Avete mancato una scadenza? Non avete rispettato una scadenza? Avete dimenticato che i vostri team non sono (ancora) composti da cloni instancabili in grado di consegnare tutto in tempo con un sorriso? Perfetto. È proprio questo che trasformeremo in un vantaggio strategico.
Gli errori di pianificazione sono inevitabili nella vita di un “agenzia. Ma ciò che distingue un” organizzazione di successo da un “altra non è l” assenza di errori. È la la sua capacità di imparare nel lungo periodo a vantaggio del team, della redditività e della soddisfazione dei clienti.
Ecco come.
Perché i vostri errori valgono oro (se sapete come leggerli)
Secondo il PMI progetti mal pianificati costano in media l’11,4% di budget in più. Eppure poche agenzie capitalizzano davvero i loro fallimenti.
Perché? Perché spesso preferiamo “andare avanti” piuttosto che guardare nello specchietto retrovisore. Una mossa sbagliata. Un errore che non viene analizzato è un errore che si paga… due volte.
Ecco 3 buone notizie:
- Raramente un errore viene commesso da un individuo isolato (fiuuu!).
- Un errore ripetuto indica una debolezza sistemica (e quindi riparabile).
- Un errore ben sfruttato crea una cultura del miglioramento continuo (e rafforza la coesione del team).
I 5 principali errori di pianificazione
1. Sopravvalutate le capacità dei vostri team
Forse avete già pensato (o detto): “Possono farcela, non è così pesante”.
La realtà? Il sovraccarico cronico è una delle principali cause di burn-out nelle agenzie.
Una risorsa non è mai disponibile al 100%. Il carico di lavoro mentale, le priorità che cambiano, gli imprevisti… sono tutti fattori che fanno perdere tempo.
Cosa fare Basate i vostri programmi su una capacità realistica (70-80% massimo), soprattutto per i profili chiave.
2. Sottovalutare i costi invisibili
Riunioni, relazioni, approvazioni interne, coordinamento…
Questi compiti non sono mai in programma, ma costano molto in tempo reale.
Uno studio di McKinsey ha rivelato che i manager passano in media il 62% della loro settimana nel coordinamento piuttosto che nella produzione vera e propria.
Per fare Integrare i costi indiretti in ogni schedulazione, come si farebbe per qualsiasi attività da consegnare.
3. Dimenticare la dimensione umana
I vostri dipendenti non sono intercambiabili, infallibili o disponibili 365 giorni all’anno.
Una vacanza, una malattia, un calo? Niente di eccezionale… a meno che non sia tutto merito di questa persona.
Per fare Pianificare con un cuscinetto umano. E pensate alla ridondanza delle competenze critiche.
4. Trascurare le convalide dei clienti
“Stiamo solo aspettando che il cliente dia il via libera”. – L’avete già sentito dire.
Se non fosse che un “viaggetto” spesso si trasforma in un avanti e indietro per 10 giornio anche di più.
Da fare: integrare esplicitamente le scadenze per i rientri e i cambiamenti di programma. Negoziate in anticipo il numero massimo di viaggi di andata e ritorno.
Stiamo iniziando a monitorare la criticità dei progetti e a visualizzare facilmente gli sforamenti. Questo è prezioso per reagire rapidamente.
5. Riprodurre gli stessi schemi senza mettere in discussione
Il progetto precedente si è concluso con uno sprint notturno? Ma stiamo mantenendo lo stesso programma per il prossimo?
Niente è più costoso che ripetere errori prevedibili.
Per fare Un ciclo di feedback sistematico alla fine di ogni progetto. Anche 30 minuti sono sufficienti per capitalizzare la situazione.
Trasformare gli errori in intelligenza collettiva
Piuttosto che punire, recitare i propri errori. È una leva potente per aumentare le competenze dell’intero team.
1. Organizzare “revisioni di progetto” a freddo
Prendetevi 45 minuti, qualche post-it e mettete tutto sul tavolo: cosa ha funzionato, cosa è andato storto, perché. Fate parlare i team, non i capi. Obiettivo: lucidità + benevolenza.
2. Creare un database didattico condiviso
Una nozione, un’unità o uno strumento interno, non importa. Ogni feedback viene registrato sotto forma di scheda: “Errore – Impatto – Lezione – Nuova pratica”.
La vostra biblioteca di errori diventa una miniera d’oro.
3. Sviluppare i processi, non solo i programmi
Se mancano sistematicamente due giorni per le simulazioni, forse è il metodo di calcolo dei costi che deve essere rivisto, non solo l’aggiunta di margine.
Situazione | Reazione istintiva | Risposta di apprendimento |
Campagna consegnata in ritardo | Incolpare il team o il cliente | Stiamo rivedendo l’allocazione delle risorse e la convalida interna |
Lo Sprint è esploso il secondo giorno | “Faremo meglio la prossima volta | Analizziamo le differenze tra previsioni e dati effettivi |
Attività dimenticata nel backlog | “Non importa, l’abbiamo fatto sul filo del rasoio”. | Aggiorniamo i modelli di pianificazione |
Restituzioni non programmate dei clienti | “Non era previsto | Revisione del processo di convalida e dei margini |
Sovraccarico di un profilo chiave | Spostare un’attività “al volo | Ripensiamo la distribuzione del carico e gli avvisi |
I vantaggi di una cultura dell'apprendimento basata sugli errori
- Meno carico di lavoro mentale per i vostri project manager
- Orari più realistici = migliore servizio clienti
- Sviluppo di competenze interfunzionali per i team
- Un’atmosfera più sana: osiamo dire quando le cose vanno male
- Maggiore redditività grazie all’ottimizzazione continua
E la ciliegina sulla torta: i vostri team non evitano più le revisioni dei progetti come la peste. Le attendono come un’utile opportunità di scambio di idee. Pazzesco, vero?
Il metodo Furious
Volete approfondire? Contattate Furiosoogni progetto diventa una fonte di verità. Lo strumento consente di :
- D “nalizzare le differenze tra il pianificato e l” effettivoprogetto per progetto
- Identificare i colli di bottiglia ricorrenti
- Semplificare il feedback post-progetto con dati affidabili
- Migliorare i costi futuri grazie ai dati storici
In breve, niente più pilotaggio alla cieca. Potete trasformare ogni fallimento passato in un vantaggio competitivo futuro.
Volete vedere come questo si traduce nel vostro contesto? Richiedete la vostra demo personalizzata:
Forse vi state ponendoqueste domande .
01 Come possiamo evitare che gli errori vengano visti come fallimenti?
Integrandoli in un processo di miglioramento continuo. Analizziamo, capiamo, adattiamo. Nessuna colpa, solo apprendimento.
02 Tutti i progetti devono essere rivisti?
Non necessariamente. Concentratevi sui progetti significativi o su quelli che hanno subito deviazioni importanti. L “obiettivo è l” impatto, non la burocrazia.
03 Come possiamo coinvolgere i nostri team in questo processo?
Mettendoli al centro del processo. Gli errori non vengono “dall’alto” o “dal campo”: sono collettivi. I vostri team hanno spesso le idee migliori per correggerli.
04 Cosa devo fare se commetto sempre gli stessi errori?
Questo è un segnale forte. O il problema non è stato identificato correttamente, o le soluzioni proposte non vengono applicate. In entrambi i casi, è necessaria una revisione più ampia.
05 Esistono strumenti per monitorare meglio gli errori di pianificazione?
Sì, soprattutto Furious, che consente di tenere traccia delle variazioni, del tempo impiegato, dei costi effettivi e di adeguare i metodi con indicatori concreti.
