85% da sua rentabilidade depende do domínio do tempo. Muitos líderes sabem disso, mas poucos adotam uma estratégia realmente eficaz para uma gestão não mais à vista, mas precisa. Descubra neste artigo as 4 alavancas indispensáveis que lhe permitirão otimizar os seus projetos, evitar as armadilhas de gestão, respeitar os seus prazos, melhorar a organização das suas equipas e aumentar a rentabilidade da sua agência.
Pontos-chave:
- Uma má gestão do tempo causa atrasos, custos adicionais e uma diminuição das margens.
- Antecipar e otimizar os recursos melhora a produtividade, evitando sobrecargas ou subutilizações, garantindo ao mesmo tempo o cumprimento dos prazos e a satisfação dos clientes.
- Ferramentas especializadas oferecem uma gestão em tempo real das métricas, permitindo ajustar as estratégias, controlar melhor os custos e melhorar o desempenho global.
- Dominar o rácio tempo faturável vs não faturável é essencial para uma rentabilidade duradoura. Identificar as tarefas improdutivas permite maximizar o tempo dedicado aos projetos faturáveis.
- Gerir eficazmente o seu cashflow garante uma estabilidade financeira, permitindo-lhe reinvestir e desenvolver a sua agência sem recear os imprevistos.
Os desafios da gestão do tempo
Superar as resistências internas
A implementação de um acompanhamento do tempo pode revelar resistências culturais: ninguém gosta de se sentir vigiado. Os seus colaboradores podem recear “ser reduzidos a meros executantes. No entanto, é explicando-lhes que isso lhes permite” evitar dias intermináveis – como dizer “sim” a um pedido de cliente às 17h de uma quinta-feira – que conquistará a sua adesão. Ao analisar os tempos gastos, também pode identificar necessidades de formação. Além disso, com uma visão clara dos planeamentos, cada um pode avançar serenamente sem coordenação permanente.
Dominar o aspeto emocional
Já se deparou certamente com esta situação: aceitar extensões não pagas de um cliente de longa data ou gastar 80% do orçamento de um projeto em pré-venda para conseguir um grande anunciante. Para evitar estas armadilhas, é crucial medir precisamente as perdas em tempo e em recursos. Esta tomada de consciência permitir-lhe-á fazer escolhas mais estratégicas e reforçar a rentabilidade da sua agência.
Capturar as métricas certas
Para que um processo de medição do tempo seja eficaz, é crucial recolher os dados certos. Muitas vezes, cada equipa utiliza as suas próprias ferramentas ou métodos, o que complica a análise global. Acabar com a multiplicação de ferramentas que utiliza apenas a 10 ou 20% do seu potencial, pagando licenças inúteis, permitir-lhe-á centralizar os dados, otimizar os custos e simplificar os processos.
Isto parece-lhe complicado? Não entre em pânico. A Furious sintetizou as aprendizagens de milhares de agências em 4 chaves essenciais para otimizar a rentabilidade da agência de consultoria graças a uma gestão do tempo mais precisa e mais estratégica.
As 4 alavancas a explorar
Alavanca #1: Meça a rentabilidade em direto
A sua agência está a ganhar dinheiro em cada projeto? Cada minuto e cada recurso devem ser otimizados. Um software de acompanhamento dos tempos oferece-lhe uma visão instantânea e transparente do tempo alocado a cada tarefa, permitindo-lhe identificar os desvios entre o tempo previsto e o tempo realmente consumido. Esta visibilidade é essencial para ajustar as suas estratégias em tempo real, evitar os ultrapassamentos de orçamento e maximizar a sua rentabilidade.
Para o ajudar a visualizar melhor a rentabilidade dos seus projetos, aqui está uma fórmula simples que resume a equação chave:
Graças a este cálculo da taxa de rentabilidade da agência, medirá rapidamente o desempenho financeiro de cada projeto, tendo em conta o tempo vendido, os custos diários médios e as compras revendidas. E se se perguntar qual a taxa de margem para ser rentável, este indicador ajudá-lo-á a estabelecer pontos de referência concretos, a calcular a rentabilidade de uma agência de consultoria e a afinar os seus objetivos de rentabilidade.
— O caso da Pop for you
Antes de adotar a Furious em 2021, a agência encontrava dificuldades em estimar precisamente o tempo gasto em cada projeto, o que afetava diretamente a rentabilidade. Graças à Furious, este problema foi resolvido, permitindo uma melhor estimativa dos tempos e um acompanhamento mais preciso. Resultado: uma economia de 5 horas por semana e uma melhoria do staffing graças a um planeamento antecipado dos recursos.
Caroline Vignand-Olivier - Diretora Associada Agência Pop ForYou - Grupo Humanskills
Graças à Furious, transformámos a nossa gestão de projeto. Passámos de uma gestão à vista para uma estratégia antecipativa que nos permitiu ganhar 5 horas por semana, melhorar o nosso staffing e otimizar a nossa rentabilidade. É uma mudança de jogo completa para a Pop For You.
Atualmente, a Pop For You – uma equipa de 15 pessoas apoiada pelos 500 especialistas do grupo Humanskills – tira o máximo partido da gestão do planeamento e do pipe de venda da Furious para manter uma rentabilidade duradoura.
Alavanca #2: Afine o seu rácio de tempo vendido
— O impacto das operações não faturáveis
Por negligenciar as operações não faturáveis (marketing, contabilidade, back office), a sua rentabilidade sofre. O objetivo ideal é manter um rácio de 70 a 80% de tempo faturável para garantir uma rentabilidade duradoura.
