Porque é que empilhar 7 ferramentas custa mais do que uma solução integrada

7 ferramentas na tua pilha? Vê aqui quanto custa

Selecionou cuidadosamente o melhor CRM do mercado. Adicionou a ferramenta de gestão de projectos que todos recomendam. Optou pela solução de controlo de tempo mais bem avaliada. E completou tudo com uma ferramenta de faturação, uma plataforma de colaboração, um software de relatórios e, claro, algumas folhas de cálculo úteis para casos especiais.

Em suma, construíste a pilha perfeita. O melhor em cada categoria. Uma abordagem lógica, não achas?

Só que esta estratégia de excelência esconde uma realidade muito menos atraente. Para além das subscrições mensais que pagas religiosamente, existem custos invisíveis que podem facilmente multiplicar a tua conta por três ou mesmo por quatro. Entre licenças fantasma, produtividade evaporada e horas gastas em manutenção, a sua pilha ”optimizada” pode muito bem ser a sua maior despesa oculta.

Vejamos o que este monte deferramentas te está realmente a custar.

Somar as licenças é apenas o começo

Se pensas que o custo das tuas ferramentas se limita às contas mensais que te chegam todos os meses, eis a realidade.

O peso das subscrições

Os números falam por si. Em 2024, a empresa média gastará 1 040 dólares por funcionário por ano só em subscrições SaaS, de acordo com um estudo da Gartner. Para uma agência de 25 pessoas, isso já equivale a 26.000 dólares por ano. E estamos a falar de uma média.

O problema? Esta média esconde uma realidade ainda mais preocupante: em média, uma empresa utiliza 125 aplicações SaaS diferentes. Cento e vinte e cinco. Deixa que isto se entenda por um segundo. Mesmo para uma organização de média dimensão, estamos facilmente a falar de 7 a 15 ferramentas principais que se vão acumulando gradualmente. Começa com um CRM, acrescenta uma ferramenta de gestão de projectos, depois uma ferramenta de faturação… e, sem dar por isso, a pilha explodiu.

As licenças fantasma afectam o orçamento

Aqui está o número mais difícil: as empresas só estão a utilizar 49% das suas licenças provisionadas. Por outras palavras, estás a pagar por mais de metade dos lugares vazios.

De acordo com o SaaS Management Index 2024 da Zylo, que analisa mais de 30 milhões de licenças e 34 mil milhões de dólares em gastos com SaaS, as empresas desperdiçam uma média de 18 milhões de dólares por ano em licenças não utilizadas. Mesmo que a tua agência não atinja estes valores, o princípio continua a ser o mesmo à tua escala.

Em termos práticos, estas licenças fantasma provêm de :

• Funcionários que saíram e cujo acesso foi eliminado
• Realização de projectos que requerem ferramentas temporárias
• Períodos de teste transformados em subscrições esquecidas
• Alterações de função em que as ferramentas antigas permanecem activas

Uma auditoria rápida às tuas licenças actuais pode trazer algumas surpresas desagradáveis.

Redundância dispendiosa

Falemos agora da redundância, esse flagelo discreto mas dispendioso. De acordo com o mesmo estudo da Zylo, a empresa média tem :

• 11 ferramentas de gestão de projectos
• 10 aplicações de colaboração em equipa
• 15 plataformas de aprendizagem eletrónica

Numa agência típica, é frequente encontrarmos esta configuração absurda:

• Uma ferramenta de controlo do tempo para controlar o tempo gasto
• Uma ferramenta de gestão de projectos para organizar tarefas
• Uma ferramenta de planeamento para gerir recursos
• Folhas de cálculo para gerir os orçamentos dos projectos
• Uma ferramenta de faturação que pede novamente algumas das mesmas informações

O resultado? Cinco ferramentas diferentes que fazem parcialmente a mesma coisa, com várias entradas duplicadas e sem uma visão geral coerente.

