Investire nella migrazione di un ERP è molto più di un semplice aggiornamento software: il suo prezzo dipende da una moltitudine di voci, spesso sottostimate (licenze, formazione, integrazione, ecc.). Per una gestione ottimizzata, è essenziale anticipare questi costi “nascosti” al fine di evitare spiacevoli sorprese.
Determinare il costo della migrazione di un ERP
La modernizzazione della vostra gestione aziendale vi ha condotto a una decisione cruciale: l’acquisizione di un nuovo software ERP. Questa tecnologia operativa con interfaccia grafica è sviluppata per centralizzare e semplificare le operazioni al centro della vostra attività, che sia per gestire la vostra agenzia, la vostra ESN, la vostra start-up, il vostro studio di consulenza o all’interno dei vostri team. La scelta è tanto vasta quanto specifici sono i bisogni.
Al di là delle sfide tecniche e delle esigenze organizzative, un elemento chiave emerge e si insinua nelle vostre discussioni – e non è solo Sylvie, la vostra amata DAF, a pensarci…
Questo articolo si propone di demistificare la questione che preoccupa tutti: “Quali saranno i costi reali di questo cambiamento?” Dall’acquisizione all’hosting, passando per i servizi dell’integratore, non scegliete solo un pacchetto software o un semplice CRM. Opterete per una soluzione ERP – o PGI (Progiciel de Gestion Intégré) in francese – che può rivelarsi doppiamente vantaggiosa. Aiuta a ottimizzare la produttività di ogni postazione di lavoro e rende ogni processo più efficiente.
L’ERP proprietario che cercate deve essere accessibile e adatto alle dimensioni del vostro mercato e della vostra agenzia. Il prezzo varia enormemente in base a diversi fattori, tra cui:
- il numero di collaboratori da formare
- le funzionalità specifiche del settore di attività
- l’interfaccia grafica sviluppata da Microsoft o altri fornitori
- il tipo di hosting scelto.
È essenziale munirsi di un elenco esaustivo dei prezzi e dei costi nascosti al fine di ottimizzare l’allocazione del budget — e di riuscire a calcolare bene la redditività dell’agenzia ESN fin dalla fase di riflessione sulla vostra futura implementazione ERP.
L’obiettivo è mettere a disposizione dei vostri dipendenti uno strumento che migliorerà la contabilità, le vendite, la gestione dei clienti e molte altre pratiche essenziali — in altre parole, un vero e proprio software di gestione della redditività per agenzie ESN, progettato per centralizzare e massimizzare le prestazioni.
Costo di una migrazione ERP per un'agenzia o una ESN
Le agenzie si concentrano spesso sui costi utente mensili che variano da un fornitore all’altro. Tuttavia, come per l’acquisto di una nuova auto, anche dei costi “nascosti” possono entrare in gioco… e devono essere anticipati per la vostra tranquillità (e quella di Sylvie).
Ecco i 5 costi da controllare prima di qualsiasi scelta di ERP:
Costi di migrazione esterna
Innanzitutto, il fornitore che avete scelto include costi aggiuntivi oltre alla tariffa utente mensile. Ad esempio: i costi di implementazione, i costi di accompagnamento e formazione, i costi di follow-up con il back-office (alcuni fornitori limitano gli scambi e fatturano i follow-up aggiuntivi) ecc.
In Furious, offriamo fino a nuovo ordine i costi di creazione dell’istanza, di set-up e di formazione ai nostri clienti PMI. Un modo per noi di essere solidali con loro in questi tempi particolari e di permettere loro di dotarsi facilmente di uno strumento di gestione avanzato e completo.
Si devono prendere in considerazione anche altri costi esterni:
- I costi dei consulenti esterni se siete accompagnati da consulenti per la vostra riorganizzazione
- I costi dei vostri studi contabili: alcuni fatturano ogni cambiamento;
- Gli eventuali costi degli altri strumenti da adattare: da qui l’interesse a scegliere una soluzione ad ampio raggio per evitare i costi multipli di licenze e adattamenti.
Furious, ad esempio, sostituisce in media 7 strumenti presso i nostri clienti!
Costi di migrazione interna
A volte più difficili da contabilizzare, i costi di migrazione ERP comprendono:
- Il tempo dedicato alla migrazione degli utenti
- I tempi di formazione, che possono essere ridotti grazie a una soluzione che offre un accompagnamento ad hoc per un’efficienza ottimale
- L’accompagnamento durante e dopo la fase di test: oltre al suo back-office dedicato agli utenti, Furious offre direttamente e in libero accesso sulla piattaforma più di 250 video didattici di meno di 2 minuti, molto utili in caso di domande.
