Introdução
Integrar um ERP numa PME de 40 colaboradores é um verdadeiro quebra-cabeças. Entre as promessas tentadoras das demonstrações e a complexidade aparente das funcionalidades, é fácil sentir-se sobrecarregado.
Quentin Poignant, diretor da consultoria operacional SommeSi e especialista na integração de Furious, partilha a sua experiência e recomendações para tirar o melhor proveito do nosso ERP e fazer desta integração uma alavanca de desempenho.
Enquanto editor de software, Furious encarrega-se de fazer a melhor ferramenta possível, e enquanto integradores, encarregamo-nos de a implementar da melhor forma possível. Somos, portanto, muito complementares.
Desafios de uma implementação
Quando uma empresa de 40 colaboradores adota Furious, muitas vezes atinge um tamanho crítico em paralelo. É uma fase em que precisa de se estruturar com indicadores, ferramentas e processos. Isso coincide frequentemente com o surgimento de uma gestão intermédia, onde cada um deve encontrar o seu lugar e papel na gestão da empresa. Furious torna-se então o primeiro ERP verdadeiro destas empresas.
Em geral, os nossos integradores enfrentam 2 problemas principais na instalação de Furious neste tipo de estrutura: a disponibilidade das equipas e a dificuldade em aceitar a mudança.
Desafio #1: a disponibilidade das equipas
Nas pequenas estruturas, as equipas sobrecarregadas equilibram várias tarefas, deixando pouco tempo para projetos como a integração de uma nova ferramenta de gestão.
É por isso que, durante um acompanhamento na implementação de Furious, a SommeSi propõe externalizar algumas tarefas a 100%, como a recuperação de dados, para aliviar a carga de trabalho das equipas internas e acelerar o processo de integração.
Desafio #2: A resistência à mudança
O segundo desafio é a dificuldade em aceitar a mudança para as equipas. De facto, a implementação de uma nova ferramenta pode ser uma fonte de stress para os funcionários e ser vista como uma tarefa adicional em vez de uma ferramenta facilitadora.
Os 3 erros a evitar
1. Perder-se na recuperação de dados: Simplificar a migração de dados é crucial. Se for demasiado complexa, pode atrasar a implementação e criar frustrações. Priorize os seus dados essenciais e proceda por etapas. Utilizar ferramentas comprovadas e externalizar esta tarefa a especialistas pode minimizar os riscos e aliviar a carga das equipas internas.
2. Reproduzir as práticas antigas: É essencial repensar os processos para otimizar a utilização de Furious. “É preciso evitar querer reproduzir tudo de forma idêntica,” esclarece Quentin. Aproveite esta oportunidade para modernizar e melhorar as suas práticas internas. Recorrer a um integrador também lhe permitirá comparar as suas práticas com as do mercado.
3. Assimilar todas as funcionalidades demasiado rapidamente: Querer dominar todas as funcionalidades de Furious desde o início pode levar a uma sobrecarga de informação. “É preciso aceitar desenvolver competências progressivamente,” aconselha Quentin. Uma formação contínua, sessões de acompanhamento e um suporte técnico acessível permitem uma adoção progressiva e eficaz de Furious.
As etapas-chave da implementação
Integrar uma nova ferramenta de gestão como Furious requer organização, antecipação e uma boa dose de método. Para uma PME de cerca de quarenta colaboradores, cada etapa conta para que tudo corra sem problemas.
Aqui estão as 7 etapas-chave para garantir esta integração:
1. A auditoria inicial
A auditoria inicial é o momento em que o seu integrador vai investigar para descobrir os bastidores da empresa.
Tudo começa com uma boa compreensão do cliente. Nesta fase, a equipa da SommeSi assume o papel de detetive e realiza entrevistas detalhadas para captar as subtilezas de cada empresa: “antes mesmo de falar de Furious, falamos sobre como a entidade funciona, quem faz o quê, quais são os ritmos, quem precisa saber o quê. E, portanto, realizamos entrevistas com muitas pessoas .”, esclarece Quentin.
Esta primeira fase permitirá mapear os processos e os fluxos de informações/decisões, e identificar as necessidades específicas.
2. A restituição dos processos
Após a auditoria, passamos à restituição. Uma sessão onde se apresenta uma visão clara dos processos atuais e dos objetivos a alcançar. O objetivo aqui? Garantir que todos estão na mesma página em relação à organização e implementação dos processos. Esta etapa é crucial para validar as hipóteses de trabalho e garantir o alinhamento das equipas nas próximas etapas.
Os resultados desta análise permitirão:
- Definir uma organização-alvo e processos claros: Isso facilita muito a configuração de Furious, pois as expectativas estão bem definidas.
- Otimizar a recuperação de dados: Conhecer os eixos de análise permite uma migração de dados mais direcionada e eficaz.
- Personalizar a formação: Identificar os papéis e responsabilidades de cada um torna a formação mais pertinente e adaptada.
- Facilitar as etapas seguintes: Uma clareza inicial sobre os processos simplifica todas as etapas subsequentes, desde a configuração até à formação, passando pela migração de dados.
Em suma, uma boa restituição dos processos é indispensável para estabelecer bases robustas desde o início e garantir uma integração fluida e bem-sucedida de Furious.
3. A configuração
Agora é hora de configurar Furious para que corresponda perfeitamente às necessidades da sua empresa, um pouco como fazer um fato à medida.
A configuração de Furious é participativa: a equipa da SommeSi trabalha em estreita colaboração com as suas equipas, envolvendo diretamente os membros da sua empresa.