Tipo de custo	Custo médio	Fonte
Despesas SaaS por empregado/ano	1 040 $	Gartner 2024
Desperdício de licenças não utilizadas	18M/ano (empresa média)	Zylo 2024
Percentagem de licenças efetivamente utilizadas	49%	Zylo 2024
Número médio de ferramentas redundantes	11 (apenas gestão de projectos)	Zylo 2024

O custo invisível da perda de produtividade

Mas a fatura não se fica por aqui. O verdadeiro custo reside no que as tuas equipas NÃO estão a fazer devido a esta pilha dispersa. E é aqui que os números se tornam verdadeiramente alarmantes.

Mudança de contexto: o assassino silencioso da produtividade

Imagina este cenário: o teu gestor de projectos consulta o CRM para verificar uma informação sobre um cliente, passa para a ferramenta de gestão de projectos para atualizar uma tarefa, abre a ferramenta de controlo do tempo para registar o seu tempo e, em seguida, verifica na folha de cálculo se o orçamento do projeto ainda está de pé. Quatro aplicações diferentes para uma única ação coerente.

Este constante ir e vir entre aplicações tem um nome: mudança de contexto. E está literalmente a matar a produtividade das tuas equipas.

Os dados são incontestáveis. De acordo com o Anatomy of Work Index, os trabalhadores alternam entre 9 aplicações diferentes, em média, todos os dias. Alguns estudos mostram mesmo que os programadores mudam de tarefa 13 vezes por hora, gastando apenas 6 minutos numa tarefa antes de mudar para a seguinte.

Qual é o custo? A alternância de contexto pode reduzir a produtividade em até 40%. Não se trata de um palpite - é o resultado de uma série de estudos convergentes, incluindo um da American Psychological Association, que mostra que os adultos que alternam regularmente entre tarefas têm uma produtividade global significativamente mais baixa.

Traduz isso em euros reais:

• Para um empregado que custa à tua organização 70 000 - 80 000 euros por ano
• Recuperar até mesmouma hora de concentração por dia representa cerca de 9.000 a 10.000 euros em valor de produção anual.
• Com uma equipa de 20 pessoas, perde-se 180.000 a 200.000 euros de capacidade de produção.

E isso é apenas uma hora por dia. Para muitas equipas que fazem malabarismos com 7 ou mais ferramentas, a perda real é muito maior.

Tempo de recarga cognitiva

Eis outro número assustador: de acordo com uma investigação da Universidade da Califórnia em Irvine, são necessários em média 23 minutos e 15 segundos para recuperar a concentração total após uma interrupção. Alguns estudos chegam mesmo a alargar esta estimativa para 25 minutos.

Pensa nisso por um momento. Vinte e três minutos para voltares a um estado de fluxo após cada mudança de contexto.

O cenário típico de uma agência com uma pilha dividida:

• Trabalharás numa proposta comercial (concentração obrigatória)
• Notificação: um cliente respondeu no CRM → passas para o outro lado
• Se responderes, então tens de atualizar o calendário → nova ferramenta
• Entretanto, surge uma pergunta na tua ferramenta de faturação
• Abre a ferramenta de relatórios para verificar um KPI
• Finalmente voltas à tua proposta… 23 minutos depois

Estudos recentes mostram que um trabalhador sofre uma média de 12 alterações contextuais em 30 minutos durante os períodos activos. Com 23 minutos para recarregar de cada vez, é fácil perceber porque é que 40% do tempo produtivo se evapora.

Para um dia de 8 horas, isto representa cerca de 3 horas de produtividade perdida todos os dias. Todos os dias. Para cada empregado.

O custo psicológico e humano

Para além dos valores brutos de produtividade, a mudança de contexto tem um impacto humano mensurável e documentado.

45% dos trabalhadores afirmam que se sentem menos produtivos devido ao facto de estarem constantemente a fazer malabarismos com aplicações, de acordo com o Relatório Workgeist da Universidade de Cornell. E 43% dizem que alternar frequentemente entre ferramentas e contextos é ”muito cansativo” do ponto de vista mental.

Um estudo da Universidade da Califórnia, em Irvine, mediu o estado psicológico dos participantes após apenas 20 minutos de interrupções repetidas. O resultado: um aumento significativo do stress, da frustração, da perceção da carga de trabalho e da pressão.

