In un mondo ideale la gestione delle risorse sarebbe una questione di un foglio di calcolo ben fornito, di un orario fisso e di personale sempre disponibile e motivato. Ma tu lo sai meglio di chiunque altro: nella vita reale di un agenziaLe priorità cambiano, i programmi vengono stravolti e i profili chiave sono spesso sovrabbondanti.
Il risultato? I tuoi project manager passano più tempo a spegnere incendi che a gestire efficacemente i progetti. E in questo caso le competenze tecniche non sono più sufficienti.
Come possiamo quindi aiutarli a gestire in modo più efficace questa realtà in continua evoluzione? Rafforzando competenze trasversaliSono le abilità umane e comportamentali che fanno la differenza in campo. Ecco le 5 su cui dovresti concentrarti.
1. Comunicazione assertiva
O come dire di no senza dire “vaffanculo”.
Gestire le risorse non significa solo assegnare ore di lavoro. Significa parlare con i team, difendere le esigenze di un progetto, stabilire dei limiti… senza offendere.
Un project manager a suo agio con la comunicazione assertiva sa come dire le cose con franchezza, al momento giusto e con la giusta postura. Né passivo né aggressivo: chiaro.
Cifra chiave Secondo uno studio di TalentSmart, il 90% dei top performer padroneggia l’intelligenza emotiva, di cui la comunicazione assertiva è una pietra miliare.
Da sviluppare Formazione sulla comunicazione interpersonale o workshop sul feedback per disinnescare le tensioni prima che esplodano.
2. Anticipazione (veramente) proattiva
Perché un’assenza a sorpresa o una portata estesa non arrivano mai “a sorpresa”.
Troppi project manager sono in modalità di reazione. Si occupano di ciò che vedono… senza prendersi il tempo di guardare a ciò che sta per accadere.
Ma anticipare non significa indovinare il futuro. Si tratta di Fai subito le domande giuste per evitare spiacevoli sorprese in seguito. Chi sarà disponibile tra quindici giorni? È realistico realizzare questo obiettivo con il team attuale?
In breve: pensare per scenari.
Da sviluppare Strumenti di previsione visiva del carico e soprattutto una cultura del “quarterback”: vedere la partita prima che venga giocata.
3. La capacità di stabilire le priorità (senza farsi prendere dal panico).
Perché tutto è urgente… ma nulla è prioritario se tutto è urgente
Un buon gestore di risorse sa come arbitrare. Ma uno eccellente un project manager che sa come fare scelte chiare e farle capire ai suoi team e ai suoi clienti.
È importante distinguere tra critico dalimportantee l “urgente dell” inutileinutile. È facile dirlo, ma nella fretta, quanti riescono a tenere il passo?
Consigli per il campo addestra i tuoi team con metodi semplici come Eisenhower o MoSCoW – non c’è bisogno di infliggere loro un master in strategia.
4. Ascolto attivo
Perché un dipendente che non viene ascoltato finisce per “non essere più disponibile”.
Gestire le risorse significa anche gestire le persone. E le persone parlano.
Un project manager che ascolta davvero coglie i segnali deboli: il sovraccarico crescente, la demotivazione latente o, al contrario, l’energia pronta per essere mobilitata.
L “ascolto attivo non consiste nell” annuire con la testa e guardare lo schermo. Si tratta di riformulare, approfondire, capire… e poi agire.
Perché è fondamentale? Perché un buon staffing inizia con la conoscenza delle persone, non solo delle loro competenze.
5. Gestione dello stress (senza dover ricorrere allo yoga in spazi aperti)
Sì, i tuoi project manager sono spesso in prima linea. No, non hanno firmato per implodere.
Con i clienti che vanno di fretta, i team sotto pressione e i budget in scadenza, la pressione è sempre alta. E un project manager stressato? Prendono le decisioni sbagliate, comunicano male e finiscono per bruciare i loro team.
È ora di pensare alla gestione dello stress come a un’abilità professionale, non come a un affare personale.
Per esplorare formazione, coaching individuale o semplici rituali di squadra che ti permettano di sfogarti (e no, non stiamo parlando solo di solo aperitivo del giovedì).
In poche parole
Manager di progetto forti significano progetti meglio gestiti (e un migliore utilizzo delle risorse)
Si investe in strumenti, si ottimizzano i programmi, si monitorano i KPI. Ma se i tuoi project manager non hanno i giusti riflessi umani, l’intera struttura rimane traballante.
Queste soft skills non sono dei bonus, ma delle fondamenta. Sta a te coltivarle per trasformare i tuoi project manager in veri strateghi delle risorse.
E se ti stai chiedendo come aiutarli a visualizzare, anticipare e arbitrare meglio… ci sono strumenti anche per questo.
Furious è uno di questi: un cockpit progettato per le agenzie, che allinea il personale, il carico di lavoro e la redditività. Una demo ti darà la possibilità di vedere con i tuoi occhi e di prendere un po’ di fiato.
