Finalmente! A direção aprovou a aquisição de um novo software de gestão empresarial. Um ERP.
A fantástica ferramenta que o conquistou (esperamos que seja o Furious😉) deverá permitir automatizar os processos entre os diferentes departamentos, poupar tempo no dia a dia e, in fine, dinheiro.
Está prestes a migrar e a impaciência mistura-se com uma ligeira ansiedade:
Como garantir que esta migração estratégica para a empresa corra da melhor forma?
Como sabemos a pressão que isto pode representar e os potenciais perigos, na Furious acompanhamos os nossos clientes passo a passo, pelo tempo necessário.
E já podemos enumerar os 10 erros mais comuns a evitar durante uma migração:
Esquecer de se perguntar por que está a mudar de ferramenta
Pode parecer óbvio dito assim, mas é importante avaliar a situação atual antes de iniciar qualquer mudança. Alguns dos nossos clientes partem praticamente do zero: algumas folhas Excel e nenhuma ferramenta real. Outros já estão familiarizados com ferramentas de tarefa única (CRM, gestão de projetos) que não comunicam necessariamente entre si. Outros ainda têm a maturidade de utilização de um ERP concorrente e não estão satisfeitos.
Em todos os casos, sendo um ERP uma ferramenta transversal por definição, é fundamental recolher as necessidades e restrições das equipas que o utilizarão, mas sobretudo definir os objetivos desta migração. Identificou os “pontos críticos” que pretende resolver e definiu uma grelha de avaliação?
Não nomear um responsável por este projeto de migração
Mudar a ferramenta central do funcionamento da empresa envolve todos os colaboradores.
O sucesso deste projeto interno – tão estratégico – requer um coordenador que faça a ligação entre os diferentes departamentos e serviços.
Da mesma forma que um gestor de projeto permite coordenar todas as pessoas que trabalham para a sua boa execução, um intermediário entre as equipas de software e as suas é um pré-requisito para o sucesso da sua migração.
Nem todos podem ser responsáveis. Este terá particularmente a responsabilidade de estabelecer um planeamento e garantir que seja cumprido.
Confiar o projeto a um estagiário
… E este responsável não pode ser um estagiário. Da mesma forma que não confiaria o maior orçamento e projeto da sua empresa ao João-o-estagiário, parece óbvio que confiar-lhe a migração da ferramenta que irá gerir toda a sua atividade não é a melhor coisa a fazer. Mesmo que pense que será o último a utilizá-la (o que é falso, mas isso é outro assunto!).
Por mais boa vontade que o João tenha, não tem nem a experiência, nem a visão global das implicações deste projeto e da empresa. E provavelmente também não tem a autoridade necessária para impor uma mudança.
Não envolver a direção
Um ERP como o Furious tem um âmbito alargado. Diz respeito e facilita o trabalho dos operacionais, gestores, back-office, etc. Mas não é tudo. Para além da gestão operacional dos projetos e da empresa, é também uma ferramenta fantástica para gerir a sua empresa de forma eficaz e antecipar decisões estratégicas. Quem diz gestão, diz gestor, CQFD.
A direção deve, portanto, ser tanto o motor da mudança (quem segura o leme, mil milhões de raios!?) como ator da mesma.
Não aproveitar para rever os processos
Exemplo concreto que todos entenderão: quando muda de casa, aproveita para fazer uma triagem, deitar fora e limpar? Uma mudança de ERP é a mesma coisa.
É a oportunidade perfeita para repensar a organização, fazer um balanço do que funciona e do que sobrecarrega o quotidiano. Em suma, rever os processos ERP, simplificá-los e/ou otimizá-los.
Assim, encontrará rapidamente um valor acrescentado adicional nesta migração.
Um bom ERP geralmente oferecerá uma estruturação que maximiza as melhores práticas.
Tentar reproduzir exatamente o que tínhamos na(s) nossa(s) ferramenta(s) anterior(es)
Normalmente, se não caiu na armadilha nº 1, saberá evitar esta.
Mas pode acontecer que, apesar de uma verdadeira vontade de mudança, apesar de pontos claros de melhoria e modificação estabelecidos, a nossa tendência natural para ir em direção ao que conhecemos, ao que dominamos (mesmo que às vezes não seja nada lógico) interfira com uma migração tranquila.