Mas as tuas equipas passam por isto todos os dias, todos os dias.

Quais são as consequências a médio prazo?

• Aumento da fadiga cognitiva e do risco de burnout
• Aumento da rotação do pessoal (e custos de recrutamento/formação associados)
• Erros mais frequentes devido à fragmentação da atenção
• Redução da qualidade do serviço para os teus clientes

Um relatório da Atlassian estima que a mudança de contexto custa à economia mundial cerca de 450 mil milhões de dólares por ano. Este número astronómico reflecte a dimensão do problema à escala mundial. Para a tua agência, mesmo que estejamos a falar apenas de algumas dezenas ou centenas de milhares de euros, o impacto na competitividade é real e imediato.

Custos de integração e manutenção

E há mais para vir. Cada nova ferramenta na tua pilha cria fricção que é dispendiosa, mas que tendemos a subestimar, ou mesmo a esquecer completamente.

Dívida de integração

”Depois ligamos tudo.” Esta é provavelmente a frase mais perigosa proferida nas agências modernas.

A realidade? O ”mais tarde” nunca acontece. Ou acontece em condições tão más que o resultado é pior do que o problema inicial.

Consequência direta:

• Dupla introdução manual: as mesmas informações são introduzidas no CRM, depois na ferramenta de gestão de projectos e, por fim, no sistema de faturação
• Ficheiros de folha de cálculo intermédios que funcionam como uma ponte entre dois sistemas incompatíveis
• Exportações/importações semanais efectuadas manualmente por um membro do pessoal que perde 2-3 horas por semana com esta tarefa
• Risco exponencial de erros: cada cópia manual é uma oportunidade para cometer um erro

Quanto tempo é gasto nestas tarefas de ”canalização informática”? Facilmente 5 a 10 horas por semana para uma equipa média. São 250 a 500 horas por ano que não criam absolutamente nenhum valor para os teus clientes.

O custo da formação

Cada ferramenta adicionada à tua pilha representa uma nova curva de aprendizagem para as tuas equipas.

O impacto é múltiplo:

• Formação inicial multiplicada: formar uma equipa em 7 ferramentas demora 7 vezes mais tempo (frequentemente com 7 formadores ou tutoriais diferentes)
• Integração alargada: cada novo recruta tem de dominar toda a pilha antes de estar totalmente operacional
• Actualizações contínuas: cada ferramenta evolui ao seu próprio ritmo, com as suas próprias alterações de interface e novas funcionalidades

Vejamos o exemplo concreto de um novo gestor de projectos que entra para a tua agência:

• Com 7 ferramentas: 1 a 2 semanas de formação, formação contínua durante 1-2 meses, produtividade reduzida durante este período
• Com uma plataforma integrada: 2-3 dias de formação, operacional em menos de uma semana

Qual é a diferença? Poupa cerca de 6 a 8 semanas de produtividade durante o primeiro ano.

Para um gestor de projectos que custa 60.000 euros por ano, são cerca de 7.000 euros de perda de produtividade só com a integração.

Manutenção oculta que consome muito tempo

Depois, há todo o tempo de manutenção invisível que se acumula silenciosamente:

Gestão da renovação :

• 7 ferramentas = 7 datas de renovação diferentes a seguir
• 7 potenciais negociações comerciais
• 7 facturas para verificar e validar
• 7 riscos da renovação automática indesejada

Gestão do acesso e das permissões :

• 7 sistemas de autenticação para gerir
• Criação e eliminação de contas em cada ferramenta para cada movimento de RH
• 7 políticas de segurança diferentes para manter
• Risco 7 vezes maior de uma violação se um antigo funcionário mantiver o acesso

Apoio e assistência técnica :

• 7 contactos diferentes em caso de problema
• 7 centros de ajuda com a sua própria lógica
• 7 fóruns comunitários para visitares
• Não tem uma visão global dos problemas interfuncionais

Actualizações e compatibilidade :

• Cada ferramenta evolui de forma independente
• Risco de incompatibilidade entre versões
• Testes necessários para cada atualização principal

No total, para uma pessoa responsável pela gestão operacional da sua pilha (frequentemente um gestor de TI ou de operações, ou mesmo um diretor financeiro), pode facilmente contar com 5 a 10 horas por mês de puro trabalho administrativo. Ao longo de um ano, isto representa 60 a 120 horas dedicadas exclusivamente a manter a pilha a funcionar.

