkte.

Seit der Einführung von Furious vor vier Jahren hat Hula-Hoop seine Aktivitäten auf einer einzigen Plattform gebündelt. Diese Vereinheitlichung hat es ermöglicht, die verschiedenen Abteilungen der Agentur effizient miteinander zu vernetzen, wodurch die Erfassung und Nachverfolgung der von jedem Mitarbeiter für ein Projekt aufgewendeten Zeit erleichtert wurde. Dies hat nicht nur die Koordination zwischen den Teams in Montréal und Nantes verbessert, sondern auch das allgemeine Wachstum der Agentur gefördert.

Probleme vor „Furious“:

• Zersplitterte Projektverwaltung.
• Mangelnde bereichs- und länderübergreifende Zusammenarbeit.
• Zunehmende Vielfalt an Instrumenten und mangelnde Kohärenz.
• Mangelnde Transparenz hinsichtlich des Zeitaufwands und der Projekte.

Von Furious angebotene Lösungen:

• Zentralisierung der Projektmanagementdaten (auf einer einzigen Plattform).
• Vereinfachung und Zeitersparnis durch die Automatisierung von Verwaltungsprozessen.
• Regelmäßige Überwachung der KPIs in Echtzeit zur Beobachtung der wirtschaftlichen und sozialen Daten.
• Verbesserung der Koordination zwischen den Teams.

Dank Furious verfüge ich über absolut beeindruckende Dashboards, die kontinuierlich Daten in Echtzeit ausgeben. Ich habe mir ein Dashboard zur Überwachung aller wirtschaftlichen und sozialen Daten sowie von Jahresvergleichen erstellt, das die Daten live anzeigt und das ich täglich überprüfe.

- Cédric Morel, Geschäftsführer von Hula-Hoop

Diese Zentralisierung der Tools hat sich auch für Progress Partners, ein weiteres schnell wachsendes Dienstleistungsunternehmen, als vorteilhaft erwiesen.

Der Fall Progress Partners

Progress Partners unter der Leitung von Pascal VanBerten verzeichnete ein starkes Wachstum, was eine verbesserte Verwaltung und eine solide Pipeline für die Akquise erforderlich machte. Vor der Einführung von Furious nutzte das Unternehmen zwei getrennte Systeme, was zu Lücken in der Planung und Abrechnung führte.

Probleme vor „Furious“:

• Einsatz von zwei getrennten Systemen
• Lücken in der Rechnungsstellung, wobei bis zu 30 % der Rechnungen unbezahlt bleiben.
• Schlecht kontrolliertes Wachstum aufgrund mangelnder Zentralisierung der Daten.

Von Furious angebotene Lösungen:

• Zentralisierung der Tools: Eine einzige Plattform für Planung und Rechnungsstellung.
• Automatisierung der Mahnungen: Senkung des Anteils unbezahlter Rechnungen von 30 % auf 9 %.
• Zeitersparnis und gesteigerte Effizienz: 20 bis 30 % Zeitersparnis bei der täglichen Verwaltung, was Wachstum ermöglicht, ohne dass zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden müssen.

Harmonisieren, ohne zu stören: die 3 Schritte

1. Unzureichend genutzte Werkzeuge identifizieren

Beginnen Sie mit einer umfassenden Bestandsaufnahme der derzeit verwendeten Tools:

• Analyse der Werkzeuge: Listen Sie alle derzeit verwendeten Werkzeuge auf.
• Erkennung von Redundanzen: Ermitteln Sie , welche Komponenten redundant oder nicht ausreichend genutzt sind und welche nicht miteinander kommunizieren.
• Dialog mit den Teams: Sprechen Sie mit Ihren Teams, um deren Arbeitsabläufe, Bedürfnisse und sich wiederholende Aufgaben zu verstehen, die automatisiert werden könnten.
• Lastenheft: Erstellen Sie ein Dokument, in dem die Schlussfolgerungen und die grundlegenden Anforderungen zur Verbesserung der Rentabilität zusammengefasst werden.

2. Prozesse rationalisieren

Machen Sie sich einen Überblick über Ihre derzeitigen Tools: Kann eines davon alle von Ihnen gewünschten Funktionen erfüllen? Wenn die Antwort „Ja“ lautet, perfekt! Andernfalls entscheiden Sie sich für eine einzige Plattform, die die Daten aus den Bereichen Projektmanagement, Zeiterfassung und Rechnungsstellung zentralisiert. Ein All-in-One-Lösung All-in-One-Lösung.

