Entregar a tempo, sem esgotar as equipas. Encontrar o equilíbrio certo entre carga, disponibilidade e rentabilidade. Este é o ponto crucial para qualquer agência.
Mas entre planos em constante mudança, imprevistos dos clientes e acompanhamento parcial do tempo gasto, o pessoal muitas vezes se torna um quebra-cabeça. E são sempre as mesmas armadilhas que voltam… silenciosas, mas dispendiosas.
Aqui estão os 5 erros que ainda prejudicam a gestão dos seus recursos – e, principalmente, como evitá-los desde já.
Erro nº 1: Não rastrear todos os tempos
Em muitas agências, só se regista o tempo “visível”: aquele gasto na produção faturável. O resto? Esquecido. No entanto, é muitas vezes aí que se esconde uma grande parte do problema.
- A pré-venda, as fases de definição ou os concursos mobilizam as equipas… sem nunca serem rastreados.
- Os freelancers são por vezes geridos à parte, sem integração nas ferramentas de pessoal. Resultado: tem a impressão de ter disponibilidade… quando já estão ocupadas.
- Alguns tempos internos como a I, o suporte ou as formações simplesmente não são imputados.
Esta falta de clareza gera grandes discrepâncias entre a carga real e a que se pensa ter. E à escala de um mês ou trimestre, é toda a sua margem que sofre um golpe.
Sem rastreamento global, subestima os seus projetos, sobrecarrega as suas equipas e perde o fio da rentabilidade.
Erro nº 2: Não rastrear 100% da disponibilidade real das equipas
Muitas agências pensam ter uma boa visibilidade sobre os planos. Na realidade, funcionam com dados parciais. E quem diz dados parciais, diz decisões erradas.
- Quando um colaborador regista apenas o que considera “útil” (a produção para o cliente, as reuniões chave), deixa uma parte da sua atividade na sombra.
- Resultado: vê-o como disponível a 40%, quando já está absorvido por pré-venda, suporte ou interno.
- Esta subdeclaração distorce completamente a capacidade real das equipas. Pensa que pode alocar pessoal, mas sobrecarrega sem querer.
Para gerir eficazmente, é necessário visar 100% de imputação, incluindo nas tarefas não faturáveis. É a única forma de alinhar carga, disponibilidade e carga mental.
Erro nº 3: Não estabelecer um ritmo ou prazo comum para imputar
Em algumas agências, cada um imputa “quando tem tempo”… Ou seja: nunca no momento certo, nunca de forma homogénea.
- Sem quadro coletivo, as imputações tornam-se inexplotáveis: algumas são feitas dia a dia, outras no final do mês à pressa.
- Esta variabilidade torna os dados incoerentes e inutilizáveis para gerir em tempo real.
- Para evitar isso, é necessário estabelecer um ritual claro: um prazo semanal, lembretes automáticos e uma responsabilidade de gestão.
O objetivo não é vigiar, mas garantir dados fiáveis. Porque sem um ritmo comum, o seu pessoal é construído sobre areia.
Erro nº 4: Não controlar o que é registado
Obter tempos registados é bom. Mas garantir que são coerentes é melhor. Muitas agências deixam passar imprecisões sem pestanejar.
- Exemplo clássico: uma tarefa prevista para 1h é imputada a 5h… sem justificação.
- Sem validação de gestão, estas discrepâncias passam despercebidas, distorcem os planos e confundem a análise das cargas.
- É também um sinal de alerta: se um colaborador passa demasiado tempo numa tarefa, pode ser um problema de briefing, de escopo ou de desenvolvimento de competências.
Implementar um controlo regular, não é vigilância: é gestão saudável. É o que permite ajustar, formar e otimizar sem esperar que as coisas descarrilem.
Erro nº 5: Alocar mais pessoal do que foi vendido
Na intenção de fazer bem, algumas agências caem numa armadilha comum: adicionar recursos para “assegurar”, sem verificar se o orçamento o permite.
- Vendeu 10 dias, mas coloca 12 para terminar a tempo. Resultado: a margem diminui, ou até se torna negativa.
- Este desfasamento entre o pessoal real e o perímetro vendido é difícil de detetar sem uma ferramenta dedicada.
- Pior: sem alertas claras, normaliza o excesso e cria um funcionamento deficitário.
O pessoal nunca deve estar desconectado do comercial. Sem gestão precisa, dá mais do que o previsto… e paga caro por isso.
Como evitar estes erros com uma ferramenta como o Furious?
Estes erros são comuns, mas não uma fatalidade. Com uma boa ferramenta, ganha em visibilidade, rigor e rentabilidade. O Furious foi pensado para isso: ajudá-lo a retomar o controlo do seu pessoal sem complexidade desnecessária.
- 100% dos tempos rastreados, incluindo pré-vendas, suporte, freelancers ou internos.
- Lembretes automáticos para imputação, prazos configuráveis e fluxo de validação integrado.
- Comparação em tempo real entre o tempo vendido e o tempo realmente consumido.
- Vista centralizada sobre as disponibilidades e cargas, para alocar pessoal com total clareza.
- E sobretudo: um planeamento pré-construído a 80%, que só precisa de ajustar.
Com o Furious, gere os seus projetos mantendo sempre uma vantagem. Sem mais incertezas. Sem mais sobrecarga inesperada. Apenas uma gestão clara, fluida e rentável.
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