A uma taxa horária de 60-80 euros, isso equivale a 4 800 a 9 600 euros por ano só em tempo de manutenção administrativa.

Quando a pilha se torna um travão estratégico

Para além dos euros e das horas perdidas, uma pilha fragmentada priva-o de uma vantagem competitiva crucial: a capacidade de gerir o seu negócio em tempo real e de reagir rapidamente às oportunidades.

Uma visão fragmentada que custa oportunidades

O problema fundamental de uma pilha dispersa? Os teus dados estão espalhados por 7 locais diferentes, sem uma visão geral coerente.

As consequências são diretas:

Impossível ter uma visão em tempo real

• Os teus dados de vendas estão no CRM
• Progresso do projeto na ferramenta de gestão de projectos
• Os dados financeiros estão na tua ferramenta de contabilidade
• O calendário de recursos está… algures numa folha de cálculo
• Resultado: não há uma visão consolidada da tua atividade em qualquer momento

Relatórios manuais e aborrecidos

• No final de cada mês, alguém passa 1 ou 2 dias a consolidar dados de 7 fontes diferentes
• Os painéis de controlo já estão obsoletos quando estão prontos
• Os erros de consolidação são comuns

Decisões baseadas em dados incompletos ou obsoletos

• ”Pensamos que o projeto X é rentável, mas não temos os números mais recentes”.
• ”Teríamos de verificar a disponibilidade da equipa, mas é complicado cruzar dados”.
• ”Não sei exatamente em que pé estamos em relação aos nossos objectivos para o trimestre”.

Oportunidades perdidas

• Um potencial cliente pergunta se podes começar um projeto na próxima semana: é impossível responder rapidamente sem passar 2 horas a verificar em 4 ferramentas diferentes
• Só detecta quando um projeto está a sair do rumo financeiro quando já é tarde demais
• Impossível identificar rapidamente as tuas actividades mais rentáveis e desenvolvê-las

Agilidade sacrificada no altar da complexidade

Num mercado em rápida evolução, a capacidade de mudar rapidamente é uma grande vantagem competitiva. Uma pilha fragmentada tira-te isso.

Tempo de reação mais longo

• Cada decisão requer a consulta e o cruzamento de várias fontes
• Os processos são fixos porque dependem da interação complexa entre várias ferramentas
• Modificar um processo significa rever a lógica de 5 ou 6 ferramentas

Dificuldade em adaptar a tua oferta

• Queres lançar um novo tipo de serviço?
• Primeiro, tens de verificar se as tuas 7 ferramentas suportam este novo fluxo de trabalho
• Depois adapta a configuração em cada
• Treina as equipas nestas novas configurações utilizando 7 ferramentas diferentes
• Tempo estimado: várias semanas, até meses

Vs. com uma plataforma integrada :

• Configuração centralizada do novo tipo de projeto
• Formação pontual sobre o novo processo
• Pode ser implementado em poucos dias

A diferença entre aproveitar uma oportunidade de mercado ou passá-la para um concorrente mais ágil.

Shadow IT: o custo que nem sequer consegues ver

Vamos agora falar de um fenómeno insidioso: Shadow IT, ou seja, as ferramentas que os teus empregados utilizam sem o teu conhecimento.

Os números são surpreendentes: segundo a Zylo, mais de um terço das aplicações utilizadas nas empresas são Shadow IT. E 67% dos gestores de TI citam a compra de ferramentas não autorizadas como um dos seus principais desafios.

Porque é que as tuas equipas fazem isto? Muitas vezes, porque a tua pilha oficial é tão pesada e fragmentada que procuram soluções alternativas para serem eficientes. ”Utilizo esta ferramenta pessoal de tarefas porque a nossa ferramenta oficial é demasiado complicada.” ”Pago um pouco de SaaS do meu próprio bolso porque me poupa 2 horas por semana.”