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3. Das volle Potenzial Ihres Werkzeugbestands ausschöpfen

Verwenden Sie Tools, die Automatisierungsfunktionen für sich wiederholende Aufgaben bieten.
Integrieren Sie anschließend Ihr neues Tool vollständig in Ihre täglichen Abläufe.
Stellen Sie sicher, dass alle Teams geschult sind, um das volle Potenzial auszuschöpfen. Dadurch lassen sich Fehler reduzieren, die Effizienz steigern und Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert freisetzen.

Einen reibungslosen Übergang gestalten

Die Umstellung von mehreren Tools auf ein einziges mag zunächst einschüchternd wirken. Dennoch verzeichnen Dienstleistungsunternehmen, die diesen Ansatz umgesetzt haben, eine deutliche Steigerung ihrer Rentabilität.

Durch die Zentralisierung ihrer Verwaltungstools konnten sie:

• Den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben reduzieren (um durchschnittlich 10 %).
• Die Genauigkeit der Finanzberichte verbessern.
• Die Ressourcennutzung optimieren.

Dieser Übergang ermöglicht es, Prozesse zu vereinfachen, Redundanzen zu beseitigen und die Effizienz zu steigern. Durch die Vereinheitlichung der Tools schaffen Unternehmen ein reibungsloseres und reaktionsfähigeres Arbeitsumfeld, das sich schnell an unvorhergesehene Ereignisse und sich ändernde Marktanforderungen anpassen kann.

Der Fall der Beratungsfirma SMASH

Die SMASH Group, ein schnell wachsendes Beratungsunternehmen, hat sich für Furious entschieden, um ihre Verwaltungsabläufe zu zentralisieren und zu optimieren. Vor der Einführung von Furious nutzte das Unternehmen Excel-Dateien zur Erfassung der Arbeitszeiten und zur Erledigung administrativer Aufgaben, was die Transparenz und Effizienz einschränkte.

Wir haben die Daten bisher anhand von Excel-Dateien überwacht, die jedoch nicht wirklich der tatsächlichen Situation entsprachen und sehr statisch waren.
Und mit der Einführung von Furious sind wir zu einem wesentlich dynamischeren Bereich übergegangen, der auch Überwachungsfunktionen umfasst. Und natürlich zur Datensicherheit.

Jean-Baptiste Cousin, Mitbegründer von SMASH

Wenn Sie mehr über die Erfahrungen von SMASH mit Furious erfahren möchten, lesen Sie deren vollständigen Erfahrungsbericht , um zu erfahren, wie sie von Excel zu Furious gewechselt sind.

David Aït-Ali, Mitbegründer von Rébellion

Ich glaube, dass wir dank Furious etwa zehn Prozent der Gesamtarbeitszeit der Agentur einsparen und gewinnen. Das klingt vielleicht nach wenig, aber wenn die Agentur zu wachsen beginnt, sind 10 % eine ganze Menge. Das ist ein echter Vorteil. Wir haben dank Furious viele Abläufe automatisiert und verfügen nun über regelmäßige Kennzahlen, die wirklich hervorragend sind.

Furious: Ihr Partner für eine optimierte Verwaltung

Wir bei Furious verstehen die Herausforderungen, mit denen Sie als Dienstleistungsunternehmen konfrontiert sind. 78 % der Manager und Führungskräfte, die zu uns kommen, äußern den Wunsch, ihre Tool-Landschaft zu vereinheitlichen, da es ihnen an Transparenz mangelt.

Unsere Kunden bemühen sich täglich darum, sicherzustellen, dass ihre Teams die Prozesse einhalten, und präzise Kennzahlen zu erhalten, die es ihnen ermöglichen, alle verfügbaren Faktoren bei der Steuerung zu berücksichtigen. Sie verlieren viel Zeit mit zahlreichen, nicht miteinander vernetzten Tools, was das Projektmanagement und die Ressourcenplanung erschwert.

Mit unserer branchenbezogenen All-in-One-Lösung können Sie den Fortschritt Ihrer Projekte in Echtzeit verfolgen, Ressourcen effizient verwalten und alle Ihre Verwaltungsdaten zentralisieren.

Da alle Abläufe an einem Ort gebündelt sind, ersetzt Furious im Durchschnitt sieben Tools, spart 30 % Zeitaufwand bei Backoffice-Aufgaben ein und reduziert den Verwaltungsaufwand um 20 %.

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