O contexto: uma agência de consultoria em crescimento, travada pelas suas ferramentas
Cosa é uma agência híbrida que combina consultoria estratégica, branding, e-commerce e produção de mídia. Um modelo ágil, distribuído entre 4 escritórios (incluindo um polo tecnológico na Tunísia), e cerca de sessenta colaboradores comprometidos.
Mas é isso: agilidade também significa complexidade operacional. E como muitas agências em crescimento, a Cosa tinha construído uma pilha de ferramentas “à la carte”.
Resultado? Um mil-folhas digital que consome… largura de banda humana.
Eu adoro Excel e processar dados… mas não é o nosso negócio principal: vender a nossa experiência em branding e e-commerce.
Os sintomas: carga mental e aproximações
1. Ferramentas que não comunicam entre si
Cada exportação exigia reprocessamento manual. Para reconstituir a rentabilidade de um projeto, era necessário cruzar os tempos gastos, as faturas, os orçamentos e as compras de prestadores de serviços. E garantir que tudo se encaixava.
2. Margens pouco claras, análises incertas
Com uma margem de erro permitida de + ou – 5% na rentabilidade, é difícil tomar decisões fiáveis – especialmente num ano difícil.
3. Uma gestão fragmentada
Gestores de projeto, direção, associados… cada um tinha a sua visão, as suas folhas de cálculo, o seu nível de conforto. A gestão era mais atomizada do que partilhada e industrial.
O que nos convenceu? Furious fala a nossa linguagem. É pensado para agências, por pessoas que compreendem as nossas verdadeiras necessidades.
O clique: uma ferramenta pensada por agências, para agências
Quando chega a hora de mudar, muitas vezes hesitamos. Porquê? Porque temos medo de perder o controlo sobre processos feitos à medida.
“Na nossa empresa, tínhamos muitas ferramentas pequenas. Isso tornava a mudança complicada. Mas o Furious foi pensado para agências como a nossa, por isso a adaptação foi natural.”
O que convenceu a Cosa:
- Uma interface que fala a linguagem das agências
- Funcionalidades alinhadas com o seu modelo (preço fixo, gestão, multi-escritórios…)
- Uma evolução visível do produto entre o seu primeiro teste e a decisão final
A implementação: uma migração ambiciosa, um acompanhamento tranquilizador
Sejamos honestos: migrar 10 anos de dados nunca é um mar de rosas.
Mas com um acompanhamento dedicado (obrigado, Chloé), uma equipa de projeto motivada e a possibilidade de importar os dados de forma autónoma via CSV, a transição foi feita sem grandes problemas.
Assim que o primeiro projeto foi bem importado para o Furious, a tabela de rentabilidade atualiza-se sozinha… é mágico.
Chave do sucesso: duas chefes de projeto internas promovidas a “campeãs Furious” + um canal Slack para centralizar as questões = adoção rápida e eficaz.
Os resultados: mais valor, menos atrito
1. Uma gestão centralizada e fiável
Com o Furious, as equipas da Cosa têm finalmente acesso a uma visão clara, consolidada e em tempo real da sua atividade. Os painéis de controlo dão à direção e aos gestores de projeto uma leitura precisa da rentabilidade, do progresso e da carga de trabalho em cada projeto. Acabaram-se as exportações manuais, os cruzamentos aproximados e as decisões tomadas arbitrariamente: agora, cada indicador está acessível em poucos cliques. Este ganho de visibilidade transforma a gestão numa alavanca estratégica em vez de um quebra-cabeças analítico.
2. Um processo fluido de ponta a ponta
O Furious permitiu à Cosa unificar todo o seu ciclo de produção. Da oportunidade comercial ao orçamento, do projeto à faturação, passando pela compra de prestadores de serviços e o acompanhamento dos tempos… tudo se encadeia numa lógica fluida, sem interrupção de ferramentas ou reintrodução de dados. Mesmo os módulos muitas vezes negligenciados, como o ticketing ou o time tracking, tornaram-se pontos de apoio para gerir mais finamente os orçamentos e as cargas de trabalho. Este nível de integração proporciona um verdadeiro conforto operacional e liberta tempo em todas as funções.
3. Uma ferramenta adotada (quase) sem resistência
Como em qualquer organização, alguns hábitos são difíceis de mudar. Mas ao designar duas referências internas desde o início, a Cosa conseguiu facilitar a adoção do Furious por todas as equipas. Resultado: mesmo os mais resistentes às novas ferramentas acabaram por abandonar as suas Google Sheets. O chatbot de IA integrado, particularmente eficaz, também contribuiu para este entusiasmo, oferecendo um suporte rápido e relevante, sem saturar os canais internos. Hoje, a ferramenta é consensual. E todos ganham, a começar por aqueles que passavam mais tempo a cruzar números do que a gerir realmente os seus projetos.
Em conclusão: uma ferramenta, um método, uma postura
Adotar o Furious não é apenas instalar um software. É aceitar repensar parte da sua organização em torno de uma ferramenta central. E é frequentemente aí que a magia acontece.
Temos a melhor ferramenta para uma agência… desde que a usemos bem.
Na Cosa, o esforço de adaptação foi mínimo, mas o impacto foi máximo. E hoje, é impossível voltar atrás: sem o Furious, não há mais acompanhamento de rentabilidade fiável, mais serenidade na criação de projetos, mais clareza de negócios.
E você? Como está a gestão da sua agência?
Se ainda passa demasiado tempo a fazer as suas ferramentas comunicarem entre si… talvez seja o momento certo para descobrir o Furious.
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