Há muitos riscos:

• Segurança dos dados: as informações dos teus clientes circulam em ferramentas não seguras
• Conformidade com o RGPD: já não tens controlo sobre o local onde os teus dados pessoais são armazenados
• Custos não controlados: assinaturas pagas pelos empregados que não são vistas em lado nenhum
• Dependência individual: no dia em que o empregado sai, ninguém sabe como recuperar os dados

A Shadow IT é muitas vezes o sintoma de uma pilha oficial demasiado complexa. E acrescenta mais uma camada de custos e riscos ocultos.

O verdadeiro cálculo: quanto custa REALMENTE a tua pilha?

Agora vamos fazer as contas. Eis como avaliar o custo real da tua infraestrutura de software, para além das simples subscrições mensais.

Metodologia de cálculo em 4 etapas

1.Custos diretos (a parte visível)

• Total de subscrições mensais × 12 meses
• Multiplica pelo número de licenças por ferramenta
• Adiciona licenças não utilizadas (cerca de 51% de acordo com estudos)

Para uma agência de 20 pessoas com 7 ferramentas a ~25 €/utilizador/mês em média:

• 7 ferramentas × 25 euros × 20 utilizadores × 12 meses = 42 000 euros/ano

Mas com 51% de resíduos: custo real para uma utilização eficaz = ~ 85 000 euros/ano

2. Custos de produtividade (a bomba escondida)

• Tempo perdido na mudança de contexto: 40% de um mínimo de uma hora por dia
• Multiplicado pela taxa horária dos teus empregados
• Multiplica pelo número de empregados
• Multiplica por 220 dias úteis

Para uma equipa de 20 pessoas, com um custo médio de 60 000 euros/ano (ou seja, ~35 euros/hora):

• 1h/dia × 35 euros/h × 20 pessoas × 220 dias = 154 000 euros/ano de perda de produtividade

E continuamos a ser conservadores com apenas 1 hora perdida por dia.

3. Custos de manutenção e formação

• Tempo de administração de TI/operações: 5-10h/mês
• Formação inicial por ferramenta × número de ferramentas
• Apoio e resolução de problemas
• Tempo para consolidar os dados para a elaboração de relatórios

Estimativa para uma agência média :

• Manutenção administrativa: 8h/mês × 70 euros/hora × 12 = 6.720 euros
• Formação contínua e integração: ~8.000 euros/ano
• Total: cerca de 15 000 euros/ano

4. Custos de oportunidade (os mais difíceis de quantificar)

• Relatórios manuais vs. automatizados: tempo despendido
• Decisões atrasadas: oportunidades perdidas
• Projectos não lançados por falta de visibilidade
• Perde clientes por falta de capacidade de resposta

É difícil calcular um valor exato, mas um único contrato no valor de 50 000 euros perdido porque não conseguiste responder com rapidez suficiente sobre a disponibilidade da tua equipa é suficiente para arruinar o ano.

O cálculo final que te faz pensar

Voltemos ao nosso exemplo de uma agência de 20 pessoas com 7 ferramentas:

Custo anual real de uma pilha explodida :

• Licenças (com desperdício): 85 000 euros
• Produtividade perdida (1 hora/dia): 154 000 euros
• Manutenção e formação: 15 000 euros
• Custos de oportunidade (conservadores): 30 000 euros

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CUSTO TOTAL: 284 000 euros/ano

Solução integrada :

• Custo da plataforma tudo-em-um: 50 000 euros/ano
• Ganho de produtividade (75% de 154k): 115.000 euros
• Poupanças de manutenção (70%): 10 000 euros
• Melhoria da capacidade de resposta: oportunidades aproveitadas

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POUPANÇA LÍQUIDA: ~€209.000/ano

Leste bem: para uma agência de 20 pessoas, a diferença pode ser superior a 200 000 euros por ano.

E estes números são conservadores. Muitas agências descobrem, quando fazem o exercício honestamente, que a sua pilha lhes custa ainda mais.