O objetivo é que estes últimos sejam capazes de manter e evoluir a configuração por si mesmos. Trabalhando lado a lado com os especialistas da SommeSi, aprendem a usar e configurar Furious de acordo com as suas necessidades específicas.
Esta abordagem participativa reforça o envolvimento das equipas, tornando-as mais investidas e competentes, o que facilita muito a adoção da ferramenta.
4. O desenvolvimento de APIs
Para que tudo funcione harmoniosamente, as diferentes aplicações devem poder comunicar entre si. Furious é uma ferramenta aberta em API, o que a torna particularmente flexível e compatível com muitas outras soluções.
Por exemplo, se a sua empresa já utiliza Lucca para a gestão de ausências e deseja continuar a fazê-lo, uma API pode ser desenvolvida para interligar Lucca e Furious. Assim, quando uma licença é validada em Lucca, a informação é automaticamente transferida para Furious, evitando a dupla inserção e simplificando a gestão de dados.
5. A recuperação de dados (RDD)
A maioria das empresas que migram para Furious quer ter acesso aos seus dados anteriores para poder comparar-se a um período de referência. E isso, a equipa de Furious compreendeu bem. Esta etapa é, no mínimo, delicada: grandes quantidades de dados são manipuladas para serem importadas no novo sistema, a fim de garantir uma transição suave.
Quentin Poignant - Fundador e CEO da SommeSi
Desenvolvemos ferramentas de importação por API que permitem ser muito precisos na recuperação de dados. Isso permite não só reconstituir um histórico e compará-lo, mas também dá a possibilidade de reler o passado através do prisma de análise e das funcionalidades de Furious.
6. Os testes
Nesta fase, podemos entrar no cerne da questão. Antes da implementação de Furious, a ferramenta é sujeita a “testes em condições reais” para verificar e validar com o cliente que os parâmetros, os direitos, etc., que foram implementados correspondem ao que ele esperava, no formato que ele esperava.
7. A formação inicial
(A última etapa antes do “go live”!) Para uma adoção rápida e eficaz, a equipa da SommeSi garante que os utilizadores estão bem formados.
A formação é feita em duas fases: primeiro a teoria para compreender as funcionalidades de Furious, depois casos práticos para exercitar-se em cenários fictícios. Isso permite que os utilizadores pratiquem o que aprenderam antes de trabalharem com os seus próprios dados.
Uma vez integrados os dados e as equipas bem formadas, Furious pode finalmente ser lançado na empresa!
O extra mile da SommeSi
Emitir a sua primeira fatura ou fazer um cut-off de produção pela primeira vez pode ser um pouco intimidante para as equipas numa nova ferramenta como Furious.
É por isso que, mesmo após a implementação do nosso ERP, é importante garantir um suporte contínuo.
“continuamos a apoiar em caso de dúvidas e para realizar workshops específicos sobre certos temas que podem ser bastante críticos para as empresas, como os cut-offs de produção…”, esclarece Quentin.
O suporte contínuo permitirá apoiar as equipas em momentos marcantes da empresa, resolver eventuais bloqueios e otimizar a utilização da ferramenta.
“no primeiro dia ninguém sabe fazer nada… há um pouco o síndrome da página em branco!”
As 3 Melhores Práticas
1. Dedicar recursos-chave ao projeto
A primeira boa prática é identificar “key people” e embaixadores desde o início. Esses membros da equipa, que compreendem bem os processos e têm uma influência positiva, podem ajudar a superar as resistências, dando o exemplo e tranquilizando os seus colegas sobre os benefícios de Furious. O seu envolvimento é essencial para motivar as equipas e garantir uma adoção fluida da ferramenta.
2. Manter-se aberto a ajustes de organização/processos
A integração de Furious oferece às empresas a oportunidade de reavaliar e otimizar os seus métodos de trabalho. Isso pode exigir mudanças nos processos existentes, a adoção de novas práticas mais eficazes e a reorganização das tarefas para tirar pleno proveito das funcionalidades da ferramenta. Mantendo-se flexível e pronto para ajustar as estratégias, as empresas podem maximizar os benefícios de Furious e melhorar o seu desempenho operacional.
3. Ser acompanhado por especialistas
Ser acompanhado por especialistas garante uma integração sem percalços e permite “evitar armadilhas comuns. Os consultores da SommeSi trazem uma experiência valiosa e uma perspetiva externa que podem facilitar a resolução de problemas complexos. Eles oferecem um suporte contínuo ao longo de todo o processo de integração, desde a configuração inicial até” à formação dos utilizadores e ao suporte pós-implementação. A sua experiência permite antecipar os desafios potenciais e aplicar soluções comprovadas para garantir uma transição suave.
1 ano depois: o que pensam os utilizadores?
Implementar Furious é beneficiar de melhorias nas suas operações desde o primeiro dia de implementação. Mas como um bom vinho, é preciso dar-lhe tempo para decantar e revelar todo o seu potencial.
A curto prazo
A médio prazo
A longo prazo
Em conclusão
A integração de Furious é uma etapa estratégica para as empresas que querem otimizar a sua gestão e desempenho.
Com uma abordagem estruturada e o acompanhamento de especialistas integradores como a SommeSi, as empresas podem tirar partido de todas as funcionalidades de Furious para alcançar os seus objetivos de forma eficaz e sustentável.
Não espere mais, teste Furious hoje mesmo e descubra como esta ferramenta pode transformar a sua empresa!
