Introdução
No nosso último artigo, Quentin da SommeSi revelou-nos os seus segredos para uma integração bem-sucedida do Furious numa PME de 40 colaboradores. Neste artigo, passamos para outra escala para compreender os desafios da integração de um ERP numa empresa de 200 pessoas. Quentin, o nosso integrador profissional, regressa para o guiar através dos desafios e das melhores práticas.
Desafios encontrados
Mais colaboradores… mais desafios!
Numa estrutura média, a abordagem é frequentemente “bottom-up”: os projetos são geridos individualmente e, enquanto correrem bem, toda a empresa segue! Por volta dos 200 colaboradores, a abordagem torna-se mais pragmática e orientada para indicadores consolidados.
Desafio #1: Compreender as expectativas específicas
O primeiro desafio, e o mais importante, é compreender exatamente por que razão a empresa optou pelo Furious e que melhorias cada departamento espera obter em comparação com a ferramenta anterior. É essencial identificar as expectativas específicas de cada equipa e garantir que a nova ferramenta responderá eficazmente às suas necessidades diárias.
A resposta durante a integração: realizar uma auditoria prévia aprofundada junto de cada equipa que utilizará a ferramenta.
Desafio #2: Integrar nos processos existentes
As empresas com 200 colaboradores frequentemente já têm ferramentas e processos bem estabelecidos. O desafio está, portanto, na integração do Furious de forma a melhorar estes processos existentes sem perturbar as operações correntes. Nestas estruturas, a gestão intermédia já está presente e as ferramentas e processos normalmente já estão implementados.
A resposta durante a integração: poder formar os seus colaboradores em equipa, de forma a responder às suas problemáticas e não apenas integrar-se no existente, mas também colmatar o que lhes faltava até agora.
Desafio #3: Gerir o fator humano
Numa estrutura desta dimensão, existe geralmente uma diversidade de expectativas e níveis de adesão à mudança. É por esta razão que é essencial manter uma comunicação clara e constante para explicar os benefícios do Furious e obter a adesão de todos os colaboradores.
A resposta durante a integração: não fazer tudo num curto espaço de tempo, fazer pontos de situação regulares e medir os progressos e contributos concretos da solução em ligação direta com as equipas.
Desafio #4: Superar os desafios técnicos
Por fim, existem os desafios técnicos, nomeadamente a integração do Furious com os sistemas de informação existentes. Quentin sublinha que o Furious frequentemente tem de interagir com um sistema de informação robusto, gerido por uma direção de sistemas de informação (DSI). Neste contexto, as APIs desempenham um papel crucial, e o Furious destaca-se pelo seu excelente desempenho nesta área.
A resposta durante a integração: estabelecer uma equipa técnica dedicada para assegurar a integração das APIs e a compatibilidade com os sistemas de informação existentes, garantindo uma transição fluida e sem problemas.
Os 3 erros a evitar
Erro #1: Tentar agradar a todos
Numa empresa desta dimensão, é tentador querer satisfazer cada pedido individual, mas isso pode levar a uma implementação caótica e ineficaz. Quentin insiste na importância de padronizar e racionalizar os processos. Querer agradar a todos pode impedir a implementação de um quadro estruturado e coerente.
Erro #2: Aceitar que alguns não joguem o jogo
Para garantir o sucesso da implementação, a adesão total à ferramenta é indispensável. É imperativo que todos os colaboradores, incluindo os gestores, utilizem o Furious de forma coerente. Quentin sublinha que não insistir numa utilização uniforme pode criar fraturas dentro da equipa e prejudicar a eficácia global.
Erro #3: Negligenciar a gestão da mudança
Uma implementação bem-sucedida requer uma gestão rigorosa da mudança. Quentin explica que é vital comunicar claramente os benefícios do Furious e apoiar as equipas durante todo o processo de integração. Negligenciar este aspeto pode resultar em resistências e dificuldades na adoção da ferramenta.
As etapas-chave da implementação
Embora as etapas-chave permaneçam idênticas independentemente do número de colaboradores, a dimensão da empresa implica alguns ajustes. O processo pode demorar um pouco mais e incluir sessões de pré-restituição adicionais, bem como preparações mais aprofundadas antes das fases críticas. No entanto, a SommeSi continua a dar a mesma importância a compreender bem como cada empresa funciona, independentemente da sua dimensão e complexidade. Isto implica frequentemente entrevistar um maior número de pessoas para compreender bem as necessidades específicas de cada departamento, mas no final, as etapas permanecem as mesmas.
1. A auditoria inicial
A auditoria inicial é o ponto de partida onde o integrador vai explorar os bastidores da empresa. Começa por uma compreensão aprofundada do cliente. A equipa da SommeSi realiza entrevistas detalhadas para captar as subtilezas de cada empresa: como funciona, quem faz o quê, os ritmos de trabalho e as necessidades específicas de cada departamento. Esta fase permite mapear os processos e os fluxos de informação, identificando assim as necessidades específicas.