Antes do Furious, tínhamos várias ferramentas geridas por divisão, mas a sua gestão era complexa. Com a Furious, uniformizámos tudo com uma ferramenta dedicada para as agências. Foi realmente um divisor de águas na comunicação interna e na produtividade da equipa.

Harold Gardas, Diretor Executivo da Köm Média

A solução integrada: ROI calculado em semanas

Face a esta realidade, cada vez mais agências optam pela consolidação. E as reacções mostram que não se trata apenas de uma questão de custos, mas de desempenho global.

Benefícios imediatos

Desde o primeiro mês de migração para uma solução integrada, os benefícios são tangíveis:

Uma subscrição em vez de 7

• Uma única fatura mensal
• Apenas uma renovação anual para gerir
• Negociação comercial única
• Simplificação administrativa imediata

Uma única ação de formação para toda a equipa

• Curva de aprendizagem única
• Documentação centralizada
• Desenvolvimento rápido de competências
• Acelera a integração de novos recrutas

Um único ponto de contacto para apoio

• Não precisas de jogar pingue-pongue entre 7 suportes diferentes
• Resolução mais rápida de problemas interfuncionais
• Uma verdadeira parceria é possível
• Segue um roteiro de produtos único

Dados unificados em tempo real

• Uma visão consolidada de todo o teu negócio
• Painéis de controlo automáticos e actualizados
• Capacidade de tomar decisões informadas rapidamente
• Deteção precoce de problemas e oportunidades

Retorno rápido do investimento

Os estudos sobre o ROI das soluções integradas estão a produzir resultados encorajadores. De acordo com uma análise da WPForms (2024), o ROI médio de um CRM integrado é alcançado em 13 meses. E isto para um simples CRM, não para uma solução completa tudo-em-um.

Para uma plataforma de gestão de agências tudo-em-um, o cronograma típico é o seguinte:

Mês 1-2: Poupança imediata

• Eliminação de licenças redundantes
• Deixa de ter subscrições desnecessárias
• Primeiras poupanças visíveis no final do primeiro mês

Mês 3-4: Ganhos de produtividade

• As equipas dominam a plataforma
• A mudança de contexto é drasticamente reduzida
• Os primeiros ganhos de produtividade começam a ser mensuráveis
• Os relatórios tornam-se automáticos

Mês 6: Ponto de equilíbrio

• O investimento na migração pagou-se a si próprio
• Os processos são optimizados
• A curva de aprendizagem já passou

Mês 12: ROI positivo sólido

• Todos os lucros são realizados
• As poupanças acumuladas ultrapassam largamente o investimento inicial
• A tua agência é mais ágil e competitiva

Tomando o nosso exemplo de uma agência de 20 pessoas que poupa ~209 000 euros por ano, o ROI torna-se positivo a partir do 3º mês se o investimento em migração e formação for de 50 000 euros.

Ganhos a longo prazo que mudam o jogo

Mais do que apenas o ROI financeiro, uma solução integrada transforma a forma como trabalhas:

Escalabilidade simplificada

• Adicionar um novo utilizador = um clique, não 7 configurações
• Desenvolver uma nova oferta = criar um fluxo de trabalho, não reinventar a roda
• Cresce de 20 para 50 pessoas sem que a tua pilha se torne impossível de gerir

Redescobre a agilidade

• Processos unificados = capacidade de se adaptar rapidamente
• Resposta mais rápida aos convites à apresentação de propostas (todas as informações num único local)
• Novos serviços lançados em dias, não em semanas

Visibilidade em tempo real

• Monitorização contínua da atividade
• Antecipa os problemas antes que se tornem críticos
• Identificação rápida de oportunidades de crescimento
• Tomada de decisões com base em dados recentes e fiáveis

Aumento da competitividade

• Tempo e recursos libertados para te concentrares no teu negócio principal
• Capacidade de responder mais rapidamente do que os teus concorrentes
• Melhoria da experiência do cliente (capacidade de resposta, acompanhamento, transparência)
• Equipas menos cansadas e mais empenhadas

Coisas a ter em conta

Empilhar 7 ferramentas para ”escolher o melhor em cada categoria” parece lógico no papel. Na realidade, é uma estratégia que te pode custar 3 a 4 vezes mais do que a soma das subscrições simples.