- La mappatura dei processi della vostra azienda (vedi punto 5 qui)
- La disponibilità del team del progetto
- La fase di preparazione preliminare, in particolare sull’integrazione delle informazioni/dati + la fase di test dello strumento.
Nell’ambito della vostra migrazione verso Furious, i nostri team vi assistono nell’importazione dei vostri dati e vi aiutano a configurare e personalizzare al meglio l’ERP che risponde alle vostre esigenze.
L’architettura di un ERP è influenzata dal suo costo e dalle sue prestazioni
L’architettura di un ERP è uno degli elementi determinanti nel costo totale di implementazione di un tale sistema. Essa indica il modo in cui i diversi moduli, il database e le integrazioni esterne sono organizzati e interconnessi.
Un'architettura ben studiata offre una serie di vantaggi fondamentali:
- Riduzione dei costi di manutenzione: I sistemi ben strutturati richiedono meno correzioni e interventi.
- Facilità di integrazione: Le API e i moduli interoperabili riducono i costi legati all’adattamento degli strumenti esistenti.
- Scalabilità: Una buona architettura permette di aggiungere nuovi moduli o utenti senza costi aggiuntivi sproporzionati.
I costi della/e casa/e editrice/i che stai lasciando
I nostri clienti a volte scoprono con sorpresa che alcuni fornitori li vincolano con contratti fino a una data di anniversario. La risoluzione anticipata diventa quindi a pagamento.
Per informazione, l’impegno con Furious è solo trimestrale: siamo infatti convinti che i nostri clienti restino con noi perché lo strumento li aiuta quotidianamente, non perché hanno firmato per uno o tre anni!
Inoltre, alcuni fornitori fanno pagare anche il recupero dei vostri dati. In Furious, tutti i dati della vostra istanza vi appartengono. Sono esportabili in qualsiasi momento dalle persone dell’azienda che ne sono autorizzate, senza costi aggiuntivi.
Spese di supporto
Diffidate delle politiche di prezzo aggressive che possono riservarvi spiacevoli sorprese in caso di crescita o dopo il primo anno.
Le domande da porsi prima di qualsiasi impegno:
Esiste una clausola di rivalutazione tariffaria? Google e Slack, ad esempio, hanno recentemente aumentato unilateralmente i loro prezzi.
Qual è la base per l’aggiornamento dei prezzi?
Avete negoziato delle soglie al rialzo (se crescete) o al ribasso. Esempio: in Furious, più la vostra azienda cresce (e quindi più utenti avete sulla piattaforma), più la tariffa per utente diminuisce.
Quali sono le scadenze per la fatturazione?
Ci sono costi aggiuntivi (spazio di archiviazione, opzioni gratuite o a pagamento, API ecc…)?
I costi se la soluzione non vi soddisfa/non funziona
La fase di test è importante e non dovrebbe limitarsi a 2 settimane (a meno che tu non lo voglia).
È infatti importante che possiate scoprire tutta la potenza dello strumento di gestione, e soprattutto che siate sereni riguardo alla reattività e al supporto del fornitore scelto.
Tuttavia, se desiderate interrompere la collaborazione, sarete contenti di aver anticipato ponendovi le domande giuste:
- Hai controllato attentamente le clausole di reversibilità?
- Potrai accedere ai tuoi dati gratuitamente?
Capire il costo dell'ERP
Investire in un ERP è una decisione importante per qualsiasi azienda. Il costo associato può essere sostanziale, ma è giustificato dal valore aggiunto che lo strumento può apportare. Comprendere in dettaglio questo costo è essenziale per fare una scelta informata e ottenere il massimo dal vostro investimento.
I componenti essenziali di un ERP e il loro impatto sul prezzo
L’ERP è come un organismo vivente all’interno della tua azienda, composto da diversi elementi essenziali che ne determinano l’efficacia e, di conseguenza, il prezzo:
- Database unico: il cuore dell’ERP, dove tutti i vostri dati sono centralizzati.
- Moduli funzionali: gestione finanziaria, approvvigionamento, inventario, ecc. Ogni modulo aggiunge valore, ma anche al costo.
- Integrazione: la capacità dell’ERP di connettersi con altri sistemi può aumentare i costi iniziali.
- Personalizzazione: gli adattamenti affinché corrisponda perfettamente ai vostri processi possono essere costosi.
- Formazione e supporto: indispensabili per un utilizzo ottimale, questi servizi hanno un impatto diretto sul budget.
Ogni componente ha il suo prezzo, e l’equilibrio tra necessità e costo è cruciale.
Come la scelta tra ERP SaaS e on-premise influenza il budget?