— Os dois cenários possíveis
- A sua taxa de utilização está abaixo do limiar dos 70% : Está a enfrentar uma sobrecarga de tarefas não faturáveis. Deve aumentar as vendas ou reduzir a carga dos projetos internos para maximizar o tempo produtivo.
- A sua taxa de utilização está bem acima dos 80%: Isso pode sinalizar um bom nível de rentabilidade, mas também pode indicar uma falta de rastreabilidade das tarefas não faturadas ou um subinvestimento no crescimento (pré-venda, funções centrais). Este cenário também pode significar que não está a vender os seus serviços suficientemente caros.
— Maximizar a rentabilidade com a dosagem certa
Os seus talentos dedicam o seu tempo a tarefas de elevado valor acrescentado para a sua agência? Por exemplo, o seu melhor diretor artístico concentra-se em projetos faturáveis ou está absorvido por tarefas acessórias como o suporte? Da mesma forma, os seus programadores estão mais ocupados com o suporte (não faturável) do que a desenvolver o site ou funcionalidades?
É crucial poder distinguir quanto tempo cada equipa dedica à pré-venda, ao marketing interno ou à faturação. Uma análise em tempo real dos seus serviços faturáveis vs não faturáveis permitir-lhe-á identificar os pontos de desperdício e ajustar as suas estratégias em conformidade.
— Analisar o potencial faturável por competência
A nossa dica: meça o tempo faturável por tipologia de competências.
Na Furious, encontrámos uma agência de 60 colaboradores, dos quais 6 programadores.
O problema deles? Um rácio de tempo faturável demasiado baixo para garantir uma rentabilidade duradoura. Ao analisar os objetivos de tempo faturável de cada colaborador, descobrimos que os programadores passavam 80% do seu tempo em projetos faturáveis, mas o resto em suporte não faturável.
A solução foi simples: contratar um colaborador dedicado ao suporte a 100%. Isso permitiu reafetar 100% do tempo dos programadores a projetos faturáveis, o que levou a um aumento de +100% do seu potencial faturável, mais projetos cumpridos e uma rentabilidade consideravelmente melhorada.
Da mesma forma, se os seus chefes de projeto apresentarem um potencial faturável de apenas 50%, é altura de se questionar. Vende suficientemente os seus serviços? A sua taxa de faturação deveria idealmente situar-se entre 80% e 100% para garantir a rentabilidade da sua agência.
Alavanca #3: Otimize o tempo faturável vs não faturável
Depois de dominar a gestão dos serviços faturáveis, a gestão da taxa de staffing torna-se muito mais simples – desde que esteja bem equipado. A imputação dos tempos continua a ser essencial, mas para maximizar a rentabilidade, é igualmente crucial medir corretamente a sua taxa de staffing e antecipar as necessidades. Ter um pipe comercial sincronizado com o planeamento da agência é indispensável. Isso permite prever eficazmente se deve contratar internamente ou recorrer a recursos externos e, assim, otimizar os seus custos.
Alavanca #4: Gerir o seu cashflow
O controlo do BFR (Necessidade de Fundo de Maneio) é essencial para a sobrevivência financeira da sua agência. Muitas agências carecem de visibilidade a médio prazo, planeando apenas com 1 ou 2 semanas de antecedência, o que limita a sua agilidade e a sua capacidade de investir. A chave reside na harmonização da força de venda, da produção e do staffing. Uma sincronização bem-sucedida garante não só a satisfação dos seus clientes – responde atempadamente aos prazos dos projetos e pode até fazer inbiz em função das necessidades que tiver identificado – mas também otimiza a utilização dos seus recursos – cada um está ocupado ao máximo e pode lançar outbiz se necessário, bem como os eventuais recrutamentos – contribuindo assim diretamente para fazer crescer a sua rentabilidade.
Alexandre Vernier - Fundador da Agência ODW
Adotar a Furious na ODW foi uma decisão estratégica, permitindo-nos gerir o nosso BFR com uma precisão sem precedentes. Isso transformou as incertezas em oportunidades claras, impulsionando a nossa empresa para um sucesso duradouro.
Antecipar os fluxos de tesouraria é, portanto, a última peça do puzzle para garantir uma rentabilidade duradoura. Para tal, é crucial poder ajustar em tempo real a produção, manter uma reatividade comercial e apoiar-se em ferramentas preditivas que o ajudarão a ajustar as suas margens e a evitar as acumulações de FNP (Faturas Não Pagas).
Ao agregar todos os dados da empresa numa única plataforma – não apenas os dados financeiros – garante um acompanhamento financeiro o mais próximo possível da realidade. Foi o que fez a agência ODW com a Furious, permitindo-lhes gerir o seu BFR com uma precisão inédita e transformar as incertezas em oportunidades.
Furious, o copiloto dos líderes rentáveis
Enquanto verdadeiro copiloto das maiores agências francófonas (Ceetadel, Adveris, HulaHoop…), sabemos como transformar a gestão do tempo numa alavanca chave para impulsionar as suas margens.
Com a Furious, pode:
- Automatizar: da gestão dos orçamentos ao reenvio automático das faturas.
- Visualizar em tempo real: os seus indicadores chave atualizados em alguns cliques.
- Personalizar as suas vistas: graças a mais de 200 widgets de negócio.
- Simplificar a gestão dos projetos: com uma interface intuitiva para todos os seus colaboradores, quer esteja numa entidade simples ou multi-agência.
A Furious também lhe permite garantir que cada projeto é rentável (quer esteja em regime de administração ou a forfait), controlando todos os aspetos críticos da sua atividade.
Já adotada por milhares de agências, a Furious substitui em média 7 ferramentas e permite-lhe “economizar até” 20% de tempo nas suas tarefas administrativas.
Pronto para dar o salto?
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