Porque está bien aprender de los errores propios, pero sale más barato aprender de los de otros, Davy Tessier, CEO fundador de Furious Squad, comparte su experiencia, ¡y la de otros!
Managers y jefes, aquí tenéis el top 20 de los errores más comunes en la gestión de una agencia. ¡Quedáis avisados!
Los errores más comunes en el área comercial
- No dominar el timing del pipeline comercial: decenas de tablas, horas de reuniones, litros de café, los chistes de Jipé, y aun así ninguna visibilidad… Y por supuesto, la gestión de la planificación en el último momento, si no, no tiene gracia.
- No conocer en tiempo real el coste exacto de una preventa: es útil para compararlo con la probabilidad de ganancia y evitar el burn-out de Sylvie, que además no va a reportar ni un céntimo.
- No historizar y analizar los motivos de pérdida de una competición, cuando una tabla sencilla muestra rápidamente a final de año dónde no somos buenos. ¡Es lo básico!
- No hacer seguimiento de la tasa de conversión. Sería útil. Porque a ojo de buen cubero, a menudo hay verdaderas diferencias insospechadas (sectorial, cliente, comercial u ofertas).
Los errores más comunes en el área de producción
- Multiplicar las herramientas de gestión de proyectos. Cada uno va con su herramienta y su método. Resultado: es imposible tener una consolidación y ver que va a descarrilar antes de que sea demasiado tarde… ¡Ay!
- Centralizar la planificación en una sola persona. El traffic manager es a menudo quien acaba haciendo la planificación para otros en lugar de resolver los conflictos. Y así se crea un bonito cuello de botella, a menudo origen de lentitudes, retrasos y una ausencia total de visión más allá de la semana de planificación.
- No conocer la rentabilidad de un proyecto. Pocas son las agencias capaces de decir con precisión si ganan o pierden dinero en sus proyectos (especialmente al no hacer seguimiento de su tasa de margen bruto), y menos aún si van a ganar o no en el caso de las preventas.
- No hacer seguimiento de la producción por avance (muchas agencias la siguen por facturación la mayoría de las veces). Resultado: verdaderas diferencias de gestión y un mes de diciembre que, casualmente, es el mejor del año en contabilidad. #OnVousVoit.
- No vincular las compras a un proyecto. Imposible, entonces, conocer el coste real de un proyecto, y por tanto quién nos hace ganar dinero y quién nos lo hace perder.
- No hacer seguimiento de la calidad de los proyectos. Pocas agencias piensan en asociar de manera automatizada valoraciones cualitativas a sus proyectos (encuestas de cliente, por ejemplo).
Los errores más comunes en el área de RRHH
- «¿Quién está aquí hoy?» Es una frase que se oye a menudo en las agencias y que demuestra la falta de herramientas en la gestión del teletrabajo…
- El miedo al reporting en los equipos. Es curioso escuchar demasiado a menudo equipos asustados por el despliegue de una nueva herramienta porque podría mostrar a la dirección cosas poco halagüeñas. Al contrario, también es la ocasión de poner en valor la eficacia de los que menos se oyen.
- Asignar una persona a varios managers: es el ABC del error de manager.
- No escribir y enmarcar los objetivos individuales. ¿Cuántos, en las agencias, no tienen un objetivo claro asignado por su management? Es bastante útil para saber adónde vamos.
- No hacer seguimiento de la satisfacción de los colaboradores de manera automatizada. ¿Quién solicita la opinión de sus equipos sobre los proyectos o las condiciones de trabajo? ¿Y cuántos managers descubren (demasiado tarde) dicha opinión en Twitter o en stories de Instagram?
- No ser reactivo a las peticiones diarias de los colaboradores para proporcionarles las herramientas adecuadas para trabajar correctamente (material…). Además de hacerlos más eficaces, también ayuda a disminuir la rotación demasiado elevada en las agencias. Un colaborador que se sabe escuchado es un colaborador que querrá quedarse.
Los errores más comunes en el área financiera
- Complicarse demasiado: códigos contables por tipo de proyecto que requieren reintroducciones de datos en todos los sentidos, por ejemplo, holdings a tutiplén… SIM-PLI-CI-DAD, os decimos.
- No tener tablas de anticipación (cash, aterrizaje…).
- No automatizar (facturación, recordatorios, recordatorios internos). Esto evita los olvidos, sin hablar del ahorro de tiempo.
- No saber clasificar a los clientes (margen bruto vs rentabilidad, dependencia…).
¿Te reconoces en algunos de estos errores? Haz evolucionar tus métodos adoptando una estrategia de gestión de proyectos más estructurada y adaptada a tus objetivos. También es el buen momento para construir un plan de acción claro, para replantear tu organización y crear bases más sólidas con tus equipos y tus clientes.
Este top fue compartido en Stratégies el 25 de agosto de 2020.