Se usa Excel desde a adolescência, é provável que o seu novo ERP não apresente os seus KPIs exatamente da mesma forma.
O Furious é um ERP recente e, portanto, na vanguarda dos usos e da tecnologia. Por natureza, a sua filosofia é diferente das ferramentas ERP desenvolvidas nos anos 2000. O nosso acompanhamento na familiarização permitir-lhe-á descobrir facilidades e otimizações que nunca poderia ter suspeitado!
Confiar o projeto apenas aos seus financeiros
Um ERP é, naturalmente, envolvente para o departamento financeiro. Portanto, tem uma palavra a dizer.
No entanto, da mesma forma que não confia apenas neles para a realização dos projetos da agência ou para a gestão comercial do seu gabinete de consultoria, o Miguel-o-DAF e a sua equipa não podem ser os únicos decisores e atores na escolha e migração do seu ERP.
A boa gestão de projetos é central no Furious, e o seu âmbito muito completo diz respeito a todos os departamentos da sua empresa. Os módulos interligam-se para permitir gerir, antecipar e pilotar da melhor forma os seus projetos e a empresa.
A nossa experiência com migrações dirigidas apenas pelos financeiros nem sempre regista a melhor adesão das equipas (exceto, obviamente, se este financeiro estiver no Comex).
Querer unanimidade
Se já organizou um seminário empresarial, uma festa de fim de ano ou simplesmente um almoço entre colegas, sabe que é impossível satisfazer completamente toda a gente.
Com um ERP, é a mesma coisa. Primeiro, falamos de mudança. Ora, o ser humano não gosta de mudança (os gatos também não, aliás, informação inútil mas verdadeira).
Dependendo dos perfis internos, das suas personalidades e das suas experiências com as ferramentas atuais, terá mais ou menos resistência. Alguns mostrar-se-ão extremamente entusiasmados (e serão bons embaixadores), outros, pelo contrário, resistirão com unhas e dentes.
Voltamos aos pontos 2 e 3: um líder para a migração deve ser o motor da mudança e ter a autoridade necessária (olá ponto 4) para convencer os mais relutantes 🙂
Não ter mapeado os seus dados / direitos de acesso / processo de recuperação.
Vamos sair da dimensão psicológica da migração para entrar na parte prática.
Passar de uma ferramenta (ou de várias ferramentas) para outra implica uma transferência importante de dados: sejam informações de projetos, clientes, colaboradores, financeiras mas também quem tem acesso a quê.
O responsável pela migração deve poder recuperar todos os dados, tanto junto do prestador atual como junto dos gestores.
Para sua informação, todos os dados no seu Furious pertencem-lhe. São exportáveis a qualquer momento pelas pessoas da empresa que estão autorizadas, sem custos adicionais.
E no âmbito da sua migração para a nossa ferramenta, as nossas equipas apoiam-no na importação dos seus dados e ajudam-no a configurar e personalizar da melhor forma o seu Furious. Sempre gratuitamente e sem limite de tempo.
Tem uma ideia clara de onde estão os seus dados? Quem deve ou não deve aceder a que informações? Temos frequentemente aqui longas horas de discussões com os clientes para cruzar estas informações.
Não impor um planeamento e uma metodologia de migração.
Já o dissemos e repetimos: trata-se de um projeto estratégico para a sua empresa.
E todo o projeto necessita de um planeamento, pois “Nenhum vento é favorável a quem não sabe para onde vai”.
Enquadrar a migração num planeamento permite estabelecer os objetivos certos em termos de timing.
A metodologia é indispensável para levar a cabo esta migração: na Furious, propomos aos nossos clientes um plano de implementação claro e comprovado. Adaptamo-lo, naturalmente, a cada etapa, mas isso permite otimizar o tempo de implementação. O nosso tempo de implementação é, aliás, um dos mais curtos do mercado!
Esperamos que estes 10 conselhos o ajudem a ultrapassar a fase de migração de forma fluida e serena (sim, sim, é possível, acredite em nós!).
