Votre décision est prise : vous allez changer d’ERP, cet outil complet et indispensable pour gérer au mieux votre agence/votre ESN/votre start-up/votre cabinet de conseils/vos équipes (entourez la bonne réponse).
En dehors de toutes considérations techniques et organisationnelles, une question vous vient à l’esprit – ou à minima à Sylvie, votre DAF-bien-aimée – :
Combien cela va vous coûter de migrer ?
En effet, on se concentre souvent sur les frais d’utilisateurs mensuels qui varient d’un éditeur à l’autre. Mais comme pour l’achat d’une nouvelle voiture, des frais “cachés” peuvent également entrer en ligne de compte… et doivent être anticipés pour votre tranquillité (et celle de Sylvie).
Voici les 5 frais à contrôler avant tout choix d’ERP :
1 / Les frais de migration externes
Tout d’abord l’éditeur que vous avez choisi : quels frais sont à prévoir en plus du tarif utilisateur mensuel ? Par exemple : les frais d’implémentation, les frais d’accompagnement et de formation, les frais de suivi avec le back-office (certains éditeurs limitent les échanges et facturent les suivants) etc.
Chez Furious, nous offrons jusqu’à nouvel ordre les frais de création d’instance, de set-up et de formations à nos clients TPE-PME. Une façon pour nous d’être solidaires avec eux en ces temps particuliers et de leur permettre de s’équiper facilement d’un outil de pilotage pointu et complet.
D’autres frais externes sont également à prendre en compte :
- les frais de consultants externes si vous êtes accompagnés par des consultants pour votre ré-organisation
- les frais de vos cabinets comptables : certains facturent tout changement ;
- les frais éventuels des autres outils à adapter : d’où l’intérêt de choisir une solution à périmètre large pour éviter les multi coûts de licences et adaptations.
Furious remplace par exemple en moyenne 7 outils chez nos clients !
2/ Les frais de migration internes
Parfois plus difficiles à comptabiliser, ils comprennent :
- le temps passé à la migration des utilisateurs
- les temps de formation : d’où l’intérêt de choisir une solution qui propose un accompagnement ad-hoc pour une efficacité optimale
- l’accompagnement pendant et après la phase de test : en plus de son back-office dédié aux utilisateurs, Furious propose directement et en libre accès sur la plateforme plus de 250 vidéos pédagogiques de moins de 2mn très utiles en cas de question.
- la mise à plat des process de votre société (voir point 5 ici )
- la disponibilité de l’équipe projet à prévoir
- la phase de préparation amont, notamment sur l’intégration des infos/datas + la phase de test de l’outil, indispensable ! Dans le cadre de votre migration vers Furious, nos équipes vous secondent dans l’importation de votre data et vous aident à configurer et personnaliser au mieux votre Furious.
3/ Les frais du ou des éditeur(s) que vous quittez
Nos clients ont parfois la surprise de découvrir que certains éditeurs les lient par des contrats jusqu’à une date anniversaire. La rupture anticipée devient payante.
Pour information, l’engagement chez Furious est uniquement trimestriel : nous sommes en effet persuadés que nos clients restent chez nous parce que l’outil les aide au quotidien, pas parce qu’ils ont signé pour un ou trois ans !
Par ailleurs, certains éditeurs font également payer la récupération de votre data. Chez Furious, toute la donnée de votre instance vous appartient. Elle est exportable à tout moment par les personnes de l’entreprise qui y sont autorisées, sans frais additionnels.
4/ Les frais de paliers
Méfiez-vous des politiques de prix agressives qui peuvent vous réserver de mauvaises surprises en cas de croissance ou après la première année.
Les questions à vous poser avant tout engagement :
- Est-ce qu’il existe une clause de réévaluation des tarifs ? Google ou Slack par exemple ont augmenté récemment unilatéralement leurs tarifs.
- Quelle est la base de mise à jour des prix ?
- Avez-vous négocié des paliers à la hausse (si vous grossissez) ou à la baisse. Exemple : chez Furious, plus votre société grossit (et donc plus vous avez d’utilisateurs de la plateforme), plus le tarif par user diminue.
- Quelles sont les échéances de facturation ?
- Il y a t il des frais supplémentaires (espace de stockage, options gratuites ou payantes, API etc…).
5/ Les frais si la solution ne vous convient pas/ ne fonctionne pas
La phase de test est importante et ne doit pas se limiter à 2 semaines (sauf si vous le souhaitez).
En effet, il est important que vous puissiez découvrir toute la puissance de l’outil, et surtout que vous soyez sereins vis-à-vis de la réactivité et de l’accompagnement de l’éditeur choisi.
Néanmoins, si vous souhaitez arrêter la collaboration, vous serez contents d’avoir anticipé en vous posant les bonnes questions :
- avez-vous bien contrôlé les clauses de réversibilité ?
- aurez-vous accès à votre data sans frais ?
- etc etc.
Bref, vous l’aurez compris, une bonne anticipation des frais supplémentaires éventuels vous permettra d’éviter de mauvaises surprises. Le choix d’un ERP est stratégique et se planifie également sur le plan financier.
En moyenne, comptez un mois de préparation interne, puis 2 à 3 mois pour migrer.