Entre licenças fantasma, produtividade evaporada pela mudança de contexto, tempo gasto em manutenção e integração e oportunidades perdidas devido à falta de visibilidade, o custo real pode facilmente atingir 250 000 a 350 000 euros por ano para uma equipa de 20 pessoas.

A verdadeira questão já não é ”Posso dar-me ao luxo de investir numa solução integrada?”, mas sim”Posso dar-me ao luxo de NÃO o fazer?”

Num mercado em que cada ponto de margem conta, em que a capacidade de resposta é uma vantagem competitiva decisiva e em que o bem-estar das equipas tem um impacto direto no seu desempenho, continuar a acumular ferramentas é como deitar dinheiro pelo cano abaixo.

A consolidação já não é uma opção. É uma necessidade estratégica se quisermos manter-nos competitivos.

Descobre o Furious

Podes estar a fazer a ti próprio
estas perguntas.

01 Quantas ferramentas utiliza, em média, uma

agência? Uma agência de média dimensão (15-50 pessoas) utiliza geralmente entre 7 e 15 ferramentas principais para gerir a sua atividade: CRM, gestão de projectos, controlo do tempo, faturação, contabilidade, colaboração, relatórios, etc. A estas ferramentas juntam-se muitas vezes ferramentas secundárias e Shadow IT (ferramentas utilizadas por colaboradores sem validação oficial). A estas juntam-se frequentemente ferramentas secundárias e Shadow IT (ferramentas utilizadas pelos empregados sem validação oficial). Os estudos mostram que uma empresa média, em todos os sectores, utiliza um total de 125 aplicações SaaS.

02 Como posso identificar as licenças não utilizadas na minha pilha?

Existem vários métodos: pedir a cada ferramenta um relatório de utilização de licenças (a maioria dos produtos SaaS oferece esta funcionalidade), efetuar uma auditoria mensal das últimas ligações por utilizador, cruzar a lista de licenças com o seu organigrama atual para identificar os funcionários que saíram e inquirir diretamente as suas equipas sobre as ferramentas que utilizam diariamente. Também podes utilizar plataformas de gestão SaaS que automatizam esta deteção. Em média, 51% das licenças fornecidas não são utilizadas ou são muito pouco utilizadas.

03 Uma solução integrada não é mais arriscada (tudo no mesmo cesto)?

É um receio legítimo, mas a realidade mostra o contrário. Com 7 ferramentas diferentes, tem 7 pontos de falha potenciais, 7 políticas de segurança a manter, 7 riscos de vulnerabilidade e nenhuma visão global em caso de problema. Uma plataforma integrada de alta qualidade oferece geralmente uma segurança reforçada (apenas um sistema para proteger, mas melhor), cópias de segurança centralizadas, um SLA único e claro e uma equipa de apoio dedicada. Além disso, as soluções modernas utilizam infra-estruturas de nuvem robustas com redundância. O verdadeiro risco é ter um sistema tão complexo que ninguém tem qualquer controlo real sobre a sua segurança.

04 Como posso convencer a minha equipa a abandonar as suas ferramentas preferidas?

A mudança é sempre um desafio. O segredo é começar pelos problemas quotidianos das equipas: tempo perdido à procura de informações em 7 locais diferentes, entradas duplas frustrantes, impossibilidade de obter uma visão global. Envolve as tuas equipas desde o início do processo de seleção, leva-as a testar previamente a solução integrada e mostra-lhes em termos concretos como o seu dia a dia será simplificado. Identifica ”campeões” em cada equipa que possam divulgar a solução. E acima de tudo: apoia a mudança com formação de qualidade. A resistência diminui drasticamente quando as pessoas compreendem que a nova ferramenta lhes vai realmente poupar tempo.