Scegliere tra un ERP SaaS (Software as a Service) e una soluzione on-premise è determinante per il budget:
Nel caso di un SaaS, si paga generalmente un abbonamento mensile per utente. Ciò include la manutenzione e gli aggiornamenti. Ci sono meno costi fissi e implica un costo continuo.
L’ERP On-premise richiede un investimento iniziale maggiore per l’acquisto di licenze, l’infrastruttura e la manodopera per la gestione e la manutenzione.
La vostra scelta influenzerà non solo le vostre spese iniziali, ma anche la struttura del vostro budget a lungo termine.
Il costo dell'ERP varia in base alle funzionalità specifiche
Le funzionalità che scegliete definiscono direttamente la complessità e quindi il prezzo di vendita del vostro ERP:
- Standard vs Avanzato: più le funzionalità sono avanzate o specializzate, più il prezzo aumenta.
- Personalizzazione: gli adattamenti per adattarsi ai processi unici della vostra azienda possono comportare costi aggiuntivi.
- Estensibilità: la capacità dell’ERP di evolvere con la vostra azienda può anche essere un fattore di costo.
Pensate al futuro e non solo alle esigenze attuali per evitare costi aggiuntivi inattesi.
Quali sono i vantaggi di un ERP modulare per la gestione dei costi?
Un sistema ERP modulare può essere la soluzione per controllare i costi:
- Pagate solo per ciò di cui avete bisogno: iniziate con moduli di base e aggiungetene man mano.
- Flessibilità: si adatta facilmente all’evoluzione delle vostre esigenze senza un reinvestimento importante.
- Implementazione progressiva: riduce i rischi e permette una migliore gestione delle spese.
L’approccio modulare è un modo efficace per controllare il budget pur beneficiando della flessibilità necessaria alla crescita dell’azienda.
Quale budget prevedere per l'integrazione di un ERP?
L’integrazione e la personalizzazione sono due aspetti che possono influenzare significativamente il vostro budget:
- Integrazione: assicuratevi che l’ERP possa connettersi senza problemi con i sistemi esistenti, il che può richiedere un lavoro tecnico aggiuntivo.
- Personalizzazione: adattare l’ERP ai vostri processi può essere costoso, ma è spesso essenziale per sfruttarne appieno le capacità.
Allocate una parte del budget per queste fasi cruciali. Sono fondamentali affinché l’ERP si allinei con la visione strategica e gli obiettivi operativi dell’agenzia o della ESN.
I prezzi dell'ERP spiegati
L’implementazione di un sistema ERP è un investimento considerevole per qualsiasi azienda, e ancora di più per una PMI dove ogni euro conta. Comprendere la struttura del prezzo può aiutare a fare scelte oculate e ad anticipare i costi.
Per una PMI, il prezzo di un ERP è generalmente strutturato attorno a diversi assi:
- Licenze d’uso: a seconda che l’ERP sia on-premise o in SaaS, i costi variano tra l’acquisto di licenze e l’abbonamento.
- Costi di implementazione: includendo l’installazione, la configurazione e la personalizzazione del sistema.
- Formazione: essenziale per permettere agli utenti di padroneggiare lo strumento.
- Manutenzione e supporto: per assicurare il buon funzionamento e gli aggiornamenti.
Comprendere questi fattori è fondamentale per valutare il costo reale ed evitare sorprese di bilancio.
Qual è il prezzo medio di un ERP per una PMI?
Il prezzo medio di un ERP per una PMI può variare in modo significativo, generalmente tra 10.000 e 100.000 euro, in base a diversi fattori:
- Complessità: più i processi aziendali sono complessi, più il prezzo sarà elevato.
- Numero di utenti: la maggior parte degli ERP costa di più man mano che il numero di utenti aumenta.
- Livello di personalizzazione: le personalizzazioni specifiche per l’azienda possono aumentare i costi.
Questi intervalli sono indicativi e possono cambiare in base alle esigenze specifiche e alle scelte tecnologiche.
Criteri di scelta di un ERP
La scelta di un sistema ERP è una decisione strategica per qualsiasi azienda. I criteri di selezione devono essere allineati con le esigenze aziendali, le dimensioni dell’azienda e la sua visione a lungo termine.
Cloud, proprietario, SaaS: come scegliere l'ERP adatto?
La scelta tra un ERP cloud, proprietario o SaaS dipende da diversi fattori come la flessibilità, i punti di controllo e il budget.
Raccomandato per la sua flessibilità, scalabilità e facilità di aggiornamento, il cloud è ideale per le aziende che necessitano di mobilità e collaborazione in tempo reale.
Per un controllo più stretto su sicurezza e personalizzazione, si raccomanda di essere proprietari dell’ERP. Questa opzione è adatta alle aziende con processi specifici che richiedono soluzioni su misura.