2. A restituição dos processos
Após a auditoria, uma sessão de restituição apresenta uma visão clara dos processos atuais e dos objetivos a atingir. O objetivo é garantir que todos estão alinhados com a organização-alvo e os processos a implementar. Esta etapa é crucial para validar as hipóteses de trabalho e garantir o alinhamento das equipas nas próximas etapas. Uma boa restituição dos processos facilita a configuração do Furious, otimiza a recuperação dos dados, personaliza a formação e simplifica as etapas seguintes.
3. A configuração
É o momento de configurar o Furious para que corresponda perfeitamente às necessidades da empresa. Adaptar a ferramenta às necessidades do cliente é como fazer um fato à medida: cada detalhe deve estar impecavelmente ajustado. A configuração é feita de forma participativa, envolvendo diretamente os membros da empresa. Esta abordagem pedagógica reforça o envolvimento das equipas, tornando-as mais investidas e competentes, o que facilita grandemente a adoção da ferramenta.
4. O desenvolvimento de APIs
Para garantir uma integração harmoniosa, as diferentes aplicações da empresa devem poder comunicar entre si. O Furious, aberto em API, é particularmente flexível e compatível com numerosas outras soluções. Por exemplo, se a empresa já utiliza uma ferramenta de gestão de ausências, pode ser desenvolvida uma API para interligar essa ferramenta com o Furious, evitando assim a dupla introdução de dados e simplificando a gestão dos dados.
5. A recuperação de dados (RDD)
A maioria das empresas deseja aceder aos seus dados anteriores para se comparar com um período de referência. Esta etapa delicada envolve a manipulação de grandes quantidades de dados para os importar para o novo sistema, garantindo uma transição suave.
6. Os testes
Antes da implementação, o Furious é submetido a testes em condições reais para verificar e validar que os parâmetros, os direitos e outras configurações correspondem às expectativas do cliente. Isto permite garantir que tudo está em ordem antes de passar à formação.
7. A formação inicial
Para que a adoção da ferramenta seja rápida e eficaz, é ministrada uma formação inicial. Decorre em duas fases: uma parte teórica para compreender as funcionalidades do Furious e a sua integração no quotidiano profissional, seguida de casos práticos onde os colaboradores praticam com cenários fictícios antes de trabalhar com os seus próprios dados reais. Uma vez que os dados estão integrados e as equipas bem formadas, o Furious pode ser oficialmente lançado na empresa.
O extra mile da SommeSi
Após o Go Live, a SommeSi continua a fornecer apoio e formação contínua. Quentin insiste na importância de permanecer disponível para os clientes, organizando workshops dedicados para momentos-chave como a primeira faturação ou o primeiro cut-off de produção.
O extra mile da SommeSi
Após o Go Live, a SommeSi continua a fornecer apoio e formação contínua. Quentin insiste na importância de permanecer disponível para os clientes, organizando workshops dedicados para momentos-chave como a primeira faturação ou o primeiro cut-off de produção.
As 3 Melhores Práticas
1. Dedicar uma pessoa internamente ao projeto
Quentin sublinha a importância de designar uma pessoa internamente que será responsável pelo projeto de implementação. Esta pessoa atua como um ponto de contacto central, avança com os assuntos no dia-a-dia e aumenta progressivamente a competência na ferramenta. Embora esta pessoa não realize necessariamente toda a implementação, desempenha um papel crucial na facilitação da comunicação e na coordenação dos esforços entre a equipa interna e os consultores externos.
2. Ser acompanhado por especialistas
Segundo Quentin, é essencial recorrer a integradores especializados para uma implementação serena e eficaz. Mudar a ferramenta central de gestão e pilotagem de uma empresa de 200 pessoas é uma operação delicada que requer uma experiência específica. Os integradores da SommeSi possuem uma dupla competência, tanto técnica como de negócio, o que lhes permite assegurar uma integração fluida e otimizar a utilização do Furious.
3. Aceitar e gerir a mudança
Uma implementação bem-sucedida requer uma boa gestão da mudança. Quentin insiste na importância de aceitar que algumas práticas devem evoluir e de estar aberto a novos métodos de trabalho. A gestão da mudança deve ser bem planeada e executada para obter a adesão dos colaboradores e minimizar as resistências. Comunicando claramente os benefícios da ferramenta e envolvendo os utilizadores desde o início, é possível facilitar a transição e garantir uma adoção completa do Furious.
1 ano depois: o que pensam os utilizadores?
Implementar o Furious é beneficiar de melhorias nas suas operações desde o primeiro dia de implementação. Mas como um bom vinho, é preciso dar-lhe tempo para decantar para revelar todo o seu poder.
A curto prazo
A médio prazo
A longo prazo
Em conclusão
A integração do Furious representa uma etapa crucial para as empresas que desejam otimizar a sua gestão e melhorar o seu desempenho. Adotando uma abordagem estruturada e apoiando-se na experiência de integradores como a SommeSi, as empresas podem explorar plenamente todas as funcionalidades do Furious para atingir os seus objetivos de forma eficaz e sustentável.
Não perca mais tempo, experimente o Furious hoje e aprecie o poder do nosso ERP para aumentar a sua rentabilidade!