05 Qual é um prazo realista para a migração para uma solução integrada?

Para uma agência com 15-30 pessoas, deve geralmente prever 2-3 meses para uma migração bem preparada: 2-3 semanas para a definição do âmbito e preparação (mapeamento de processos, limpeza de dados), 3-4 semanas para a parametrização e migração de dados, 2-3 semanas para a formação e apoio às equipas, depois 3-4 semanas para a rodagem com apoio próximo. O truque é avançar gradualmente: começa com um departamento-piloto, verifica se tudo está a funcionar e depois estende ao resto da organização. Algumas agências optam por uma migração ”big bang” durante um período de baixa atividade (agosto, fim do ano), enquanto outras preferem uma abordagem mais gradual ao longo de 4-6 meses. O mais importante é não descurar a fase de formação: é ela que garante a adoção.

Uma agência de média dimensão (15 a 50 pessoas) utiliza geralmente entre 7 e 15 ferramentas principais para gerir a sua atividade: CRM, gestão de projectos, controlo do tempo, faturação, contabilidade, colaboração, relatórios, etc. A estas ferramentas juntam-se frequentemente ferramentas secundárias e Shadow IT (ferramentas utilizadas pelos empregados sem aprovação oficial). A estas juntam-se frequentemente ferramentas secundárias e Shadow IT (ferramentas utilizadas pelos empregados sem validação oficial). Os estudos mostram que uma empresa média, em todos os sectores, utiliza um total de 125 aplicações SaaS.

Existem várias formas de o fazer: pedir a cada ferramenta um relatório de utilização de licenças (a maioria dos produtos SaaS oferece esta funcionalidade), efetuar uma auditoria mensal das últimas ligações por utilizador, cruzar a lista de licenças com o seu organigrama atual para identificar os funcionários que saíram e inquirir diretamente as suas equipas sobre as ferramentas que utilizam diariamente. Também podes utilizar plataformas de gestão SaaS que automatizam esta deteção. Em média, 51% das licenças fornecidas não são utilizadas ou são muito pouco utilizadas.

É um receio legítimo, mas a realidade mostra o contrário. Com 7 ferramentas diferentes, tem 7 pontos potenciais de falha, 7 políticas de segurança a manter, 7 riscos de violação e nenhuma visão global em caso de problema. Uma plataforma integrada de alta qualidade oferece geralmente uma segurança reforçada (apenas um sistema para proteger, mas melhor), cópias de segurança centralizadas, um SLA único e claro e uma equipa de apoio dedicada. Além disso, as soluções modernas utilizam infra-estruturas de nuvem robustas com redundância. O verdadeiro risco é ter um sistema tão complexo que ninguém tem qualquer controlo real sobre a sua segurança.

A mudança é sempre um desafio. A chave é começar pelos problemas quotidianos das equipas: o tempo perdido à procura de informações em 7 locais diferentes, a frustrante duplicação da introdução de dados, a impossibilidade de obter uma visão global. Envolve as tuas equipas desde o início do processo de seleção, leva-as a testar previamente a solução integrada e mostra-lhes em termos concretos como o seu dia a dia será simplificado. Identifica ”campeões” em cada equipa que possam divulgar a solução. E acima de tudo: apoia a mudança com formação de qualidade. A resistência diminui drasticamente quando as pessoas compreendem que a nova ferramenta lhes vai realmente poupar tempo.

Para uma agência de 15 a 30 pessoas, deve geralmente prever 2 a 3 meses para uma migração bem preparada: 2 a 3 semanas de definição do âmbito e preparação (mapeamento de processos, limpeza de dados), 3 a 4 semanas de parametrização e migração de dados, 2 a 3 semanas de formação e apoio às equipas e, em seguida, 3 a 4 semanas de rodagem com apoio próximo. O truque é avançar gradualmente: começa com um departamento-piloto, verifica se tudo está a funcionar e depois estende ao resto da organização. Algumas agências optam por uma migração ”big bang” durante um período de baixa atividade (agosto, fim do ano), enquanto outras preferem uma abordagem mais gradual ao longo de 4-6 meses. O mais importante é não descurar a fase de formação: é ela que garante a adoção.