La formula SaaS permette di ridurre i costi iniziali e offre una semplicità d’uso. Preferibile per le PMI che cercano di evitare investimenti in hardware e manutenzione informatica.
Manutenzione e supporto: assicurare il funzionamento dello strumento
Quanto sono importanti la modularità e l'automazione nella scelta di un sistema ERP?
La modularità permette di scegliere funzionalità specifiche che corrispondono alle esigenze immediate dell’azienda, con la possibilità di aggiungere moduli aggiuntivi in seguito.
L’automazione integrata nell’ERP può liberare tempo riducendo le attività manuali e minimizzando gli errori. Questi aspetti devono essere valutati in funzione degli obiettivi a lungo termine e della strategia di crescita dell’azienda.
Diagnosi ERP: valutare le vostre esigenze per determinare un prezzo
Per effettuare una diagnosi ERP, devi :
- Valutare i processi aziendali esistenti e identificare le lacune.
- Stabilisci quali sono le caratteristiche essenziali e quali quelle opzionali.
- Comprendere le integrazioni necessarie con altri sistemi.
- Consultare gli utenti finali per capire le loro esigenze quotidiane.
Una valutazione accurata dei requisiti ha un impatto diretto sul prezzo, evitando costi inutili per caratteristiche inutili.
Pianificazione e gestione di progetti ERP
L’implementazione di un ERP in un’agenzia o una ESN richiede una pianificazione meticolosa e una gestione rigorosa per assicurare il successo del progetto e il controllo del budget.
Come si redigono le specifiche precise per il tuo ERP?
Per redigere una specifica precisa, è fondamentale :
- Identificare e documentare i requisiti aziendali dettagliati.
- Definisci gli obiettivi specifici che l’ERP deve raggiungere.
- Includere i vincoli tecnici, legali e di bilancio.
- Anticipare le esigenze di formazione e supporto.
Specifiche ben definite guideranno la scelta della soluzione ERP e le trattative con i fornitori.
Quali sono le fasi principali del budget di un progetto ERP?
I passi fondamentali per la definizione del budget di un progetto ERP sono :
- Costi stimati di licenza o abbonamento.
- Calcolo dei costi di implementazione, compresa la personalizzazione e l’integrazione.
- Prevedere i costi di formazione e assistenza.
- Anticipare i costi operativi e di manutenzione.
Un budgeting accurato e realistico eviterà un superamento dei costi imprevisti.
ERP e scalabilità: come anticipare i costi futuri?
Anticipare i costi futuri implica guardare oltre l’investimento iniziale:
- Selezionare un sistema ERP con un’architettura scalabile.
- Valuta i costi dell’aggiornamento e dell’aggiunta di nuovi moduli o utenti.
- Considera i costi della formazione continua e dell’aggiornamento delle competenze.
- Pianifica la manutenzione a lungo termine e l’assistenza estesa.
L’anticipazione di questi costi assicurerà la sostenibilità dell’investimento ERP e supporterà la crescita dell’azienda.
In breve, come puoi vedere, anticipare eventuali costi aggiuntivi ti aiuterà a evitare spiacevoli sorprese. La scelta di un ERP è una decisione strategica che deve essere pianificata anche dal punto di vista finanziario.
In media, considerate un mese di preparazione interna, poi 2 o 3 mesi per migrare.
Ti poni forse queste domande?
01 Perché è rischioso utilizzare più strumenti non connessi?
Perché ciò moltiplica i reinserimenti, le dimenticanze e le differenze di interpretazione. Risultato: perdita di tempo, errori e difficoltà a gestire la redditività.
02 Uno strumento centralizzato è adatto a tutte le dimensioni di agenzia?
Sì, a condizione che sia modulabile. Furious, ad esempio, è pensato per adattarsi sia a una struttura di 15 persone che a un’agenzia di 150.
03 Quali dati sono prioritari da connettere?
Pianificazione, costi, tempo impiegato, budget allocato e margine. Queste sono le fondamenta della tua performance operativa.
04 Si può iniziare in piccolo con l'integrazione?
Assolutamente. Alcune agenzie iniziano connettendo la pianificazione e il monitoraggio del tempo prima di aggiungere il monitoraggio del budget.
05 Quanto tempo ci vuole per passare a una soluzione centralizzata?
Dipende dalla tua organizzazione, ma la maggior parte delle agenzie migra in 4-8 settimane, con un supporto dedicato.
06 Furious può sostituire il mio strumento di pianificazione, tempo e budget?
Sì. Furious è stato progettato per riunire tutti questi elementi in un unico ambiente, senza perdere in precisione né in flessibilità.
